Un software de control de asitencia tiene muchas virtudes, pero también puede hacerse un mal uso de este tipo de seguimientos.
Cuando los empresarios no utilizan el control de asistencia correctamente o no lo presentan a los empleados de forma adecuada, es menos probable que cumpla con su función de ayudar a alcanzar los objetivos de la empresa.
Jibble es una empresa de software de control horario. Sin embargo, apostamos por la transparencia y queremos mostrar la cara menos grata de cualquier software de seguimiento, sobre todo cuando se aplican malas prácticas que en poco responden a la verdadera finalidad de estos sistemas.
En este artículo analizaré varias formas en las que un software de control horario puede afectar negativamente a las empresas, y por qué.
6 Razones por las que las empresas no deberían utilizar un software de control de asistencia
Desde la microgestión hasta posibles problemas relacionados con la intimidad o la privacidad, son varios los desafíos que las organizaciones pueden enfrentar al implementar un software de control de asistencia para supervisar a sus empleados.
1. Un programa de control horario y asistencia puede conducir a la microgestión
Aunque un software de control de asistencia te permite hacer un seguimiento preciso del número de horas que han trabajado tus empleados, uno de sus inconvenientes es que puede suponer cierta microgestión.
Al realizar un seguimiento de las horas de trabajo y los niveles de actividad, los directivos pueden implicarse de más en las tareas diarias de los empleados.
Los jefes de equipo que microgestionan intentan controlar y supervisar personalmente todo lo que sucede en su departamento, lo que a la larga conduce a una pérdida de tiempo tanto para el gerente como para los empleados.
El flujo constante de datos sobre las actividades de los empleados puede hacer que los directivos se sientan tentados a escudriñar cómo pasan sus empleados la jornada laboral y a preguntarse por qué tardan tanto en realizar las tareas.
2. El control horario puede distraer
Algunos programas de control de asistencia pueden ser muy detallados. No sólo muestran a los empresarios el número de horas que ha trabajado un empleado, sino también su nivel de actividad a lo largo del día.
Es decir, hay programas que pueden medir los niveles de actividad contando los clics del ratón, las pulsaciones del teclado y cosas similares.
Si por utilizar un software, los empleados tienen que preocuparse por cumplir con ciertas métricas, esto puede impedir que se concentren en su su trabajo, que es en última instancia, lo verdaderamente importante.
Es decir, en vez de enfocar su atención y su energía a desarrollar su actividad laboral, podrían distraerse en cosas como cumplir plazos arbitrarios, cronometrar correctamente sus tareas en el software u otras cuestiones similares.
3. El control horario puede no reflejar con exactitud lo que hace un empleado durante su jornada laboral
Un software podrá indicar cuánto tiempo ha dedicado un empleado a realizar una tarea, cuántas horas ha trabajado en un periodo de 24 horas, a qué hora ha fichado a la entrada y a la salida, y mucho más.
Sin embargo, no será capaz de darte una visión más profunda de cómo tus empleados realizan sus tareas. Tampoco podrá medir con precisión la eficiencia de un empleado si los directivos dan demasiada importancia al tiempo que los empleados pasan trabajando.
Por ejemplo, un empleado trabaja rápido y puede realizar una gran cantidad de trabajo en poco tiempo. Sin embargo, otro empleado tarda más tiempo en terminar su trabajo, pero aun así puede ofrecer resultados excelentes.
Por tanto, dar demasiada importancia al control del tiempo puede llevar a los directivos a evaluar injustamente el rendimiento de sus empleados.
4. Los empleados pueden sentirse desmotivados
El seguimiento estricto del tiempo y de los niveles de actividad puede hacer que los empleados sientan que no se confía en su ética laboral o en su capacidad para gestionar eficazmente su propio trabajo.
Además, puede que al sentirse vigilados durante toda la jornada laboral su moral y su ánimo se ven afectados negativamente.
Por otro lado, les puede preocupar que sus jefes utilicen los datos recogidos por el software para exigir un ritmo de trabajo más rápido e imponer expectativas poco razonables sobre su productividad.
Si bien en principio las empresas implementan un software de seguimiento del tiempos con la intención de aumentar la productividad, paradójicamente podría conseguirse el efecto contrario.
Si se presta más atención a la cantidad de tiempo dedicado a las tareas que al trabajo real que realizan los empleados, éstos pueden sentir que sus esfuerzos no reciben el debido reconocimiento.
5. Los empleados pueden ver su intimidad comprometida
La intimidad es una de las mayores preocupaciones de los empleados a la hora de utilizar un software de control de asistencia.
El tema de los datos es especialmente delicado, pues a los usuarios les preocupa cómo se utilizan y almacenan los datos registrados por el software de control horario. Por eso los software de calidad aseguran el encriptamiento de datos y ofrecen todas las garantías necesarias para generar tranquilidad en sus clientes.
Pero esto no es meramente una cuestión de apreciación personal, sino una cuestión regulada por la ley en muchos países. En Europa, por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o Reglamento (UE) 2016/679, marca unas directrices muy claras en este sentido.
Pero el riesgo de la violación de la intimidad abarca muchos otros aspectos del seguimiento y supervisión de los empleados y no sólo a al simple control de la asistencia de los empleados.
Dependiendo del programa de control horario que se emplee, el software puede realizar capturas de pantalla de los ordenadores de los empleados y acceder así a información privada del trabajador.
En este punto, vuelve a entrar en juego los límites legales para el control de los ordenadores o dispositivos que establezca cada país según sus propias normas.
Otros aspectos que afectan al derecho a la intimidad es el uso de datos biométricos de los empleados, ya que muchos de los software de control horario más avanzados incluyen la posibilidad de fichar por reconocimiento facial.
6. Una mirada a los costes
Antes de finalizar, pensemos en el coste de estos sistemas, porque aunque hay muy buenos software de control horario gratuitos en el mercado, todos lo son.
Pero antes, hagamos una pequeña reflexión sobre los casos en los que el control de asistencia no es una opción.
En algunos países, como España, es obligatorio que los trabajadores registren sus jornada laboral. Es decir, deben fichar digitalmente a la entrada y a la salida. Así lo establece la ley de fichaje obligatorio que debe ser cumplimentada por todas las empresas españolas.
Incluso en estos casos, la propia legislación laboral marca las pautas por las que se deben regir las organización para implantar este sistema de fichaje y la manera en que deben comunicar a los trabajadores en qué medida y cómo van a ser controlados.
Si en tu caso no es obligatorio, entonces conviene que hagas análisis coste-beneficio antes de asumir un software como este. Si tu empresa no es demasiado grande o llevas una galería de arte donde en realidad la medición del tiempo no aporta mucho a tu negocio, entonces quizá no te interesa asumir este tipo de gastos.
Por tanto, valora si realmente necesitas un software de estas características teniendo en cuenta el perfil de tu empresa, tu sector y sobre todo, tu presupuesto.
¿Cuáles son las ventajas del software de control de asistencia?
Llegados a este punto y a fin de ser justos, veamos cuáles son las virtudes de contar con un sistema de control de asistencia en tu empresa. Estas son algunas de sus posibles ventajas:
- Mejora de la productividad: cuando se utiliza correctamente, este tipo de software permite identificar áreas de mejora en las que puedes trabajar para aumentar la eficiencia.
- Mejora la toma de decisiones: el seguimiento del tiempo puede ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones en cuanto a la asignación de recursos y la optimización de los procesos.
- Garantiza una facturación precisa: pueden ayudar a los empleadores a garantizar que los empleados sean pagados correctamente, al tiempo que obtienen datos concretos sobre la productividad de los trabajadores.
- Mejora la comunicación dentro de los equipos: Los datos obtenidos pueden ayudar a empleados y directivos a comunicarse mejor y tomar decisiones sobre plazos y objetivos.
Conclusiones
La implantación del control de asistencia es todo un reto. Los empresarios deben crear un ambiente de confianza con sus empleados e introducir positivamente este tipo de sistemas.
Ser honesto y transparente sobre el uso del software puede ayudar a los empleados a sentirse más abiertos y cómodos. También es importante asegurarse de que la implantación del control del tiempo sea justa y equitativa para todos los empleados..
La correcta introducción de estos programas puede ayudar a prevenir problemas como la microgestión, las preocupaciones por la privacidad y la desmoralización del equipo.
En definitiva, el software de control de asistencia puede ser valioso y eficaz si se utiliza de forma responsable y ética.
