El Método Ivy Lee o cómo maximizar la productividad con sólo 6 tareas

El método Ivy Lee, que lleva el nombre de su creador, se diseñó para abordar un reto habitual en la productividad: saber dónde centrar la atención.

En el acelerado mundo actual, a menudo nos vemos bombardeados por innumerables tareas y distracciones, lo que puede provocar una sensación de agobio.

Este método ofrece un enfoque bien estructurado que te ayudará a recuperar el control de tu día y a asegurarte de que trabajas en lo más importante.

La historia comienza en 1918, cuando Charles M. Schwab, presidente de Bethlehem Steel Corporation, buscaba formas de mejorar la eficiencia dentro de su empresa. A pesar de ser uno de los hombres de negocios con más éxito de su época, Schwab sabía que su equipo no trabajaba al máximo de sus capacidades.

Ivy Ledbetter Lee era una respetada consultora de productividad y experta en relaciones públicas de la época. Schwab invitó a Lee a reunirse con él y sus ejecutivos para pedirles una estrategia que les ayudara a hacer más en menos tiempo.

En lugar de ofrecer una larga conferencia o un sistema complejo, Lee propuso una técnica sencilla: al final de cada jornada laboral, los empleados debían anotar las seis tareas más importantes que debían realizar al día siguiente, priorizarlas y trabajar en ellas de una en una. Las tareas inacabadas pasarían a la lista del día siguiente.

Schwab estaba intrigado, pero quería pruebas de que el método funcionaba. Lee sugirió que lo probaran durante unos meses, sin coste alguno. En lugar de exigir un pago por adelantado, le dijo a Schwab que le pagara lo que creyera que valía el método después de ver los resultados.

Al cabo de tres meses, Schwab y sus ejecutivos notaron una notable mejora de la productividad. Tanto, que Schwab extendió a Lee un cheque por valor de 25.000 dólares, una suma importante en aquella época, equivalente a cientos de miles de dólares en la actualidad.

El método pronto se extendió, convirtiéndose en una herramienta de productividad de confianza para líderes empresariales y profesionales de todo el mundo.

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Entender por qué debe hacer algo es el primer paso para ponerlo en práctica. El método Ivy Lee tiene numerosas ventajas que ayudan a mejorar la productividad. Exploremos algunos:

• Claridad mental: Nuestros cerebros tienen una cantidad limitada de recursos cognitivos, y cada decisión que tomamos a lo largo del día drena parte de esa energía. Esta sencilla estrategia libera tu energía cognitiva, permitiéndote centrarte por completo en las tareas que tienes entre manos en lugar de malgastar recursos mentales pensando en tu próximo movimiento. De este modo, comienza la jornada laboral con claridad y determinación, y su energía mental puede emplearse mejor en ejecutar, no en decidir.
• Sensación de logro y motivación: Cuando las tareas no están organizadas y son interminables, es fácil perderse en el mero volumen de trabajo, lo que puede llevar al agotamiento o a la procrastinación. Puedes tener la sensación de que no avanzas, aunque estés ocupado todo el día. Al limitarte a sólo seis tareas, el método garantiza que tu lista sea manejable y alcanzable. Cada tarea completada se convierte en una pequeña victoria, y el hecho de tachar cosas de la lista te da una sensación de progreso y logro.
• Disciplina tu cerebro: Nuestro cerebro no está diseñado para gestionar múltiples tareas complejas simultáneamente. En cambio, rendimos al máximo cuando podemos concentrarnos en una sola tarea a la vez. Con este método, en lugar de realizar varias tareas a la vez, te concentras plenamente en una sola. Este enfoque profundo nos obliga a disciplinarnos, una habilidad que, si se desarrolla con el tiempo, puede extenderse a otras áreas de nuestra vida, como la salud, la forma física y el trabajo.

Aunque el método Ivy Lee es increíblemente eficaz en entornos estructurados, es importante reconocer que ciertos trabajos requieren adaptabilidad y un cambio constante de prioridades. Funciones como la atención al cliente, la respuesta ante emergencias o la gestión de una empresa suelen implicar situaciones impredecibles en las que las tareas cambian rápidamente en función de factores externos.

En estos casos, puede ser necesario adaptar la estructura del método Ivy Lee: centrarse en sólo seis tareas y completarlas en un orden específico. Sin embargo, el principio subyacente de priorización y claridad puede seguir siendo útil. He aquí cómo puede adaptarse a los trabajos flexibles:

• Lista de tareas diarias con flexibilidad: Puedes seguir creando una lista de seis tareas clave para el día, pero con cierta flexibilidad. Si surge un asunto urgente, puedes ajustar tus prioridades manteniendo un marco general para el día.
• Agrupación de tareas: En lugar de enumerar tareas concretas, agrúpalas por categorías (por ejemplo, atención al cliente, gestión de proyectos, correos electrónicos) y clasifícalas. De este modo, te centrarás en las áreas de mayor prioridad y podrás hacer ajustes rápidos a medida que surjan nuevas tareas.
• Bloques de tiempo: Puedes utilizar el método junto con el bloqueo de tiempo para reservar ciertas horas del día al trabajo de alta prioridad, dejando otras libres para responder a problemas inesperados.
• Revisar y ajustar: Dado que tu jornada laboral puede cambiar rápidamente, puedes incorporar una rápida revisión diaria para asegurarte de que, a pesar de los cambios, sigues centrándote en las prioridades correctas.

Es decir, incluso en los puestos de trabajo más dinámicos, dedicar cinco minutos al principio o al final del día a clasificar las tareas puede ayudarte a no desviarte de los asuntos menos importantes.

Empezar con el método Ivy Lee es sencillo, pero ten en cuenta que la clave está en la constancia. El método funciona mejor cuando lo conviertes en un hábito, así que no te compliques, empieza.

Aquí tienes una guía paso a paso para ponerlo en práctica de un modo que te resulte natural y fácil de seguir.

1) Prepara tu lista la noche anterior

Antes de terminar el día, tómate cinco minutos para escribir las seis cosas más importantes que tienes que hacer mañana. Puedes hacerlo en un cuaderno, en una agenda o incluso en una aplicación de notas de tu teléfono, lo que mejor te venga. El objetivo es empezar cada día con un plan, para no perder tiempo pensando qué hacer cuando empiece el día.

La clave está en primar la calidad sobre la cantidad. Reduciendo la lista a sólo seis tareas, se elimina el riesgo de dispersarse demasiado. Estas tareas deben ser las que tengan un mayor impacto en tu trabajo o en tus objetivos. La idea es pensar estratégicamente en lo más importante, no sólo en lo urgente.

Si no estás seguro de qué priorizar, pregúntate: «¿Qué tareas tendrán mayor impacto en mis objetivos?». Céntrate en el trabajo significativo, no sólo en el trabajo ocupado.

2) Ordena tus tareas por orden de importancia

Una vez que hayas enumerado las seis tareas, ordénalas por orden de prioridad. Ordénelas de la más importante (tarea 1) a la menos importante (tarea 6). Este paso le ayuda a aclarar qué es lo que realmente necesita su atención en primer lugar y le garantiza que empieza el día con un claro sentido de la orientación.

Sé realista sobre lo que puedes hacer en un día. Si una tarea es demasiado grande, divídala en pasos más pequeños y factibles.

3) Céntrate en una tarea cada vez

Al día siguiente, comienza por la tarea más prioritaria y dedícale toda tu atención antes de pasar a la siguiente.

No pases a la segunda tarea hasta que hayas terminado la primera. Esto elimina la tentación de saltar de una tarea a otra, lo que puede reducir la concentración y ralentizar el progreso. Tendrás la satisfacción de terminar una tarea antes de pasar a la siguiente, creando una sensación de impulso.

Si te interrumpen, termina la tarea lo antes posible antes de pasar a otra. Si una tarea se prolonga más de lo previsto, fija un límite de tiempo para mantener el impulso.

4) Traslada las tareas inacabadas al día siguiente

Al final del día, si no has completado las seis tareas, no te estreses. Simplemente traslada las tareas inacabadas a la lista del día siguiente.

Si has conseguido completar las tareas, repite el proceso. Anota seis tareas para el día siguiente, ajusta tus prioridades según sea necesario y sigue con el ciclo. Esto te permite trabajar siempre a partir de una lista centrada y priorizada, en lugar de perderte en una lista interminable de tareas pendientes.

Si ves que las tareas se posponen una y otra vez al día siguiente, pregúntate si son realmente importantes. Si lo son, ponlas más arriba en la lista de prioridades. Si no lo son, plantéate delegarlas o eliminarlas por completo.

5) Repite, sé coherente y haz los ajustes necesarios

La eficacia del método Ivy Lee reside en convertirlo en un hábito diario. Con el tiempo, conseguirá identificar mejor qué tareas son realmente importantes y cómo estructurar su día de forma eficaz. Algunos días, puede que termine las seis tareas, mientras que otros días pueden surgir imprevistos. No pasa nada: ajústate y sigue adelante.

Al cabo de unas semanas, reflexiona sobre lo que funciona y lo que no. ¿Completas las tareas con regularidad? ¿Te sientes menos abrumado? Utiliza esta información para perfeccionar tu enfoque.

¿Por qué no empezar esta misma noche? Anota tus seis tareas y verás cómo mañana te sientes mucho más productivo y con más control.