Legislación laboral de Minnesota

En Estados Unidos hay leyes federales que regulan el tiempo que pasan los empleados en el lugar de trabajo, protegiendo sus derechos y garantizando una remuneración justa por sus esfuerzos. Estas leyes actúan como directrices para los empresarios, manteniéndolos bajo control y minimizando cualquier forma de abuso o explotación.

La Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA), que data de 1938, es una ley federal fundamental para la gestión del tiempo, que establece las tarifas salariales por hora y el pago de horas extraordinarias, y exige a los empresarios que lleven un registro preciso de las horas de trabajo de sus empleados. Las horas extraordinarias están fijadas en 1,5 veces el salario por hora normal para los trabajadores que superan las 40 horas semanales. Sin embargo, determinadas categorías laborales, como ejecutivos, profesionales y empleados administrativos, están exentas del pago de horas extraordinarias en función de la descripción de su puesto y su salario.

La Ley de Ausencia Médica y Familiar (FMLA) es otra ley federal esencial que regula la gestión del tiempo en el lugar de trabajo, y da derecho a los empleados que reúnan los requisitos necesarios a un permiso no retribuido de hasta 12 semanas por motivos familiares y médicos específicos, como el nacimiento o la adopción de un hijo o el cuidado de un familiar con un problema grave de salud. Esta ley también obliga a las empresas a mantener las prestaciones sanitarias de los empleados durante su permiso y a reincorporarlos a sus puestos anteriores o equivalentes a su vuelta al trabajo.

Los empresarios que infringen las leyes federales de gestión del tiempo se enfrentan a graves sanciones legales, como multas, salarios atrasados e indemnizaciones por daños y perjuicios. Si los trabajadores consideran que su empresa ha infringido las leyes federales de gestión del tiempo, pueden presentar denuncias ante la División de Horas y Salarios del Departamento de Trabajo para que se investiguen y se tomen acciones legales.

En general, las leyes federales de gestión del tiempo son fundamentales para garantizar que los trabajadores reciban una compensación justa por su tiempo y esfuerzo en el lugar de trabajo, protegiéndoles de los abusos y la explotación por parte de los empresarios. La Ley de Normas Justas de Trabajo y la Ley de Ausencia Médica y Familiar son leyes federales vitales que rigen la gestión del tiempo y la compensación de los trabajadores, garantizando prácticas laborales justas en diversos sectores, incluidas las organizaciones sin fines de lucro, públicas y privadas.

Al igual que cualquier otro estado de Estados Unidos, Minnesota también se rige por las leyes federales de contratación. La razón por la que los empleados son conscientes de dichas leyes es por las leyes de discriminación que afectan a las entrevistas de trabajo y a las operaciones diarias. La Ley de Derechos Humanos del Estado prohíbe cualquier práctica laboral que discrimine a las personas por razón de su sexo:

• Raza
• Color
• Religión
• Nacionalidad
• Sexo
• Embarazo y parto
• Estado civil y familiar
• Discapacidad
• Edad
• Orientación sexual

Minnesota no está clasificado como uno de los estados con «derecho al trabajo» de Estados Unidos, lo que significa que no existen normas específicas para la relación entre empresarios y trabajadores sindicados. A pesar de ello, Minnesota cuenta con una Ley de Relaciones Laborales que sirve de protección en caso de huelgas, paros, conflictos laborales y cierres patronales, en beneficio tanto de los empleados como de los empresarios.

En Minnesota se practica el empleo a voluntad, que permite terminar la relación laboral por cualquier motivo lícito. Sin embargo, los empresarios deben cumplir la legislación laboral para evitar infracciones y multas, incluida la discriminación y la Ley de Derechos Humanos. Aunque la ley estatal no exige que se notifique la separación, es práctica común dar un preaviso de dos semanas. Si un empleado pide una razón para su despido en las dos semanas siguientes a su separación, el empresario debe darle una explicación veraz por escrito en el plazo de 10 días.

Minnesota exige a los empresarios que paguen todos los salarios impagados a los empleados que han sido despedidos de su puesto. Si un empleado reclama su salario, el empresario dispone de 24 horas para efectuar el pago. En el caso de un empleado que ha renunciado, los salarios deben abonarse en el siguiente periodo de pago que comienza cinco días después de su último día de trabajo. El plazo máximo de pago, excluido el periodo de cinco días, es de 20 días. Sin embargo, si el empleado cobra mensualmente y el cese se produce en los primeros cinco días del mes, el pago puede retrasarse hasta el siguiente periodo de pago.

Ahora, discutiremos algunas leyes laborales fundamentales en Minnesota que pueden no estar relacionadas con las categorías que hemos explorado anteriormente. Algunas de estas regulaciones incluyen:

• Ley COBRA: Si pierdes o dejas tu trabajo y necesitas un seguro médico, puedes estar protegido por la ley federal conocida como COBRA, o Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria. Sin embargo, esta ley sólo se aplica a las empresas con 20 o más empleados, y hay que cumplir ciertos requisitos para acogerse a ella. Si cumple los requisitos, recibirá entre 18 y 36 meses de cobertura sanitaria colectiva. En Minnesota, la ley estatal es un poco diferente. COBRA cubre a todas las empresas, independientemente de sus ingresos anuales o del número de empleados. Además, la ley permite la continuación de la cobertura sanitaria para los cónyuges recién divorciados, las familias de los empleados fallecidos y los hijos que han perdido su condición de dependientes por haber cumplido 26 años.
• Leyes OSHA: En 1970 se estableció la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo y todos los estados de Estados Unidos la incluyeron en su legislación. La OSHA, que significa Administración de Seguridad y Salud Ocupacional, se creó entonces para supervisar la ley y su función es promover la seguridad y prevenir los riesgos en el lugar de trabajo. En Minnesota, existen leyes y reglamentos específicos de la OSHA para proteger a los trabajadores de diversos tipos de peligros, como los biológicos, químicos, de organización del trabajo, de seguridad, físicos y ergonómicos.
• Ley de verificación de antecedentes: De acuerdo con la ley federal y la Ley de Informes de Crédito Justos, cualquier información relativa a los antecedentes de un empleado está totalmente protegida y no pueden acceder a ella las empresas de información médica, las agencias de crédito ni los servicios de selección de arrendatarios. Vale la pena señalar que Minnesota tiene requisitos específicos para la verificación de antecedentes de ciertos tipos de empleados. Entre ellos se incluyen el personal de residencias de ancianos y de atención domiciliaria, los administradores de edificios residenciales, el personal escolar, los especialistas en rehabilitación de adultos y el personal sanitario de larga duración.
• Leyes de mantenimiento de registros: En ocasiones, el Departamento de Trabajo e Industria de Minnesota inspecciona a las empresas para asegurarse de que cumplen las leyes de mantenimiento de registros. Para ello, los empleadores deben tener a mano ciertos documentos, como nombres y direcciones de los empleados, información sobre pagos, horas de trabajo, prueba de edad, registros de créditos para comidas (si procede), políticas de personal y contratos de trabajo firmados. Estos registros deben conservarse en el lugar de trabajo o en un lugar cercano al que se pueda acceder fácilmente si lo solicita el comisario.
• Ley de «ban-the-box»: En Estados Unidos, varios estados han introducido la ley de «ban the box», y uno de ellos es Minnesota. El término hace referencia a una práctica en la que se exigía a los ex convictos y delincuentes que marcaran determinadas casillas en los formularios de solicitud de empleo. Dado que los ex presidiarios se enfrentan a menudo a obstáculos para acceder al empleo, varios estados decidieron prohibir esta práctica y prohibir a los empresarios preguntar por los antecedentes penales de un solicitante. Cabe señalar, sin embargo, que la ley no se aplica a los empleadores que están obligados por ley a realizar comprobaciones de antecedentes penales, ni al Departamento de Instituciones Penitenciarias.
• Ley de denunciantes: La mayoría de los Estados de Estados Unidos tienen leyes que protegen a los denunciantes, es decir, a los empleados que revelan información sobre irregularidades o actividades ilegales de su empresa. Estas leyes garantizan que los empleados no puedan ser castigados ni sufran reacciones negativas por parte de su empleador, siempre que informen de buena fe sobre una presunta infracción, cooperen en cualquier investigación, se nieguen a participar en una irregularidad o se nieguen a infringir la ley.
• Ley de pruebas de drogas y alcohol: Según las leyes de Minnesota, los empleadores pueden pedir a sus empleados que se sometan a pruebas de drogas y alcohol una vez al año si avisan con dos semanas de antelación. Sin embargo, hay otros escenarios en los que los empleadores pueden solicitar dichas pruebas con mayor frecuencia. Estos incluyen la realización de pruebas en todos los solicitantes de empleo de acuerdo con las políticas de la empresa, pruebas de drogas al azar para garantizar la seguridad en entornos de trabajo sensibles, pruebas de drogas basadas en sospechas razonables, y la realización de pruebas como parte de un programa de tratamiento.

Actualmente, el salario mínimo es de 10,85 dólares para las empresas que ganan más de 500.000 dólares anuales y de 8,85 dólares para las que ganan menos de 500.000 dólares. Dado que el salario mínimo estatal es superior al federal, todos los empleados tienen derecho a percibirlo.

El estado de Minnesota está obligado a realizar una revisión anual para ajustar su salario mínimo en un 2,5% o por inflación. El Comisionado del Departamento de Trabajo e Industria concluye este proceso a finales de agosto, y los cambios se aplican al año siguiente.

Las «Ciudades Gemelas» de Minnesota, Minneapolis, y su capital estatal, St. Paul, tienen sus leyes de salario mínimo, que son ligeramente superiores a las del resto del estado. A partir del 1 de enero de 2024, Minneapolis aplica un salario mínimo de 15,57 dólares a las empresas más grandes. A partir del 1 de julio de 2024, las empresas más pequeñas con menos de 101 empleados deberán pagar el mismo salario mínimo de 15,57 dólares por hora. St. Paul también tiene su ley de salario mínimo, que obliga a los macroempresarios a pagar un salario mínimo de 15,57 dólares.

En Minnesota, todos los empleados que reciben propinas tienen derecho a percibir el salario mínimo estatal de 10,85 dólares por hora en negocios con ingresos superiores a 500.000 dólares, además de sus propinas. Los empleados con propinas que trabajan para pequeñas empresas deben cobrar 8,85 dólares por hora. Los empresarios no pueden aplicar las propinas al salario mínimo. Los empleados pueden elegir si quieren compartir el fondo de propinas con sus compañeros o recibir propinas individualmente.

Minnesota se ha unido a otros estados en la creación de grupos de trabajo para eliminar los salarios mínimos. Los estudiantes a tiempo completo, los menores y los trabajadores que estén en sus primeros 90 días de formación también estarán protegidos por esta medida. En la actualidad, todos los empleados que trabajan en pequeñas y grandes empresas perciben un salario mínimo de 8,85 y 10,85 dólares respectivamente, pero algunas zonas pueden establecer sus propios salarios. El Grupo de Trabajo sobre el Salario Mínimo tiene previsto abordar esta cuestión y debe dar a conocer un plan oficial antes del 1 de agosto de 2025.

En Minnesota, hay ciertas excepciones al salario mínimo que están cubiertas por las leyes estatales y federales. Las excepciones incluyen:

• Empleados ejecutivos, empleados administrativos, empleados profesionales y empleados altamente remunerados
• Fabricantes de coronas de flores
• Niñeras
• Taxistas
• Voluntarios sin fines de lucro
• Empleados del Departamento de Transporte de Estados Unidos
• Empleados de policía o bomberos

En Minnesota, por lo general, los empresarios están obligados a pagar a sus empleados al menos una vez en un periodo laboral de 31 días. Sin embargo, la frecuencia de pago puede variar según el sector y el tipo de trabajo. Los nuevos empleados suelen cobrar el primer día de pago regular por todos los salarios devengados en el primer periodo de un mes natural. Los trabajadores del sector escolar pueden acordar por escrito con sus empleadores diferentes modalidades de pago, mientras que los primeros intervinientes y los bomberos pueden acordar intervalos de pago más largos. Los trabajadores inmigrantes de Minnesota tienen derecho a una paga cada 15 días, y las empresas de servicios públicos deben pagar a sus empleados cada dos meses.

Para tener derecho al pago de horas extraordinarias, los empleados no exentos deben trabajar un mínimo de 48 horas durante una semana laboral de siete días. Esto se ajusta a la ley estatal, que estipula que cualquier hora extra trabajada se remunerará con 1,5 veces el salario por hora habitual del empleado. Sin embargo, en virtud de la legislación federal, algunos empresarios están obligados a pagar las horas extraordinarias por cualquier hora trabajada que supere las 40 horas semanales. Los tipos de empleados que reúnen los requisitos para este tipo de horas extraordinarias varían y pueden incluir a los que producen o manipulan mercancías para el comercio interestatal, trabajan en empresas que obtienen al menos 500.000 dólares de ingresos brutos anuales, trabajan en hospitales y centros de enfermería, enseñan en escuelas públicas y privadas u ocupan cargos superiores en organismos federales y estatales.

Según la legislación federal, en la mayoría de los estados de Estados Unidos determinados empleados y profesiones están exentos de percibir el pago de horas extraordinarias. Entre ellos figuran:

• Empleados altamente remunerados que ganan más de 107.432 dólares anuales
• Empleados ejecutivos y administrativos que ganan al menos 684 dólares semanales
• Empleados profesionales como artistas, investigadores, científicos e informáticos cualificados
• Vendedores externos
• Mecánicos
• Taxistas
• Empleados estacionales
• Trabajadores manuales de la remolacha azucarera
• Niñeras
• Técnicos agrícolas

Los empresarios de Minnesota deben cumplir la normativa estatal y conceder a sus trabajadores tiempo suficiente para ir al baño y comer. La duración de cada pausa la determina el empresario, pero las pausas inferiores a 20 minutos son pausas pagadas. Además, los empleados deben poder ir al baño cada cuatro horas de trabajo. Los empleados que trabajen ocho horas o más también deben disponer de una pausa para comer.

En Minnesota, aunque los empresarios están obligados a ofrecer pausas para comer, no existe un requisito estricto de que la pausa deba durar 20 minutos. La Ley de Normas Laborales Justas de Minnesota establece que los empleados deben disponer de tiempo suficiente para comer, pero los empresarios suelen atenerse al consenso de las pausas de 20 minutos. Además, hay ciertas profesiones exentas de las leyes sobre pausas y horas extraordinarias, ya que la naturaleza de su trabajo les permite hacer pausas en múltiples ocasiones a lo largo del día. Entre estas profesiones figuran los taxistas, las niñeras, los marinos, los empleados religiosos y determinados trabajadores agrícolas.

En los últimos años, los estados de Estados Unidos han ido actualizando sus leyes para apoyar a las madres lactantes. Según el Departamento de Salud de Minnesota, las madres lactantes tienen derecho a un tiempo razonable para extraerse leche. Los empresarios suelen determinar con sus empleadas la duración de estas pausas. Además, los empleadores deben proporcionar un espacio adecuado y privado para la lactancia materna que no sea un cuarto de baño o un cubículo. Esta zona debe estar situada cerca del lugar de trabajo de la empleada y tener acceso a una toma de corriente eléctrica. El incumplimiento de estas condiciones puede dar lugar a multas determinadas por un tribunal.

Minnesota establece dos tipos de permisos: obligatorios y no obligatorios.

Los tipos de permiso necesarios son los siguientes:

• Baja por motivos familiares y médicos: En Minnesota, tanto las leyes federales como las estatales cubren a los empleados en casos de determinadas emergencias familiares y médicas. En situaciones en las que se aplican ambas leyes, se tiene en cuenta la que ofrece más protección. La ley federal permite a los empleados tomarse hasta 12 semanas de permiso no retribuido para atender asuntos familiares y médicos concretos, como cuidar a un familiar enfermo, tratar problemas de salud graves o atender a un familiar que haya resultado herido en el servicio activo. Mientras tanto, según la ley de Minnesota, las empresas con al menos 21 empleados deben conceder 12 semanas de ausencia para cuidados prenatales, independientemente de que los padres sean biológicos o adoptivos. El periodo de 12 semanas para el establecimiento del vínculo afectivo y los cuidados generales debe disfrutarse en el plazo de un año desde la adopción o el nacimiento del niño. Para recibir las prestaciones de la FMLA, el empleado debe haber trabajado para la empresa durante al menos un año, haber trabajado 1.250 horas y haber trabajado en un lugar con al menos 50 trabajadores empleados en un radio de 75 millas.
• Licencia militar: Los empleados de Minnesota están bien protegidos en lo que respecta a la licencia militar. Si un empleado necesita cuidar a un familiar que ha sido herido mientras estaba en servicio activo, puede recibir hasta 14 semanas de ausencia por licencia militar para cuidadores. Sin embargo, si ese familiar vuelve a lesionarse mientras está en servicio, el empleado no puede disfrutar de un permiso adicional. Además, todas las empresas de Minnesota deben conceder permisos razonables a los empleados cuyos familiares estén en servicio activo, especialmente cuando se trate de dar la bienvenida o despedir a un familiar, cuidar de un familiar herido u organizar el funeral de un familiar fallecido.
• Permiso por donación de médula ósea y órganos: Si una empresa tiene una plantilla de 20 o más trabajadores que operan en un entorno físico o virtual, debe ofrecer un permiso de 40 horas a los empleados que deseen donar médula ósea u órganos. En caso de que surjan complicaciones, el permiso puede ampliarse más allá de las 40 horas, pero debe concederse al menos este mínimo de horas. Para que un empleado pueda optar a este permiso, debe aportar documentación médica de un facultativo que indique su idoneidad para la donación. Cabe señalar que si se determina que un empleado no es apto para la donación, no se le retirará el derecho a disfrutar del permiso.
• Permiso por actividades escolares y conferencias: Para tener derecho a este tipo de permiso, el empleado debe tener un hijo biológico o adoptado o ser tutor legal de uno. Además, debe trabajar al menos la mitad de un horario a tiempo completo para su empresa. Si se cumplen estos requisitos, el empleado puede tomarse hasta 16 horas de permiso no remunerado en el plazo de un año para asistir a conferencias o actividades escolares relacionadas con su hijo. Este permiso es renovable cada año y se aplica a cada hijo que tenga el empleado.
• Licencia por servicio de jurado: En Minnesota, es ilegal que los empleadores castiguen o despidan a los trabajadores que participan en el servicio de jurado. Los empresarios deben conceder permisos no retribuidos para prestar servicio como jurado, aunque los empleados pueden tener que mostrar su citación como prueba. La retribución de este permiso no es obligatoria, aunque algunos miembros de sindicatos pueden recibir una compensación si su contrato lo permite. En cualquier caso, todos los jurados de Minnesota reciben un pequeño reembolso por su servicio.
• Permiso para testigos: De acuerdo con la Política de Permisos para Testigos y Víctimas de Delitos, los empleados que hayan sido víctimas o testigos de un delito tienen derecho a tomarse tiempo libre para asistir a procedimientos judiciales, prestar testimonio o responder a preguntas de los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley. Los empleados deben notificar con 48 horas de antelación su intención de disfrutar de este permiso, aunque pueden hacerse excepciones en casos de emergencia. Los empresarios tienen prohibido adoptar medidas punitivas contra los empleados que se acojan a esta política, incluidas medidas disciplinarias, amenazas o despidos.
• Permiso para votar: En Minnesota, los empleados con derecho a voto tienen derecho a un permiso retribuido para ausentarse del trabajo el día de las elecciones. La duración del permiso se determina en función del tiempo que tarde el empleado en votar y volver al trabajo. Los empresarios no pueden penalizar a los empleados ni descontarles el sueldo por tomarse tiempo libre para votar.

Aunque la mayoría de las empresas no están obligadas a ofrecer permisos, optan por concederlos de todos modos para optimizar la productividad y mantener contentos a sus empleados. Los permisos no obligatorios son:

• Baja por enfermedad: Aunque las leyes federales y estatales no obligan a las empresas a ofrecer días de baja por enfermedad a sus trabajadores, las que optan por ofrecer esta prestación también deben proporcionar tiempo libre adicional por diversos motivos, como cuidar a familiares, buscar ayuda tras una agresión o acoso y ayudar a familiares que hayan sido víctimas de abusos. En Minnesota, la baja por enfermedad y la FMLA pueden solaparse, lo que obliga a las empresas a conceder permisos, sobre todo en los casos en que los empleados cuidan de niños. Para tener derecho a la baja por enfermedad, los trabajadores deben haber mantenido un puesto a media jornada en la empresa durante al menos un año. Las leyes locales de Minnesota, sobre todo en ciudades importantes como Minneapolis, St. Paul y Duluth, establecen requisitos adicionales en materia de baja por enfermedad. En Minneapolis, las empresas están obligadas a proporcionar baja por enfermedad si su personal trabaja al menos 80 horas al año en la ciudad, y más, las empresas con seis o más empleados deben pagar la baja. St. Paul tiene una normativa similar, pero sin restricciones en cuanto al número de empleados. En función de las horas trabajadas, los empresarios de Duluth deben conceder una hora de baja por enfermedad retribuida por cada 50 horas trabajadas en la ciudad.
• Permiso de vacaciones: En Minnesota, no es obligatorio por ley que los empresarios ofrezcan permiso de vacaciones a sus empleados. Sin embargo, si deciden ofrecerlo, deben establecer una política legal que se adhiera a los términos del contrato de trabajo. Los empresarios tienen flexibilidad para crear políticas que limiten la cantidad de vacaciones que un empleado puede acumular o denegar el pago de los días no utilizados a la finalización del contrato. Además, los empresarios pueden optar por no pagar las vacaciones si el empleado no ha avisado con dos semanas de antelación o si el contrato de trabajo no contiene normas claras al respecto.
• Permiso por días festivos: En Minnesota no existen leyes que obliguen a las empresas a ofrecer a sus empleados permisos remunerados o no remunerados cuando se trata de días festivos.
• Licencia por duelo: En Minnesota, el Estado no regula la licencia por duelo.

A continuación se indican los días festivos federales oficiales que se observan en Estados Unidos:

Las leyes sobre trabajo infantil en Minnesota se establecen para proteger a los menores de edad de cualquier daño potencial que pueda derivarse de las condiciones de trabajo. Para garantizar el cumplimiento de estas leyes, los empleadores de Minnesota están obligados a disponer de determinados certificados, como Certificados de Empleo y Certificados de Edad. Los Certificados de Empleo son necesarios para los menores de 16 años y verifican que el menor es apto para trabajar fuera del horario escolar. Los Certificados de Edad no son obligatorios, pero pueden ser útiles para llevar un control de la edad de los empleados.

En Minnesota, los menores de edad, al igual que los empleados en general, tienen garantizado un tiempo justo para las pausas para comer y para ir al baño. Los empleadores son responsables de fijar la duración de estas pausas, pero están obligados a pagar las pausas para comer que duren 20 minutos o menos. Aunque se acepta comúnmente que la mayoría de los menores tienen una pausa de 30 minutos para comer, la duración exacta depende en última instancia del empresario.

La ley federal prohíbe a los menores trabajar en entornos peligrosos, independientemente de su edad. Sin embargo, los menores de 16 y 17 años pueden trabajar en entornos no peligrosos con la supervisión y los permisos adecuados. Algunos trabajos están prohibidos, como:

• Trabajos con explosivos
• Equipos de corte
• Vehículos de motor
• Materiales radiactivos
• Maquinaria peligrosa
• Carbón y troncos
• Construcción
• Almacenamiento
• Almacenamiento
• Trabajo en establecimientos que sirven o almacenan alcohol

No obstante, hay algunas excepciones a la normativa, como los graduados de secundaria de 17 años, los empleados menores de edad de una empresa propiedad de los padres y quienes trabajen en un entorno seguro y libre de equipos peligrosos.

Los empresarios de Minnesota deben ser conscientes de las multas a las que pueden enfrentarse si infringen las leyes laborales. Según la Ley de Trabajo Infantil de Minnesota, las sanciones pueden oscilar entre 250 y 5.000 dólares y pueden imponerse por diversas infracciones. Por ejemplo, emplear a menores sin acreditar su edad puede dar lugar a una multa de 250 dólares, mientras que emplear a menores de 14 años o menores de 16 durante el horario escolar, antes de las siete de la mañana o después de las nueve de la noche, o durante más de ocho horas al día puede dar lugar a una multa de 500 dólares. Los empresarios que infrinjan las leyes relacionadas con la contratación de menores en entornos peligrosos o inseguros se enfrentan a una multa de 1.000 dólares, al igual que los que contraten a estudiantes de secundaria menores de 18 años para trabajar durante horas prohibidas. La mayor multa, de 5.000 dólares, se aplica a los incidentes en los que menores de 18 años sufren lesiones trabajando en entornos peligrosos.