Cómo mejorar el control horario de escritorio con integraciones

Las integraciones de software o aplicaciones hacen referencia al proceso de conectar diferentes aplicaciones o servicios de software para que trabajen juntos y compartan datos o funciones. Esto permite un flujo fluido de información y tareas entre diferentes herramientas o plataformas; en este caso, el sistema de control horario de tu ordenador y otras aplicaciones que utilizas para trabajar.

Por ejemplo, el sistema de control horario para escritorio definitivo de Jibble puede integrarse con herramientas de gestión de proyectos como Asana y Trello. Esta integración reduce la introducción manual de datos y garantiza que el progreso del proyecto se refleje con precisión.

Además de herramientas de gestión de proyectos, la aplicación de escritorio de Jibble puede integrarse con software de nóminas como Deel y Paylocity y aplicaciones de contabilidad y facturación como QuickBooks y Xero. Esto significa que las entradas de tiempo registradas utilizando el sistema de control horario de escritorio se pueden sincronizar fácilmente con estos sistemas, agilizando el proceso de pago y facturación y reduciendo los errores que podrían costarte cientos de dólares por pagar de más a tus empleados o facturar de menos a tus clientes.

Estas integraciones de aplicaciones geniales también pueden conectar tu sistema de control horario de escritorio con software de recursos humanos, plataformas de comunicación y herramientas de gestión de clientes. Todo para ayudarte a mantenerte organizado y facilitarte el seguimiento de tus horas.

Las integraciones son posibles a través de varios métodos, incluidaos las API (interfaces de programación de aplicaciones), los webhooks y los conectores personalizados. Estas tecnologías sirven de columna vertebral para la comunicación fluida y el intercambio de datos entre diferentes aplicaciones, lo que les permite trabajar juntas en armonía.

A la hora de elegir una aplicación de control horario de escritorio, una de las principales cosas que tendrás que buscar es su capacidad para integrarse con las herramientas que ya tienes en tu flujo de trabajo. ¿Por qué? Pues bien, tener una integración perfecta con el software y los servicios existentes ofrece una gran cantidad de ventajas. He aquí algunas de ellas.

1. Aumento de la eficacia y la productividad

La integración de tu aplicación de control horario con otras herramientas esenciales en tu flujo de trabajo elimina la necesidad de introducir datos manualmente. Si trabajas en varios proyectos a lo largo del día, puedes integrar tu aplicación de control horario con plataformas de gestión de proyectos, como Trello, Asana o Jira, para asignar tus horas y tareas fácilmente. También puedes integrar el sistema de control horario de escritorio con aplicaciones de nóminas o contabilidad para que los datos de tiempo se traduzcan automáticamente en cálculos precisos de nóminas o información de facturación.

Esta automatización ahorra una cantidad significativa de tiempo que de otro modo se dedicaría a tareas administrativas. Los empleados por su parte pueden centrarse más en sus tareas principales, lo que se traduce en un aumento de la productividad.

2. Mayor visibilidad e información

Además de suponer un enorme ahorro de tiempo, integrar la aplicación de control horario de escritorio con otro software empresarial, como los sistemas de gestión de proyectos o de gestión de las relaciones con los clientes (CRM), proporciona información práctica.

Conseguirás una visión completa de cómo se asigna el tiempo a los distintos clientes, proyectos o tareas. Y estos datos te permitirán tomar decisiones con conocimiento de causa, establecer con precisión las expectativas de los clientes e identificar las áreas rentables de tu negocio.

3. Datos precisos y fiables

Todos sabemos lo frustrante que puede resultar que los datos de tiempo de tu sistema de control horario no coincidan con las horas que figuran en la nómina de tu empleado o en la factura de tu cliente. Esta discrepancia no solo genera confusión, sino que también puede afectar a los resultados finales. Es posible que acabes facturando de más o de menos a tus clientes, perjudicando tus relaciones con ellos y provocando pérdidas económicas.

Afortunadamente, las integraciones pueden garantizar que los datos siempre sean precisos y estén actualizados en todos los sistemas conectados. Cualquier cambio en los datos que realices en tu aplicación de control horario se sincronizará en tiempo real con las herramientas integradas. Y cuando los datos de control horario fluyen sin problemas hacia las herramientas de gestión de proyectos, facturación o nóminas, puedes estar seguro de que la información no contiene errores. Esto siempre lleva a una facturación, elaboración de informes y asignación de recursos más precisas.

4. Colaboración y comunicación mejoradas

Las integraciones facilitan una mayor colaboración dentro de los equipos a la vez que agilizan aún más el proceso de control horario. La aplicación de escritorio de Jibble, por ejemplo, se integra con Slack y MS Teams para que los usuarios puedan registrar el tiempo sin tener que salir de estas plataformas. También cuenta con prácticos accesos directos que facilitan el registro de entradas y salidas.

Cuando las herramientas de control horario como Jibble se integran a la perfección con las herramientas de gestión de proyectos y comunicación, los miembros del equipo tienen visibilidad en tiempo real del progreso del proyecto, los plazos y la asignación de recursos. Esta transparencia fomenta un trabajo en equipo eficaz, garantiza que todos estén de acuerdo y ayuda a cumplir los objetivos del proyecto.

Ahora que ya sabemos cómo las integraciones pueden mejorar significativamente la experiencia global del control horario de escritorio, el siguiente paso es aprender a configurarlas para empezar a mejorar la productividad y la eficiencia.

Existen dos formas principales de conseguirlo: utilizando las integraciones directas disponibles en la aplicación o aprovechando las API (interfaces de programación de aplicaciones). Esta última es más compleja.

Utilizar integraciones directas dentro de la aplicación

1. Selecciona la integración deseada: Para empezar, abre tu aplicación de control horario. Ve a la sección de ajustes, preferencias o integraciones, que puede variar en función de la herramienta que hayas elegido.
2. Busca en la lista: Busca una lista de integraciones compatibles proporcionadas por tu sistema de control horario. Muchas aplicaciones ofrecen una serie de integraciones predefinidas con software popular, como herramientas de gestión de proyectos, software de contabilidad o sistemas CRM.
3. Elige tu integración: En la lista, selecciona la aplicación o el servicio que quieras integrar con tu sistema de control horario. Por ejemplo, si utilizas un software de gestión de proyectos como Asana o Trello, elige la opción correspondiente.
4. Sigue el proceso de configuración: La mayoría de las aplicaciones de control horario de escritorio te redirigirán a la aplicación web y te guiarán a través de la configuración de la integración. Esto normalmente implica vincular tus cuentas. Es posible que tengas que iniciar sesión en las cuentas de otras aplicaciones o conceder permisos para compartir datos.
5. Configura ajustes específicos: Dependiendo de la integración, tendrás opciones para configurar ajustes específicos. Por ejemplo, puedes especificar qué proyectos o clientes deben vincularse entre tu sistema de control horario y tu herramienta de gestión de proyectos.
6. Prueba la integración: Algunas aplicaciones ofrecen una función de prueba para garantizar que la integración funciona correctamente. Esto te permite verificar que las entradas de tiempo y los datos se transfieren sin problemas entre tus aplicaciones.

Utilizar las API

Las API ofrecen una forma más flexible y personalizable de establecer integraciones. Sin embargo, te advertimos que necesitarás algunos conocimientos informáticos. Aquí hay algunos pasos generales sobre cómo configurar integraciones con tu sistema de control horario utilizando APIs:

1. Identifica las API: Investiga las API disponibles para tu software de control horario de escritorio. Consulta la documentación para desarrolladores o la sección de recursos. Busca APIs que te permitan interactuar con tus datos de control horario.
2. Regístrate para acceder a la API: Algunas aplicaciones de control horario pueden requerir que te registres para acceder a la API. Esto suele implicar la creación de una clave o token de API, que sirve como una forma segura de conectarse a la API.
3. Desarrolla o configura una integración: Si tienes conocimientos de programación o recursos de desarrollo, puedes crear una integración personalizada para conectar tu sistema de control horario con otro software. También puedes utilizar plataformas de integración de terceros o herramientas de middleware que faciliten las integraciones basadas en API.
4. Autenticación: Cuando utilices una API, tendrás que gestionar la autenticación para garantizar la seguridad de los datos. Normalmente tendrás que incluir tu clave o token de API en el código de integración.
5. Mapeo de datos: Define cómo deben asignarse y transferirse los datos entre tu sistema de control horario y la aplicación de destino. Especifica qué campos se corresponden entre sí.
6. Pruebas y optimización: Pon a prueba tu integración para asegurarte de que funciona según lo previsto. Depura y soluciona cualquier problema que pueda surgir durante las pruebas.
7. Documentación: Crea documentación para tu integración, especialmente si se trata de una solución personalizada. Esta documentación ayudará a tu equipo a entender cómo utilizar la integración de forma eficaz.
8. Mantenimiento periódico: Supervisa tu integración para asegurarte de que sigue funcionando correctamente. Las actualizaciones o cambios en cualquiera de las aplicaciones integradas pueden requerir ajustes en la integración.