Desde el seguimiento de las pulsaciones del teclado del ordenador hasta el seguimiento por GPS, hay una gran variedad de aplicaciones de monitorización de empleados que pueden utilizarse para controlar la productividad, el comportamiento e incluso la ubicación física de los empleados.
Las empresas controlan a sus empleados por varias razones, como garantizar la eficiencia o evitar que los empleados hagan un uso inadecuado de sus horas laborales. Sin embargo, esta práctica también plantea serias dudas sobre la privacidad y la ética.
Por otro lado, ¿hasta qué punto es legar esa monitorización o control sobre los empleados en España?
A continuación, analizamos cuáles son las implicaciones legales del uso de software de monitorización de empleados, y cuáles los retos a los que se enfrentan las empresas a la hora de aplicar estas técnicas.
¿Cuáles son los límites de esta vigilancia o supervisión a los empleados? ¿Hasta dónde pueden llegar los empresarios sin violar sus derechos a la intimidad de su empleados?
En este artículo veremos:
- ¿Qué es la monitorización de empleados?
- ¿Es legal monitorizar a los empleados en España?
- 3 Casos en los que la monitorización fue demasiado lejos
- Límites a la hora de monitorizar a sus empleados
¿Qué es la monitorización de empleados?
La supervisión o monitoreo de empleados hace referencia al seguimiento o control de las actividades y el comportamiento de los empleados en el lugar de trabajo, durante las horas de trabajo, o en ambos. Este control puede incluir la supervisión del uso del ordenador, el correo electrónico y la mensajería instantánea, la actividad en Internet, llamadas, ubicación física, el nivel de productividad, etc.
Las empresas utilizan diferentes herramientas para seguir y controlar a sus empleados. Por ejemplo, pueden utilizar cámaras de vigilancia o dispositivos GPS, entre otras opciones. Además, desde hace algunos años, muchas empresas han empezado a utilizar software de seguimiento de empleados que ofrecen una monitorización más avanzada.
Estas aplicaciones que hacen un seguimiento de las actividades de los trabajadores pueden rastrear las pulsaciones de teclas, grabar las pantallas de ordenador de los empleados, registrar las visitas a sitios web, medir los niveles de actividad del ratón y del teclado, y mucho más.
Por otro lado, la mayoría de estos programas han desarrollado sus propias aplicaciones, versiones móviles que pueden instalarse tanto en los dispositivos de la empresa como en los personales.
Lectura recomendada: ¿Cuándo es ilegal monitorizar el ordenador de los trabajadores?
¿Qué hacen estas aplicaciones de monitorización de empleados?
La mayoría de estas aplicaciones suelen incluir de un modo u otro, al menos las siguientes funcionalidades para hacer un seguimiento efectivo de los empleados o trabajadores:
- Seguimiento del tiempo: Pueden medir la cantidad de tiempo que un empleado pasa trabajando en un ordenador o dispositivo móvil.
- Control del uso de páginas web y aplicaciones: Estas apps permiten a los directivos ver qué uso hace un empleado de Internet, qué páginas web que visita y el tiempo que pasa en cada una de ellas. De igual forma, estas apps pueden rastrear las aplicaciones que un empleado utiliza durante el horario laboral.
- Seguimiento de la ubicación: Cuando se instala una aplicación de control de empleados en el teléfono móvil de un empleado, puede rastrear su ubicación mediante tecnología GPS.
- Registro de pulsaciones: Estas aplicaciones pueden registrar todas las pulsaciones realizadas por un empleado en un ordenador o teléfono. Esto puede ayudar a medir el nivel de actividad del empleado.
- Monitorización de pantallas: Estas aplicaciones también pueden hacer capturas de la pantalla del ordenador de un empleado al azar o a intervalos regulares.
¿Por qué los jefes monitorizan a sus empleados?
Son muchas las razones por las que puede ser necesaria la supervisión de los empleados. Puede ser para controlar la productividad, hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados o mejorar la seguridad de la empresa.
- Productividad: Los empresarios controlan a los empleados para asegurarse de que trabajan de forma eficiente y completan las tareas a tiempo. El seguimiento del tiempo también puede ayudar a los equipos a identificar cómo deberían emplear su tiempo en el trabajo para obtener mejores resultados.
- Rendimiento: Los empleadores utilizan software de monitoreo para rastrear el desempeño de los empleados e identificar las áreas en las que los empleados pueden necesitar capacitación o apoyo adicional. El software también puede ayudar a los empleados a mantener el rumbo y eliminar las distracciones.
- Cumplimiento: Con la ayuda del software de monitoreo de empleados, los empleadores podrán realizar un seguimiento preciso de las horas trabajadas por los empleados y mantener registros seguros. Esto ayudará a garantizar que la empresa cumple los requisitos legales.
- Seguridad: Cuando los empleadores monitorean a los empleados, pueden ayudar a proteger la información confidencial de la empresa y evitar violaciones de datos. También puede proteger a la empresa contra robos.
- Protección de los empleados: Tener un registro del paradero de los empleados durante las horas de trabajo puede aumentar la seguridad de los empleados. Esto es especialmente importante para los empleados que trabajan solos o en lugares peligrosos.
- Transparencia: Controlar a los empleados puede ayudar a proporcionar transparencia y responsabilidad a los clientes, las partes interesadas, los inversores y los propios empleados.
¿Es legal la monitorización de los empleados en España?
Sí, las empresas pueden controlar legalmente a sus empleados en España, Sin embargo, los empleadores deben cumplir con las normas específicas dentro de la legislación laboral que regulan la privacidad de los empleados y otras relacionadas como la recopilación de datos, etc.
Estatuto de los Trabajadores (1980)
El Estatuto de los Trabajadores es una ley española que fue aprobada inicialmente el 14 de marzo de 1980. Ha sufrido diferentes actualizaciones o modificaciones. Actualmente, está regulado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores.
Esta ley incluye a los trabajadores por cuenta ajena, los trabajadores asalariados de todo tipo y sector de actividad. Además, recoge otros perfiles de trabajadores como los trabajadores contratados bajo alguna relación laboral de carácter especial de las reguladas en España por el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores (personal y cargos de alta dirección no consejeros, trabajadores al servicio del hogar familiar, penados en las instituciones penitenciarias, deportistas y artistas, etc)
El Estatuto de los Trabajadores en su artículo 20, establece lo siguiente:
El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.
Más adelante, en el mismo artículo 20.bis, aclara:
Los trabajadores tienen derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por el empleador, a la desconexión digital y a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización en los términos establecidos en la legislación vigente en materia de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.
Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) (2018)
La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales es una ley orgánica que fue aprobada a finales de 2018 por las Cortes Generales de España con el objetivo de adaptar el Derecho interno español al Reglamento General de Protección de Datos.
Esta ley cubre muchos de los huecos relacionados con la protección de datos que el Estatuto de los Trabajadores no regula. Concretamente, en su artículo 87, la LOPDGDD se refiere al derecho a la intimidad y la dignidad en el uso de dispositivos digitales dentro del ámbito laboral:
Los trabajadores y los empleados públicos tendrán derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por su empleador.
Este mismo artículo recoge todo lo relacionado con la posibilidad de que tienen las empresas de monitorizar los ordenadores de los empleados, cuáles son las normas para poder hacerlo.
La LOPDGDD también responde a otros aspectos relacionados con el control de los empleados en el ámbito laboral, como el seguimiento por GPS (artículo 90), el derecho a la desconexión digital (artículo 88) o todo lo relacionado con el uso de cámaras o cualquier dispositivo de videovigilancia (artículo 89).
Ley de Teletrabajo (2021)
La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, más conocida como Ley del Teletrabajo, es una norma del ordenamiento jurídico español con rango de ley que regula el trabajo de aquellos empleados que desarrollan su labor a distancia o en remoto.
Esta ley también recoge muchos aspectos relacionados con el derecho de las empresas a controlar o monitorizar a sus empleados, lo que resulta más sensible precisamente en estos trabajadores que desarrollan sus actividades en remoto.
Por ejemplo, el artículo 7 de la Ley de Teletrabajo aclara que empleado y empleador deben llegar a un acuerdo sobre los medios para el teletrabajo ya que los trabajadores no pueden ser obligados a usar sus dispositivos personales. Una cuestión fundamental ya que ninguna empresa está autorizada registrar ninguna actividad a través de los dispositivos personales de sus empleados, aunque trabajen en remoto, según hemos visto en el artículo 20 del E.T.
Esta Ley es un complemento fundamental dentro de la legislación laboral española, en una realidad donde cada vez son más las personas que trabajan en remoto o en entornos híbridos.
3 Casos en los que la monitorización fue demasiado lejos
Estos son algunos ejemplos que han terminado por crear precedentes en sus sectores respectivos y en el mercado laboral en general.
1. Amazon France multada con 32 millones de euros por vigilar en exceso a sus empleados
Una de las sanciones más sonadas en Europa por exceder los límites del control a empleados, la protagonizó Amazon France Logistique, que fue multada por la Comisión Nacional de Informática y Libertad de Francia (CNIL), por haber utilizado un sistema de vigilancia que seguía de cerca los movimientos de sus trabajadores con la justificación de «evaluar su desempeño».
El sistema de control que había armado la compañía incluía el uso de escáneres ubicados en los almacenes a través de los cuales controlaban personalmente a cada trabajador encargado de la gestión de paquetes. Se controlaba así cuál era la ubicación del paquete en el almacén, la cantidad de paquetes que registraba el trabajador, si se ausentaba de su puesto y por cuanto tiempo, entre otras cosas.
La excusa detrás de estas medidas de control era poder evaluar así el desempeño de sus empleados, que terminó volviéndose una presión muy fuerte para estos.
2. Sanción de 20.000 euros a un restaurante por grabar las conversaciones de sus trabajadores
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) a un restaurante con 20.000 euros por haber instalado un dispositivio de videovigilancia con grabación de imágenes y sonido en distintos sitios del local, incluyendo zonas de descanso de los trabajadores.
Cinco de los empleados afectados presentaron la denuncia a la Policía Nacional tras haber descubrimiento el sistema de grabación de audio, que estaba oculto en el falso techo del vestuario. Alegaron haber encontrado un micrófono en el aseo de la zona de taquillas de los empleados.
Según ha publicado El Confidencial, la propietaria del restaurante refirió que los dispositivos encontrados formaban parte del sistema de seguridad del cual los trabajadores tenían conocimiento. El objetivo detrás de tal vigilancia era examinar la calidad y la productividad de los empleados.
Protección de Datos señala que si bien está permitido poner cámaras o sistemas de sonido como método de vigilancia de un negocio, éstas no pueden colocarse en sitios destinados al descanso de los empleados.
Así viene estipulado en el artículo 89 de la LOPD que permite las videograbaciones en el trabajo pero señala que “en ningún caso se admitirá la instalación de sistemas de grabación de sonidos ni de videovigilancia en lugares destinados al descanso o esparcimiento de los trabajadores o los empleados públicos, tales como vestuarios, aseos, comedores y análogos“.
3. Indemnizan a un trabajador por vulnerar sus derechos a la desconexión digital
En este caso se han vulnerado dos derechos a la misma vez, el de la desconexión digital y el de la protección de datos. Un trabajador recibió comunicaciones con órdenes de trabajo a su correo personal y también WhatsApp de una academia de formación y de Quirón Prevención, casi siempre fuera de su horario laboral.
Había comunicado su deseo de hacer efectiva la desconexión digital y no había firmado autorización para la cesión de datos a terceros. Sin embargo, recibió comunicaciones no sólo de su empresa directamente, sino de empresas clientes.
El empleado recibió fuera de su horario laboral, varios correos y órdenes de trabajo y a pesar de que él no contestó, este derecho vincula a ambas partes. Es decir, el empleado puede no responder fuera de su horario, pero también afecta al deber de abstención de la empresa a no ponerse en contacto con el trabajador. Salvo en casos de urgencia, según determina la ley, no puede vulnerarse el derecho a la desconexión digital si no se acredita justificación por parte del empresario.
Límites a la hora de monitorizar a sus empleados
En resumen, estos son algunos de los límites que las empresas deben tener en cuenta a la hora de monitorear a sus empleados en España:
- Finalidad legítima: La empresa sólo puede recopilar, utilizar y procesar la información personal de los empleados en el caso de que exista una finalidad legítima y justificada relacionada con la relación laboral (como el cumplimiento de obligaciones legales en el caso del control horario digital, por ejemplo, o la gestión de nóminas).
- Proporcionalidad: El empleador debe garantizar que cualquier medida de vigilancia o control en el lugar de trabajo sea proporcional y justificada en relación con el objetivo perseguido.
- Información previa: Cualquier medida de vigilancia o control implementada en el lugar de trabajo debe ser informada de forma clara a los empleados por parte de la empresa. La comunicación deberá proporcionar todos los detalles necesarios (finalidad, alcance, duración y forma en que se llevará a cabo, etc).
- Consentimiento informado: Antes de recopilar recopilar o tratar su información personal, el empleador debe obtener el consentimiento informado de los empleados, a menos que exista una base legal válida que lo permita sin consentimiento.
- Derecho a la desconexión digital: Los empleados -en oficinas o teletrabajo- tienen derecho, por ley, a desconectar de los medios de comunicación digitales fuera de su horario laboral.
- Confidencialidad: El empleador debe mantener la confidencialidad de la información personal de los empleados y no divulgarla a terceros sin una base legal válida o sin el consentimiento del empleado.
Reflexiones finales
Las medidas de monitorización como el uso de un software de control de empleados son herramientas valiosas para cualquier empresa. Permite a los empresarios seguir el progreso de sus empleados y asegurarse de que todos cumplen con sus tareas. Sin embargo, es importante recordar que existe una delgada línea entre la supervisión y la invasión de la privacidad, sobre todo para actuar dentro del marco legal entorno al sistema laboral
