En el entorno empresarial actual un software de control de asistencia es imprescindible para cualquier pyme que busque optimizar sus procesos internos y mejorar la gestión de su equipo.
Estas soluciones tecnológicas permiten llevar un registro preciso de las horas trabajadas, las entradas y salidas, y las ausencias de los empleados sin necesidad de recurrir a procesos manuales.
Además, un software de control de asistencia para pymes garantiza el cumplimiento normativo laboral y prevenir conflictos laborales por discrepancias.
Para las pymes, que generalmente cuentan con recursos limitados, esta herramienta es una inversión muy inteligente.
¿Qué es una pyme?
Dentro de la Unión Europea se considera empresa a toda entidad que ejerza una actividad económica (venta de productos o servicios a un precio dado o en un mercado directo o determinado), independientemente de su forma jurídica.
Según el Anexo I del Reglamento (UE) nº 651/2014 de la Comisión, las pymes son empresas que ocupan a menos de 250 personas y cuyo volumen de negocios anual no excede de 50 millones de euros o su balance general anual no excede de 43 millones de euros.
Cabe también citar que un autónomo puede ser considerado pyme siempre que cumpla los criterios antes mencionados sobre el número empleados e importes financieros y ejerza actividad económica.
Es decir, el autónomo debe vender productos o servicios directamente. Cuando el autónomo no facture directamente, sino que forme parte o trabaje para una sociedad empresarial emita dichas facturas, el autónomo no podrá ser considerado pyme.
La lista definitiva de aplicaciones de asistencia para pymes
Hay muchas aplicaciones de control de asistencia para pymes, pero no todas funcionan igual de bien ni ofrecen las mismas prestaciones.
Aquí tienes una selección de las mejores, apps que cuentan con funciones como geovallas o reconocimiento facial, que son especialmente útiles en algunos sectores como la sanidad o la construcción.
1. Jibble
Jibble es una aplicación gratuita y completa de control del tiempo y asistencia compatible con autónomos y diversas pymes.
La interfaz de Jibble es limpia y permite a los gerentes crear informes diarios, semanales o mensuales sobre horas trabajadas, actividades o la variable que quieras fijar.
Jibble es algo más que un software de asistencia. También ofrece funciones como el seguimiento por GPS, un quiosco, seguimiento de asistencia por RFID, seguimiento de asistencia por reconocimiento facial y mucho más.
Jibble es 100% gratuito y para un número ilimitado de usuarios, sin que tengas que renunciar a funcionalidades avanzadas de la herramienta como las geovallas o el reconocimiento facial.
En sitios especializados de reseñas como Capterra, GetApp y G2, o en las Google Play Store y en la App Store, este software tiene las mejores calificaciones.
Funcionalidades destacadas para pymes
- Reconocimiento facial con escáner facial 3D y prevención de suplantación de identidad
- Seguimiento por GPS y geovallas
- Seguimiento de la asistencia mediante RFID
- Sistema de asistencia en línea
- Quiosco de asistencia
- Datos precisos de asistencia en tiempo real
¿Tus datos están seguros con Jibble?
Sí, sus datos están en buenas manos con Jibble.
Los datos de usuario de Jibble 1 se almacenan en AWS de Virginia del Norte y los de Jibble 2 en AWS de Irlanda. Los datos están encriptados y se realizan copias de seguridad regularmente.
Los archivos de Jibble 1 se almacenan durante 3 meses y los de Jibble 2 durante 30 días. Jibble no compartirá información personal con terceros sin permiso, excepto en determinadas circunstancias.
Sólo los empleados autorizados tienen acceso a los datos de los usuarios, que se cifran y almacenan para análisis internos.
Jibble almacena los datos de los usuarios mientras la cuenta esté activa, pero los borrará una vez que se elimine la cuenta. Por lo general, los datos de los usuarios sólo se conservan durante un breve periodo de tiempo.
También puedes solicitar que tus datos personales sean borrados permanentemente de los servidores de Jibble. Para ello, envía un mensaje de correo electrónico al servicio de atención al cliente: support@jibble.io.
Si quieres más información, puedes consultar la política de privacidad de Jibble.
Integraciones de Jibble
Jibble se integra con las aplicaciones más utilizadas para la gestión de proyectos, gestión de recursos humanos, programación, comunicación, nóminas y mucho más. Entre ellas se incluyen:
- Asana
- Google Calendar
- Jira
- Trello
- Zapier
- Hubspot
- Microsoft Office 365
- Microsoft Teams
- QuickBooks
- Slack
- Salesforce
…y muchas más. Aquí tienes todas las integraciones de Jibble.
Qué les gusta a los usuarios
- Gratis
- Fácil de usar
- Asequible con una versión apilada gratuita
- Registro del tiempo gracias al reconocimiento facial y al seguimiento por GPS
- Excelente atención al cliente
- Software repleto de funciones
Qué no les gusta a los usuarios
- El director lleva unas gafas blancas muy locas
2. Clockify
Un producto de COING destinado a una gestión de equipos más eficiente: Clockify; una aplicación de control horario y asistencia que ayuda a los equipos a controlar, facturar y programar fácilmente sus horas de trabajo.
Aunque puede ser utilizado por autónomos, el software sobresale cuando se utiliza en equipos, ayudando a las pequeñas empresas a realizar un seguimiento de sus proyectos y a tener una visión general de su productividad.
La versión gratuita de Clockify permite a los usuarios tener acceso a todas las funciones realmente importantes de seguimiento del tiempo.
En general, está muy bien valorada por los usuarios en sitios de reseñas especializados, a pesar de que algunos han reportado errores en su aplicación para Android.
Además, la aplicación no funciona con la misma eficacia sin conexión a Internet, lo que se convierte en un inconveniente para los usuarios del sector servicios.
Funcionalidades destacadas para pymes
- Quiosco personalizable con código PIN
- API y Webhooks
- Control de asistencia y horas extras
- Gestión de vacaciones y permisos
- Seguimiento del tiempo de descanso
¿Tus datos están seguros con Clockify?
COING, empresa matriz de Clockify, utiliza control de autorización de acceso, cortafuegos, cifrado de datos y otras medidas para proteger los datos de los usuarios.
Además, COING no vende información personal de los usuarios y no comparte esta información con terceros a excepción de Google, MailChimp, Stripe, Zendesk, Amazon, Microsoft y Coing DOO.
Por otro lado, COING cumple la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), que se aplica a los usuarios que viven en California.
Integraciones de Clockify
Clockify se integra con las aplicaciones más habituales en la gestión de proyectos, comunicación y nóminas, entre otras. Estas incluyen:
- Asana
- Jira
- Trello
- Google Calendar
- Gmail
- Zapier
- Microsoft Teams
- QuickBooks
… y muchas más.
Qué les gusta a los usuarios
- Seguimiento automático
- Versión gratuita
- Interfaz fácil de usar
- Buen servicio de atención al cliente
- Más de 80 integraciones
Qué no les gusta a los usuarios
- Problemas de notificación
- Aplicación móvil defectuosa
- Problemas de sincronización en la aplicación
- Procesamiento lento
- Fallos con internet bajo
Si quieres saber más sobre esta aplicación para pymes, aquí tienes una reseña detallada de Clockify.
3. Deputy
Deputy es un aplicación de asistencia basada en la nube que ayuda a las pymes a gestionar la programación y el control horario de sus empleados.
Con funciones como el seguimiento de la asistencia, el control de las horas extra y descansos, Deputy facilita la gestión de los recursos humanos.
Su accesibilidad desde dispositivos móviles facilita que los empleados fichen a la entrada y a la salida desde cualquier lugar.
Algunas de las cosas más interesantes del software de control horario de Deputy son sus hojas de horas digitales en tiempo real, los sellos de localización GPS y el reconocimiento facial para una verificación extra.
Con cálculo automático de salarios, cumplimiento de descansos e informes dinámicos para comparar horas de trabajo, Deputy es una buena opción para casi caulquier pyme.
El hecho de que se integre con sistemas de nóminas como Xero es otra gran ventaja.
Sin embargo, creo que su software de seguimiento del tiempo es demasiado complicado. Si eres usuario de Android, puede que te decepcione saber que la aplicación para Android tiene menos funciones que la aplicación para iPhone.
Funcionalidades destacadas para pymes
- Hojas de horas ilimitadas
- Control horario de asistencia
- Gestión de vacaciones y permisos
- Programación automática
- Informes personalizados
- API abierta
¿Tus datos están seguros con Deputy?
Aunque Deputy no puede garantizar la seguridad absoluta de la información del usuario, utiliza métodos estándar del sector para garantizar que esta información se almacena de forma segura.
Deputy también cuenta con la certificación ISO27001 y cumple la normativa PCI, lo que garantiza la seguridad de las transacciones con tarjeta de crédito.
Integraciones de Deputy
Deputy se integra con las aplicaciones más conocidas y comúnmente utilizadas para la gestión de proyectos, comunicación, nóminas, puntos de venta y mucho más. Entre ellas se incluyen:
- BambooHR
- Abacus
- Xero
- Google Calendar
- QuickBooks
- Microsoft Outlook
… y muchas más.
Qué les gusta a los usuarios
- Automatización de cálculos salariales complejos
- Informes dinámicos
- Registro de turnos a través de la aplicación móvil
- Relación calidad-precio
Qué les gusta a los usuarios
- Falta de funcionalidades en la aplicación para Android
- Falta de personalizaciones específicas del usuario
- Interfaz de usuario desfasada
- Control horario difícil de realizar
4. BambooHR
Como app de asistencia, BambooHR combina todas las herramientas esenciales para gestionar un equipo, desde el seguimiento del tiempo hasta las integraciones de nóminas y los informes sobre el progreso de variables.
Pero lo que realmente destaca para mí es su opción de autoservicio que permite a los empleados introducir su información y ahorrar tiempo a RRHH.
Pero no olvidemos que el control del tiempo es sólo una de las muchas funciones de gestión que ofrece este software. Sus encuestas sobre bienestar de los empleados garantizan que su equipo esté contento y bien atendido.
Y para los que están de viaje, el software también tiene una aplicación móvil, aunque puede que no sea tan rica en funciones como su homóloga para ordenador.
En cuanto a las limitaciones del software, aunque la función de informes puede ofrecerte cifras útiles, carece de las opciones de personalización que muchos usuarios echan en falta.
Además, algunos usuarios consideran que los complementos son un poco caros, lo que puede ser un obstáculo para las pymes.
Funcionalidades destacadas para pymes
- Control horario con gestión del tiempo libre
- Registro de nóminas
- Datos y análisis de los empleados
- API abierta
- Registros de datos de empleados
¿Tus datos están seguros con BambooHR?
BambooHR aloja los datos de los usuarios en centros de datos de EE.UU., Canadá o Irlanda, dependiendo de la ubicación del usuario. Los datos se encriptan durante la transferencia y el almacenamiento.
Además, BambooHR utiliza múltiples capas de controles de seguridad y un modelo de seguridad denominado Zero Trust para proteger los datos de los usuarios.
Integrationes de BambooHR
BambooHR se integra con las aplicaciones más utilizadas para la gestión de RRHH, comunicación, nóminas, seguimiento de candidatos y mucho más. Entre ellas se incluyen:
- BreezyHR
- Slack
- Maxwell Health
- Google Single Sign-On
- Papaya Global
- Deputy
…y muchas más.
Qué les gusta a los usuarios
- Ideal para centralizar la información de los empleados
- Sistema de seguimiento de candidatos
- Formularios sencillos y adquisición de firmas electrónicas
- Encuestas de bienestar de los empleados
- Interfaz fácil de usar
Qué no les gusta a los usuarios
- La función de informes es limitada
- Caro, ya que los complementos tienen un coste adicional
- Falta la función de formación
- La aplicación móvil no tiene tantas funciones
Si quieres saber más sobre esta aplicación para pymes, aquí tienes una Reseña de BambooHR.
5. When I Work
Hablemos de When I Work, una aplicación de control del tiempo y asistencia.
Con sus funcionalidades de control del tiempo, gestión de la asistencia y nóminas, When I Work tiene todas las características clave que una pyme necesita para gestionar la programación y el control del tiempo sin problemas.
Lo que más me gusta de When I Work es su sistema de comunicación. Hace que sea muy fácil programar turnos y cambios de horario al instante. Quizá por eso el software tiene una puntuación tan alta (4,5/5) en Capterra.
Permite fichar al instante la entrada y la salida e incluso incorpora precauciones adicionales para los empleados que olvidan registrar el tiempo.
Además, las hojas de horas generadas son fácilmente editables, lo que garantiza que las nóminas sean siempre precisas. El software también ofrece seguimiento por GPS y geovallas para los equipos in situ.
Por desgracia, When I Work tiene bastantes fallos que ralentizan los flujos de trabajo y resultan muy frustrantes. También he notado que las aplicaciones móviles no siempre se sincronizan bien con la aplicación de escritorio, lo que provoca una pérdida de horas registradas.
Funcionalidades destacadas para pymes
- Geovallas
- Hojas de horas y nóminas
- Control de asistencia y ausencias
- Programación de empleados
¿Tus datos están seguros con When I Work?
When I Work conservará su información mientras su cuenta esté activa.
Si desactivas tu cuenta, tu información no será visible para otros, pero When I Work puede conservar tu información.
Puedes solicitar la eliminación de la información de tu cuenta, pero los contenidos compartidos con otros no pueden eliminarse.
Además, los empresarios podrán conservar los datos de los empleados facilitados a When I Work.
Integraciones de When I Work
When I Work se integra con las aplicaciones más utilizadas para operaciones comerciales, nóminas, puntos de venta y mucho más. Entre ellas se incluyen:
- Gusto
- QuickBooks
- Square
- GoCo
- Zapier
…y muchas más.
Qué les gusta a los usuarios
- Servicio de atención al cliente amable
- Fácil de navegar
- El panel de control ofrece una visión muy detallada
- La función de programación tiene muchas características
- Buen sistema de chat
Qué no les gusta a los usuarios
- Fallos
- Las notificaciones no son totalmente efectivas
- Se cierra la sesión automáticamente
- La aplicación móvil no se sincroniza bien con el escritorio
6. Time Tracker de eBillity
El Time Tracker de eBillity es una app que permite a los empleados fichar a la entrada y a la salida, tomar descansos, asegurando que sus horas de trabajo son contabilizadas.
Esta aplicación de asistencia para pymes ofrece funciones como la aprobación de hojas de horas, notificaciones, alertas, seguimiento de nóminas, programación y gestión del tiempo libre (vacaciones).
eBillity se integra con software de nóminas y contabilidad como LawPay y dispone de una funcion especial para el control de tiempo llamada LawBillity, que permite hacer un seguimiento de gastos legales por caso o llevar un seguimiento de facturas.
Sin embargo, la app tarda en cargarse y a veces da fallos que obligan a los usuarios a volver a introducir los datos, lo que supone una pérdida de tiempo que nadie quiere que se produzca en un programa que supuestamente debería aumentar la eficacia.
Funcionalidades destacadas para pymes
- Seguimiento por GPS y geovallas
- Función de quiosco
- Aprobación de hojas de horas
- Programación de empleados
¿Tus datos están seguros con Time Tracker?
Time Tracker utiliza Amazon S3 para el alojamiento, y toda la aplicación está monitorizada 24/7 para garantizar la seguridad de los datos de los usuarios.
Además, la red de eBillity cuenta con su propio sistema de detección de intrusiones.
Se realizan copias de seguridad diarias, semanales y quincenales de los datos en múltiples ubicaciones. Toda la información está protegida con un cifrado de 256 bits.
Integraciones eBillity
Time Tracker se integra con las aplicaciones más populares y utilizadas para contabilidad, nóminas, gastos y mucho más. Estas incluyen:
- Gusto
- ADP
- Clio
- QuickBooks
- Zero
- Stripe
…y muchas más.
Qué les gusta a los usuarios
- Registros de tiempo fáciles de entender
- Facturación asequible y sencilla
- Múltiples opciones de temporizador para las tareas
- Opciones de borrado de fichas horarias para facilitar las correcciones
Qué no les gusta a los usuarios
- Interfaz administrativa desconcertante
- Aparecen mensajes de error confusos al introducir ciertos datos
- Carga lenta
- Reintroducción de datos debido a errores
¿Cómo cumplir la ley con una aplicación de asistencia para pymes?
Más allá de las muchas ventajas que ofrece una aplicación de asistencia para pymes en cuanto a la gestión del tiempo, la gestión de los recursos humanos o la mejora de la productividad, este tipo de softwares te ayudan a cumplir la ley.
En países como España, por ejemplo es obligatorio registrar la jornada laboral de los empleados, según lo estipulado en el Real Decreto-Ley 8/2019.
Por otro lado, la nueva ley de fichaje digital obligatorio exige que estos registros deben realizarse con soportes digitales que eliminen el uso de registros en papel.
Otros requerimientos de esta ley son:
- Accesibilidad y automatización del registro: el registro debe ser accesible para los trabajadores para que puedan registrar su jornada laboral de manera automática a través de varios dispositivos.
- Acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social: el registro digital debe permitir el acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Es decir, los inspectores podrán revisar los registros de horas de trabajo sin necesidad de estar físicamente en las instalaciones de la empresa.
- Cuatro años de conservación de registros: será obligatorio conservar los registros digitales durante un periodo de cuatro años.
¿Cómo elegir una aplicación de asistencia para pymes?
A la hora de buscar una aplicación de control de asistencia para tu pyme, fíjate en que tenga al menos las siguientes funcionalidades:
- Control del tiempo: el software debe disponer de funciones completas de control horario para realizar un seguimiento preciso de las horas de los empleados, incluidas las entradas y salidas, las pausas y las horas extraordinarias.
- Nómina, informes y análisis: el software debe integrarse con el software de nóminas de la empresa para agilizar el proceso de pago. Debe contar con funciones de elaboración de informes, que permitan a los directivos y administradores acceder a los datos de asistencia en tiempo real, generar informes personalizados y analizar tendencias.
- Integración: para agilizar las operaciones empresariales, el software debe poder integrarse con los flujos de trabajo existentes, los sistemas de nóminas y otras herramientas de gestión de RRHH.
- Seguridad: el software debe contar con protocolos de seguridad estrictos para proteger los datos confidenciales de los empleados y evitar el acceso no autorizado a los recursos de la empresa.
- Asistencia: el software debe ofrecer un soporte técnico completo, que incluya recursos de formación, guías de usuario y un servicio de atención al cliente continuo, para garantizar una buena implementación.
- Conformidad: el software de control de asistencia debe ser capaz de ayudar a las empresas a cumplir las leyes y normativas laborales federales, estatales y locales.
