Derechos y saldos de tiempo libre
Gestiona los derechos y saldos de vacaciones para una gestión fluida de permisos
Una vez que las políticas de tiempo libre se han creado utilizando el software de seguimiento de tiempo libre de Jibble, podrás ver la cantidad total autorizada y los saldos de tiempo libre de cada miembro del equipo. Si aún no lo has hecho, echa un vistazo a la cómo crear políticas de tiempo libre.
Los saldos de tiempo libre sólo están disponibles en los planes Premium y Ultimate.
Este artículo abarca:
Resumen de saldos de vacaciones
Puedes encontrar los saldos de permisos de tu equipo yendo a la página de Tiempo libre y haciendo clic en la pestaña Saldo de días libres. Como propietario o administrador, verás una lista de todos los miembros del equipo con sus respectivas cantidades Autorizadas, Tomadas y Saldos para cada tipo de política de tiempo libre. Los administradores podrán ver una lista de los miembros del equipo que gestionan, mientras que los miembros sólo podrán ver sus propios saldos de vacaciones.
En la vista general de los saldos de tiempo libre, verás unas cuantas columnas:
- Política de tiempo libre: Nombre de la política de tiempo libre asignada
- Acumulación: Número total de días/horas acumulados del ciclo anterior en función de las reglas de saldo establecidas. La información de caducidad es visible una vez que los días de vacaciones acumulados han caducado, y se muestra un icono cuando los días de vacaciones acumulados caducan en el plazo de un mes.
- Autorizado: Número total de días/horas autorizadas de acuerdo con las políticas de acumulación.
- Modificaciones: Total acumulado de ajustes manuales aplicados a la política de vacaciones durante el ciclo de vacaciones actual, incluyendo adiciones o deducciones de saldos de vacaciones. Por ejemplo, si se han hecho dos ajustes, +4 y -2, el total mostrado reflejará +2
- Tomado: Número total de días/horas de vacaciones utilizadas
- Saldo: Total acumulado de días/horas disponibles aún por utilizar. Los saldos se calculan a partir de los días de vacaciones acumulados, los derechos, los ajustes y los días/horas utilizados.
Tanto las políticas de tiempo libre remunerado como las de tiempo libre no remunerado aparecerán en el resumen del saldo de vacaciones. Las políticas de tiempo libre no retribuido no incluyen un importe de derechos y saldo, sólo se mostrará el número total de días u horas de tiempo libre no retribuido disfrutados.
Si necesitas realizar ajustes en los saldos de días libres de tus miembros, consulta nuestra guía sobre cómo ajustar los saldos de días libres de los empleados.
Saldos negativos de vacaciones
Los saldos negativos de vacaciones permiten solicitar vacaciones por adelantado. Cuando un usuario solicita tiempo libre que excede el total de días/horas a los que tiene derecho, los saldos de vacaciones se mostrarán en negativo.
Para el tiempo libre acumulado que no se ha ganado, es decir, bajo un período de espera, los saldos de vacaciones se añadirán una vez que se alcance la fecha límite establecida.
Ejemplo:
A Ana se le asigna una política de tiempo libre (Política A) de 12 días a ganar en función de su fecha de incorporación, con un período de espera de 3 meses. Ana se incorpora a la empresa el 1 de enero. En ese momento, su saldo de tiempo libre es 0, ya que no ha alcanzado el umbral del período de espera. El 1 de febrero, Ana solicita un permiso de 3 días. Durante la solicitud, se da cuenta de que su saldo de tiempo libre es de -3 días. El 1 de abril (3 meses después de la fecha de incorporación), su saldo de tiempo libre será de 9 días (-3 días + 12 días).
Entender el cálculo de tiempo libre
Duración del tiempo libre
La duración del tiempo libre añadido puede verse afectada por la configuración de tu política de tiempo libre, concretamente a través de opciones como «Excluir días festivos» y «Excluir días no laborables».
- Excluir los días festivos
Si activas la opción «Excluir días festivos», podrás excluir los días festivos designados en función de los calendarios de vacaciones asignados al calcular la duración de las vacaciones.
Ejemplo:
Pensemos en un empleado que solicita un permiso de tres días, de lunes a miércoles, y resulta que el miércoles es festivo. Con la opción «Excluir días festivos» activada, el sistema sólo deducirá un total de 2 días (lunes y martes) del saldo de tiempo libre del empleado. El miércoles, al ser festivo, no se tendrá en cuenta a la hora de calcular la duración de las vacaciones.
- Excluir días no laborables
Si activas la opción «Excluir días no laborables» podrás excluir los días no laborables designados en función de tu horario de trabajo asignado a la hora de calcular la duración de las vacaciones.
Ejemplo:
Supongamos que un empleado solicita un permiso de 7 días a partir del viernes. Con la opción «Excluir días no laborables» activada y los fines de semana marcados como días no laborables o días de descanso en el horario de trabajo, el sistema deducirá sólo 5 días del saldo de tiempo libre del empleado. Esta deducción tiene en cuenta los días laborables, que incluyen el viernes y los días siguientes de lunes a jueves. El fin de semana, compuesto por el sábado y el domingo, no se tendrá en cuenta en el cálculo de la duración de las vacaciones.
Horas de nómina
Cuando se añade tiempo libre con compensaciones pagadas, las horas de nómina se añadirán a las hojas de horas e informes. Los cálculos de las horas de nómina se basan en el horario de trabajo asignado a un miembro del equipo:
- Horario diario fijo:
El tiempo libre añadido que se incluya en el horario de trabajo especificado (p. ej., de 9 a 17 = 8 horas) se calculará a efectos de horas de nómina. Cualquier tiempo libre que se añada fuera del horario de trabajo especificado (ej. Vacaciones de 17h a 23h) no se calculará para las horas de nómina.
- Horario diario flexible:
El tiempo libre incluido en las horas de trabajo especificadas (por ejemplo, 8 horas diarias) se sumará a las horas de nómina hasta que se alcance el máximo de horas diarias asignadas.
- Horario semanal flexible:
El tiempo libre añadido se calcula en función del número de horas de trabajo diarias especificadas para la semana (por ejemplo, 40 horas semanales de lunes a viernes = 8 horas diarias). Si no se han especificado los días laborables, se asume un total de 7 días a la semana donde el cálculo sigue el total de horas semanales / 7 días. Las horas libres se sumarán a las horas de nómina hasta alcanzar el máximo de horas diarias asignadas.
Nota: Los descansos no retribuidos y las deducciones automáticas no se computan en las horas libres de la nómina.
Derechos y saldos
El cálculo de los derechos y saldos de tiempo libre depende en gran medida del tipo de devengo de tu política de tiempo libre.
Durante la creación de una política de tiempo libre retribuido, hay dos opciones en el campo Calendario de devengo:
Ninguno
Cuando el calendario de devengo se establece en Ninguno, el tiempo libre se gana inmediatamente como una suma global anual sin prorrateo. El tiempo libre se calculará anualmente desde el 1 de enero del año en curso hasta el 31 de diciembre del año en curso y se actualizará el 1 de enero del año siguiente.
Anual
Cuando el Calendario de devengo se establece en Anual, el tiempo libre se devenga anualmente como una suma global en la fecha establecida y se prorrateará. Existen dos opciones para determinar cuándo comienza la acumulación anual de un empleado:
- Personalizado
Cuando se selecciona Personalizado, el tiempo libre se concede anualmente en función de la fecha personalizada y se actualiza en la fecha personalizada establecida del año siguiente.
Ejemplo:
Supongamos que una empresa opta por la fecha habitual del 1 de marzo como inicio del periodo de devengo anual para todos los empleados. Si un empleado tiene derecho a 20 días de Vacaciones anuales, recibirá los 20 días completos el 1 de marzo. Cuando llega el 1 de marzo del año siguiente, el derecho se actualiza a una nueva asignación de 20 días.
El número total de días de vacaciones disfrutados sólo reflejará las fechas disfrutadas dentro del ciclo de vacaciones en curso.
Ejemplo:
Consideremos un empleado cuyo ciclo de vacaciones comienza el 1 de julio. Esto significa que el ciclo de vacaciones abarca desde el 1 de julio del año en curso hasta el 30 de junio del año siguiente y sus derechos de vacaciones se reajustarán anualmente el 1 de julio. Ahora, supongamos que hoy es 1 de Septiembre y este empleado ha tomado un total de 5 días de vacaciones desde el 15 de Marzo de 2023 hasta el 20 de Marzo de 2023. Estos 5 días fueron utilizados fuera del ciclo de vacaciones actual, que comenzó el 1 de julio de 2023.
Cuando examines la columna «Tomado» dentro de este contexto, indicará 0 días ya que estas fechas específicas caen fuera del ciclo actual. El ciclo de vacaciones comienza efectivamente el 1 de julio de 2023 y, hasta ese momento, las vacaciones tomadas no se tienen en cuenta en los cálculos del ciclo actual.
- Fecha de incorporación
Cuando se selecciona Fecha de incorporación, el tiempo libre se concede anualmente en función de la fecha de incorporación del empleado, que se encuentra en su perfil personal. Estos derechos se actualizarán en la fecha de incorporación del empleado del año siguiente.
Ejemplo:
El empleado A se incorporó a su organización Jibble el 15 de marzo. Tiene derecho a 20 días de vacaciones anuales, y recibirá los 20 días completos el 15 de marzo. Cuando llega el 15 de marzo del año siguiente, el derecho se actualiza a una nueva asignación de 20 días.
El número total de días de vacaciones disfrutados sólo reflejará las fechas disfrutadas dentro del ciclo de vacaciones actual.
Ejemplo:
Consideremos al empleado B, que entró a formar parte de tu organización Jibble el 25 de julio. Tiene derecho a 20 días de vacaciones anuales, y el ciclo de vacaciones comienza en la fecha de su incorporación, el 25 de julio del año en curso, y continúa hasta el 24 de julio del año siguiente. En 2023, ha disfrutado de un total de 12 días de vacaciones. Uno de ellos va del 28 de mayo de 2023 al 31 de mayo de 2023 (4 días), y el otro va del 1 de septiembre de 2023 al 8 de septiembre de 2023 (8 días).
Si avanzamos hasta el 19 de septiembre de 2023, en la columna «Tomado» aparecerán 8 días. Esto se debe a que los 4 días tomados en mayo caen fuera del ciclo actual, que comienza el 25 de julio de 2023.