Mi experiencia personal con el control del tiempo como ingeniero
No hay duda de que el tiempo es un recurso precioso; sobre todo para un consultor. Durante mi década de trayectoria profesional como consultor de ingeniería, he registrado mis horas de trabajo mediante programas de control horario y aplicaciones de hojas de horas. De hecho, a lo largo de toda mi carrera nunca he fallado a la hora de enviar mi planilla de horas semanal.
Para los que no están familiarizados con estos conceptos, un software de control horario te permite controlar tu tiempo de trabajo. Las horas que trabajas se registran en el software de control horario y se asignan a fases concretas, tareas y actividades de cada proyecto. Estos datos se utilizan para generar hojas de horas, documentos esenciales para el procesamiento de las nóminas.
Mi introducción al control horario fue interesante. Mi primer trabajo a tiempo completo fue en una empresa global de diseño, ingeniería y asesoramiento. Realicé varios módulos de formación como parte del proceso de incorporación. Uno de los módulos cubría las políticas de asistencia y permisos, y también hablaba del control horario y las fichas horarias. Aprendí lo siguiente:
- Los empleados tenían que controlar todo el tiempo dedicado a actividades laborales.
- Los partes de horas que reflejaban el tiempo dedicado a las actividades laborales debían presentarse semanalmente.
- El plazo de entrega era el viernes a las cinco de la tarde.
- Me enseñaron a acceder al software de control horario a través del portal de la intranet de la empresa.
- Me indicaron que hablara con mi jefe para obtener información adicional sobre el registro de horas en relación con nuestra unidad de negocio.
Como era de esperar, mi jefe me dio una visión general de los sistemas de control horario, demostrándome lo fácil que era rellenar unas cuantas entradas en su cuenta. La verdad es no me pareció nada difícil mientras le veía hacer unas cuantas anotaciones; sin embargo, enviar mis propias hojas de horas me resultó mucho más complicado.
¿Qué problemas puedes tener si eres nuevo en el control horario?
Estos fueron algunos de los retos a los que me enfrenté cuando presenté mis primeras hojas de horas:
- El software de control horario sólo permitía controlar el tiempo con una precisión de media hora, por lo que no podía controlar mi tiempo con exactitud.
- No sabía qué códigos de proyecto utilizar para la incorporación y la formación.
- No podía recordar mi código de organización (un código de identificación que difería entre unidades de negocio).
- Aparecían mensajes de error cuando intentaba registrar tiempo en determinados proyectos, indicando que no estaba autorizado a trabajar en ellos.
- Mi jefe no estaba disponible para ayudarme.
- No pude encontrar ninguna directriz o documentación relevante en internet o en la intranet de la empresa.
Todo esto parece trivial ahora, pero como joven empleado recién llegado al mundo laboral, no fue la mejor introducción a los sistemas de control del tiempo y de hojas de horas.
La primera estrategia de control horario que desarrollé
En los años siguientes, adquirí mucha experiencia con los sistemas de control horario. Desarrollé la siguiente estrategia que utilizaba para rellenar mis fichas horarias:
- Anotar el trabajo realizado y el tiempo dedicado a los proyectos y tareas a medida que se completa cada tarea.
- Recopilar, revisar y guardar esta información al final de cada día.
- Transferir estos datos al rellenar mi hoja de horas los viernes.
Este enfoque me pareció más sencillo que introducir manualmente mis datos de control horario a diario. Perdóname por mi ingenuidad, pero ojalá hubiera sabido que existía un software de control horario (¡y gratis!) que automatizaba el proceso de control horario.
Encontré formas de simplificar la realización de mis hojas de horas, como por ejemplo:
- Copiar entradas de la hoja de horas o notas de semanas o meses anteriores. Tenía que tener cuidado y asegurarme de cambiar los detalles de la tarea y la actividad si era necesario.
- Identificar de forma proactiva las áreas en las que podría haber problemas para enviar una hoja de horas (debido a cuestiones administrativas o cuando se trabaja fuera de la oficina, por ejemplo).
- Recordar a los jefes de proyecto que era necesario asignar autorizaciones o recursos (¡es decir, dinero!) a mi trabajo.
¿Existen distintos enfoques para completar las hojas de horas?
Pues sí. He tenido compañeros con distintos enfoques a la hora de rellenar sus hojas de horas. Unos pocos (muy) selectos registraban su tiempo diariamente con diligencia. Muchos se apresuraban a rellenar sus partes de horas en el último minuto.
He descubierto que la mayoría de los empleados consideran que los procesos de control horario, en particular el proceso manual centrado en la introducción de datos en la hoja de horas, son pesados, llevan mucho tiempo y son innecesarios. A menudo he sentido lo mismo, completar mi hoja de horas durante periodos en los que trabajaba en un único proyecto y tarea me parecía pan comido. Sin embargo, los periodos en los que trabajaba en varios proyectos, con distintos tipos de trabajo y entregas, hacían que el control del tiempo y la ejecución de la hoja de horas fueran un ejercicio desalentador.
¿Qué puede causar imprecisiones en los datos de control horario?
Me he dado cuenta de que no es fácil disponer de datos precisos sobre el control horario. Según mi experiencia, los sistemas manuales de control horario suelen tener muchas imprecisiones. Este se debe a muchas razones:
- Dependencia de la honradez y diligencia de los empleados en el seguimiento de su tiempo.
- Pereza de los empleados.
- Los empleados exageran el tiempo dedicado a las actividades laborales, para que parezca que están ocupados y se esfuerzan mucho.
- Errores y descuidos de los empleados al introducir los datos manualmente.
- Trucos intencionados del sistema, por ejemplo, los empleados pueden asignar tiempo a proyectos o tareas con grandes presupuestos en lugar de a proyectos con poco dinero.
- Los empleados registran tiempo en actividades de administración, formación o marketing aunque el trabajo se haya realizado en proyectos. Los jefes de proyecto o supervisores pueden dar instrucciones a los empleados para enmascarar proyectos en mal estado financiero.
Algunas de las prácticas descritas anteriormente pueden considerarse fraudulentas y tener implicaciones legales.
A partir de estos ejemplos, se puede apreciar la dificultad de determinar la calidad de los datos de seguimiento del tiempo obtenidos a partir de sistemas manuales de control horario, y que sería arriesgado utilizar dichos datos para obtener información significativa o como base para fundamentar las decisiones empresariales.
¿Realmente es eficaz el control horario?
Además de las inexactitudes, también hay ineficacias inherentes al proceso de control del tiempo y presentación de hojas de horas. Entre ellas:
- El tiempo dedicado a rellenar hojas de horas se considera tiempo administrativo y no productivo, y (desde una perspectiva empresarial) estaría mejor empleado en trabajo productivo que se factura al cliente y genera ingresos.
- El tiempo adicional se emplea en reclamaciones de desembolso, viajes y solicitud de permisos.
- Los requisitos de doble registro del tiempo pueden producirse cuando un cliente o proyecto tiene su propia herramienta de registro del tiempo u hoja de horas, lo que requiere que el tiempo del mismo trabajo se registre en dos sistemas diferentes.
- Como gestor o supervisor, se dedica tiempo a configurar proyectos y asignar recursos en la plataforma de control horario, revisar y aprobar las hojas de horas de subordinados, subconsultores y subcontratistas, además de rellenar la propia hoja de horas.
Entonces… ¿Por qué necesitamos controlar el tiempo?
Tardé algún tiempo (valga el juego de palabras) en comprender el papel que desempeñaba el control del tiempo en una consultoría de ingeniería. Esto es lo que aprendí:
- Como empresa de consultoría que realiza trabajos basados en el conocimiento, los clientes pagaban por nuestras habilidades y servicios, y esencialmente pagaban por nuestro tiempo.
- Los datos de seguimiento del tiempo nos permitían facturar a los clientes el tiempo real dedicado a trabajar en sus proyectos.
- A partir del seguimiento del tiempo se podía elaborar un registro del trabajo realizado y del tiempo empleado en completarlo.
- Los datos de seguimiento del tiempo ayudan a fijar el precio de futuros trabajos.
- Las ineficiencias en los flujos de trabajo y los procesos pueden detectarse analizando los datos de seguimiento del tiempo.
- Los datos de seguimiento del tiempo ayudan a la gestión y a la toma de decisiones en relación con la asignación de recursos, la determinación de la productividad de los empleados, la presupuestación de proyectos y las previsiones financieras.
Como puedes ver, los datos de seguimiento del tiempo son tremendamente útiles, sin embargo, para conseguir grandes resultados es imprescindible que los datos de seguimiento del tiempo sean precisos.
¿Cómo pueden las organizaciones mejorar sus sistemas y procesos de control horario?
Aquí esbozo varias estrategias que pueden utilizarse para mejorar los procesos de gestión y seguimiento del tiempo de una organización:
- Desarrolla procesos sencillos y estandarizados para los sistemas de seguimiento del tiempo, y asegurarse de que se aplican de forma coherente en toda la organización.
- Proporciona una formación adecuada en relación con los procesos de seguimiento del tiempo. Los procesos y directrices deben estar bien documentados y ser fácilmente accesibles.
- Asegúrate de que el sistema de control del tiempo utilizado por la organización facilita a los empleados el control del tiempo. Opciones como el seguimiento del tiempo desde el escritorio, el seguimiento del tiempo desde la web, el seguimiento del tiempo desde el móvil, el seguimiento por GPS y las soluciones automatizadas son características a tener en cuenta.
- Establece una comunicación abierta entre la organización y sus empleados. Pide opiniones a los empleados sobre cómo se puede mejorar el sistema de control del tiempo, el flujo de trabajo y la interfaz de usuario, y responde a sus sugerencias.
- Revisa y actualiza el proceso de control horario, para asegurarte de que el sistema es eficaz y funciona según lo previsto.
- Incentiva el control preciso del tiempo; por ejemplo, establece un sistema de recompensas para los empleados que sean constantes y precisos en el control de su tiempo.
- Explica cómo utiliza la organización los datos de control del tiempo y resalta la importancia de la exactitud de los datos de control del tiempo para el éxito económico de la organización.
- Explica las consecuencias de un control del tiempo inexacto y subraya que puede haber consecuencias legales para los empleados o la organización debido a la inexactitud de los datos de control del tiempo.
Conclusiones
Como consultor de ingeniería, he comprobado que el control horario es una herramienta inestimable. Utilizo los programas de control horario para planificar mi jornada y distribuir mi tiempo eficazmente. Los datos de control del tiempo son útiles para numerosas tareas, como facturar a los clientes; evaluar la utilización, productividad y eficacia de los empleados; ayudar a asignar recursos y prever la demanda de recursos; fijar precios, licitar y presupuestar el trabajo.
Sin embargo, en mi entorno de trabajo, obtener resultados y conocimientos significativos depende en gran medida de que los empleados registren y recopilen información precisa sobre las hojas de horas. Y esto supone un reto: a menudo los empleados tienen una percepción negativa del control horario y de la realización de los partes de horas. Por eso, cambiar esta percepción es muy importante para las organizaciones.
Aplicar estrategias para mejorar los sistemas de control horario de una organización y redefinir positivamente las percepciones de los empleados permitirá a las organizaciones cosechar los múltiples beneficios de un sistema de control horario eficaz y unos empleados productivos.
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