La era pospandémica se encontró con una oleada de mandatos de Retorno a la oficina (RTO). Sin embargo, esto no fue fácil, algunas se recibieron con polémica y muchas con cierta oposición.
Pero aunque la oleada de vuelta a la oficina se ha desvanecido lentamente en el último año, varias empresas siguen intentando encontrar la forma de conseguir que sus empleados vuelvan a trabajar totalmente en la oficina, o al menos parte del tiempo.
Y lo entiendo, la tendencia del trabajo totalmente remoto no se va a adaptar a las necesidades de todas las empresas. En Jibble tuvimos mucha suerte de que pasar de la oficina al 100% remoto nos funcionara tan bien.
Así que, sea lo que sea lo que planees hacer en tu empresa, ya sea un sistema híbrido o una vuelta a la oficina a tiempo completo, es crucial enfocar la transición con cuidado. La buena noticia es que hay formas de hacerlo sin convertirse en la persona más impopular de la oficina.
De eso vamos a hablar en este artículo, junto con los pros y los contras que conlleva esa decisión. Entremos en materia.
Este artículo abarca:
- ¿Qué ventajas tiene volver a la oficina?
- Las desventajas de volver a la oficina
- Las 6 mejores estrategias para implantar con éxito una RTO
- Conclusiones
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¿Qué ventajas tiene volver a la oficina?
Volver a la oficina tras un periodo de trabajo a distancia puede aportar varias ventajas tanto a los empleados como a las empresas. Y son estas ventajas las que realmente quieres aprovechar cuando intentes animar a los empleados a volver a la oficina.
- Equilibrio entre trabajo y vida personal: Para muchos, volver a la oficina ayuda a crear una frontera más clara entre el trabajo y la vida personal. Los empleados pueden dejar el trabajo en la oficina, reduciendo la probabilidad de llevarse a casa el estrés laboral. Además, las configuraciones híbridas permiten flexibilidad en los días de trabajo desde casa, dando a los empleados la oportunidad de gestionar sus tareas personales junto con sus compromisos laborales sin ser juzgados.
- Mayor reconocimiento de los empleados: Estar físicamente presente en la oficina puede dar lugar a una mayor visibilidad. Las investigaciones demuestran que la gran mayoría de los líderes (96%) reconocen más fácilmente las contribuciones de los empleados in situ que las de los que trabajan a distancia. Esta mayor interacción cara a cara puede dar lugar a mejores oportunidades de desarrollo profesional, ya que es más probable que los líderes se den cuenta y reconozcan el trabajo duro y los logros.
- Mayores oportunidades de mentoría: Para los profesionales jóvenes y los que se encuentran al principio de su carrera, volver a la oficina ofrece un mayor acceso a la tutoría y al asesoramiento práctico. Estar en el mismo espacio físico que colegas experimentados permite un aprendizaje y una orientación más espontáneos.
- Colaboración espontánea: Además de mejorar las oportunidades de tutoría, estar físicamente presente en la oficina también significa que los empleados tienen más oportunidades de conexiones e interacciones improvisadas. Estos momentos imprevistos, ya sea una charla rápida junto a la máquina de café o una sesión de lluvia de ideas en el pasillo, pueden dar lugar a nuevas ideas, a una resolución de problemas más rápida y a relaciones más sólidas en el lugar de trabajo. Tales interacciones contribuyen a un sentimiento de comunidad y pertenencia que podría ser más difícil de reproducir en un entorno remoto.
- Acceso a los recursos: Estar físicamente presente en la oficina proporciona a los empleados acceso inmediato a las herramientas, el equipo y el apoyo necesarios. Y cuando tienes lo que necesitas a la mano lo más probable es que agilices los procesos de trabajo y minimices un montón de tiempos de inactividad innecesarios.
Las desventajas de volver a la oficina
Al igual que la vuelta a la oficina tiene sus ventajas, también tiene sus inconvenientes. He aquí los principales inconvenientes que tendrás que abordar si esperas conseguir que los empleados vuelvan a la oficina:
- La molestia de los desplazamientos:
Probablemente uno de los inconvenientes más importantes de una RTO sea el desplazamiento diario. A los empleados que han disfrutado de la comodidad de trabajar desde casa puede resultarles difícil volver a hacer largos desplazamientos, lidiar con el tráfico o depender del transporte público. - Menor flexibilidad: El trabajo a distancia ha introducido un nivel de flexibilidad difícil de reproducir en un entorno de oficina tradicional. Volver a la oficina a menudo significaría menos autonomía sobre los horarios de trabajo y el tiempo personal. No es algo que muchos empleados apreciarían.
Hay varias cosas que puedes hacer para solucionar estos inconvenientes. Considera la posibilidad de flexibilizar las horas de llegada y salida, para ayudar a los empleados a evitar los picos de tráfico. Además, ofrecer becas de desplazamiento al trabajo u organizar servicios de lanzadera para los que no tienen coche puede aliviar significativamente algunas de las presiones financieras y logísticas que conllevan los desplazamientos al trabajo.
Una configuración de trabajo híbrida también ayudaría a encontrar un equilibrio entre conseguir que los empleados vuelvan a la oficina y seguir dándoles parte de la flexibilidad a la que se han acostumbrado.
Las 6 mejores estrategias para implantar con éxito una RTO
Implantar una política de RTO puede ser todo un reto. Pero puede hacerse. No mediante amenazas veladas y coacciones, sino abordando la transición con transparencia y centrándose en los beneficios mutuos. Aquí tienes estrategias que pueden ayudarte a emprender el camino correcto.
1. Implica a los empleados en la decisión
Cuando los empleados se sienten valorados y escuchados, es más probable que estén de acuerdo con los cambios, incluido el regreso a la oficina.
Empieza por involucrar a tu equipo mediante encuestas o reuniones individuales para conocer sus opiniones y preocupaciones sobre el regreso a la oficina. Pregúntales qué retos prevén y qué facilitaría la transición. Este planteamiento no sólo te proporciona información valiosa, sino que también demuestra a tus empleados que sus opiniones importan.
2. Planifica una transición gradual de retorno a la oficina
Para facilitar el regreso a la oficina, considera un enfoque gradual. En lugar de exigir a todos que vuelvan a tiempo completo inmediatamente, empieza con unos pocos días a la semana para que no se sientan demasiado abrumados por el cambio.
También puedes implementar un modelo híbrido en el que los empleados se incorporen los días principales y trabajen a distancia el resto de los días. Esta transición gradual permite a los empleados aclimatarse al entorno de oficina sin dejar de beneficiarse de la flexibilidad del trabajo a distancia. Una transición gradual también te permite controlar el funcionamiento del cambio y hacer los ajustes necesarios.
A medida que los empleados se adapten, puedes aumentar lentamente el número de días en la oficina en función de sus comentarios y de las necesidades generales de la empresa.
3. Crea nuevos rituales en persona
Un artículo de la Harvard Business Review escrito por Chris Capossela no podría haberlo dicho mejor «El valor de la oficina está en las personas, no en el lugar»
Una de las razones más convincentes para volver a la oficina es la oportunidad de volver a conectar con los compañeros. En efecto, la gente valora sus relaciones y las interacciones sociales que mantiene con sus compañeros de trabajo. Para que la vuelta a la oficina resulte atractiva y beneficiosa, la creación de nuevos rituales en persona puede desempeñar un papel clave
Empieza por introducir actividades sociales periódicas que den a los empleados la oportunidad de construir y fortalecer sus relaciones. Por ejemplo, puedes organizar almuerzos de equipo semanales, pausas para el café o sesiones informales de intercambio de ideas. Estas reuniones proporcionan un entorno relajado para que los empleados interactúen y se pongan al día, lo que ayuda a reconstruir los lazos del equipo y a fomentar un sentimiento de camaradería.
También es importante celebrar juntos los logros y los hitos. Reconocer los éxitos del equipo o las contribuciones individuales con pequeñas celebraciones en la oficina puede subir la moral y reforzar el sentimiento de pertenencia.
Creando estos nuevos rituales en persona, puedes convertir la oficina en algo a lo que los empleados realmente disfruten volviendo.
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4. Haz de tu espacio de oficina un lugar para la productividad y la colaboración
Estás compitiendo con la comodidad del hogar, y eso no hay quien lo supere. Pero hay formas de hacer de la oficina un lugar de trabajo más atractivo y dinámico.
La flexibilidad es clave incluso en los espacios de oficina. Incorpora distribuciones abiertas con zonas designadas para el trabajo en equipo, la lluvia de ideas y las interacciones sociales. Intenta que resulten acogedoras y menos formales que las salas de conferencias tradicionales. Considera la posibilidad de añadir muebles móviles y pizarras blancas que permitan flexibilidad a la hora de reunir a los grupos.
Estos espacios de colaboración fomentan la comunicación y el intercambio de ideas, promoviendo un sentimiento de comunidad entre los miembros del equipo.
Además, asegúrate de que haya zonas tranquilas donde los empleados puedan concentrarse en sus tareas sin distracciones. Proporcionar cabinas insonorizadas o salas silenciosas designadas puede ayudar a las personas a concentrarse y completar el trabajo con mayor eficacia.
5. Utiliza la tecnología para gestionar eficazmente la transición de vuelta a la oficina
Hay muchas herramientas de software que pueden ayudarte durante la transición de vuelta la oficina. Una de las principales son las aplicaciones de asistencia.
Con una aplicación de asistencia, puedes controlar fácilmente las entradas y salidas de los empleados de la oficina, asegurándote de que todo el mundo cumple con sus días de oficina programados. Considera la posibilidad de utilizar una aplicación de control de asistencia con reconocimiento facial para verificar que sólo accede a la oficina el personal autorizado.
Las geovallas también son una función de la aplicación de control de asistencia que merece la pena tener en cuenta; te permiten establecer límites virtuales alrededor del espacio de tu oficina, asegurándote de que el tiempo sólo se registra cuando los empleados están físicamente presentes en la zona designada.
Más allá del software de control de asistencia, considera el uso de herramientas de colaboración para mantener la comunicación fluida. Plataformas como Slack o Microsoft Teams permiten a los equipos permanecer conectados, compartir actualizaciones y colaborar en proyectos en tiempo real, independientemente de su ubicación física. Esto ayuda a mantener la productividad y el compromiso, incluso cuando los empleados vuelven a la oficina.
6. Explora incentivos
«Los jefes que exigen a sus empleados que trabajen desde la oficina sin incentivarles para que lo hagan lo tendrán difícil para retenerlos». – Dan Drogman, Forbes
A quién no le gustan los incentivos, ¿verdad? A la hora de animar a los empleados a volver a la oficina, ofrecer incentivos puede marcar una gran diferencia.
Empieza por considerar qué incentivos tendrían más resonancia en tu equipo. Puede ser cualquier cosa, desde un horario de trabajo flexible y tiempo libre remunerado adicional hasta primas económicas para quienes acudan regularmente a la oficina. Incluso las pequeñas ventajas, como tarjetas regalo o regalos de empresa, pueden mostrar aprecio y fomentar la asistencia.
Crear un entorno de oficina más agradable también puede servir de incentivo. Considera la posibilidad de ofrecer aperitivos gratuitos, café o programas de bienestar para mejorar la experiencia en el lugar de trabajo. Incluso puedes organizar eventos sociales periódicos o días temáticos, como los viernes informales o las comidas de equipo.
Un poco de motivación extra puede ayudar mucho a que los empleados se sientan valorados y realmente entusiasmados por volver a la oficina.
Conclusiones
Volver a la oficina no siempre es la decisión más popular entre los empleados. Requiere una reflexión seria y una planificación cuidadosa para garantizar una transición fluida.
Es fundamental comprender las preocupaciones de los empleados y abordarlas de forma proactiva. Mediante una comunicación clara, ofreciendo incentivos y creando un entorno de trabajo positivo, puedes facilitar el cambio y ayudar a los empleados a adaptarse más fácilmente.
Esperamos que estos consejos te ayuden a navegar por el proceso de vuelta a la oficina. Recuerda, el objetivo es crear un espacio al que los empleados realmente quieran volver, un lugar donde puedan colaborar, compartir ideas y sentirse valorados.
