Migrar de un software de control horario a otro es mucho mas difícil que empezar de cero con un nuevo software de control horario. Una mala implantación del nuevo software, podría tener consecuencias graves a muchos niveles.
Puede que tengas necesidad de migrar tu software de control horario porque el que tienes actualmente responde a las necesidades de tu empresa.
Puede que tengas que hacerlo porque vives en países como España, donde la ley de fichaje digital obligatorio te exige ciertos requisitos que tu software actual no puede satisfacer del todo.
En cualquiera de los casos, una buena planificación es el punto de partida para que el proceso sea un éxito y no dejes cabo suelo.
En este artículo, te doy algunas claves si te estás planteando un cambio de software de control horario a otro.
Plan de 12 pasos para migrar el software de control horario
- Identifica los requisitos y evalúa el software actual
- Haz un estudio de mercado
- Planifica el proceso de migración e involucra a tu equipo
- Exporta los datos
- Haz una limpieza de datos
- Importa tus datos en el nuevo software
- Configura el nuevo software de control horario
- Capacita a tu equipo
- Monitoriza la fase inicial de la migración
- Evalúa el proceso de migración
- Archiva los datos antiguos
- Cancela la suscripción del software antiguo
1. Identifica los requisitos y evalúa el software actual
Yo diría que el primer paso en el proceso de migración es evaluar el software de control horario que estás utilizando ahora e determinar qué requisitos debe cumplir el nuevo software.
Este paso inicial, por obvio que parezca, es muy importante de cara a que hagas una buena elección de tu próximo software.
Revisa a fondo el que estás usando actualmente y haz una lista de sus características, fortalezas y debilidades. Determina qué funciones necesitas y cuáles no.
Estos son algunos aspectos que debes tener en cuenta a la hora de hacer este análisis previo.
- Analiza de los requisitos de tu empresa y tu sector
- Escalabilidad: ¿El software actual puede seguirle el paso al crecimiento del equipo o la empresa que tienes proyectado de a tres o cinco años vista?
- Funcionalidadades necesarias: ¿Hay funcionalidades esenciales para ti que el software actual no puede cumplir? Estas pueden incluir la integración con otros sistemas, almacenamiento de datos por un tiempo determinado (en España debe ser de cuatro años como mínimo), etc.
- Facilidad de uso: ¿Es fácil de usar o es un problema para tu equipo? ¿Está disponible para todos los dispositivos? ¿Móvil? ¿iOs y Android?
- Normas laborales y seguridad de datos: ¿Cumple con los requisitos de la legislación laboral y los de privacidad de datos, etc?
- Analiza las limitaciones técnicas y de compatibilidad
Evalúa qué tal buena es la tecnología de tu software actual, consulta con tus informáticos, con tu departamento de RR.HH o con quien creas necesario.- Compatibilidad con otras herramientas: ¿Se integra bien fácilmente con otros sistemas como el de nóminas o tu CRM?
- Problemas técnicos: ¿Hay problemas técnicos recurrentes, como caídas del sistema o tiempos de carga lentos? ¿Se queda colgado?
- Actualizaciones: ¿Se actualiza con cierta frecuencia? ¿Qué tal es el soporte técnico?
Establece los requisitos para el nuevo software
Una vez analizado lo que no está funcionando bien en tu sistema de control horario actual, toma toda esta información para fijar tu lista de prioridades para el nuevo software.
Crea una lista clara de requisitos para el nuevo software de control horario con criterios específicos para identificar si una herramienta potencial es adecuada o no.
Haz un check list y tenlo a mano cuando vayas a buscar tu próxima opción.
2. Haz un estudio de mercado
El siguiente paso es hacer un breve estudio de mercado. Es el momento de investigar y comparar distintos programas de control horario. Existen muchas opciones, cada una con sus propias características y estructuras de precios.
Como ante cualquier inversión, recuerda fijar cuál es tu techo presupuestario y cuáles son las necesidades de tu empresa. Es decir, qué necesitas y cuál es el tope máximo que puedes gastar en solucionarlo.
Estas son algunas sugerencias para que hagas una investigación en profundidad:
- Consulta las opciones en plataformas de análisis de software
Utilizar plataformas como Capterra, G2 y Trustpilot es una de las mejores formas de conocer diferentes soluciones y sus ventajas/desventajas según experiencias reales de usuarios. Estas plataformas, te permiten:- Leer reseñas de usuarios reales: Nadie mejer que otro usuario que haya probado un software te va a decir qué funciona y qué no. Revisa tanto las valoraciones positivas como las críticas para obtener una visión más completa.
- Filtrar por necesidades específicas: Algunas plataformas permiten filtrar según criterios como precio, tamaño de empresa, y puntuaciones generales.
- Evaluar la relación calidad-precio: Fíjate qué tal valoran los usuarios la relación calidad-precio del software y si el precio está justificado.
- Realiza una comparación detallada
Una vez que hayas seleccionado algunos software, utiliza las herramientas de comparación en estas plataformas para verlos en una tabla comparativa. Otra opción es que hagas tu propio cuadro comparativo. Aquí es recomendable comparar:- Funciones principales: ¿Qué tipo de herramientas y funciones ofrecen?
- Precios y planes: ¿Hay opciones de prueba gratuita o planes flexibles que puedan adaptarse al presupuesto?
- Opiniones sobre el soporte técnico: Casi todas las reseñas terminan hablando del soporte técnico y la atención al cliente, fíjate en eso.
- Consulta webs especializadas
Las páginas oficiales de cada software suelen incluir casos de estudio y un montón de información útil a tener en cuenta a la hora de elegir un software u otro.
En Jibble, por ejemplo, tenemos una página especializada sobre mejores sofware para empresas, donde puedes encontrar una colección de mejores software para el sector de la Educación, mejores programas para Sanidad y así para casi cualquier sector. - Prueba demos o versiones gratuitas
La mayor parte de las marcas de software de control horario ofrecen una versión gratuita o al menos unos días de prueba que suelen estar sobre los 14 días. Antes de migrar el software de control horario, haz una prueba o pide una demo.
Si necesitas orientación extra, aquí te dejo un par de artículos sobre de los mejores software de control de horario y de asistencia que te pueden ser útiles:
- El mejor software para cumplir con la ley de fichaje obligatorio (Incluye una selección de los siete mejores programas)
- 16 mejores programas de control de asistencia y 2 que conviene evitar (Incluye cuadro comparativo)
3. Planifica el proceso de migración e involucra al equipo
Crea crear un plan paso a paso para el proceso de migrar el software de control horario.
Esboza el calendario de la migración que refleje los pasos que hay que dar en cada estapa, los profesionales de tu equipo que deben intervenir y sus tareas asignadas, etc.
Algunos aspectos a tener en cuenta en tu calendario:
- Plazos: Determina y incluye las fechas importantes. Por ejemplo, en España en 2025 tiene que estar implementado el uso de un sofware para fichar. La fecha tope debe aparecer en tu calendario. Si tienes dudas al respecto, asegúrate de contratar un abogado especializado si fuera necesario para tener todas las fechas límites muy claras y evitar sanciones.
- Asigna responsabilidades y busca consenso: Ten muy en cuenta la opinión de tu responsable de recursos humanos porque tendrán que trabajar directamente con el software. Si tu empresa es grande y tienes un departamento legal, hazlo parte del debate.
- Establece un responsable: Si eres el CEO de la empresa, asigna a alguien con habilidades de comunicación para facilitar la transición y mantener a todos informados.
Desarrolla una estrategia de comunicación
Una buena comunicación es fundamental en cualquier equipo, sobre todo cuando se van a implantar cambios en la empresa que afectan a todos los miembros.
En otros casos, la comunicación es un deber legal, como en el caso del control horario, que en algunos países como España, debe ser explícitamente comunicado a los empleados:
A pesar de que el control horario es una obligación que todas las empresas deben cumplir tal y como aparece en el BOE-A-2019-3481, la propia ley exige que los empleados sean informados al respecto.
Es decir, tanto si vas a implantar este sistema por primera vez, como si vas a migrar el software de control horario, debes informar apropiadamente a tus empleados.
Algunos aspectos a tener en cuenta en tus comunicaciones:
- Prepara comunicaciones para cada etapa del proceso: Hazles saber cuáles son las fechas clave, los posibles cambios y cuándo serán las sesiones de entrenamiento o capacitación.
- Define un canal de comunicación centralizado: Elige un canal de comunicación, que bien puede ser el correo, una herramienta (Slack, Zendesk, Teams) o una intranet donde se publiquen todas las actualizaciones.
4. Exporta los datos
Antes de importar los datos al nuevo software, deberás exportarlos desde tu software actual. La mayoría de los programas de control horario permiten exportar los datos en varios formatos, como CSV, Excel o Google Sheets.
No obstante, revisa la documentación oficial o el centro de ayuda del software que estás utilizando actualmente. Esto te dará una idea clara sobre qué formatos de exportación manejan y cuál es compatible con el nuevo software.
Algunas recomendaciones sobre la exportación de datos:
- Campos y datos exportables: Determina qué datos que necesitas (como horas trabajadas, registros de ausencias, y datos de empleados) y versifica que estén disponibles para exportación
- Haz una exportación de prueba: Antes de realizar una exportación definitiva, haz una prueba, juega con varias posibilidades. Si algunos datos no se exportan correctamente o el formato no coincide con el requerido por el nuevo software, podrás solucionarlo antes de hacer la exportación definitiva que no tenga vuelta atrás.
- Verifica que estén todos los datos completos y actualizados: Revisa que no haya datos faltantes o pendientes de actualización antes de la exportación final. Revisa que los datos estén completos, actualizados en fecha y que sean exactos.
- Haz una copia de seguridad de los datos exportados: O todas las que sean necesarias, aquí se cumple lo de «es mejor prevenir, que tener que lamentar». Así que asegúrate de proteger la integridad de los datos.
5. Haz una limpieza de datos
La probabilidad de que sus datos queden 100% limpios desde el principio es del 0%.
Tendrás que limpiar los datos migrados, lo que implica revisar y validar los datos para garantizar su exactitud e integridad.
Revisa cada tipo de registro y verifica que todos los campos estén correctos. Estos son algunos datos mínimos a tener en cuenta:
- Datos de los empleados (nombres, DNIs, datos de contacto, etc)
- Horas trabajadas
- Horas extraordinarias
- Ausencias
- Permisos y vacaciones
Puedes utilizar herramientas como Excel o Google Sheets para eliminar duplicados, corregir errores y realizar otros cambios necesarios en los datos.
Este paso es esencial para garantizar que tus datos sean precisos cuando los importes al nuevo software.
6. Importa tus datos en el nuevo software
Para importar los datos al nuevo software de control horario, primero revisa la documentación o guías del sistema para confirmar los formatos compatibles, como CSV o Excel, y cualquier requisito especial de configuración.
Asegúrate de entender cómo se asignan los campos para que los datos se ubiquen en las categorías correspondientes. Una correcta configuración inicial evita errores durante el proceso de importación.
Configura el mapeo de campos, asignando cuidadosamente cada columna exportada (como «nombre del empleado», «horas trabajadas» o «fecha/hora de inicio») a su campo equivalente en el nuevo software.
Haz una importación de prueba con un pequeño conjunto de datos para asegurarte de que la información se carga en el lugar adecuado y en el formato correcto, revisando además que la visualización sea la esperada.
Una vez que la importación de prueba esté verificada, realiza la importación completa siguiendo las instrucciones del software. Para evitar problemas, no uses el sistema para otras tareas mientras se carga la información.
7. Configura el nuevo software de control horario
El siguiente paso para migrar el software de control horario definitivamente es configurar el nuevo.
Los pasos que vienen a partir de ahora, te serán útiles tanto si ya estás trabajando con un software como si hasta ahora llevabas un registro manual en Excel, por ejemplo.
Por cierto, recuerda que en España por ejemplo, los registros en Excel no están admitidos por la ley porque no dejan de ser registros manuales, que están prohibidos.
En tu nuevo software, ponte manos a la obra con la creación de proyectos, tareas y/o clientes en el sistema. Esta fase es el paso inicial para que puedas clasificar las horas de trabajo.
Configura otros aspectos según las características de tu negocio u organización. Puede que necesites establecer turnos de trabajo, geovallas, o cualquier otra particularidad.
Asegúrate de realizar pruebas para confirmar que toda la información se sincroniza correctamente.
Verifica también qué tal se integra el nuevo software con las otras herramientas que tu empresa utiliza de manera habitual. Este tipo de configuraciones son esenciales para automatizar procesos que agilicen el trabajo diario de tu empresa.
8. Capacita a tu equipo
Ha llegado el momento de implantar el nuevo software y de que cada miembro de tu equipo aprenda a manejarlo.
Necesitarás capacitar a tu equipo para ello. No subestimes la importancia de esta fase: aunque a ti te haya resultado fácil, es posible que otros necesiten más tiempo para familiarizarse con el sistema.
La capacitación inicial debería cubrir las funciones esenciales, como el registro de entradas y salidas, la facturación y la elaboración de informes, según los roles de cada miembro.
En tus sesiones de entrenamiento y capacitación, ya sean en directo u online si parte de tu equipo teletrabaja, recuerda incluir al menos:
- Demostraciones guiadas de cada funcionalidad importante (registrar horas, abrir/cerrar sesión)
- Sesiones de preguntas y respuestas
Si fuera necesario, proporciónales materiales de apoyo que puedan consultar si tienen dudas. Estos recursos podrían ser:
- Tutoriales en video: con descripciones de cada procedimiento
- Manuales de usuario: creados por ti o aportados por la marca del propio software
- FAQs y guías rápidas: para resolver dudas frecuentes sin necesidad de apoyo constante.
9. Monitoriza la fase inicial de la migración
Una vez que el sistema esté en funcionamiento, realiza una supervisión exhaustiva de sus funciones clave, como la precisión de los datos y la ejecución de procesos automáticos, para confirmar que se están cumpliendo las expectativas.
Asegúrate de que los datos transferidos sean precisos y completos, y revisa que no haya registros perdidos o mal ubicados.
Por último, supervisa cómo cada miembro del equipo utiliza el software en sus tareas diarias y responde rápidamente a cualquier problema o duda que surja.
Analiza si el software está cumpliendo con las necesidades operativas de tu empresa y de que todos se sienten cómodos usándolo.
Toda esta supervisión activa te permitirá realizar los ajustes precisos.
Esta monitorización en la fase inicial es prioritaria sobre todo si estás sujeto a un plan que ofrece 14 días de prueba gratuita.
10. Evalúa el proceso de migración
Después de algunas semanas o meses de uso, revisa los registros y el historial del proyecto para analizar tanto la planificación inicial como la ejecución de cada fase del proceso.
Ten en cuenta aspectos clave como la precisión de la transferencia de datos, la estabilidad del software, y la facilidad de uso para el equipo.
Un enfoque riguroso en esta revisión permite identificar tanto aciertos como áreas que puedan requerir ajustes adicionales.
Para obtener una visión completa, analiza la usabilidad del sistema. Ten en cuenta cualquier problema que tú o tu equipo hayáis detectado y realiza los ajustes necesarios para mejorar la integración del software en el entorno de trabajo.
11. Archiva los datos antiguos
Archiva los datos antiguos.
Puedes almacenar los datos en un disco duro externo o en un servicio de almacenamiento en la nube.
Archivando los datos antiguos te aseguras de tener una copia de seguridad en caso de que necesites acceder a ellos en el futuro.
12. Cancela la suscripción del software antiguo
Puede parecer muy obvio, pero no olvides cancelar tu suscripción al software antiguo.
No querrás tener que pagar por un software obsoleto que ya no necesitas.
Para finalizar…
Mira, la migración del software de control horario puede ser un proceso difícil, pero con una planificación y ejecución adecuadas, puede ser un proceso sencillo y satisfactorio.
Si lo haces bien, todas las partes interesadas saldrán ganando y el esfuerzo merecerá la pena.
Mejora de la productividad, la eficacia, la transparencia, la precisión de las nóminas o los costes e incluso una reducción de los costes laborales.
