Cómo hacer un seguimiento de los empleados en remoto sin renunciar a la ética

En este artículo veremos:

• ¿Es realmente necesario hacer un seguimiento de los trabajadores en remoto?
• ¿Es legal controlar a los empleados que teletrabajan?
• ¿Es obligatorio informar a los empleados que teletrabajan si se les hace seguimiento?
• ¿Qué tipo de seguimientos puedes hacer a los teletrabajadores, según la ley?
• Cómo hacer un seguimiento a los trabajadores en remoto
• Consejos para mantener la ética al hacer un seguimiento de los empleados
• Reflexiones finales

¿Es realmente necesario hacer un seguimiento de los trabajadores en remoto?

El trabajo a distancia puede ser algo difícil de manejar, sobre todo para los directivos.

Si no puede ver físicamente a sus empleados, ¿cómo puede asegurarse de que el trabajo se realiza, las tareas se completan a tiempo y se mantiene la productividad?

El seguimiento de los empleados remotos puede salvar esta distancia, ofreciendo información sobre los hábitos de trabajo, la gestión del tiempo y el progreso de los proyectos. Aunque no sea absolutamente necesario, puede resultar muy beneficioso para su equipo:

• Refuerza la responsabilidad: Sin interacciones cara a cara, es más difícil ver si los empleados están trabajando como se esperaba. Las herramientas de seguimiento pueden ayudarle a verificar que se están completando las tareas y se están cumpliendo los plazos, garantizando la responsabilidad incluso en un entorno remoto.
• Ayuda a manejar la carga de trabajo: Mediante el seguimiento de la actividad de los empleados y la finalización de las tareas, puede comprender mejor las cargas de trabajo individuales. Esto ayuda a distribuir las tareas de forma más equitativa, evitar el agotamiento y garantizar que todos los miembros del equipo contribuyen de forma justa.
• Evaluación de desempeño: Los datos de seguimiento detallados pueden ser un recurso valioso para las revisiones de rendimiento. Proporcionan pruebas objetivas de los hábitos de trabajo y los logros de un empleado, que pueden utilizarse para ofrecer comentarios constructivos o reconocer los logros.
• Mejorar la gestión de proyectos: Con las herramientas de seguimiento del tiempo, puede controlar el progreso de los proyectos, supervisar los hitos y asegurarse de que los proyectos van por buen camino. Esto ayuda a gestionar los plazos, ajustar los calendarios y mantener los proyectos alineados con los objetivos empresariales.
• Potenciar la ciberseguridad: Un software de seguimiento puede ayudar a proteger tu empresa mediante la supervisión de los documentos guardados, las aplicaciones instaladas y los sitios web visitados. Esto es una ayuda a la hora de protegerse contra la ciberdelincuencia, las amenazas internas y la violación de datos.
• Asegurar el cumplimiento de la ley: A efectos del cumplimiento normativo, disponer de los registros de horas de trabajo, la realización de tareas y la comunicación te ayuda a cumplir los requisitos normativos y a proteger su empresa frente a posibles litigios.

El seguimiento a distancia de los empleados puede ser beneficioso para las empresas. Pero también tiene sus inconvenientes. Los empleados pueden sentir que el seguimiento constante invade su intimidad, afectar su satisfacción laboral e incluso llevarles a desarrollar un síndrome de burnout.

¿Es legal controlar a los trabajadores que teletrabajan?

El seguimiento de los empleados que teletrabajan o que trabajan en remoto dentro de un entorno empresarial híbrido, tiene muchos matices. En cuanto al control horario, es decir, el registro de las horas de trabajo, es completamente obligatorio tanto como para los trabajadores que acuden a su puesto de trabajo como para los que optan por el teletrabajo.

Así viene determinado en la Ley de fichaje digital obligatorio que exige total transparencia en el registro de horas. Además, estos registros digitales deben ser completamente accesibles tanto para empresarios, trabajadores y representantes como para las autoridades encargadas de las inspecciones técnicas y auditorias.

Más allá del uso obligatorio de softwares de control horario para controlar la salida/entrada o el inicio y fin de la jornada laboral, otro tipo de seguimientos por parte de la empresa, requerirán un protocolo especial para su aplicación estipuladas en la legislación laboral para garantizar el respeto a la privacidad de los trabajadores tanto en centros laborales como en remoto.

¿Es obligatorio informar a los empleados que teletrabajan si se les hace seguimiento?

Todo lo referente al control de los empleados en remoto o que teletrabajan, como el seguimiento del tiempo o la posibilidad de las empresas de monitorizar el ordenador de sus empleados está regulado por la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales) sobre los derechos digitales.

El artículo 87 de la LOPDGDD se refiere directamente al derecho a la intimidad en cuanto al uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral. El artículo establece lo siguiente:

“Los trabajadores y los empleados públicos tendrán derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por su empleador.”

Además prevé aquellos casos en los que la organización sí podrá monitorizar y controlar los dispositivos digitales del trabajador. El empleador podrá acceder a los contenidos derivados del uso de medios digitales facilitados a los trabajadores en los siguientes casos: 

• Cuando sea necesario para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales 
• Cuando sea necesario para garantizar la integridad de los dispositivos.

Esto siempre y cuando se respeten caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos por la Constitución

Para la aplicación de este control, la empresa deberá establecer un protocolo para el uso del ordenador de empresa. En dicho protocolo deben detallarse expresamente qué usos y accesos están autorizados. Además deben establecerse las garantías necesarias para preservar la intimidad de los trabajadores. 

Esto no aplica para los dispositivos, ordenadores portátiles o de escritorio, que utilicen los trabajadores que teletrabajan si son de su propiedad. Es decir, las empresas podrán establecer estos seguimientos en el único caso de que el ordenador o computadora sea de su propiedad y esté en uso del trabajador en remoto.

La única excepción a esta regla es el seguimiento del control horario, que es obligatorio para cualquier trabajador.

Por otro lado, el artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa puede adoptar aquellas medidas de vigilancia y control que estime oportunas para verificar el cumplimiento por parte del trabajador de sus deberes y obligaciones laborales.

Esto será así siempre que se respeten los siguientes derechos en materia de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales:

• Derecho la intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por el empleador
• Derecho a la desconexión digital 
• Derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización.

Cómo hacer un seguimiento a los trabajadores en remoto

Hay muchas maneras de hacer un seguimiento de los empleados que teletrabajan. Puedes hacer un seguimiento de sus horas de trabajo, pedirles que registren su ubicación al fichar, exigirles que realicen informes periódicos sobre su progreso en el trabajo o utilizar un software de seguimiento de empleados. Estos son algunos ejemplos:

• Autoinforme del trabajador: Es un sistema bastante frecuente en el que los empleados reportan su propio tiempo trabajado y el progreso en cada tareas. Es común en el teletrabajo, porque es una buena forma de monitorizar el trabajo y fomentar la responsabilidad personal.

• Reuniones y controles periódicos: Las reuniones programadas te mantienen al corriente de los progresos de los empleados. Además es un buen espacio para crear sinergias, vínculos y recibir feedbacks. Programa reuniones periódicas para realizar actualizaciones individuales o en equipo.

• Software de control horario: El software de control del tiempo registra el tiempo que los empleados dedican a distintas tareas o proyectos. Los trabajadores en remoto se conectan al software para iniciar y detener temporizadores. Este software te permite asegurarte de que el trabajo se realiza de forma eficiente.

• Software de gestión remota de empleados: Estas herramientas ofrecen información detallada sobre los hábitos de trabajo de los empleados mediante el seguimiento de actividades como el uso del ordenador, las visitas a sitios web y el tiempo dedicado a distintas tareas. Algunas incluso ofrecen funciones como la monitorización de capturas de pantalla, el seguimiento por GPS, los registros de actividad y el seguimiento de pulsaciones de teclas.

Consejos para mantener la ética al hacer un seguimiento de los empleados

1. Determina qué quieres controlar y por qué.

Puede ser tentador recopilar cualquier dato que puedas de tus empleados sin pensar mucho en si realmente los necesitas. Sin embargo, la recolección indiscriminada de datos puede generar complicaciones innecesarias y preocupaciones sobre la privacidad.

Para evitar esto, comienza por definir tus objetivos. Pregúntate qué aspectos específicos del trabajo de tus empleados necesitas monitorear y por qué. Por ejemplo, ¿necesitas rastrear su ubicación? Si los empleados deben estar en un lugar específico para su trabajo, como asistir a reuniones con clientes o visitar distintos sitios, entonces el seguimiento por GPS podría ser útil y justificable.

Sin embargo, si tu equipo trabaja desde casa y la ubicación no es un factor crítico para sus tareas, entonces el seguimiento por GPS podría ser innecesario e invasivo. En su lugar, enfócate en métricas más relevantes para su desempeño, como la finalización de tareas, el progreso de proyectos o la gestión del tiempo.

En Jibble tenemos una función de monitoreo de capturas de pantalla, pero, irónicamente, no la usamos para monitorear a nuestro equipo. En cambio, nos enfocamos más en la calidad de su trabajo y en el tiempo que dedican a sus tareas. Esto facilita evaluar la productividad y asegura que paguemos a nuestro personal por hora de manera más precisa. Además, hace que los trabajadores sean responsables de su tiempo, de la misma forma en que un abogado lo sería al facturar a un cliente.

Cualquier dato que recopiles debe tener un propósito claro y alinearse con los objetivos de tu negocio.

2. Informa a tus empleados que van a ser monitorizados.

Aunque esto no sea legalmente obligatorio en la mayoría de los estados, es absolutamente recomendable informar a tus empleados de que están siendo monitoreados, qué vas a monitorear y para qué se usará esta información.

Esto no solo asegura que los empleados entiendan las razones detrás de las prácticas de monitoreo, sino que también hace que todo el tema del seguimiento se sienta menos furtivo. ¡No estás haciendo algo ilegal, así que por qué esconderlo desde el principio!

La mayoría de los empleados apreciarán la honestidad y entenderán que el monitoreo es una herramienta para asegurar que los proyectos se mantengan en marcha y los plazos se cumplan. Si los empleados expresan inquietudes o incomodidad, abórdalas abiertamente y trabaja para encontrar un equilibrio que respete su privacidad y al mismo tiempo logre los objetivos del negocio.

3. Elige un software que valore la privacidad.

Existen muchas opciones de software para monitorear empleados, pero debes tener cuidado al elegir una.

No todo el software de monitoreo es igual, y algunos pueden tener prácticas cuestionables en cuanto a la privacidad. Empieza por revisar la política de privacidad del software para asegurarte de que describa claramente cómo se recopilan, usan y protegen los datos de los empleados. Una buena política de privacidad debe detallar qué datos se recopilan, quién tiene acceso a ellos, cómo se almacenan y cuánto tiempo se retienen. Busca software que ofrezca transparencia y garantías sobre la protección de datos y la privacidad.

El monitoreo efectivo no significa que debas rastrear todos los aspectos de las actividades de tus empleados. El mejor software ofrece funciones personalizables que te permiten ajustar el nivel de monitoreo según tus necesidades específicas. Herramientas de seguimiento de tiempo y monitoreo de empleados como Jibble, proporcionan flexibilidad para configurar los parámetros y límites de seguimiento, permitiéndote enfocarte en indicadores clave de rendimiento sin invadir innecesariamente la privacidad.

4. Asegúrate de que hayan garantías para prevenir abusos.

A la hora de rastrear empleados remotos, debes prevenir el mal uso de las herramientas de seguimiento y monitoreo. Debes tener cuidado con cómo y cuándo monitoreas a tus empleados. El monitoreo no debe extenderse más allá del horario laboral ni invadir el tiempo personal, como las vacaciones.

También debes manejar los datos con cuidado. Almacénalos de manera segura y ajústate a los requisitos legales específicos de cada industria y país.

Por ejemplo, los datos encriptados deben almacenarse en un sistema centralizado y seguro, con acceso limitado solo a las personas necesarias. Estos datos no deben conservarse por más tiempo del necesario, en España debe ser de 4 años.

Reflexiones finales