Xero es un software de contabilidad basado en la nube líder en el mercado. Está diseñado para ayudar a las empresas a gestionar sus finanzas de forma más eficiente.
Con una interfaz fácil de usar y sus avanzadas funcionalidades, Xero simplifica la gestión de la contabilidad, la facturación y el seguimiento de los gastos. Además, proporciona información detallada sobre la salud financiera de tu negocio.
En este artículo, profundizaremos en una serie de estrategias eficaces para aprovechar al máximo todo el potencial de Xero y exprimir la herramienta.
Esperamos que te sea de mucha utilidad y que pongas en práctica estos consejos sobre Xero cuanto antes.
1. Elige el plan adecuado
Elegir el plan Xero adecuado es fundamental para optimizar la experiencia en esta plataforma.
Xero ofrece varios planes de suscripción adaptados a las diferentes necesidades de las empresas, desde pymes hasta empresas de mayor tamaño. Cada plan tiene características y precios específicos, por lo que es importante que evalúes cuáles son las necesidades de tu negocio antes de tomar una decisión.
Al considerar cada plan, ten en cuenta factores como el número de usuarios que accederán a la cuenta, el volumen de transacciones, la necesidad de nóminas o de soporte multidivisa, y el tamaño de tu empresa.
Valora las funciones que ofrece cada plan y elige el que mejor se adapte no sólo a tus necesidades actuales, sino a tus previsiones de crecimiento.
Xero ofrece varios planes de precios que se ajustan a varios modelos de empresas.
- Starter: Por 25 dólares al mes, el plan Starter incluye funciones como la conciliación de transacciones bancarias, el envío de presupuestos o facturas y la captura de recibos con Hubdoc.
- Estándar: Por 40 dólares al mes, el plan Estándar incluye todas las funciones del plan Starter, incluidas funciones adicionales como la conciliación de transacciones en bloque.
- Premium: Por 54 dólares al mes, el plan Premium incluye todas las funciones del plan Estándar incluyendo funciones adicionales como poder utilizar múltiples divisas.
Por cierto, si necesitas más información sobre las funcionalidades de Xero y sus planes de precio, aquí tienes una reseña detallada de Xero que puede serte muy útil.
2. Crea roles de usuario personalizables
La posibilidad de crear roles de usuario personalizados es una de las grandes ventajas de esta herramienta, así que aquí va el segundo de nuestros consejos sobre Xero.
Xero le permite conceder acceso y permisos específicos a diferentes usuarios dentro de tu organización, lo que te permite controlar lo que cada usuario puede ver y hacer en el sistema de contabilidad, mejorando la seguridad y agilizando los flujos de trabajo.
Además, gracias a la creación de roles de usuario personalizados, puedes asegurarte de que la información financiera sensible sólo es accesible para el personal autorizado.
Por ejemplo, puede que quieras restringir el acceso a los informes financieros o a los datos de nóminas a personas concretas, como contables o responsables de RR.HH., mientras que el resto del equipo puede acceder al seguimiento de gastos.
El proceso de configuración de roles de usuario personalizados es sencillo. En Xero, puedes definir permisos basados en roles, concediendo o restringiendo el acceso a varios módulos y funciones.
Puedes especificar si un usuario puede ver, editar o crear transacciones, gestionar contactos, acceder a información de cuentas bancarias o realizar tareas administrativas.
3. Utilizar tus herramientas de integración
La integración de Xero con otros programas y herramientas puede complementar y potenciar todavía más el potencial de la herramienta.
Xero dispone de una enorme capacidad de integración con una amplia gama de aplicaciones, que te permitirá crear flujos de trabajo automáticos para conseguir que la gestión de tu negocio sea más eficiente.
Gracias a estas integraciones, puedes agilizar procesos, ahorrar tiempo, reducir los errores administrativos y obtener información valiosa para tomar decisiones mejor informadas.
Por ejemplo, puedes integrar un software de control horario con Xero para automatizar el registro de horas de tus empleados y la gestión de nóminas.
Esta integración garantiza que tus nóminas sean precisas y eliminan la introducción manual de datos. También facilita la facturación de proyectos o clientes en función de las horas registradas.
Xero es una potente plataforma de gestión contable y financiera, pero su verdadero potencial se libera cuando se integra con otras aplicaciones para crear un ecosistema unificado.
Por cierto, aquí tienes una selección de las mejores integraciones de Xero para el control horario y si finalmente optas por Jibble, aquí tienes una guía paso a paso para conectar ambas herramientas.
4. Digitaliza tus comprobantes y recibos
Con una simple foto, Xero extrae automáticamente los detalles relevantes de recibos o comprobantes y los introduce en su aplicación. Esta función elimina la necesidad de introducir datos manualmente, lo que reduce la posibilidad de errores y ahorra tiempo.
Al registrar los gastos en tiempo real a medida que se producen, puedes controlar tus registros financieros y garantizar la exactitud de los informes de gastos.
Así no tendrás recibos perdidos y podrás gestionar sin esfuerzo las reclamaciones de gastos desde cualquier dispositivo o lugar.
Además, la función de escaneado de recibos de la aplicación móvil de Xero mejora la eficiencia general del flujo de trabajo. Puedes cargar cómodamente los recibos inmediatamente después de incurrir en un gasto.
5. Utiliza accesos directos con su icono «+»
El icono «más» (+) de Xero es una herramienta versátil que ofrece múltiples funcionalidades dentro de la plataforma.
El icono está situado en la esquina superior derecha de la interfaz de Xero y proporciona acceso rápido a varias tareas esenciales.
En primer lugar, este icono permite crear nuevas transacciones con facilidad tales como generar facturas, recibos, gastos u órdenes de compra.
Esto agiliza todo el proceso, ya que funciona como un atajo que te evita navegar para acceder a determinadas secciones de Xero.
Conclusiones
En conclusión, si quieres sacar el máximo partido a Xero, puedes empezar por elegir el plan adecuado, controlar los roles de los miembros de tu equipo e integrar herramientas adicionales para optimizar los procesos financieros y optimizar la productividad de la empresa.
Como Xero sigue evolucionando, conviene mantenerse informado sobre sus últimas funciones y actualizaciones que mejorarán sus capacidades de gestión financiera.
Si adoptas estas estrategias, adoptas un enfoque proactivo y sigues estos consejos sobre Xero, seguramente podras exprimir la herramienta y favorecer el crecimiento de tu negocio.
