En el entorno empresarial actual, un software de control de asistencia es imprescindible para cualquier pyme que busque optimizar sus procesos internos y mejorar la gestión de su equipo.
Estas soluciones tecnológicas permiten a las pequeñas empresas llevar un registro preciso de las horas trabajadas y la jornada laboral de los empleados sin necesidad de recurrir a registros manuales.
Además, las apps de control horario para pymes garantizan que se cumpla la ley de fichaje digital obligatorio y que puedas prevenir conflictos laborales por discrepancias entre las partes.
Para las pymes, que generalmente cuentan con recursos limitados, esta herramienta es una inversión muy inteligente.
¿Qué puede considerarse pequeña empresa o pyme en España?
Dentro de la Unión Europea, se considera empresa a toda entidad que ejerza una actividad económica (venta de productos o servicios a un precio dado o en un mercado directo o determinado), independientemente de su forma jurídica.
Según el Anexo I del Reglamento (UE) nº 651/2014 de la Comisión, las pymes son empresas que ocupan a menos de 250 personas y cuyo volumen de negocios anual no excede de 50 millones de euros o su balance general anual no excede de 43 millones de euros.
Cabe también citar que un autónomo puede ser considerado pyme siempre que cumpla los criterios antes mencionados sobre el número de empleados e importes financieros y ejerza actividad económica.
Es decir, el autónomo debe vender productos o servicios directamente. Cuando el autónomo no facture directamente, sino que forme parte o trabaje para una sociedad empresarial emita dichas facturas, el autónomo no podrá ser considerado pyme.
La lista definitiva de apps de control horario para pymes
Hay muchas aplicaciones de control horario para pymes, pero no todas funcionan igual de bien ni ofrecen las mismas prestaciones.
Aquí tienes una selección de las mejores, apps que cuentan con funciones como geovallas o reconocimiento facial, que son especialmente útiles en algunos sectores como la sanidad o la construcción.
1. Jibble
Jibble es una aplicación gratuita y completa de control del tiempo y asistencia compatible con autónomos y diversas pymes.
La interfaz de Jibble es limpia y permite a los gerentes crear informes diarios, semanales o mensuales sobre horas trabajadas, actividades o la variable que quieras fijar.
Jibble es algo más que un software de asistencia. También ofrece funciones como el seguimiento por GPS, un quiosco, seguimiento de asistencia por RFID, seguimiento de asistencia por reconocimiento facial y mucho más.
Jibble es 100% gratuito y para un número ilimitado de usuarios, sin que tengas que renunciar a funcionalidades avanzadas de la herramienta como las geovallas o el reconocimiento facial.
En sitios especializados de reseñas como Capterra, GetApp y G2 o en las tiendas Google Play Store o App Store, este software tiene las mejores calificaciones.
Funcionalidades más interesantes para pymes
- Quiosco con código PIN
- Reconocimiento facial para un inicio de sesión seguro
- Reloj de salida automático
- Recordatorios y notificaciones
- Geocercas basadas en GPS
- Restricción de dispositivos para fichar a la entrada y a la salida
¿Tus datos están seguros con Jibble?
Sí, sus datos están en buenas manos con Jibble.
Los datos de usuario de Jibble 1 se almacenan en AWS de Virginia del Norte y los de Jibble 2 en AWS de Irlanda. Los datos están encriptados y se realizan copias de seguridad regularmente.
Los archivos de Jibble 1 se almacenan durante 3 meses y los de Jibble 2 durante 30 días. Jibble no compartirá información personal con terceros sin permiso, excepto en determinadas circunstancias.
Sólo los empleados autorizados tienen acceso a los datos de los usuarios, que se cifran y almacenan para análisis internos.
Jibble almacena los datos de los usuarios mientras la cuenta esté activa, pero los borrará una vez que se elimine la cuenta. Por lo general, los datos de los usuarios sólo se conservan durante un breve periodo de tiempo.
También puedes solicitar que tus datos personales sean borrados permanentemente de los servidores de Jibble. Para ello, envía un mensaje de correo electrónico al servicio de atención al cliente: support@jibble.io.
Si quieres más información, puedes consultar la política de privacidad de Jibble.
Integraciones de Jibble
Jibble se integra con las aplicaciones más populares y utilizadas para la gestión de proyectos, gestión de recursos humanos, programación, comunicación, nóminas y mucho más. Estas incluyen:
- Asana
- Google Calendar
- Jira
- Trello
- Zapier
- Hubspot
- Microsoft Office 365
- Microsoft Teams
- QuickBooks
- Slack
- Salesforce
… y muchas más integraciones.
Qué les gusta a los usuarios
- Gratis
- Fácil de usar
- Asequible con una versión gratuita muy completa
- Registro del tiempo gracias al reconocimiento facial y al seguimiento por GPS
- Excelente atención al cliente
- Software repleto de funciones
Qué no les gusta a los usuarios
- El director lleva unas gafas blancas muy locas
2. Buddy Punch
A continuación, me gustaría presentarte Buddy Punch, una herramienta que destaca entre las aplicaciones para fichar a la entrada y a la salida que realmente merece un reconocimiento.
Buddy Punch toma una foto cuando los empleados fichan a la entrada o a la salida para asegurarse de que todo el mundo está en el lugar correcto en el momento adecuado.
La aplicación permite establecer pausas automáticas, notificando a los trabajadores la duración y la hora de inicio.
Además, la plataforma ofrece informes personalizables que le permiten ver cuántas horas trabaja su equipo y controlar a los trabajadores remotos mediante el seguimiento de su ubicación y la asignación de direcciones IP específicas.
Buddy Punch se integra con el software de nóminas y ofrece seguimiento por GPS e imágenes.
Buddy Punch envía alertas prácticas para varios escenarios, como para recordar a los trabajadores que fichen, informarte cuando un trabajador solicita tiempo libre e incluso para fichar su salida automáticamente cuando sea necesario.
Lo que nos parece genial es que los empleados tienen múltiples opciones para fichar a la entrada o a la salida, ya sea con un PIN, códigos QR, contraseña y nombre de usuario, o a través del reconocimiento facial.
En mi opinión, esta flexibilidad y comodidad son, sin dudas, grandes ventajas.
Funcionalidades más interesantes para pymes
- Función de quiosco
- Notificaciones de horarios
- GPS y geovalla básicos
- Alertas y recordatorios
¿Tus datos están seguros con Buddy Punch?
Buddy Punch encripta la información de pago y cuenta con medidas para hacer frente a posibles violaciones de datos.
No obstante, Buddy Punch no puede garantizar la total seguridad de la información personal transmitida a través de la app y no se hace responsable de los ajustes de privacidad o las medidas de seguridad que se puedan eludir.
Integraciones de Buddy Punch
Buddy Punch se integra con las aplicaciones de contabilidad más populares y utilizadas. Entre ellas se incluyen:
- QuickBooks
- ADP Workforce Now
- Gusto
- Workday
… y muchas más.
Qué no les gusta a los usuarios
- Gran servicio de atención al cliente
- Software fácil de usar
- Reconocimiento facial
- Versión web que funciona sin problemas
- Funciones útiles para equipos en movimiento
Qué no les gusta a los usuarios
- La aplicación móvil es limitada
- Dificultades para fichar
- El proceso de fichar con la tarjeta lleva mucho tiempo
Si quieres saber más sobre esta herramienta, puedes consultar nuestra reseña detallada de Buddy Punch.
3. Clockify
Un producto de COING destinado a una gestión de equipos más eficiente: Clockify; una aplicación de control horario y asistencia que ayuda a los equipos a controlar, facturar y programar fácilmente sus horas de trabajo.
Aunque puede ser utilizado por autónomos, el software sobresale cuando se utiliza en equipos, ayudando a las pequeñas empresas a realizar un seguimiento de sus proyectos y a tener una visión general de su productividad.
La versión gratuita de Clockify permite a los usuarios tener acceso a todas las funciones realmente importantes de seguimiento del tiempo.
En general, está muy bien valorada por los usuarios en sitios de reseñas especializados, a pesar de que algunos han reportado errores en su aplicación para Android.
Además, la aplicación no funciona con la misma eficacia sin conexión a Internet, lo que se convierte en un inconveniente para los usuarios del sector servicios.
Funcionalidades más interesantes para pymes
- Quiosco personalizable con código PIN
- API y Webhooks
- Control de asistencia y horas extras
- Gestión de vacaciones y permisos
- Seguimiento del tiempo de descanso
¿Tus datos están seguros con Clockify?
COING, empresa matriz de Clockify, utiliza control de autorización de acceso, cortafuegos, cifrado de datos y otras medidas para proteger los datos de los usuarios.
Además, COING no vende información personal de los usuarios y no comparte esta información con terceros, a excepción de Google, MailChimp, Stripe, Zendesk, Amazon, Microsoft y Coing DOO.
Integraciones de Clockify
Clockify se integra con las aplicaciones más habituales en la gestión de proyectos, comunicación y nóminas, entre otras. Estas incluyen:
- Asana
- Jira
- Trello
- Google Calendar
- Gmail
- Zapier
- Microsoft Teams
- QuickBooks
… y muchas más.
Qué les gusta a los usuarios
- Seguimiento automático
- Versión gratuita
- Interfaz fácil de usar
- Buen servicio de atención al cliente
- Más de 80 integraciones
Qué no les gusta a los usuarios
- Problemas de notificación
- Aplicación móvil defectuosa
- Problemas de sincronización en la aplicación
- Procesamiento lento
- Fallos con conexión a internet débil
Si quieres saber más sobre esta aplicación para pymes, aquí tienes una reseña detallada de Clockify.
4. Zoho
Zoho es un conjunto completo de aplicaciones de software basadas en la nube que satisfacen las necesidades de empresas de todos los tamaños y sectores.
Zoho ofrece más de 50 aplicaciones diferentes que cubren diversas funciones, tales como contabilidad, marketing, gestión de relaciones con los clientes, gestión de proyectos, gestión de recursos humanos, y mucho más.
Pero vamos a centrarnos en su funcionalidad de control horario de Zoho que incluye hojas de horas en línea, seguimiento automatizado del tiempo y control de asistencia en tiempo real.
Con el control horario de Zoho, las empresas pueden gestionar fácilmente los horarios de los empleados, y realizar un seguimiento del tiempo y los gastos del proyecto.
Junto con la generación de hojas de tiempo precisas para el procesamiento de nóminas, proporciona informes avanzados que permiten a las empresas analizar los datos de tiempo de los empleados y identificar tendencias.
Me gusta especialmente la facilidad de uso de Zoho y su excepcional atención al cliente, que se complementan con una serie de características que facilitan el aumento de la productividad y la colaboración dentro de las empresas.
Por otro lado, sus aplicaciones móviles y las integraciones de terceros son muy interesantes y el software también ofrece un mercado de extensiones y complementos muy interesante.
Sin embargo, un problema importante es que la aplicación para iOS del software suele congelarse y a menudo se bloquea del todo.
La funcionalidad de calendario del software tampoco es tan fluida como me gustaría, no se actualiza en tiempo real, lo que es un fallo importante para una función que está pensada para mantener a todo el mundo informado de cualquier cambio de manera inmediata.
Funcionalidades más interesantes para pymes
- Gestión de la asistencia
- Cálculo de horas extras
- Restricciones IP y geográficas
- Gestión del tiempo libre
¿Tus datos están seguros con Zoho?
Zoho cuenta con estrictas políticas de encriptación para proteger todos los datos de los clientes transmitidos a sus servidores.
Utiliza Transport Layer Security y 256-bit Advanced Encryption Standard para garantizar la protección de los datos de los usuarios.
Integraciones de Zoho
Zoho se integra con las aplicaciones más populares y utilizadas para la gestión de proyectos, comunicación, nóminas, así como CMS y aplicaciones de medios sociales. Estas incluyen:
- Asana
- Trello
- Google Drive
- Zapier
- Slack
- WordPress
- Gmail
… y muchas más.
Qué les gusta a los usuarios
- Facilidad de uso
- Asistencia al cliente
- Fácil de integrar
- Fácil de configurar
Qué no les gusta a los usuarios
- No se integra del todo con Zoho Recruit
- La aplicación iOS se bloquea y se queda congelada
- El calendario no se actualiza en tiempo real
- No se puede personalizar el informe financiero
Puedes echarle una ojeada a nuestra reseña de Zoho si necesitas más información sobre esta herramienta.
5. TimeCamp
TimeCamp es una aplicación de gestión de proyectos que permite fichar y que ayuda a gestionar eficazmente las horas de trabajo de los empleados y los proyectos de las pymes.
Lo primero es lo primero, TimeCamp tiene un montón de características prometedoras. Dispone de un sistema automático que detecta en qué proyecto están trabajando tus empleados y ofrece una opción de informes sencilla pero extensa.
También dispone de API y opciones de integración, por lo que es un software flexible para trabajar. Además, con su interfaz de usuario fácil de usar y su excelente atención al cliente, merece la pena tenerlo en cuenta.
Sin embargo, TimeCamp tiene algunas desventajas, como que el software es un poco complejo al principio y que la interfaz de usuario puede resultar lenta.
Las aplicaciones móviles también tienen algunos fallos, lo que le han generado una puntuación de 3,1/5 estrellas en la App Store y de 3,8/5 estrellas en Google Play Store.
Además, el botón de inicio y parada no siempre funciona bien, y el seguimiento automático también es inconsistente.
Funcionalidades más interesantes para pymes
- Usuarios, proyectos y tareas ilimitados
- Seguimiento de la productividad
- Control horario automático
- Informes detallados
¿Tus datos están seguros con TimeCamp?
TimeCamp se ejecuta a través de Amazon Web Services y no aloja ni ejecuta su propia infraestructura de red o servidores físicos.
Todos los datos transmitidos a TimeCamp o desde TimeCamp se cifran mediante Transport Layer Security (TLS).
Además, TimeCamp realiza periódicamente copias de seguridad de sus datos para garantizar que puedan restaurarse rápidamente en caso de que toda la región de AWS deje de estar disponible.
Integraciones de TimeCamp
TimeCamp se integra con las aplicaciones más populares y utilizadas para la gestión de proyectos, gestión de recursos humanos, programación, comunicación, nóminas y mucho más. Entre ellas se incluyen:
- Asana
- Trello
- Google Calendar
- Jira
- Notion
- QuickBooks Online
- Xero
- Zendesk
- GitHub
… y muchas más.
Qué les gusta a los usuarios
- Amplias opciones de integración
- Gran servicio de atención al cliente
- Informes automatizados por correo electrónico
- Seguimiento de la asistencia
Qué no les gusta a los usuarios
- Interfaz de usuario lenta y torpe
- Aplicaciones móviles deficientes
- Botón de inicio/parada defectuoso
- Seguimiento automático incoherente
- Complejo al principio
Para profundizar más sobre esta herramienta de control horario gratis, consulta nuestra reseña detallada de TimeCamp.
6. Connecteam
Hablemos de Connecteam. Es una aplicación para fichar que permite a las pymes controlar a sus equipos de oficina y remotos.
Las características incluyen un temporizador, hojas de horas, gestión de tareas, la comunicación del equipo, y la programación.
La función de control horario de Connecteam es bastante dinámica. El personal puede fichar al instante y los empleadores pueden recibir alertas en tiempo real sobre la actividad de los empleados.
El software ofrece hojas de horas automatizadas e informes en tiempo real que permiten conocer mejor el progreso del equipo.
También me gusta mucho la función de gestión de tareas, que permite la comunicación y colaboración en equipo y en tiempo real.
Además, las plantillas de turnos y calendarios que ofrece el software hacen que la programación de turnos sea mucho más cómoda.
Sin embargo, las deficiencias de Connecteam tienen un impacto en la puntuación que le voy a dar, especialmente en lo que respecta a su débil aplicación móvil, que tiene una calificación de 3,8 estrellas en Google Play Store (en EE.UU.).
La baja puntuación de la aplicación móvil se debe a que se bloquea con frecuencia. Además, la función de programación presenta algunos fallos.
Funcionalidades más interesantes para pymes
- Control horario y hojas de horas
- Asistencia, horas extras y descansos
- Informes automatizados
- Gestión y programación de tareas
¿Tus datos están seguros con Connecteam?
Connecteam protege los datos de los usuarios mediante mecanismos de seguridad, control de acceso, políticas internas, acuerdos de confidencialidad para los nuevos empleados, cifrado de datos y copias de seguridad de las bases de datos.
Integraciones de Connecteam
- QuickBooks
- Google Drive
- Google Calendar
- Gusto
- NextBee
Qué les gusta a los usuarios
- Software fácil de usar
- Servicio de atención al cliente receptivo
- Funciones de colaboración en equipo
- Función de cuestionario informativo
- Documentación detallada de los proyectos
Qué no les gusta a los usuarios
- La aplicación Android se bloquea con frecuencia
- Software de programación con errores
- Poco nivel de especialización
Para profundizar más sobre esta herramienta de control horario gratis, consulta nuestra reseña detallada de Connecteam.
¿Cómo cumplir la ley con una aplicación de control horario para pymes?
Más allá de las muchas ventajas que ofrece una aplicación de asistencia para pymes en cuanto a la gestión del tiempo, la gestión de los recursos humanos o la mejora de la productividad, este tipo de softwares te ayudan a cumplir la ley.
En países como España, por ejemplo, es obligatorio registrar la jornada laboral de los empleados, según lo estipulado en el Real Decreto-Ley 8/2019.
Por otro lado, la nueva ley de fichaje digital obligatorio exige que estos registros se realicen con soportes digitales que eliminen el uso de registros en papel.
Otros requerimientos de esta ley son:
- Accesibilidad y automatización del registro: el registro debe ser accesible para los trabajadores para que puedan registrar su jornada laboral de manera automática a través de varios dispositivos.
- Acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social: el registro digital debe permitir el acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Es decir, los inspectores podrán revisar los registros de horas de trabajo sin necesidad de estar físicamente en las instalaciones de la empresa.
- Cuatro años de conservación de registros: será obligatorio conservar los registros digitales durante un periodo de cuatro años.
¿Cómo elegir una aplicación de control horario para pymes?
A la hora de buscar una aplicación de control horario para tu pyme, fíjate en que tenga al menos las siguientes funcionalidades:
- Control del tiempo: el software debe disponer de funciones completas de control horario para realizar un seguimiento preciso de las horas de los empleados, incluidas las entradas y salidas, las pausas y las horas extraordinarias.
- Nómina, informes y análisis: el software debe integrarse con el software de nóminas de la empresa para agilizar el proceso de pago. Debe contar con funciones de elaboración de informes, que permitan a los directivos y administradores acceder a los datos de asistencia en tiempo real, generar informes personalizados y analizar tendencias.
- Integración: para agilizar las operaciones empresariales, el software debe poder integrarse con los flujos de trabajo existentes, los sistemas de nóminas y otras herramientas de gestión de RRHH.
- Seguridad: el software debe contar con protocolos de seguridad estrictos para proteger los datos confidenciales de los empleados y evitar el acceso no autorizado a los recursos de la empresa.
- Asistencia: el software debe ofrecer un soporte técnico completo, que incluya recursos de formación, guías de usuario y un servicio de atención al cliente continuo, para garantizar una buena implementación.
- Conformidad: el software de control de asistencia debe ser capaz de ayudar a las empresas a cumplir las leyes y normativas laborales federales, estatales y locales.
