La nueva Ley de fichaje digital obligatorio y reducción de Jornada

14 de octubre 2024

La nueva ley de fichaje digital obligatorio es una muestra de la intención del Ministerio de Trabajo de modernizar y mejorar las condiciones laborales. Pero, ¿qué propone esta nueva ley y qué tan sencillo será para las empresas llevar a cabo los cambios necesarios para cumplir con sus requisitos?.

En este artículo analizamos en detalle cada aspecto del fichaje obligatorio.

En este artículo veremos:

¿Qué es el anteproyecto de ley laboral de 2024 y qué propone?

El Ministerio de Trabajo ha propuesto un nuevo borrador de ley para cambiar la forma en que las empresas registran las horas de trabajo de sus trabajadores actualmente. 

En febrero de 2024 se presentó un anteproyecto donde se consolida la idea de acabar con el registro horario en papel y facilitar la comprobación telemática de estos registros y otros datos por parte de Inspección de Trabajo y Seguridad Social. 

Sin embargo, esta no es la única novedad propuesta. En este mismo anteproyecto se propone la reducción de la jornada laboral en el plazo inmediato y en los años consecutivos.

Prohibición del registro horario en papel

Uno de los aspectos más relevantes del anteproyecto es la prohibición explícita del registro horario en papel.

Uno de los motivos que respalda esta medida es la necesidad de crear un entorno laboral más transparente, que al mismo tiempo garantice una mayor eficiencia para las empresas.

La introducción de la digitalización permitirá un control más riguroso y confiable de las horas trabajadas, lo que beneficiará tanto a empleados como a empleadores.

Las ventajas de los registros digitales sobre los tradicionales registros en papel son bastante obvias. Los de papel pueden dañarse, ocupan espacio, su gestión es menos eficiente y sobre todo, no son difíciles de alterar. 

La nueva obligatoriedad de los registros digitales, facilitará el almacenamiento de datos, aumentando la transparencia para todas las partes implicadas.

Reducción de jornada laboral en 2024 y 2025

El otro gran objetivo de este anteproyecto de ley es la propuesta de reducción de la jornada laboral. Es un gran punto, si se tiene en cuenta que en España duración de la jornada laboral no se ha modificado desde 1983.

Esta medida pretende mejorar la calidad de vida de los trabajadores, consiguiendo un equilibrio más óptimo entre la vida laboral y personal.

Por otro lado, la reducción de horas trabajadas no solo busca mejorar el bienestar de los empleados, sino también incentivar una organización del trabajo más eficiente y enfocada en resultados.

La propuesta está planteada en dos fases, la primera conseguirse en 2024 y la segunda con vistas a 2025.

  • Reducción a 38,5 horas semanales en 2024

La propuesta del anteproyecto de ley para el año 2024, es reducir la jornada laboral desde las 40 horas semanales actuales a las 38,5 horas semanales.  

  • Reducción a 37,5 horas semanales en 2025

De cara a 2025, la jornada laboral se reducirá todavía más, hasta llegar a las 37,5 horas semanales. Esta segunda. Para respaldar estos cambios, se implementará una serie de políticas de apoyo para asegurar que sea positiva para todas las partes.

Según las declaraciones del Gobierno respecto a la reducción de la jornada laboral, ésta será progresiva.

La primera fase será de 2024 a 2025 para llegar a las 37,5 horas y se hará a través de un anteproyecto de ley porque afecta al Estatuto de los Trabajadores.

La segunda fase, que servirá para implantar las 35 horas a partir de 2026, se haría a través de la negociación colectiva.

Excepciones a la ley de control horario

Actualmente, el Real Decreto-Ley 8/2019 establece la obligatoriedad de llevar el control horario de los empleados y con la llegada del control digital, vuelve a retomarse el tema de si los altos directivos están obligados a fichar o no.

Lo cierto es los altos cargos y directivos de las empresas, suelen trabajar muchísimas horas, la mayoría computarían como horas extraordinarias. Sin embargo, no suele haber constancia de estas horas en el departamento de Recursos Humanos.

Y es que efectivamente, los directivos son una excepción a la norma.

¿Quiénes son los altos directivos de una empresa?

Empecemos por definir quiénes son los altos directivos de las empresas según la legislación laboral española.

Se consideran altos directivos o gerentes a las personas encargadas de tomar decisiones que impactan en el crecimiento de la compañía, que pueden representarla. Esas personas actúan de forma autónoma, y tienen que reportar solamente al administrador de la organización.

La definición legal de este concepto aparece en el artículo 2.1a del  Real Decreto 135/1985, donde:

Se considera personal de alta dirección a aquellos trabajadores que ejercitan poderes inherentes a la titularidad jurídica de la Empresa (…) con autonomía y plena responsabilidad sólo limitadas por los criterios e instrucciones directas emanadas de la persona o de los órganos superiores de gobierno y administración de la Entidad que respectivamente ocupe aquella titularidad.

Los altos directivos y la ley de control horario

Por un lado, el artículo 2.1a del Estatuto de los Trabajadores determina que los altos directivos tienen relaciones laborales de carácter especial.

En este mismo sentido, en su artículo 1.3c el propio Estatuto manifiesta que se excluyen del ámbito regulado por esta ley:

La actividad que se limite, pura y simplemente, al mero desempeño del cargo de consejero o miembro de los órganos de administración en las empresas que revistan la forma jurídica de sociedad y siempre que su actividad en la empresa solo comporte la realización de cometidos inherentes a tal cargo.

Otras exclusiones

Quedan también excluidos los trabajadores que, no siendo estrictamente personal de alta dirección, tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo o forma parte de sus obligaciones contractuales su plena disposición horaria para cumplimiento cabal de su actividad profesional.

No obstante, con carácter general, bajo la premisa de que estas modalidades puedan ocultar situaciones de abuso de derecho, la jornada diaria de estos trabajadores sí deberá registrarse, sin perjuicio de la acreditación de las horas trabajadas mediante el acuerdo de disponibilidad horaria.

Es decir, la retribución o salario obtenido por el trabajador ya compensa de manera proporcionada esa mayor exigencia de horas de trabajo.

Tampoco se aplicará a otras relaciones o prestaciones de trabajo excluidas del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores como socios trabajadores de cooperativas, trabajadores autónomos, becarios.

En el caso de los becarios, sí deberán llevar un control de las horas realizadas a fin de cumplir las horas pactadas en los acuerdos de beca. Sin embargo, no tiene carácter obligatorio que dicho control siga el mismo canal establecido para el resto de trabajadores.

Características y requisitos del nuevo registro digital obligatorio

El objetivo del nuevo registro digital de horas de trabajo es modernizar y optimizar la gestión del tiempo en las empresas. Como hemos visto, esto supondrá el reemplazo de registros manuales por un registro digital, quedando expresamente prohibido el registro en papel.

El nuevo registro digital capaz de documentar las horas trabajadas de una manera precisa, segura y eficiente. Además, debe garantizar lo siguiente:

  • Accesibilidad y automatización del registro: El registro digital será accesible para los trabajadores para que puedan registrar su jornada laboral de forma sencilla de manera automática a través de dispositivos como ordenadores o móviles. Esto garantiza que los empleados puedan ver y gestionar sus horas trabajadas, solicitar correcciones y acceder a su historial de registro en cualquier momento.
  • Acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social: El nuevo sistema de registro digital permite el acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Es decir, los inspectores podrán revisar los registros de horas de trabajo sin necesidad de estar físicamente en las instalaciones de la empresa. Esto agilizará enormemente los procesos de inspección y auditoría.
  • Cuatro años de conservación de registros: Según la nueva normativa, será obligatorio conservar los registros digitales durante un periodo de 4 años. De este modo, se garantiza que la información esté disponible para futuras consultas de los propios trabajadores, sus representantes sindicales y de la Inspección de Trabajo.

Proceso para la aprobación del reglamento de la nueva ley de fichaje digital obligatorio

En cuanto al procedimiento y los plazos para la aprobación de la nueva ley de fichaje digital obligatorio, el propio anteproyecto de ley ha determinado un plazo de seis meses para la aprobación del reglamento.

Durante este periodo inicial, las partes interesadas (empresarios, trabajadores y sindicatos) podrán participar en el proceso de consulta y revisión

En el nuevo reglamento se detallan las directrices a implementar por las empresas para el correcto funcionamiento del registro digital y cómo mantenerlas.

  • Plazo de seis meses para la aprobación del reglamento
    Se ha fijado un plazo máximo de 6 meses para la aprobación del reglamento, que se contarán desde la promulgación de la ley. A lo largo de este periodo se podrán presentar consultas y sugerencias que reflejen las necesidades de las partes afectadas, a fin de que se consiga un marco normativo consensuado y sólido.
  • Mecanismos de negociación colectiva
    Tanto el desarrollo del reglamento como la implementación del sistema de registro digital podrán ser ajustados mediante mecanismos de negociación colectiva o acuerdos de empresa. Es decir, determinados aspectos del nuevo sistema podrán ser adaptados a las necesidades específicas de cada sector o empresa. En todo caso, estas adaptaciones deben quedar dentro del marco legal establecido. En caso de que no existiese un acuerdo colectivo o empresarial, será el empresario quien tome las decisiones, previa consulta con los representantes sindicales.

Conflictos y nuevas sanciones por incumplimiento

En los años transcurridos desde la aprobación del RD-ley 8/2019 en el que ya se fijaba la obligatoriedad del registro horario han surgido todo tipo de conflictos entre empresas y trabajadores. 

Muchas de las desavenencias se refieren a manipulaciones, y contradicciones entre la documentación de la empresa y la aportada por el trabajador.

La nueva obligatoriedad del registro horario digital que exigirá el uso de un software de control horario, reducirá la disparidad de datos, pues en lo adelante habrá una única versión del registro de cada jornada laboral.

Las sanciones y las multas, siempre han resultado un buen desincentivo para el incumplimiento de las normas legislativas.

No es de extrañar entonces que la multa máxima que hasta ahora tenía su tope en 7.500 euros ascienda a los 10.000 euros. Según plantea el Gobierno, se impondrá una multa por cada trabajador afectado por el incumplimiento de la normativa.

Qué requisitos deben cumplir los sistemas de fichaje según la nueva ley

Con la prohibición explícita del registro horario en papel y la insistencia en sistemas digitales especializados, la ley pretende digitalizar el registro. Pero más allá de eso, quiere asegurar que los datos relativos a las horas trabajadas sean precisos y fácilmente accesibles para todas las partes (empleadores, trabajadores o inspectores).

Por tanto, para cumplir con la nueva ley de fichaje obligatorio los sistemas de fichaje que utilicen las empresas deben reunir varios requisitos esenciales que aseguren el cumplimiento de la ley:

  • Automatización: Los sistemas de control horario deben ser capaces de registrar automáticamente las horas de inicio y final de la jornada laboral sin necesidad de que los datos sean introducidos manualmente. 
  • Accesibilidad: Los registros deben ser accesibles de manera remota y en tiempo real para los empresarios, los trabajadores y sus representantes y para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
  • Seguridad y conservación de datos: Los registros deben estar protegidos contra alteraciones y pérdidas, y conservarse durante un periodo mínimo de cuatro años.
  • Generación de informes: Debe ser posible generar informes detallados y precisos de las horas trabajadas, horas extras y cualquier otra información relevante, de manera rápida y eficiente.

Cómo adaptarse a la nueva ley de fichaje digital a través de un software de control horario

Para implementar correctamente la nueva ley de fichaje digital obligatorio, las empresas deberán adoptar sistemas que cumplan con los mencionados requisitos de automatización, accesibilidad y seguridad exigidos. por la normativa. 

Un sistema de control horario de calidad integral es una buenísima solución porque ofrece todas las funcionalidades necesarias para el cumplimiento de la ley. Veamos las principales: 

  • Registro automático de horas: Los empleados pueden registrar su jornada laboral de manera automática través de aplicaciones móviles, ordenadores, códigos QR, etc.
  • Acceso remoto y en tiempo real: Empleados, representantes sindicales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrán acceder a los registros de forma remota y en tiempo real. 
  • Métodos de fichaje variados: Muchos de estos sistemas permiten fichar desde varios dispositivos (web, dispositivos móviles, etc)
  • Generación de informes detallados: Los programas de control horario generan informes muy completos y detallados sobre las horas trabajadas, horas extras, vacaciones, nóminas y cualquier aspecto relevante.
  • Comprobación de cumplimiento horario y prevención de multas: Permite a las empresas asegurarse de que todos los registros de horas cumplan con la normativa. De esta manera, pueden evitar posibles sanciones y multas por incumplimiento.
  • Seguridad de los datos: Permiten almacenar toda la información en la nube con cifrado avanzado, protegiendo los datos sensibles de los empleados contra accesos no autorizados y pérdidas.
  • Transparencia en el registro de horas: Permite que tanto los empleados como los gestores vean en tiempo real las horas fichadas, lo que aumenta la transparencia y reduce malentendidos sobre el tiempo trabajado.
  • Reducción de errores humanos: Automatiza el proceso de fichaje y registro de horas, eliminando los errores comunes que ocurren con métodos manuales, como entradas duplicadas o incorrectas.
  • Cumplimiento normativo garantizado: Facilita el cumplimiento de las leyes laborales locales e internacionales al generar registros exactos y verificables de las horas trabajadas.
  • Accesibilidad multiplataforma: Los empleados pueden fichar desde múltiples dispositivos lo que garantiza que el proceso sea rápido y fácil, independientemente de dónde se encuentren. La localización por GPS, por ejemplo, es una ventaja clara para empresas de sectores específicos como la construcción o las inmobiliarias que tienen trabajadores en el campo de trabajo y no fichan en oficinas o centros tradicionales. 

Conclusiones finales sobre la nueva ley de fichaje obligatorio

Sin dudas, la ley de fichaje obligatorio a través de sistemas digitales con la eliminación de registros manuales y la desaparición del papel, supondrá un paso hacia la modernización y la transparencia del sistema laboral español.

Las empresas tendrán que asumir los nuevos requisitos y cumplimentarlo lo antes posible. Por suerte, existe una gran variedad de software de control horario en el mercado que ayudarán en el proceso.

Nota de Precaución Importante

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