Legislación laboral del Distrito de Columbia (DC)

En Estados Unidos hay leyes federales que regulan el tiempo que pasan los empleados en el lugar de trabajo, protegiendo sus derechos y garantizando una remuneración justa por sus esfuerzos. Estas leyes actúan como directrices para los empresarios, manteniéndolos bajo control y minimizando cualquier forma de abuso o explotación.

La Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA), que data de 1938, es una ley federal fundamental para la gestión del tiempo, que establece las tarifas salariales por hora y el pago de horas extraordinarias, y exige a los empresarios que lleven un registro preciso de las horas de trabajo de sus empleados. Las horas extraordinarias están fijadas en 1,5 veces el salario por hora normal para los trabajadores que superan las 40 horas semanales. Sin embargo, determinadas categorías laborales, como ejecutivos, profesionales y empleados administrativos, están exentas del pago de horas extraordinarias en función de la descripción de su puesto y su salario.

La Ley de Ausencia Médica y Familiar (FMLA) es otra ley federal esencial que regula la gestión del tiempo en el lugar de trabajo, y da derecho a los empleados que reúnan los requisitos necesarios a un permiso no retribuido de hasta 12 semanas por motivos familiares y médicos específicos, como el nacimiento o la adopción de un hijo o el cuidado de un familiar con un problema grave de salud. Esta ley también obliga a las empresas a mantener las prestaciones sanitarias de los empleados durante su permiso y a reincorporarlos a sus puestos anteriores o equivalentes a su vuelta al trabajo.

Los empresarios que infringen las leyes federales de gestión del tiempo se enfrentan a graves repercusiones legales, incluidas multas, salarios atrasados e indemnizaciones por daños y perjuicios. Si los trabajadores consideran que su empresa ha infringido las leyes federales de gestión del tiempo, pueden presentar denuncias ante la División de Horas y Salarios del Departamento de Trabajo para que se investiguen y se tomen acciones legales.

En general, las leyes federales de gestión del tiempo son fundamentales para garantizar que los trabajadores reciban una compensación justa por su tiempo y esfuerzo en el lugar de trabajo, protegiéndoles de los abusos y la explotación por parte de los empresarios. La Ley de Normas Justas de Trabajo y la Ley de Ausencia Médica y Familiar son leyes federales vitales que rigen la gestión del tiempo y la compensación de los trabajadores, garantizando prácticas laborales justas en diversos sectores, incluidas las organizaciones sin fines de lucro, públicas y privadas.

Como seres humanos, sabemos que tratar injustamente a los demás en función de factores como la raza, el sexo o la religión está mal. Además de las razones morales, también hay razones jurídicas: la Ley de Derechos Humanos de DC prohíbe específicamente la discriminación en ámbitos como la vivienda, la educación y los alojamientos públicos. Estas protecciones también se extienden al lugar de trabajo, lo que significa que los empresarios no pueden utilizar la edad, la discapacidad u otras características personales de alguien como base para contratar o tratar a los empleados. Lista completa de características que no puede utilizar al contratar:

• Raza
• Color
• Religión
• Sexo
• Nacionalidad
• Edad
• Estado civil
• Apariencia personal
• Orientación sexual
• Identidad/expresión de género
• Responsabilidades familiares
• Afiliación política
• Discapacidad física/mental
• Matrícula
• Información genética
• Condición de víctima de cualquier tipo de violencia doméstica, delito sexual o acoso
• Información crediticia

Al igual que muchos otros estados de Estados Unidos, el Distrito de Columbia también se rige por la doctrina y la política del «empleo a voluntad». Esto significa que los empleados pueden dejar su trabajo por cualquier motivo sin implicaciones legales, mientras que los empresarios pueden despedir a los empleados en cualquier momento y por cualquier motivo. En el Distrito de Columbia, los empresarios deben entregar a los empleados despedidos una última nómina que incluya el salario y las prestaciones. La última nómina debe entregarse a más tardar el día laborable siguiente a la fecha de despido, a menos que el empleado manejara dinero o contabilidad, en cuyo caso, los empresarios disponen de cuatro días laborables para entregar la última nómina.

Ahora, discutiremos algunas leyes laborales fundamentales en el Distrito de Columbia que pueden no estar relacionadas con las categorías que hemos explorado anteriormente. Algunas de estas normativas incluyen:

• Leyes OSHA: Como empresario, es tu responsabilidad proporcionar a tus empleados un entorno de trabajo seguro y saludable. Esto está regulado por la Ley Federal de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), que requiere inspecciones continuas del lugar de trabajo para identificar cualquier falla o irregularidad que pueda causar daño a su personal. Además de seguir la normativa de la OSHA, los empresarios de DC también deben cumplir requisitos específicos determinados por la Junta de Seguridad y Salud Ocupacional del Distrito de Columbia. Esto incluye proporcionar formación y educación adecuadas a los empleados, crear condiciones de trabajo libres de peligros y realizar investigaciones y demostraciones de seguridad con regularidad. Pueden producirse inspecciones tanto programadas como no programadas, siendo estas últimas impulsadas por problemas como las quejas de los empleados. Al dar prioridad a la seguridad en el lugar de trabajo, puedes minimizar el riesgo de lesiones, enfermedades o incluso muertes entre tus empleados.
• Leyes de protección de los denunciantes: Este conjunto de leyes está diseñado para proteger a los empleados de cualquier consecuencia negativa que puedan sufrir por ejercer sus derechos legales. Los «denunciantes», empleados con conocimiento de prácticas ilegales o inseguras en el lugar de trabajo, deben poder informar de estos problemas sin perder su empleo. Esta protección se extiende a los empleados que ejercen sus derechos en virtud de la Primera Enmienda, denuncian una infracción de la ley, se oponen a la discriminación en el trabajo, ejercen sus derechos en virtud de la OSHA o participan en investigaciones sobre discriminación.
• Leyes de comprobación de antecedentes: La mayoría de las empresas tienen la opción de comprobar los antecedentes de los posibles empleados, pero no es obligatorio. Estas comprobaciones están reguladas por la Ley Federal de Informes de Crédito Justos, que rige la recopilación, exactitud y difusión de información por parte de la Oficina de Protección Financiera del Consumidor. Sin embargo, hay puestos específicos en DC que sí requieren la comprobación de antecedentes, incluidos los bomberos, los empleados de las escuelas públicas, los que trabajan con menores de edad, los empleados de la salud y de atención domiciliaria, los banqueros y corredores hipotecarios, y los empleados del Departamento de Correccionales. Los empleadores en DC tienen la opción de llevar a cabo controles de crédito y de investigación sobre los posibles empleados, siempre y cuando se ajusten a las normas establecidas por la Ley de Informes de Crédito Justos. Aunque no es obligatorio, se recomienda que los empleadores sigan los procedimientos adecuados para evitar cualquier problema legal.
• Leyes de verificación de arrestos y condenas: Durante el proceso de entrevista, los empleadores de DC no pueden preguntar sobre arrestos, acusaciones penales o condenas criminales. Después de hacer una oferta de trabajo, los empleadores sólo pueden investigar las condenas criminales. Sin embargo, si un empleador tiene una razón válida para creer que el candidato de trabajo puede dañar su reputación o negocio, puede retirar la oferta de trabajo.
• Leyes contra los acuerdos de no competencia: La ley contra los acuerdos de no competencia ya debería haber entrado en vigor, pero se pospuso debido a la pandemia. Esta ley prohíbe a los empresarios incluir un acuerdo de no competencia en el contrato de un empleado. También garantiza que las políticas del lugar de trabajo no puedan impedir a los empleados tener otro empleo, prestar servicios a otro empleador o crear su propia empresa. Esta ley empezó a aplicarse el 1 de abril de 2022.
• Leyes sobre la libertad de expresión: Es importante tener en cuenta que existen ciertas normas sobre la libertad de expresión en el lugar de trabajo en el Distrito de Columbia en relación con los salarios de los empleados. Los empleadores no deben impedir que ningún trabajador hable o divulgue su propio salario o el de otra persona, ni discriminar, interferir o despedir a un trabajador por hacerlo. Además, no se debe restringir a los empleados el ejercicio de su derecho a la transparencia salarial. Las empresas situadas en el distrito también están obligadas a impartir formación sobre prevención del acoso sexual a todos los empleados en los primeros 90 días de empleo. Esto se aplica a todas las empresas, sin excepciones.
• Leyes COBRA: COBRA es una ley federal que está diseñada para ayudar a los empleados a conservar su seguro de asistencia sanitaria y sus prestaciones incluso después de dejar su trabajo. Esta ley se aplica a las empresas con al menos 20 trabajadores, y en el Distrito de Columbia existe una mini-COBRA que garantiza tres meses de continuidad de la cobertura. La única excepción a esta norma es que el empleado haya sido despedido por negligencia grave o mala conducta.
• Leyes de reembolso: Estas leyes regulan los gastos en que incurren los empleados al viajar y comprar uniformes, herramientas y equipos necesarios para su trabajo. Según esta ley, los empresarios están obligados a proporcionar estos recursos o a reembolsarlos íntegramente a los empleados. Además, este reembolso debe incluirse en la primera nómina tras la compra, además del salario normal del empleado.
• Leyes de mantenimiento de registros: Como empleador en DC, es obligatorio mantener registros de todos los empleados durante un mínimo de tres años. Sin embargo, surge la pregunta de qué tipo de información debemos mantener en estos registros. La siguiente es una lista completa de los tipos y categorías de información a incluir en estos registros:
  • Nombre del empleado
  • Número de la seguridad social
  • Profesión del empleado
  • Fecha de nacimiento
  • Dirección, incluido el código postal
  • Salario regular por hora
  • Base sobre la que se paga el salario
  • Registro diario de inicio y fin del trabajo, si se trata de un turno partido
  • Salario neto total diario o semanal y deducciones
  • Salario bruto total diario o semanal
  • Fecha de cada pago

El Distrito de Columbia exige que se pague a los empleados un salario mínimo de 17,00 dólares por hora trabajada, pero hay algunas excepciones, como para las ocupaciones que reciben propinas y los menores de edad. Los empleados que reciben propinas, como los camareros, tienen un salario mínimo de 8 dólares en DC. Sin embargo, este salario sólo se aplica si las propinas que reciben más el salario base equivalen al menos al salario mínimo habitual de 17 dólares. Si no es así, la empresa debe compensar la diferencia.

Algunos estatutos laborales o personales no tienen que seguir la ley del salario mínimo en DC. Un ejemplo son los empleados que reciben propinas, de los que acabamos de hablar. Otro ejemplo es que los trabajadores menores de 20 años pueden recibir un salario submínimo. También hay otros casos en los que no se aplican los requisitos del salario mínimo. Si tienes curiosidad por saber quién más está exento, nosotros te lo explicamos:

• Estudiantes-empleados (que pueden cobrar un salario mínimo federal de 7,25 dólares por hora)
• Empleados del gobierno de Estados Unidos
• Oficiales de seguridad (que trabajan en un edificio de oficinas)
• Trabajadores discapacitados (siempre que hayan presentado un certificado DOL, expedido por el Departamento de Trabajo de Estados Unidos)
• Empleados de lavanderías y tintorerías
• Empleados de oficina (ejecutivos, administrativos y profesionales de buena fe)
• Vendedores externos
• Miembros laicos de organizaciones religiosas
• Repartidores de periódicos
• Empleados acogidos a la Ley de Asociación para la Formación en el Empleo
• Empleados en el marco de la Ley de Personas Mayores
• Voluntarios
• Niñeras

El Distrito de Columbia tiene una norma legal que regula el salario mínimo de los empleados menores de 18 años, también conocido como salario submínimo. Con ello se pretende evitar la explotación del trabajo infantil. El salario submínimo de 4,25 dólares se aplica a los menores y a los trabajadores jóvenes menores de 20 años. Sin embargo, esta tasa sólo se aplica durante los primeros 90 días de empleo, que suelen ser un periodo de formación. Después, todos los empleadores deben pagar el salario mínimo regular de 17,00 dólares.

En Washington DC, los empresarios están obligados por ley a proporcionar a sus trabajadores una remuneración periódica con carácter quincenal. Esto significa que cada dos semanas es un periodo de nómina. Además, si un empleado trabaja en turno partido, el empresario debe compensarle por una hora extra cada día de ese turno.

De acuerdo con la Ley de Normas Justas de Trabajo, una semana laboral consta de siete días consecutivos y, dentro de este periodo, los empleados que trabajan hasta 40 horas reciben una compensación de al menos el salario mínimo por hora, tal y como se define en la normativa del Distrito de Columbia. Todo trabajo que supere las 40 horas cuenta como horas extraordinarias y debe pagarse a una tarifa superior de 1,5 veces la tarifa habitual para los empleados no exentos. Esto se traduce actualmente en un mínimo de 25,50 dólares por hora para estos trabajadores. Sin embargo, determinadas ocupaciones y condiciones pueden anular este requisito, razón por la que mencionamos específicamente a los empleados no exentos.

Si los empleados de oficina ganan un mínimo de 684 dólares a la semana (profesionales, administrativos, ejecutivos y vendedores externos), no están obligados a cobrar 1,5 por trabajar más de 40 horas.

Además de las exenciones previstas por el gobierno federal, hay determinadas ocupaciones en el Estado que están sujetas a restricciones en materia de horas extraordinarias. A continuación incluimos una lista exhaustiva de dichas ocupaciones:

• Empleados del gobierno de Estados Unidos
• Empleados de líneas aéreas
• Empleados comisionados
• Empleados del ferrocarril
• Empleados de concesionarios de automóviles
• Empleados de reparto de periódicos
• Niñeras
• Voluntarios
• Acompañantes de ancianos o enfermos
• Miembros laicos de organizaciones religiosas
• Empleados domésticos
• Marineros

En el Distrito de Columbia, los empresarios no tienen obligación legal de ofrecer pausas para descansar o comer a sus trabajadores. Esto se debe a la ausencia de una ley específica que regule las pausas, por lo que la normativa federal llena ese vacío. No obstante, muchos empresarios optan voluntariamente por ofrecer dichas pausas. Si una empresa concede pausas, debe asegurarse de que los breves periodos de descanso de hasta 20 minutos sean remunerados. Sin embargo, los empleados no reciben compensación durante las pausas para comer o almorzar que duren al menos 30 minutos. Existe una excepción importante para las madres lactantes, que tienen derecho a pausas de lactancia.

Si eres una madre trabajadora que ha dado a luz recientemente y sigue amamantando, es importante que sepas que tu empleador está obligado a proporcionarte las adaptaciones adecuadas tanto en Washington D.C. como a nivel federal. Esto puede incluir pausas pagadas o no pagadas, dependiendo de las políticas de tu empresa, y las condiciones adecuadas exigidas por la ley incluyen una habitación o espacio privado con puerta (no un retrete) que esté convenientemente situado cerca de tu lugar de trabajo.

El Distrito de Columbia ofrece dos tipos de permisos: obligatorios y no obligatorios.

A continuación encontrarás los tipos de permisos obligatorios que las empresas del Distrito de Columbia deben proporcionar a sus empleados:

• Baja por enfermedad: Todas las empresas del Distrito de Columbia deben proporcionar una baja por enfermedad remunerada. La cuantía de la baja depende del tamaño de la empresa. Para un máximo de 24 empleados, las empresas deben ofrecer una hora de baja por enfermedad retribuida por cada 87 horas trabajadas. Para 25-99 empleados, es una hora por cada 43 horas trabajadas. Para empresas con más de 100 empleados, es una hora por cada 37 horas trabajadas.
• Permiso por días festivos: El 16 de abril es un día festivo oficial conocido como Día de la Emancipación en el Distrito de Columbia. Los empresarios están obligados a conceder a sus empleados un permiso no retribuido para ausentarse ese día o el día laborable más próximo, siempre que la solicitud se haga con al menos 10 días de antelación. Sin embargo, hay excepciones si el permiso puede alterar el funcionamiento de la empresa.
• Permiso para prestar servicio como jurado: Si un empleado es convocado para prestar servicio como jurado, los empresarios del Distrito de Columbia deben permitirle ausentarse del trabajo y no pueden sancionarle o disciplinarle por aceptar dicho servicio.
• Permiso militar: Aunque el Distrito de Columbia no tiene una normativa específica para el permiso militar, la Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados (USERRA), una ley federal, se aplica a todos los empleados de Estados Unidos, incluidos los del Distrito de Columbia. USERRA prohíbe el despido u otras consecuencias negativas basadas en el cumplimiento del Servicio Militar, incluido el servicio inactivo y la formación, tanto en el sector público como en el privado. Esto significa que los empleados que sirven en el Ejército, la Armada, la Guardia Costera, la Fuerza Aérea, las Reservas, y más pueden proteger su trabajo mientras cumplen con su deber de servir.
• Permiso escolar: Si eres un empleado que es padre, tutor, abuelo, tía o tío y resides en el Distrito de Columbia, tienes derecho a un tipo específico de permiso. Este tipo de permiso tiene por objeto permitirte asistir a cualquier actividad escolar de las personas a tu cargo, y tiene un límite de 24 horas en el plazo de un año. Para que te concedan este permiso, tendrás que solicitarlo con al menos 10 días de antelación. En cuanto a la retribución, corresponde a tu empresa determinar si el tiempo de permiso escolar será compensado o no.
• Ley de enmienda de emergencia del permiso retribuido universal: Esta nueva enmienda establece directrices para el periodo prenatal y cómo debe gestionarse. Las empleadas que reúnan los requisitos en el Distrito de Columbia tendrán ahora el privilegio de solicitar dos semanas de permiso retribuido por cualquiera de los siguientes motivos: reposo en cama obligatorio, tratamiento relacionado con el embarazo, atención médica tras un aborto espontáneo, citas, exámenes y tratamientos, y fisioterapia prenatal. Además, se ha realizado un nuevo ajuste, y todas las solicitudes autorizadas a partir del 26 de septiembre de 2021 darán lugar a un total de seis semanas de permiso prenatal protegido por el puesto de trabajo.

Los tipos de permisos no obligatorios son:

• Permiso por duelo: Las empresas no están obligadas a conceder permisos por duelo a sus trabajadores.
• Permiso de vacaciones: En lo que respecta a las vacaciones, los empresarios no están obligados a concederlas. Sin embargo, si lo hacen, puede haber algunas ventajas añadidas. Es importante que ambas partes entiendan claramente las condiciones, que deben recogerse en un acuerdo por escrito.
• Permiso por tiempo de voto: Cuando se trata de ausentarse del trabajo para votar, los empresarios no están obligados a concederlo. Sin embargo, si deciden ofrecer este permiso, pueden determinar si será remunerado o no, así como la duración del mismo.

A continuación se indican los días festivos federales oficiales que se observan en Estados Unidos:

Los jóvenes menores de 18 años se denominan menores de edad, y tanto las leyes federales como las locales sobre trabajo infantil pretenden protegerlos de la explotación. Estas leyes también dan prioridad a la educación, limitando sus horas de trabajo y garantizando que sus empleos mejoren sus experiencias académicas y vitales. Existen restricciones específicas para los distintos grupos de edad, como el número de horas de trabajo, el trabajo nocturno y determinados sectores. Sin embargo, una norma universal para todos los menores es que no se les permite trabajar en puestos peligrosos.

En Washington D.C., las leyes sobre trabajo infantil clasifican a los empleados en función de su edad y tienen normas específicas para cada grupo. Cabe señalar que los empresarios no están obligados a verificar la edad de los menores que contratan. Las siguientes directrices se aplican al empleo de menores: no pueden trabajar más de ocho horas al día ni más de 48 horas a la semana. Además, hay restricciones para el trabajo nocturno. Los menores de 16 años no pueden trabajar entre las siete de la tarde y las siete de la mañana, mientras que los que tienen entre 16 y 17 años no pueden trabajar de diez de la noche a seis de la mañana.

Algunas industrias imponen restricciones al trabajo infantil. Por ejemplo, los menores de 16 años no pueden trabajar con maquinaria motorizada. Si quieres más información sobre las profesiones prohibidas a los menores de distintos grupos de edad, puedes visitar la página oficial dedicada al empleo de menores en DC del sitio web del gobierno.