La llegada de la nueva ley de fichaje digital en España está provocando una necesidad inmediata de soluciones tecnológicas que ayuden a las empresas a cumplir con sus responsabilidades.
Aunque la nueva normativa también propone una reducción de la jornada laboral, en este artículo vamos a centrarnos en el reto del registro digital de horas de trabajo y cómo utilizar un software de control horario para garantizar el cumplimiento de la ley.
Este artículo abarca…
- Ley de fichaje obligatorioro
- Los nuevos cambios en la normativa sobre el registro digital obligatorio
- Cómo cumplir con la nueva ley de fichaje digital utilizando un software de control horario
- ¿Qué es un software de control horario y fichaje digital?
- Cuáles son las ventajas de usar un software de control horario
- Cinco recomendaciones para introducir un software de control horario en tu empresa
- Reflexiones finales
Ley de fichaje obligatorio
El Real Decreto-Ley 8/2019, la actual ley de fichaje obligatorio, establece que todas las empresas en España deben documentar el registro diario de jornada de sus trabajadores.
Dicho registro deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que disponga.
Estos registros de entrada y salida de cada trabajador, servirán para controlar que no se excedan las jornadas laborales máximas exigidas en la normativa y que, en su caso, se retribuyan como horas extras.
De igual modo, esta ley exige a las empresas la conservación de los registros durante cuatro años.
Esta ley de control horario de los trabajadores entró en vigor el 12 de mayo de 2019, fecha desde la cual todas las empresas están obligadas a implementar un sistema de registro horario según la normativa.
Los nuevos cambios en la normativa sobre el registro digital obligatorio
El anteproyecto de ley laboral 2024 introduce cambios importantes en los registros de tiempo de trabajo. Entre las novedades más destacadas está la obligatoriedad de usar un sistema digital para registrar las horas trabajadas, eliminando por completo los registros en papel.
El nuevo fichaje digital obligatorio tiene por objetivo aumentar la transparencia del sistema laboral, donde la gestión del tiempo de trabajo sea más precisa y menos propensa a errores o manipulaciones.
Estos son los puntos más relevantes de la nueva normativa sobre control horario de las empresas españolas:
Se elimina el registro horario en papel
Los tradicionales registros de horas laborales, en papel o incluso a través de software como Excel que requieren la entrada manual de datos, deben ser sustituidos por registros digitales que ofrezcan un control más exacto y confiable de las horas trabajadas.
Automatización del registro para empleados
Los empleados podrán registrar su jornada laboral a través de distintos dispositivos de forma sencilla y rápida. Por otro lado, los trabajadores podrán consultar y gestionar sus horas trabajadas, solicitar correcciones y acceder a su historial de registros en cualquier momento.
Accesibilidad en remoto
Los nuevos registros horarios deben ser fácilmente verificables por parte de la Inspección Técnica de Trabajo y Seguridad social de manera telemática. Es decir, los inspectores podrán acceder a estos registros de manera remota y en tiempo real. Además, deben ser accesibles para todas las partes (trabajadores y sus representantes, empleadores, inspectores).
Tiempo de trabajo efectivo y horas extras
Todo el tiempo registrado entre el inicio y la finalización de la jornada laboral tendrá consideración de tiempo de trabajo efectivo. Es decir, cualquier tiempo trabajado que exceda la jornada estándar será contabilizado como horas extras o complementarias, en dependencia del tipo de contrato o las condiciones específicas.
Se presumirá jornada completa en contratos a tiempo parcial
Salvo que se demuestre lo contrario, si no se registra correctamente el tiempo trabajado en caso de los empleados a tiempo parcial, la ley asumirá que se trata de un contrato de jornada completa. Esta medida pretende proteger a los trabajadores de prácticas laborales injustas o abusivas.
Conservación de registros durante cuatro años
La conservación de los registros digitales será obligatoria por un periodo de cuatro años. Se garantiza así que la información esté disponible para futuras revisiones, tanto por la Inspección de Trabajo como por los empleados y sus representantes sindicales.
Cómo cumplir con la nueva ley de fichaje digital utilizando un software de control horario
El objetivo principal de esta nueva normativa es asegurar la transparencia, prevenir abusos y garantizar que se respeten los derechos de los empleados además de proporcionar un marco legal claro también para las empresas.
Al mismo tiempo, pretende facilitar la inspección por parte de las autoridades laborales para beneficio de todas las partes.
Para cumplir con la nueva ley, se recomienda a las empresas españolas utilizar un software de control horario que, de manera automática, responda a estos requisitos.
El uso de un software de fichaje digital es una solución integral que te garantizará el cumplimiento de legislación actual sobre el registro de horas de trabajo.
Su implementación no solo facilita la tarea de controlar los horarios, sino que te ayudará a evitar sanciones pueden tener un importe de hasta 10 000 euros.
¿Qué es un software de control horario y fichaje digital?
Un software de fichaje digital, también conocido como software de control horario, es una herramienta que permite a las empresas gestionar la asistencia y las horas trabajadas de sus empleados.
Este tipo de sistemas permite a las empresas automatizar la recopilación de datos y muchas de las tareas administrativas más habituales relacionadas con las horas de trabajo como la gestión de nóminas, las vacaciones o el cálculo de horas extras.
Estos software de fichaje digital que se adaptan a diferentes tipos de jornadas laborales y contratos. Son ideales tanto para empleados trabajen de manera presencial, híbrida o a distancia. Son muy versátiles y permiten registrar la actividad laboral en tiempo real desde cualquier dispositivo.
Tras la implementación de la normativa de control horario Real Decreto 8/2019 y con la nueva ley de fichaje digital obligatorio de 2024, que exigen el registro obligatorio de la jornada laboral, este tipo de software se ha vuelto esencial.
Características básicas de un software de control horario
Lo cierto es que, más allá del cumplimiento de la normativa laboral, un software de control horario ofrece muchos beneficios a una empresa, independientemente de su tamaño. Estas son algunas de las características clave de un software de control horario:
- Registro automático de entradas y salidas: permite registrar la hora exacta en que los empleados comienzan y terminan su jornada laboral, pausas o descansos.
- Acceso multiplataforma: los empleados pueden fichar desde diferentes dispositivos tales como smartphones, tablets, ordenadores.
- Cálculo de horas trabajadas: automatiza el conteo de horas normales, extras y descansos, facilitando la gestión de la nómina.
- Gestión de turnos: permite planificar y organizar los horarios de los empleados, incluyendo turnos rotativos o jornadas flexibles.
- Informes y datos: genera informes detallados sobre el tiempo trabajado, ausencias, retrasos y horas extras, con acceso en tiempo real.
- Cumplimiento normativa legal: almacena y organiza los datos de los fichajes de acuerdo con las regulaciones laborales, garantizando su disponibilidad en caso de auditorías.
- Integración con otros sistemas: se conecta con plataformas de gestión de recursos humanos, nóminas y otros softwares empresariales para automatizar procesos.
- Alertas y notificaciones: envía recordatorios o alertas sobre fichajes pendientes, descansos prolongados o incumplimientos de horarios.
- Seguridad y privacidad de los datos: garantiza la protección de la información registrada, cumpliendo con normativas como la RGPD.
- Geolocalización: en algunos casos, permite registrar el lugar desde donde se está fichando, lo que resulta útil para empleados remotos o en movimiento.
Cuáles son las ventajas de usar un software de control horario
El uso de un software de control horario integral, más allá de cumplir con los requerimientos de la legislación laboral, tiene muchas ventajas tanto para las empresas como para los trabajadores.
Ventajas de un software de control horario para tu empresa:
- Cumplimiento legal garantizado: te ayuda a cumplir con la normativa laboral vigente, evitando sanciones y problemas con la inspección de trabajo.
- Reducción de errores: al automatizar el registro de horas, eliminas la probabilidad de errores en el cálculo de las horas trabajadas y extras.
- Optimización de la nómina: calcula automáticamente las horas trabajadas y extras, asegurando una gestión precisa de los pagos y evitando errores en los salarios.
- Mejora de la productividad: ofrece datos sobre los patrones de trabajo de tu equipo, lo que te ayudará a identificar ineficiencias y mejorar la asignación de tareas.
- Datos en tiempo real: te proporciona información actualizada sobre el estado de la jornada laboral, permitiéndote tomar decisiones rápidas y basadas en datos fiables.
- Mayor control y supervisión: te permite monitorizar el cumplimiento de los horarios en tiempo real, mejorando la disciplina y el rendimiento de tu equipo.
- Integración con otros sistemas empresariales: se conecta fácilmente con herrramientas de gestión de nóminas, recursos humanos y contabilidad, permitiendo una gestión centralizada y uniformidad en los datos.
Ventajas de un software de control horario para los empleados:
No solo los empresarios, gerentes o directores de empresas se benefician del uso de esta herramienta.
Los trabajadores también se ven respaldados con la utilización de un sistema digital de control horario y pueden disfrutar de:
- Transparencia total: tus empleados tendrán acceso a sus propios registros de horas, lo que les permitirá ver con claridad sus jornadas trabajadas, horas extras y descansos.
- Flexibilidad de fichaje: podrán fichar desde cualquier lugar y dispositivo, lo que es ideal para aquellos que trabajan de manera remota o tienen horarios flexibles. Esto facilita el equilibrio entre vida laboral y personal.
- Facilidad para gestionar permisos y descansos: el software les permitirá solicitar permisos o gestionar sus días de descanso de manera sencilla y clara, evitando confusiones o malentendidos.
- Mayor organización de turnos: si tu empresa funciona por turnos, tus empleados tendrán una visión clara de sus horarios.
- Menos malentendidos: con un registro digital y claro, se evitan conflictos sobre las nóminas, horas extras no pagadas o malentendidos sobre ausencias o retrasos.
Cinco recomendaciones para introducir un software de control horario en tu empresa
Por más que la normativa legal exija el fichaje digital de las horas laborales, lo cierto es que introducir un software de control horario en tu empresa podrá ser un reto. No sólo para los directivos o jefes de equipo, sino para el personal de Recursos Humanos si no están familiarizados con este tipo de herramientas.
Eso significa que no siempre será tarea fácil llevar este nuevo sistema a tus empleados. Así que aquí te dejamos cinco consejos muy básicos para ayudarte en este paso:
- Explícales los detalles de la ley: puede que tus empleados no estén al corriente de la nueva legislación sobre el fichaje digital obligatorio. Haz una sesión informativa o una reunión online para comentarles cuáles son los nuevos requerimientos legales.
- Diles cuáles son las ventajas para ellos como empleados: explíales cómo el software facilita su día a día, el cálculo de sus horas trabajadas, la transparencia en el registro de horas extras y una mejor gestión de permisos y vacaciones.
- Hazlo sencillo y accesible: asegúrate de que la herramienta que elijas sea fácil de usar y esté disponible en varios dispositivos (móvil, tablet, ordenador), para que los empleados puedan fichar de manera rápida y sin complicaciones.
- Capacitación práctica: organiza una breve sesión de formación para mostrarles cómo utilizar el software de manera eficiente. Prepara tutoriales en vídeo si fuera necesario para que puedan acceder a la información una y otra vez si tuvieran dudas.
- Fomenta la confianza y el buen rollo: haz hincapié en que el software no es una herramienta de vigilancia, sino una manera de asegurar equidad, transparencia y sobre todo una manera de cumplir con la ley.
Antes de finalizar, te animo a leer esta guía completísima con un montón de información paso a paso para introducir el control horario a tu equipo de trabajo. Te deseo mucha suerte con la implementación de todas estas novedades.
Reflexiones finales:
En conclusión, el uso de un software de control horario es la solución perfecta para cumplir con la nueva ley de fichaje digital obligatorio en España, ya que automatiza y facilita el registro de la jornada laboral de los empleados.
Esta herramienta no sólo permite a las empresas llevar un registro preciso de las horas de entrada, salida y pausas, sino que permiten el acceso en tiempo real y en remoto a todas las partes interesadas, tal y como lo requiere la nueva normativa, garantizando la precisión del cálculo de las horas trabajadas.
Además, esta transparencia en el registro de horas requerida por la ley, es a la larga un beneficio para empresas y trabajadores, porque el uso de un sistema de control horario optimiza la gestión de recursos humanos y fomenta un ambiente laboral más justo y organizado.
