La forma de incorporar a sus empleados marca la pauta de una experiencia laboral positiva, y hacerlo bien es absolutamente crucial. Pero, ¿por dónde empezar? El proceso de incorporación en Estados Unidos puede ser confuso, con diversos trámites y requisitos legales por los que navegar, ¡y lo entendemos! Por eso hemos creado esta guía.
En esta guía, exploraremos todos los elementos esenciales de una incorporación eficaz en Estados Unidos. Desde el papeleo inicial hasta las prioridades del primer día, te guiaremos a través de cada paso, destacando las consideraciones legales que sientan las bases para una incorporación correcta y conforme a la normativa.
Esta guía cubre:
¿Qué es el onboarding o proceso de incorporación?
¿Por qué es importante el proceso de incorporación?
Documentos y formularios necesarios para las nuevas contrataciones en Estados Unidos
¿Quién debe responsabilizarse del proceso de incorporación?
- Función y responsabilidades de Recursos Humanos
- Función y responsabilidades de los directivos
- Papel y responsabilidades de los colaboradores
¿Cuánto tiempo debe durar el proceso de incorporación?
¿Cómo prepararse para el proceso de incorporación?
Pasos para un proceso de incorporación eficaz
La incorporación no termina en los tres primeros meses; así se brinda apoyo continuo
¿Cómo incorporar empleados remotos?
¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento que se deben medir durante el proceso de incorporación?
- Tasa de compromiso de los nuevos empleados
- Satisfacción de los nuevos empleados
- Rotación de personal
- Retención de empleados
- Productividad de los empleados
Bonus: Ideas creativas de onboarding para la generación Z
Reflexiones finales
¿Qué es el <em>onboarding</em> o proceso de incorporación?
Tras una serie de pruebas y entrevistas, por fin has conseguido contratar a candidatos cualificados para el puesto. ¿Y ahora qué? Bueno, ahora es el momento de presentarles las políticas de la empresa, enseñarles a utilizar las herramientas de trabajo, familiarizarlos con el equipo, etc. En otras palabras, incorporarlos.
El proceso de incorporación es crucial para que las organizaciones integren a los nuevos empleados en su entorno de trabajo de forma fluida y eficaz. Es algo más que una simple orientación rutinaria; el onboarding abarca un enfoque global para ayudar a los empleados a adaptarse, comprender sus funciones y convertirse en colaboradores productivos de la organización.
Durante la incorporación, los empleados suelen recibir información sobre las políticas, la cultura y los valores de la empresa. Se familiarizan con los miembros de su equipo, comprenden sus responsabilidades laborales y a menudo se someten a sesiones de formación para adquirir las habilidades necesarias. El objetivo es proporcionar a los empleados las herramientas y los conocimientos necesarios para tener éxito en sus funciones, fomentando al mismo tiempo un entorno de trabajo positivo e integrador.
¿Por qué es importante el proceso de incorporación?
Según Forbes, las empresas que aplican un programa de incorporación bien organizado consiguen retener al 58% de sus empleados durante tres años. Además, el 77% de los recién contratados que se someten a programas formales de incorporación alcanzan con éxito sus objetivos iniciales de rendimiento. ¿Hace falta decir más?
Las cifras hablan por sí solas: la forma de incorporar a los nuevos empleados es importante. La creación de un proceso de incorporación agradable y estructurado tiene muchas ventajas. A continuación te mostramos algunas de ellas:
- Retención de empleados: Como ya hemos mencionado, las empresas con programas de incorporación eficaces retienen a un porcentaje significativo de empleados durante un periodo prolongado. Una experiencia de incorporación positiva fomenta el sentido de pertenencia y el compromiso, reduciendo las tasas de rotación.
- Éxito en el rendimiento: Las estadísticas destacan que los nuevos empleados que pasan por un proceso formal de incorporación tienen más probabilidades de alcanzar sus objetivos iniciales de rendimiento. Un proceso de incorporación bien guiado establece expectativas claras y ayuda a los empleados a empezar con buen pie.
- Productividad más rápida: Cuando se proporciona a los recién contratados las herramientas, la información y el apoyo necesarios desde el principio, pueden ser productivos más rápidamente. Esto beneficia tanto al trabajador como a la organización.
- Mejora la colaboración en equipo: Los canales de comunicación claros y las presentaciones durante la incorporación mejoran la dinámica de equipo. Los empleados que entienden sus funciones y a sus compañeros desde el principio tienen más probabilidades de colaborar eficazmente.
A pesar de la clara importancia de una incorporación eficaz, muchos directivos y organizaciones se esfuerzan por hacerlo bien. Según una encuesta reciente, sólo el 52% de los nuevos empleados están satisfechos con su onboarding, el 32% lo encuentra confuso y el 22% lo considera desorganizado. Sin duda, queda mucho por hacer. Pero empecemos primero por los aspectos legales y los requisitos que deben cumplir tanto las empresas como los nuevos empleados.
Documentos y formularios necesarios para las nuevas contrataciones en Estados Unidos
Los nuevos empleados deben rellenar una serie de formularios a lo largo del proceso de incorporación. Estos formularios son necesarios según la ley federal, pero las empresas también pueden pedir a los nuevos empleados que rellenen formularios adicionales según la política de la empresa. Algunos de los principales formularios que se pedirán a los nuevos empleados son:
- I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo: De acuerdo con la ley federal, es necesario rellenar el formulario I-9 para confirmar la identidad de un empleado y su autorización para trabajar. A partir de 2023, el USCIS no ha publicado una nueva versión del Formulario I-9. Sin embargo, se puede seguir utilizando el actual USCIS I-9 hasta que esté disponible la versión actualizada.
- Formulario federal W-4: El formulario W-4 es un documento federal que los empleados rellenan para determinar el importe del impuesto federal sobre la renta que debe retenerse de sus nóminas. Tiene en cuenta factores como el estado civil, las personas a cargo y los ingresos adicionales. Los empresarios utilizan la información facilitada en el W-4 para calcular la retención correcta del impuesto federal sobre la renta. Lo ideal es que los empleados rellenen este formulario el primer día de trabajo.
- Formularios de retención de impuestos estatales: Es posible que tu empleado también tenga que rellenar un formulario de retención de impuestos estatales. Si no estás seguro de si tu Estado exige un formulario de retención de impuestos aparte, ponte en contacto con la oficina de Hacienda de tu Estado para que te lo aclaren.
- Permiso de trabajo para menores (si procede): Es importante cumplir las leyes federales sobre trabajo infantil para los empleadores que contratan e incorporan a menores de edad. Hay estados que exigen un permiso de trabajo para todos los menores de 18 años, con excepciones limitadas. También puede haber restricciones en sus horarios de trabajo y en el tipo de tareas que se les pueden asignar. Es importante consultar la legislación laboral de tu Estado para garantizar su cumplimiento.
- SF-256, Formulario de autoidentificación de discapacidad: El formulario SF-256 permite a los empleados revelar voluntariamente su estado de discapacidad. Esto ayuda a las agencias federales a recopilar información con fines de acciones positivas y para promover la igualdad de oportunidades en el empleo.
¿Quién debe responsabilizarse del proceso de incorporación?
Mucha gente respondería a esa pregunta «Recursos Humanos (RRHH)». Y no estarían necesariamente equivocados. Sin embargo, aunque la mayor parte de las tareas administrativas de incorporación recaen en el equipo de RR.HH., el onboarding es un proceso polifacético en el que intervienen MUCHAS personas. Todo el mundo, desde los directivos y compañeros de trabajo hasta otros líderes de la organización, desempeña un papel importante a la hora de ayudar a los nuevos empleados a adaptarse con éxito a sus nuevas funciones.
Función y responsabilidades de Recursos Humanos
Recursos Humanos se encarga de garantizar que el nuevo empleado complete toda la documentación necesaria, comprenda las políticas de la empresa y conozca las prestaciones y la retribución. También facilitan las sesiones de formación, comunican la información esencial y se ocupan de los asuntos relacionados con el cumplimiento de la normativa.
Otra responsabilidad clave de Recursos Humanos es comunicar claramente las expectativas. Los nuevos empleados deben comprender desde el principio las normas de rendimiento laboral, los requisitos de asistencia y la conducta en el lugar de trabajo. Además, los responsables de RR.HH. ofrecen una visión general de los procedimientos de la empresa para garantizar que los nuevos empleados tengan una base sólida para una transición sin problemas al lugar de trabajo.
Aunque RR.HH. desempeña un papel fundamental en los aspectos conceptuales y estratégicos de la incorporación, la ejecución operativa suele compartirse con el jefe directo, que posee conocimientos cruciales sobre las características del puesto. Por ello, el siguiente paso natural tras la incorporación de RR.HH. es presentar los nuevos empleados a sus jefes.
Función y responsabilidades de los directivos
Una vez que Recursos Humanos ha asignado las nuevas contrataciones a sus responsables, les corresponde a ellos guiar a los nuevos empleados a través de sus funciones laborales y las tareas y responsabilidades que conllevan. Establecen expectativas, dan instrucciones claras sobre el trabajo, les ayudan a utilizar sus nuevas herramientas y les ofrecen apoyo continuo a lo largo del proceso de formación.
Los jefes también pueden explicar a los nuevos empleados cómo es un día normal en la oficina, quién está a cargo de qué, con qué departamentos interactuarán a menudo, etc. Este paso es crucial, ya que ayuda a los nuevos empleados a conocer mejor sus funciones y las tareas y responsabilidades correspondientes. Este paso es esencial, ya que ayuda a los recién contratados a aclimatarse a su nuevo entorno de trabajo.
Papel y responsabilidades de los colaboradores
Empezar un nuevo trabajo significa colaborar con un nuevo grupo de caras: nuevos jefes, compañeros de equipo y colegas de oficina. Es emocionante y estimulante, pero también puede ser abrumador y desalentador. Durante esta fase de transición, el apoyo de los compañeros de trabajo puede marcar una gran diferencia.
Los compañeros de trabajo contribuyen significativamente a una experiencia de incorporación positiva dando la bienvenida a los nuevos miembros del equipo, ofreciéndoles ayuda y compartiendo sus conocimientos sobre la cultura de la empresa. Aunque los procedimientos y políticas formales se tratan durante las sesiones oficiales de incorporación, los compañeros de trabajo contribuyen a compartir normas tácitas y rutinas diarias. Pueden aportar información valiosa sobre cómo funcionan las cosas, desde el estilo de comunicación preferido hasta las normas no escritas sobre política de oficina que quizá no figuren en el manual del empleado. Algunas empresas incluso asignan un «compañero de onboarding» a los recién contratados para que se familiaricen con sus funciones con una guía de confianza. Este sistema de compañeros anima a los recién contratados a buscar orientación cómodamente, incluso sobre cuestiones que podrían dudar en preguntar a su jefe.
¿Cuánto tiempo debe durar el proceso de incorporación?
Determinar la duración ideal de la incorporación es un proceso complejo, que varía en función de factores como la complejidad de la función, la estructura organizativa y las normas del negocio. Aunque no existe un marco temporal único, un programa integral de incorporación suele extenderse durante las primeras semanas o meses de permanencia de un empleado.
Algunos directivos creen que un proceso de incorporación rápido es eficaz, ya que permite a los recién contratados empezar a trabajar de inmediato. Sin embargo, varios estudios sugieren que un proceso más largo, de entre tres meses y un año, es mejor para aumentar la productividad y retener a los empleados. Según Click Boarding, los empleados suelen tardar entre ocho y 12 meses en adquirir la misma destreza y eficacia que sus compañeros más experimentados. Cada departamento y función tiene sus propias necesidades de incorporación, por lo que es mejor tenerlas en cuenta a la hora de planificar un calendario de onboarding.
¿Cómo prepararse para el proceso de incorporación?
Dado que la fase de inducción es absolutamente crucial en el ciclo de vida del empleado, es esencial que los empresarios estén preparados. Para facilitar una experiencia de incorporación satisfactoria, aquí tienes algunas medidas proactivas que puedes tomar para prepararte con antelación.
- Crea un plan integral de incorporación: Elabora un plan de incorporación detallado que describa todo el proceso, desde el primer día hasta el final del periodo de prueba. Este plan debe incluir un calendario, presentaciones de los principales miembros del equipo, módulos de formación y cualquier otra actividad pertinente.
- Proporciona información esencial por adelantado: Antes de la fecha de incorporación del nuevo empleado, comparte información importante como las políticas de la empresa, los manuales y cualquier material de lectura previa. De este modo, los recién contratados podrán familiarizarse con la cultura, los valores y las expectativas de la organización antes de su primer día.
- Prepara los puestos de trabajo y el equipo: Asegúrate de que el puesto de trabajo del nuevo empleado, su ordenador y cualquier otro equipo necesario estén preparados y listos para su uso. Disponer de un espacio de trabajo funcional y cómodo el primer día ayuda al empleado a sentirse bienvenido y preparado para contribuir desde el primer momento.
- Ten preparados todos los documentos necesarios: Asegúrate de que toda la documentación necesaria esté lista el primer día. Esto incluye contratos de trabajo, formularios fiscales y cualquier otro documento legal o relacionado con el proceso de contratación. Tener estos materiales organizados y listos agiliza los aspectos administrativos de la incorporación.
- Saluda a los nuevos empleados con una carta de bienvenida: Una vez que el nuevo empleado acepte el trabajo, inicia el proceso de incorporación con una bienvenida cálida. Envía una carta de bienvenida en un plazo de 24 horas, expresando tu entusiasmo por su incorporación al equipo. Incluye todo el papeleo que pueda completarse digitalmente antes de su primer día. También puedes proporcionarles recursos que les ayuden a familiarizarse con la empresa, como el último boletín informativo para empleados, biografías de directivos y una lista de los elementos necesarios para el proceso I-9.
- Hazlo más personal con una llamada de bienvenida: Aparte de una carta de bienvenida, también puedes hacerlo más personal con una llamada de bienvenida. Este paso ayuda a establecer una conexión y hace que el nuevo empleado se sienta valorado. Durante este período de espera antes de su fecha de inicio, una llamada también ofrece la oportunidad de abordar cualquier pregunta, fomentando un sentido de pertenencia a la empresa.
Pasos para un proceso de incorporación eficaz
Principales prioridades del primer día
El primer día se trata de garantizar que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, informados y apoyados al comenzar sus nuevas funciones. Las experiencias iniciales marcan la pauta de un proceso de incorporación positivo, por lo que es absolutamente crucial hacer las cosas bien. Estas son las principales prioridades del primer día de incorporación:
- Bienvenida y orientación: Comienza el proceso de incorporación con una cálida bienvenida y una completa sesión de orientación. Esto marca la pauta para una experiencia positiva del empleado y ayuda a los nuevos empleados a sentirse valorados. Proporciona una visión general de la misión, los valores y la cultura de la empresa. Presenta a los miembros principales del equipo y haz que el nuevo empleado se familiarice con el lugar de trabajo. También ayuda asignar a un colega experimentado como compañero de incorporación para ayudar al nuevo empleado a integrarse en el equipo sin problemas. Este compañero puede darles una vuelta por la oficina y compartir con ellos información valiosa sobre el funcionamiento diario de la empresa. Esta conexión personal proporciona una buena visión general de la dinámica del lugar de trabajo, fomentando un entorno de colaboración y apoyo.
- Papeleo y documentación: Es sabido que el papeleo no es la parte más emocionante, pero es un mal necesario. Asegúrate de que todo el papeleo necesario, incluidos los documentos legales y los formularios de Recursos Humanos, se completen con precisión y prontitud. Esto puede incluir formularios de impuestos, inscripción de beneficios y otros documentos esenciales. Hacer todo esto el primer día no sólo garantiza el cumplimiento de la normativa legal, sino que también facilita la gestión fluida de las prestaciones de los empleados.
- Configuración del espacio de trabajo: Imagínate que llegas a tu nuevo trabajo con muchas ganas y listo para empezar, pero te encuentras con un escritorio lleno de papeles viejos y un ordenador que no funciona. Proporciona un espacio de trabajo limpio y organizado con todas las herramientas y el equipo necesarios garantiza que el nuevo empleado pueda empezar a trabajar de inmediato.
La primera semana
- Presentación con el equipo: La primera semana de incorporación sigue dando prioridad al fomento de las conexiones con el equipo. Esto implica presentaciones formales, actividades de creación de equipo y oportunidades para interacciones informales. Establecer relaciones tempranas ayuda a los recién contratados a sentirse integrados, apoyados y cómodos a la hora de buscar ayuda o colaboración a lo largo de su permanencia.
- Formación sobre herramientas y sistemas de trabajo: Para garantizar una transición fluida a su puesto, los nuevos empleados deberán recibir una formación completa sobre las herramientas y sistemas esenciales que utilizarán. Ya se trate de software de gestión de proyectos, plataformas de comunicación o herramientas específicas del sector, esta formación proporciona las habilidades necesarias para un desempeño eficiente y eficaz del trabajo, reduciendo cualquier posible curva de aprendizaje.
- Establece metas y objetivos de rendimiento claros: Define metas específicas, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetas a plazos (SMART) para la función del nuevo empleado. Discute los objetivos a corto y largo plazo durante las sesiones individuales. Por ejemplo, establece un objetivo para la finalización de un módulo de formación en la primera semana o para alcanzar la competencia en una tarea concreta a finales de mes. Esta claridad alinea las expectativas y ayuda al nuevo empleado a comprender cómo puede contribuir al éxito del equipo.
- Revisa una hoja de ruta de tres meses para los proyectos clave: Esboza una hoja de ruta para los tres primeros meses, destacando los proyectos e hitos clave. Esto podría incluir un análisis detallado de los próximos plazos, las iniciativas de colaboración y las responsabilidades individuales. También puedes repasar el calendario del proyecto, desglosando las tareas y los plazos para la participación del nuevo empleado. Esta hoja de ruta ofrece una visión estratégica que permite al nuevo empleado ver el contexto más amplio de su trabajo y el impacto en los objetivos de la organización.
Los primeros tres meses
- Seguir manteniendo reuniones regulares 1:1: Asegúrate de que se mantienen reuniones individuales periódicas durante el primer trimestre. Estas sesiones ofrecen un espacio específico para que los nuevos empleados hablen de sus progresos, hagan preguntas y busquen orientación. Utiliza este tiempo para profundizar en sus experiencias, abordar cualquier preocupación y proporcionarles apoyo continuo.
- Realiza un seguimiento informal a los 30 días: Lleva a cabo una reunión informal cuando se cumplan los 30 días para evaluar la experiencia inicial del nuevo empleado y abordar cualquier preocupación inmediata. Puede ser una conversación informal, quizás tomando un café virtual o durante una reunión distendida. Fomenta la comunicación abierta, preguntando por sus impresiones, retos y sugerencias de mejora. Esta comprobación ayuda a realizar los ajustes oportunos y demuestra un compromiso con su bienestar.
- Establece objetivos a largo plazo y planes de desarrollo: Fija conjuntamente objetivos a largo plazo y planes de desarrollo para el nuevo empleado. Hablen de sus aspiraciones profesionales, del crecimiento potencial dentro de la empresa y de las áreas en las que desean mejorar sus habilidades. Este enfoque orientado al futuro demuestra un compromiso con su desarrollo profesional y contribuye a que se sientan motivados dentro de la organización.
La incorporación no termina en los tres primeros meses; así se brinda apoyo continuo
La probabilidad de que los empleados abandonen su puesto de trabajo es mayor en los seis primeros meses. Según un estudio de Equifax Workforce Solutions, más del 40% de las personas abandonan su puesto en el primer mes y otro 10% en el primer año. Por eso, incluso después de la fase inicial de incorporación, es fundamental seguir apoyando y orientando a los nuevos empleados para que tengan éxito a largo plazo.
A continuación se indican algunas de las muchas formas en que puedes proporcionar apoyo continuo a tus nuevos empleados:
- Circuitos de retroalimentación: Establece mecanismos de retroalimentación para obtener información de los nuevos empleados sobre su experiencia de onboarding. La búsqueda periódica de opiniones permite a la empresa identificar áreas de mejora en el proceso de incorporación y abordar cualquier problema con prontitud. Esta comunicación bidireccional no sólo permite a los nuevos empleados expresar sus opiniones, sino que también demuestra el compromiso de la organización con la mejora continua.
- Integración en las actividades del equipo: Asegúrate de que los nuevos empleados se integren activamente en las actividades y eventos del equipo más allá de su período inicial de incorporación. Esto puede incluir ejercicios de creación de equipos, reuniones sociales virtuales o proyectos de colaboración. Fomentar un sentimiento de camaradería y pertenencia al equipo contribuye a crear un entorno de trabajo positivo, haciendo que los nuevos empleados se sientan más conectados y comprometidos con sus compañeros.
- Oportunidades de desarrollo profesional: Ofrece formación continua y oportunidades de desarrollo profesional adaptadas a las funciones de los nuevos empleados. Esto podría incluir sesiones de formación adicionales, talleres o acceso a recursos en línea. Proporcionar vías para mejorar las habilidades no solo aumenta la confianza, sino que también se alinea con el crecimiento profesional a largo plazo de los nuevos empleados, lo que refuerza su compromiso con la organización.
¿Cómo incorporar empleados remotos?
¿Sabías que casi el 36% de los trabajadores a distancia admiten que el proceso de incorporación les resulta confuso?
Navegar por el proceso de incorporación ya era difícil cuando todos trabajaban juntos en la oficina. Pero con el aumento del trabajo a distancia, se ha vuelto aún más complicado. Aunque la incorporación de empleados remotos implica prácticamente los mismos pasos que el onboarding en la oficina, hay algunas consideraciones y estrategias especiales que deben aplicarse para que el proceso sea eficaz y atractivo.
- Envía las herramientas tecnológicas antes del primer día: Solicita los equipos necesarios, como ordenadores portátiles y teléfonos, antes de la fecha de incorporación del empleado. Proporciona instrucciones claras sobre cómo conectarse al servidor de la empresa y acceder al soporte técnico. Conceder acceso a las herramientas esenciales comunica un compromiso con la preparación del nuevo empleado y da prioridad a sus necesidades.
- Conecta a los empleados lo antes posible: Inicia el proceso de incorporación asegurándote de que los nuevos empleados remotos tengan acceso inmediato a herramientas esenciales como aplicaciones de mensajería (por ejemplo, Slack, Microsoft Teams), software de videoconferencia (Zoom, Google Meet) y otras aplicaciones relevantes. Inicia pronto la configuración de TI para proporcionar contraseñas y acceso, garantizando que se sientan conectados desde el primer día.
- Proporciona un acceso centralizado a la cultura y la documentación de la empresa: Digitaliza la documentación de los empleados y mantén un punto central, como una intranet, para acceder fácilmente a la información sobre proyectos, cultura y operaciones cotidianas. Comparte enlaces a artículos, vídeos y recursos que transmitan la cultura y los valores de la empresa.
- Establece responsabilidades realistas: Como el trabajo a distancia permite un horario flexible, fija expectativas claras para evitar el agotamiento. Desarrolla rutinas y horarios realistas, animando a los empleados a reponer fuerzas. Los controles periódicos en las semanas posteriores a la incorporación ayudan a evaluar el bienestar y el equilibrio entre la vida laboral y personal.
- Proporciona un mentor dedicado: Dado el aislamiento del trabajo a distancia, facilita la tutoría de los nuevos empleados. Los mentores actúan como guías, ofrecen información sobre la cultura de la empresa y prestan apoyo a medida que los empleados ascienden en sus funciones. Esto ayuda a salvar la brecha de comunicación y establece una conexión personal.
- Formación específica para cada función: Impartir sesiones de formación específicas para cada función, garantizando que los nuevos empleados dispongan de la información de contacto necesaria y de reuniones en video con los miembros del equipo. Proporciona formación y certificaciones a los nuevos en el campo o el puesto, fomentando el desarrollo de habilidades y la competencia.
¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento que se deben medir durante el proceso de incorporación?
Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) son herramientas vitales para evaluar el éxito de tu programa de incorporación de empleados, proporcionando información sobre su eficacia y áreas de mejora. Aquí tienes cinco KPI cruciales que puedes controlar durante el onboarding:
1. Tasa de compromiso de los nuevos empleados
El compromiso de los empleados es una piedra angular del éxito de la organización, ya que refleja el compromiso y la pasión que los empleados aportan a sus funciones. Mide el índice de compromiso de los nuevos empleados utilizando la puntuación del promotor neto de los empleados (eNPS). Preguntando a los nuevos empleados qué probabilidades hay de que recomienden el lugar de trabajo, se mide su conexión con la organización y su misión. Este KPI te permite recoger valiosos comentarios, fomentando la transparencia e identificando áreas de mejora en el proceso de incorporación.
Cálculo: eNPS = Porcentaje de promotores – Porcentaje de detractores
2. Satisfacción de los nuevos empleados
El éxito de una empresa depende de su cultura, por lo que la satisfacción de los nuevos empleados es un KPI fundamental. El seguimiento de las tasas de rotación y la realización de encuestas posteriores a la incorporación ofrecen información sobre el estado de ánimo, la felicidad y la inversión emocional de los empleados. Entender cómo se aclimatan los nuevos empleados proporciona una visión holística de las condiciones del lugar de trabajo, orientando los esfuerzos para mejorar la experiencia general del empleado y, en consecuencia, apoyando las tasas de compromiso y retención.
3. Rotación de personal
La rotación de personal mide el número de bajas en un periodo determinado. Aunque es de esperar cierta rotación, una tendencia constante de altos índices de rotación puede ser perjudicial. Los costes asociados son significativos y oscilan entre el 90 y el 200 por ciento del salario anual de un empleado. Utiliza las encuestas de salida para identificar los puntos débiles y las razones de la salida, lo que permite tomar medidas proactivas para abordar y mitigar los posibles problemas.
Cálculo: Índice de rotación = Total de bajas ÷ Número medio de empleados x 100
4. Retención de empleados
La retención de los empleados es el opuesto a la rotación, y pone de manifiesto la importancia de mantener a los mejores talentos dentro de la organización. Unas tasas de retención elevadas demuestran el compromiso de establecer relaciones a largo plazo con los empleados, lo que contribuye a una plantilla más comprometida, una base sólida y una mayor rentabilidad. Los índices de retención suelen medirse anualmente.
Cálculo: Tasa de retención = Personal restante durante el periodo establecido ÷ Personal inicial durante el periodo establecido x 100
5. Productividad de los empleados
Especialmente relevante en entornos de trabajo híbridos y remotos, la productividad de los empleados mide la eficacia con la que los esfuerzos de los empleados contribuyen a los objetivos empresariales. Utiliza métricas como Entrada/Salida o aprovecha el software de gestión de proyectos y la retroalimentación de 360 grados para comprender la eficiencia del flujo de trabajo. La supervisión de la productividad ofrece oportunidades para optimizar la mano de obra, aumentar los beneficios financieros, realizar un seguimiento del rendimiento y mejorar la gestión organizativa.
Cálculo: Productividad = Entrada/Salida
Mediante el seguimiento sistemático de estos KPI, las organizaciones pueden obtener información valiosa sobre el éxito de sus procesos de incorporación, identificar áreas de mejora y garantizar el compromiso y la productividad a largo plazo de su personal.
Bonus: Ideas creativas de onboarding para la generación Z
Los métodos de onboarding deben cambiar con los tiempos. Sin duda, los procedimientos y protocolos de incorporación estándar tienen su lugar, pero para atraer e integrar realmente a los candidatos de la Generación Z en su lugar de trabajo, considera la posibilidad de añadir algo de creatividad al proceso de incorporación.
Crear un kit de incorporación
¿A quién no le gustaría un regalo de bienvenida personalizado en su primer día? Desarrolla un kit que incluya un regalo de empresa, notas personalizadas y elementos interactivos como códigos QR que enlacen a videos informativos o plataformas interactivas. Este moderno kit de bienvenida no solo proporciona información esencial, sino que también involucra a los empleados de la Generación Z de una manera visualmente atractiva y con conocimientos tecnológicos.
Crear un GIF del equipo
Aporta emoción al proceso de incorporación creando un GIF del equipo. Anima a los miembros del equipo a que colaboren con videos cortos en los que aparezcan saltando por los aires o mostrando su espíritu de equipo. Compila estos videos en un GIF dinámico que dé la bienvenida al nuevo empleado con una explosión de energía. Envíalo a través del canal de comunicación que elijas en el momento en que se incorpore el nuevo empleado.
Convierte tu onboarding en una búsqueda del tesoro
Transforma el proceso de incorporación en una búsqueda del tesoro interactiva. Elabora una serie de tareas y preguntas diseñadas para familiarizar a los nuevos empleados con los distintos departamentos y miembros del equipo. Esto no solo mejora su comprensión de la empresa, sino que también fomenta conexiones rápidas con los compañeros, estableciendo un entorno de trabajo colaborativo desde el primer día.
Proporciona apoyo a la salud mental
Un sorprendente 55% de los individuos de la Generación Z han sido diagnosticados o han buscado tratamiento para problemas de salud mental. Esta cifra es un 20% superior a la de los Baby Boomers.
Reconociendo los desafíos de salud mental a los que se enfrenta la Generación Z, da prioridad al bienestar mental en tu proceso de incorporación. Ofrece recursos como talleres, seminarios web o materiales informativos que aborden la gestión del estrés, el equilibrio entre la vida laboral y personal y las estrategias de enfrentamiento. Crea una cultura de apoyo que fomente conversaciones abiertas sobre la salud mental, garantizando un entorno de trabajo positivo e inclusivo.
Juegos interactivos para romper el hielo
Inicia el proceso de incorporación con juegos interactivos para romper el hielo durante las reuniones virtuales. Incorpora cuestionarios, encuestas o desafíos colaborativos que animen a los nuevos empleados a compartir información sobre sí mismos. Esto no sólo rompe el hielo, sino que también fomenta un sentido de comunidad y pertenencia.
Reflexiones finales
El proceso de incorporación es dinámico y evolutivo y exige una planificación cuidadosa, adaptabilidad y mejora continua. No se trata de una reunión rápida el primer día del nuevo empleado, sino que dura meses. Durante este largo periodo, los nuevos trabajadores van conociendo poco a poco diversos aspectos del funcionamiento de la empresa, su cultura y sus funciones específicas.
La incorporación va más allá de las formalidades iniciales y abarca el aprendizaje continuo, la integración en el equipo, la aplicación de habilidades y el apoyo permanente. Las organizaciones que invierten en programas de incorporación eficaces no sólo garantizan la integración sin problemas de los nuevos empleados, sino que también sientan las bases para la satisfacción, la productividad y el éxito de los empleados a largo plazo. Sin duda, la inversión merece la pena.
