QuickBooks es el software de contabilidad líder, diseñado para ayudarte a gestionar tus finanzas de forma más eficiente. QuickBooks simplifica tu contabilidad, permitiéndote hacer un seguimiento de los gastos, crear facturas, ejecutar informes y obtener información valiosa sobre tu salud financiera. Con su interfaz fácil de usar y sus potentes funciones, QuickBooks es la herramienta definitiva para tomar mejores decisiones y mejorar la eficacia de tu empresa.
En este artículo, exploraremos diversas estrategias y consejos para sacar el máximo partido a QuickBooks. Desde la selección del plan adecuado para tu empresa hasta la integración de otras herramientas digitales, nuestro objetivo es dotarte de los conocimientos necesarios para agilizar tus procesos financieros y ahorrar un tiempo valioso.
Adentrémonos en el mundo de QuickBooks y descubramos cómo liberar todo su potencial, haciendo que tus procesos contables sean más inteligentes, organizados y sin complicaciones.
1. Selecciona el plan adecuado
Cuando se trata de sacar el máximo partido a QuickBooks, lo primero que debes tener en cuenta es seleccionar el plan adecuado para tu empresa. Para ello, debes evaluar cuidadosamente las necesidades y el tamaño de tu empresa para determinar qué plan ofrece las funciones que se ajustan a tus objetivos de gestión financiera. Tanto si eres una pequeña empresa como una empresa en crecimiento, QuickBooks ofrece varios planes con distintas funcionalidades. Así, para obtener el máximo valor de QuickBooks, debes tener en cuenta el número de usuarios, las necesidades de facturación y la disponibilidad de asistencia al cliente.
QuickBooks ofrece varios planes de precios que dependen de las necesidades de tu empresa.
- Simple Start: Por 15 $/mes, el plan Simple Start incluye funciones básicas como deducciones fiscales, facturas y seguimiento del kilometraje.
- Essentials: Por 30 $/mes, el plan Esencial incluye todas las funciones del plan Simple Start, incluidas funciones adicionales como la gestión de facturas y añadir el tiempo de los empleados a las facturas.
- Plus: Por 45 $/mes, el plan Plus incluye todas las funciones del plan Esencial, incluidas funciones adicionales como la capacidad de inventario y la rentabilidad de los proyectos.
- Advanced: Por 100 $/mes, el plan Advanced incluye todas las funciones del plan Plus, incluidas funciones adicionales como gastos de empleados, acceso a aplicaciones premium y restauración de datos.
También hay una opción para autónomos que están empezando su negocio. Los planes de precios son los siguientes
- Self-Employed: $10/mes
- Self-Employed Tax Bundle: $15/mes
- Self-Employed Live Tax Bundle: $20/mes
2. Benefíciate de un ProAdvisor
Cuando se trata de obtener la mejor formación y asistencia de QuickBooks, acudir a un ProAdvisor de QuickBooks es un acierto. Los ProAdvisors de QuickBooks son profesionales de la contabilidad que poseen certificaciones especiales expedidas por Intuit, los creadores de QuickBooks. Estas certificaciones no sólo les hacen competentes en el uso de QuickBooks, sino que también mejoran sus conocimientos generales de contabilidad.
Si eres nuevo en QuickBooks, aprovechar la experiencia de un ProAdvisor puede ser decisivo. Como parte integrante del paquete Intuit de QuickBooks, un ProAdvisor te ayudará a navegar por el software con eficacia. Si necesitas ayuda con la preparación de impuestos, la externalización de la contabilidad de QuickBooks, la gestión de gastos u otros asuntos financieros, un ProAdvisor estará ahí para guiarte.
La formación y asistencia personalizadas de un ProAdvisor te ayudarán a establecer una base sólida en QuickBooks, asegurándote de que comprendes a fondo los entresijos del software.
3. Establece transacciones recurrentes
Configurar pagos periódicos en QuickBooks es una forma eficaz de utilizar plenamente el software, aportando una comodidad y eficacia sin precedentes a tu proceso de facturación. Con los pagos periódicos, puedes automatizar la tarea de cobrar a los clientes según un calendario establecido, también conocido como pago automático. Esta función es especialmente beneficiosa para las empresas que tienen transacciones periódicas y cíclicas, como los servicios basados en suscripciones o las facturas periódicas.
Al activar los pagos periódicos, puedes ahorrar mucho tiempo y esfuerzo que, de otro modo, se emplearían en tareas manuales de facturación. Los pagos recurrentes cobran automáticamente a los clientes a intervalos especificados hasta que caduca el plan de pago o deciden cancelar la suscripción.
QuickBooks facilita la configuración de pagos periódicos. Con sólo unos pasos, puedes crear plantillas para la facturación automática. Selecciona el cliente, producto o servicio a facturar, elige la forma de pago y especifica el calendario recurrente (por ejemplo, semanal o mensual). Una vez guardadas, el sistema se encargará de cobrar a los clientes según el calendario de facturación recurrente.
4. Integra otras herramientas o programas
Una de las mejores formas de sacar el máximo partido a QuickBooks es integrarlo con tus otras herramientas digitales. QuickBooks ofrece un vasto ecosistema de integraciones, que te permite conectar con diversas aplicaciones y plataformas que complementan las operaciones de tu empresa. Al integrar estas herramientas con QuickBooks, puedes agilizar los flujos de trabajo, automatizar procesos y obtener información valiosa, todo ello dentro de un sistema centralizado.
Las ventajas de integrar tus otras herramientas digitales con QuickBooks son numerosas. Te ayuda a eliminar la necesidad de introducir datos manualmente y reduce el riesgo de errores. La información fluye sin problemas entre las aplicaciones, garantizando que todos tus datos sean precisos y estén actualizados. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que mejora la eficiencia general de tu empresa.
5. Establece recordatorios mensuales para la conciliación de cuentas
La conciliación de cuentas es cuando comparas las transacciones registradas en tu sistema contable con las entradas correspondientes en tus extractos bancarios y de tarjeta de crédito. Se hace para identificar y rectificar cualquier discrepancia. Para sacar el máximo partido de QuickBooks y mantener la integridad de tus datos financieros, es esencial establecer una rutina de conciliación de cuentas.
Para estar al tanto de esta tarea crucial, deberías configurar recordatorios mensuales para la conciliación de cuentas en QuickBooks. Al crear recordatorios recurrentes, te aseguras de que el proceso de conciliación se realiza de forma regular y coherente. Esto ayuda a evitar que se acumulen con el tiempo transacciones pasadas por alto o errores, y garantiza que tus libros estén siempre al día.
Si conviertes la conciliación de cuentas en una práctica habitual con la ayuda de recordatorios mensuales, podrás mejorar la fiabilidad de tus registros financieros, identificar cualquier problema con prontitud y obtener una imagen más clara y precisa de la salud financiera de tu empresa.
Conclusiones
En conclusión, maximizar el potencial de QuickBooks implica tomar decisiones estratégicas, utilizar la orientación de expertos e integrar herramientas adicionales para agilizar los procesos financieros e impulsar la eficacia empresarial.
Ten en cuenta que QuickBooks sigue evolucionando, y mantenerte al día de las últimas funciones y mejoras mejorará tus capacidades de gestión financiera. Si adoptas estas prácticas y te mantienes proactivo, podrás liberar su verdadero potencial e impulsar tu negocio hacia un mayor éxito. Con eficacia, precisión e información valiosa a tu disposición, QuickBooks se convierte en un activo valioso para gestionar y hacer crecer tu empresa con eficacia.
