A medida que aumenta la popularidad del trabajo a distancia, las empresas recurren cada vez más al software de supervisión para controlar la productividad de sus empleados.
En 2024, el uso de herramientas de supervisión de empleados se ha disparado, y se prevé que el mercado alcance los 1.500 millones de dólares en 2032.
Este crecimiento está impulsado por la adopción generalizada de modelos de trabajo híbridos y a distancia, con alrededor del 70% de los directivos almacenando grabaciones de las comunicaciones de los empleados para evaluar su rendimiento, impulsando lo que ahora se denomina «paranoia de la productividad» entre los directivos.
Algunos empleados están encontrando formas furtivas de eludir la supervisión y hacer que parezca que son más productivos de lo que son.
Siguen siendo populares los métodos tradicionales, como utilizar «movedores de ratón» para imitar la actividad, impedir que la pantalla quede inactiva y emplear autoclic para simular el trabajo, pero se ha producido una evolución en las técnicas de evasión.
Ahora los empleados emplean VPN para enmascarar su actividad en línea, manipulan el software colaborativo para parecer activos e incluso aprovechan herramientas de IA para autogenerar respuestas o tareas.
Estas tácticas hacen que a los empresarios les resulte cada vez más difícil distinguir entre la productividad auténtica y la artificial.
Un ejemplo notable ocurrió recientemente, cuando Wells Fargo despidió a más de una docena de empleados que fueron sorprendidos utilizando tecnología de movimiento del ratón para simular productividad.
Esta tendencia ha suscitado dudas sobre la eficacia de la supervisión de los empleados y la viabilidad del trabajo a distancia en comparación con el trabajo de oficina en persona.
En este artículo, veremos cuáles son las técnicas más comunes para monitorear a los empleados, qué estrategias utilizan estos para eludirlas y cómo varía la productividad varía entre entornos de trabajo remoto y oficinas tradicionales.
Este artículo cubre:
- ¿Qué es la supervisión de empleados?
- Limitaciones del monitoreo de empleados
- ¿Qué es la evasión del monitoreo de empleados?
- Técnicas de evasión de monitereo de empleados
- El mito de la productividad en la oficina
- Estrategias de supervisión eficaces
- ¿Podemos fiarnos del monitoreo en el lugar de trabajo?
¿Qué es la supervisión de empleados?
La supervisión de empleados es la práctica de supervisar y registrar la actividad de un empleado en los dispositivos y sistemas de la empresa. Puede incluir diversas técnicas, como el registro de visitas a sitios web, la grabación de capturas de pantalla, el seguimiento de pulsaciones de teclas, correos electrónicos e incluso la captura de la actividad de la cámara web.
Las razones por las que los empresarios utilizan este software varían, pero las más comunes son aumentar la productividad, evitar las brechas de seguridad, identificar las necesidades de formación y garantizar que la retribución refleje fielmente el trabajo realizado.
El software de supervisión hace que sea mucho más fácil ver dónde está rindiendo menos un empleado, e identificar mejoras. Otras ventajas de utilizar software de supervisión son el aumento de la eficacia, evaluaciones más justas de los empleados y la prevención de brechas de seguridad.
Limitaciones del monitoreo de empleados
Aunque muchas empresas usan el monitoreo para mejorar la eficacia y evaluar con precisión el rendimiento, esta práctica tiene algunas limitaciones. En España, por ejemplo, existen especificaciones muy claras en cuanto la monitorización de empleados. Tienes toda la información en esta Guía sobre la monitorización y vigilancia de empleados en España.
Aquí os indicamos algunas de la limitaciones más comunes:
Nº1 Preocupación por la privacidad: Los programas de supervisión de empleados pueden dar a los empresarios acceso a datos confidenciales, como cuentas bancarias, correos electrónicos privados o historiales médicos. Esto puede plantear importantes problemas de privacidad a los empleados. También aumenta la posibilidad de que esta información sensible pueda quedar expuesta o utilizarse con fines fraudulentos si alguien consiguiera acceder sin autorización al sistema de una empresa.
Nº2 Vulneración de la confianza: Si las empresas no son transparentes ni justas en la forma en que supervisan a los empleados, esto puede disminuir de forma natural la confianza y la moral que los empleados tienen hacia sus empleadores. Si los empleados se sienten constantemente vigilados y microdirigidos, el resultado puede ser una disminución de la satisfacción laboral y una elevada rotación de personal.
Nº3 Cuestiones legales o de cumplimiento: Si las prácticas de supervisión no se gestionan con cuidado, los empresarios se enfrentan a posibles riesgos legales relacionados con violaciones de la privacidad, violaciones de datos y demandas por discriminación.
Nº4 Precisión: La supervisión de los empleados no siempre es precisa. Algunos programas funcionan controlando las pulsaciones de teclas, los registros o las visitas a sitios web sin contexto. Esto puede conducir a una cultura en la que se priorice la cantidad sobre la calidad y puede no dar una visión holística de la productividad de los empleados. Además, el software de supervisión no siempre es compatible con todos los dispositivos o aplicaciones.
¿Qué es la evasión de la supervisión de empleados?
La evasión de la supervisión, simplemente definida, es cuando los empleados utilizan software y técnicas de manipulación para parecer más productivos de lo que son. La preocupación por la privacidad y el abuso de confianza pueden llevar a algunos empleados a intentar eludir la supervisión.
Técnicas de evasión del supervisión de empleados
A continuación exploramos algunas de las estrategias habituales que utilizan los empleados para eludir la vigilancia. Comprender estas técnicas puede facilitar a los empresarios la mejora de la productividad y la seguridad en sus organizaciones.
Nº 1 Usar movedores de ratón
Los movedores de ratón son pequeños dispositivos o aplicaciones de software que imitan el movimiento del ratón para evitar que el ordenador quede inactivo. Al imitar la actividad, los empleados pueden dar la apariencia de estar presentes y trabajando, aunque no lo estén.
Hay dos tipos principales de movedores de ratón. Los hay de hardware, que se conectan a un puerto USB y mueven sutilmente el cursor e imitan el movimiento del ratón para evitar que el ordenador esté inactivo. Por otro lado, hay programas de movimiento del ratón que se descargan en el ordenador y generan movimientos automáticos.
Nº 2 Desinstalar o desactivar el software de monitorización
Algunos empleados pueden intentar eludir la vigilancia desinstalando o desactivando el software. Esto suele hacerse utilizando privilegios administrativos o explotando vulnerabilidades del software, lo que detiene eficazmente el proceso de supervisión. Sin embargo, incluso si tiene éxito, la desinstalación puede dejar archivos residuales o entradas de registro, que pueden exponer las acciones del empleado.
Nº3 Utilizar dos monitores
Los empleados pueden utilizar monitores dobles para eludir la vigilancia, manteniendo las actividades relacionadas con el trabajo en una pantalla y las tareas personales o no relacionadas con el trabajo en otra. De este modo, si las empresas utilizan un software de supervisión que sólo captura capturas de pantalla o actividad de un monitor, no verán la imagen completa. Sin embargo, este método será ineficaz si las empresas utilizan un software de supervisión que funciona en dos monitores y también registra las pulsaciones del teclado o los niveles de actividad.
Nº4 Falsificación de hojas de horas
Una de las formas más habituales en que los empleados intentan eludir el control es manipulando los partes de horas para que parezca que han trabajado más de lo que lo han hecho. Esto puede hacerse manualmente o mediante programas informáticos. Sin embargo, las empresas pueden detectarlo utilizando programas informáticos que detectan patrones inusuales en las entradas de los partes de horas, lo que resta eficacia a las herramientas de manipulación automática.
Nº 5 Utilizar distintos dispositivos
Si las empresas entregan dispositivos de trabajo, algunos empleados pueden evitar el seguimiento utilizando sus dispositivos personales para trabajar. Esto crea un punto ciego para las empresas que confían únicamente en el software de supervisión instalado en las máquinas de la empresa. Como resultado, el software de seguimiento instalado en los dispositivos de la empresa puede no captar todo el alcance de las actividades de un empleado.
Nº6 Ejecutar una máquina virtual
Ejecutar una máquina virtual (VM) permite a los empleados crear un entorno de sistema operativo independiente dentro de su ordenador. Pueden «cercar» eficazmente su trabajo utilizando la máquina virtual para tareas de trabajo supervisadas, mientras realizan actividades no relacionadas con el trabajo en el sistema principal, y eludir la detección. Sin embargo, las empresas inteligentes pueden utilizar herramientas de supervisión que pueden ver a través del velo de la máquina virtual y realizar un seguimiento de la asignación de recursos en todo el sistema.
Nº 7 Mantener abiertas las ventanas inactivas
Los empleados también pueden eludir la supervisión manteniendo abiertas ventanas inactivas, como procesadores de texto u hojas de cálculo. Esto puede crear la ilusión de trabajo activo, ya que el software de supervisión podría detectar únicamente la ventana abierta sin reconocer que no se está realizando ningún trabajo activo. Sin embargo, una mirada más atenta suele revelar la falta de actividad dentro de esas aplicaciones.
Los empresarios astutos podrían utilizar funciones de supervisión adicionales que rastreen el movimiento del cursor, los registros de pulsaciones de teclas o incluso los cambios en los documentos para identificar estos intentos de engaño.
El mito de la productividad en la oficina
Con tantos empleados utilizando técnicas de evasión del control, no es de extrañar que muchas empresas piensen que la oficina es el mejor entorno para mantener a los empleados productivos.
De hecho, más de la mitad de los directivos piensan que los empleados necesitan estar en la oficina para colaborar con sus compañeros y completar su trabajo, mientras que el 44% afirma que la oficina es importante para aumentar la productividad por diversos motivos.
Un factor importante es la falta de supervisión que se percibe en los entornos de trabajo a distancia, lo que lleva a algunos directivos a creer que los empleados son menos responsables cuando trabajan desde casa. Además, la preocupación por mantener una cultura de equipo cohesionada y facilitar las interacciones espontáneas desempeña un papel importante en esta preferencia por el trabajo desde la oficina.
Sin embargo, esta percepción puede no ser siempre exacta. La tecnología moderna ha mejorado significativamente la productividad del trabajo a distancia. Herramientas como Zoom, Google Meet, software de monitorización y plataformas de gestión de proyectos han hecho posible una colaboración eficaz y desde prácticamente cualquier lugar.
Aunque siempre habrá personas que intenten eludir sus responsabilidades cuando el jefe no está cerca, estar en la oficina no garantiza intrínsecamente una mayor productividad. De hecho, muchos empleados afirman que se distraen menos con los compañeros y el entorno de oficina, a menudo ruidoso, cuando trabajan desde casa.
De hecho, el 90% de los empleados dijeron que eran igual de productivos en casa, si no más, mientras que el 74% dijo que los millennials y los Gen Z se distraen en el trabajo.
Estrategias de supervisión eficaces
Entonces, si el éxito del trabajo a distancia depende en gran medida de los directivos, ¿cómo pueden las empresas garantizar que los empleados sean productivos independientemente de su ubicación? He aquí algunas técnicas eficaces de supervisión que ayudan a evitar la evasión de los empleados:
Nº 1 Supervisión de la actividad
La supervisión de la actividad hace un seguimiento tanto del tiempo activo como del inactivo, registrando las pulsaciones de teclas y los movimientos del ratón para medir el compromiso. La combinación de estas funciones dificulta que los empleados eludan la supervisión, al proporcionar una visión más holística de sus actividades, de modo que es difícil que simplemente parezcan activos sin completar realmente sus tareas.
Al capturar y analizar continuamente estos datos, los responsables pueden identificar rápidamente cualquier discrepancia o periodo de inactividad, garantizando mayores niveles de responsabilidad y productividad.
Nº 2 Grabación de pantalla
Estas herramientas pueden realizar capturas de pantalla periódicas o grabaciones de vídeo de las pantallas de los empleados para verificar visualmente sus actividades laborales. Estas capturas de pantalla se almacenan y se ponen a disposición de los empresarios para su revisión y posterior análisis.
Herramientas como la de supervisión de capturas de pantalla de empleados de Jibble capturan en tiempo real todas las pantallas activas, proporcionando una visión completa incluso de los miembros del equipo más multitarea.
Nº 3 Software de control horario
También puedes controlar la productividad de los empleados haciendo un seguimiento del tiempo que dedican a las distintas tareas. Algunas herramientas también pueden automatizar las hojas de horas, y registrar las horas en distintos dispositivos, como ordenadores de sobremesa, móviles y la web.
Nº 4 Herramientas de gestión de proyectos
Herramientas de gestión de proyectos como Asana y Trello están incorporando IA para proporcionar análisis predictivos y automatización inteligente. Estas mejoras permiten a las herramientas prever los plazos de los proyectos, asignar automáticamente tareas en función de la disponibilidad y las habilidades de los empleados, e incluso identificar posibles cuellos de botella antes de que afecten a la productividad.
Nº 5 Establecer objetivos
Establecer objetivos y KPI realistas puede facilitar mucho a los empresarios la medición de la productividad, el seguimiento del rendimiento, la identificación de problemas y la motivación de los miembros del personal.
¿Podemos fiarnos de la vigilancia en el lugar de trabajo?
Dada la prevalencia de la evasión por parte de los empleados, algunas empresas pueden cuestionarse el valor global de implantar sistemas de supervisión. Aunque puede haber muchas formas en que los empleados intenten eludir la supervisión, éstas pueden quedar fácilmente al descubierto con los sistemas de supervisión adecuados.
Los sistemas de vigilancia eficaces pueden combinar dos funciones para evitar que los empleados aprovechen una laguna del sistema.
Sin embargo, para fomentar la confianza dentro de la organización, es crucial comunicar abiertamente la implantación de la supervisión de los empleados.
Este enfoque puede disuadir a los empleados de intentar eludir la supervisión.
Una estrategia que incluya la retroalimentación periódica, el reconocimiento del buen rendimiento y el mantenimiento de una política de supervisión transparente puede mejorar aún más la productividad y la moral.
