Las hojas de horas manuales ya no sirven en el sector de la construcción actual. Son propensas a errores, se pueden manipular fácilmente y su procesamiento lleva mucho tiempo.
Si hasta ahora dependías de las hojas de horas manuales, puede que haya llegado el momento de cambiar a una alternativa mucho mejor: un software de control horario para la construcción.
Esta guía te explicará todo lo que necesitas saber sobre estas ingeniosas herramientas, cómo pueden beneficiarte a ti y a tu equipo, y cómo puedes implementar con éxito el software de control horario en tu empresa de construcción.
Esta Guía abarca:
- ¿Por qué necesitas un sistema de control horario en la construcción?
- ¿Por qué es mejor el software de control horario que las hojas de horas manuales?
- ¿Cómo funciona un software de control horario en la construcción?
- Pasos para implementar con éxito un software de control horario para la construcción
- Conclusiones
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¿Por qué necesitas un sistema de control horario en la construcción?
Uno de los mayores costes de la construcción es la mano de obra.
Según una encuesta del sector de la construcción de 2024, las horas de mano de obra representan aproximadamente el 45% de los costes totales del proyecto. Es una parte importante de tu presupuesto.
Para gestionar eficazmente los costes de mano de obra, lo primero que tendrás que controlar es el tiempo.
Necesitas saber cómo se emplean esas horas y en qué. Esta información te permite controlar el progreso del proyecto, gestionar los costes salariales y evitar retrasos costosos.
Tener un registro detallado del tiempo también puede ayudarte a:
- Garantizar que cada trabajador cobra exactamente por el tiempo que trabaja.
- Evitar disputas y posibles problemas legales relacionados con las nóminas.
- Identificar puntos débiles e ineficiencias en tu flujo de trabajo.
- Estimar con mayor precisión las necesidades de mano de obra para la licitación de tu próximo proyecto.
¿Por qué es mejor el software de control horario que las hojas de horas manuales?
Los software de control horario suponen un cambio radical en comparación con las hojas de horas manuales.
Con las hojas de horas manuales, confías en que los empleados registren con precisión sus horas, pero seamos realistas: los errores ocurren, y esos errores pueden acumularse. Puede que alguien se olvide de registrar su hora de inicio, o que calcule las horas en lugar de registrarlas con precisión. Estos pequeños descuidos pueden provocar problemas con las nóminas, retrasos en los proyectos e incluso disputas sobre las horas trabajadas.
En cambio, los programas de control horario automatizan todo el proceso. Se acabaron las hojas de control horario y el papeleo desordenado.
Un software de control horario puede registrar con precisión cuándo entran y salen tus trabajadores. Algunos sistemas incluso te permiten controlar el tiempo de tareas o proyectos concretos. Esto significa que tienes una visión clara y en tiempo real de dónde va el tiempo de cada uno, lo que te ayuda a tomar decisiones más informadas sobre la asignación de recursos y la gestión de proyectos.
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¿Cómo funciona un software de control horario en la construcción?
A diferencia de las hojas de horas manuales, en las que tienes que anotar las horas y luego calcularlas manualmente, el software de control horario para la construcción lo automatiza todo.
Los trabajadores sólo tienen que fichar a la entrada y a la salida con unos pocos toques en un dispositivo. Puede tratarse de sus teléfonos o de un quiosco para fichar en la obra.
El software registra las entradas y salidas en tiempo real, calculando automáticamente el total de horas trabajadas, los descansos y las horas extraordinarias.
Además, algunas herramientas de control horario para la construcción están equipadas incluso con reconocimiento facial. Esto significa que los trabajadores sólo tienen que acercarse a un quiosco de control horario, hacerse un escáner facial y ya están fichados automáticamente. Esto no es sólo muy práctico, sino que también mejora la seguridad, ya que ahora podrás estar seguro de que las personas correctas están realmente en el trabajo.
Aparte del reconocimiento facial, los software de control horario para la construcción también puede venir equipados con:
- Seguimiento por GPS: El seguimiento por GPS es muy útil para seguir a equipos remotos en constante movimiento. Permite a los responsables controlar dónde se encuentran los trabajadores en tiempo real, asegurándose de que están en el lugar correcto y cumpliendo sus tareas.
- Geovallas: Para un mayor control de la ubicación, las geovallas permiten a los trabajadores registrar el tiempo sólo cuando están dentro de los lugares de trabajo autorizados. Esta función garantiza que el tiempo sólo se registra cuando los empleados están físicamente presentes en la zona de trabajo designada.
- Seguimiento de proyectos y actividades: Mediante el seguimiento del tiempo de proyectos y actividades, el software de control horario para la construcción puede ayudarte a identificar exactamente a dónde van esas horas, identificar los posibles retrasos y optimizar cuando sea necesario para mantener el proyecto en marcha.
- Integración con programas de nóminas: Muchos programas de control horario para la construcción pueden integrarse perfectamente con los sistemas de nóminas, permitiendo la transferencia automática de datos de tiempo para que puedas acelerar el proceso de pago de nóminas.
Todas estas funciones pueden ser potentes herramientas para mejorar la eficacia y la precisión en tu obra.
Pasos para implementar con éxito un software de control horario para la construcción
Pasar de las hojas de horas manuales a un software de control horario para la construcción puede parecer un gran salto. Pero si lo divides en partes, resulta bastante sencillo. Aquí tienes algunos pasos clave para implementar un software de control horario en tus proyectos de construcción con éxito.
PASO 1: Comunica claramente por qué necesitas controlar el tiempo
Para implementar el control del tiempo en los equipos de construcción, antes de empezar a dar martillazos, necesitas una buena dosis de planificación y comunicación.
Empieza por explicar claramente por qué es necesario el control del tiempo. Haz saber a tu equipo que no se trata sólo de controlar sus horas: se trata de garantizar que los proyectos se desarrollen según lo previsto, de gestionar los presupuestos con eficacia y de asegurarse de que todo el mundo cobre correctamente por el trabajo que hace.
Deja claro que el objetivo es mejorar la gestión de proyectos y la eficacia operativa, no microgestionar. Cuando todos comprendan su utilidad, el software de control del tiempo no les parecerá una tarea añadida ni una intrusión, sino una herramienta útil que puede ayudar al equipo a alcanzar sus objetivos con mayor eficacia. Cuando el proyecto gana, todos ganan.
PASO 2: Elige el software de control horario adecuado
Hay un montón de herramientas de control horario, pero necesitas una que se adapte a las necesidades de la construcción. Y lo que es más importante, tiene que ajustarse a tus necesidades y objetivos específicos.
Antes de tomar esa decisión, aquí tienes algunas de las cosas clave a tener en cuenta:
- Tus objetivos de control horario: Antes de sumergirte en el proceso de selección, identifica claramente lo que necesitas de una herramienta de control horario. ¿Buscas controlar la asistencia de los trabajadores, gestionar los presupuestos de los proyectos o agilizar las nóminas? Comprender tus prioridades te ayudará a centrarte en herramientas que cumplan esos requisitos.
- Facilidad de uso: La herramienta que elijas debe ser sencilla y fácil de usar para tu equipo. Un software complicado que requiera una formación exhaustiva puede dar lugar a bajos índices de adopción y a pura frustración. Busca una interfaz fácil de usar que tu equipo pueda aprender a utilizar rápidamente.
- Integración con los sistemas existentes: Asegúrate de que el software de control horario puede integrarse perfectamente con tus sistemas actuales, como software de nóminas, herramientas de gestión de proyectos o plataformas de contabilidad. Esto te ahorrará mucho tiempo y reducirá el riesgo de errores al transferir datos entre sistemas.
- Escalabilidad: A medida que tu empresa crece, tus necesidades de control horario pueden cambiar. Elige una herramienta que pueda escalar con tu empresa, ofreciendo opciones flexibles para añadir nuevos usuarios o funciones según sea necesario. Si puede admitir un número ilimitado de usuarios, mejor, sobre todo si gestionas un equipo en expansión.
- Consideraciones sobre los costes: Por último, ten en cuenta tu presupuesto. Algunas herramientas ofrecen una prueba o demostración gratuita, que puede ser útil para determinar si el software es el adecuado antes de comprometerte económicamente. Incluso hay aplicaciones de control horario para la construcción 100% gratuitas que puedes explorar si quieres mantener los costes al mínimo.
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PASO 3: Crea un plan de ejecución sólido
Al igual que cualquier proyecto de construcción, la implementación de tu software de control horario necesita un plan sólido para garantizar el éxito.
Empieza por establecer un calendario claro de cuándo implementarás el software.
Elige una fecha de lanzamiento que te dé tiempo suficiente para probar el software y formar a tus empleados. Esta preparación ayuda a evitar problemas de última hora que podrían interrumpir el lanzamiento. Además, si utilizas un programa de control horario fácil de usar, esto no debería llevarte demasiado tiempo.
A continuación, deberás asignar responsabilidades para la puesta en marcha. Decide si quieres designar a un único capataz o reunir un pequeño equipo para supervisar el proceso. Este equipo será crucial para coordinar las tareas, gestionar la configuración del software y abordar cualquier problema que surja.
La comunicación es clave durante todo este proceso. Asegúrate de informar a tus empleados sobre el plan de implantación y la fecha de lanzamiento con suficiente antelación. Mantener a todo el mundo informado ayuda a garantizar que tu equipo esté bien preparado para el día del lanzamiento.
PASO 4: Plantéate empezar con un lanzamiento suave del software
Un lanzamiento suave implica probar el software con un pequeño grupo de usuarios antes de ponerlo a disposición de todos. Esto te permite identificar cualquier problema y hacer los ajustes necesarios en un entorno más manejable.
Puedes seleccionar un pequeño equipo o un departamento específico para probar el software. Este enfoque centrado te ayuda a recopilar información sobre lo bien que se integra el software en tus procesos actuales y si satisface las necesidades de tu equipo. Durante esta fase, anima a los participantes a comentar sus experiencias y las dificultades que encuentren. Su aportación es crucial para identificar las áreas que pueden requerir mejoras.
Cuando supervises el uso durante el lanzamiento suave, presta atención a la frecuencia con la que se utiliza la aplicación y a qué funciones son las más populares. Estos datos pueden poner de manifiesto problemas técnicos o indicar dónde puede ser necesaria formación adicional.
Basándote en los comentarios y en los datos de uso, haz los ajustes necesarios. Esto podría implicar proporcionar formación adicional o modificar determinadas funciones para que se adapten mejor a las necesidades de tu equipo.
PASO 5: Afina tu enfoque y despliega el software
Ahora es el momento de perfeccionar tu formación y prepararte para un lanzamiento más amplio a todo tu equipo.
Empieza por evaluar los comentarios recogidos durante el lanzamiento suave. Utiliza esta información para mejorar tus sesiones de formación, asegurándote de que los empleados entienden perfectamente cómo utilizar el software de control horario. Adaptar la formación para abordar cualquier problema o pregunta que haya surgido durante la fase piloto capacitará a tu equipo y aumentará su confianza en el uso de la nueva herramienta.
Durante la formación, sigue destacando las ventajas del software de control horario. Asegúrate de que tus empleados entienden cómo puede agilizar el proceso de pago de nóminas, mejorar la productividad y, en definitiva, facilitar su trabajo. Cuando reconozcan estas ventajas, es más probable que acojan con agrado el cambio y utilicen activamente el software.
Fomenta las preguntas y el debate abierto durante la formación. Esto te ayudará a comprender cualquier preocupación y a asegurarte de que todos se sienten cómodos con el nuevo sistema.
PASO 6: Ofrece apoyo continuo
Una vez que el software de control horario está en funcionamiento, es esencial proporcionar asistencia continua para garantizar que funciona bien y que cualquier problema se resuelve rápidamente. Asociarte con tu proveedor de software puede ser una forma estupenda de acceder a asistencia y formación continuas. Muchos proveedores ofrecen recursos como manuales de usuario, tutoriales en vídeo o un servicio de asistencia para ayudar a tu equipo a navegar por el software y resolver problemas fácilmente.
Anima a tu equipo a dar regularmente su opinión sobre el software. Esto te ayudará a identificar las áreas que necesitan mejoras o formación adicional. Mantener una línea de comunicación abierta te permite abordar rápidamente las preocupaciones y hacer los cambios necesarios.
También conviene que vigiles con qué frecuencia se utiliza el software y si está cumpliendo tus expectativas. Comprueba si el equipo está utilizando todas las funciones de la aplicación con eficacia y si está proporcionando las ventajas que esperabas. Si tu equipo necesita más ayuda o si se añaden nuevas funciones, ofrece sesiones de formación actualizadas para asegurarte de que todos utilizan el software con todo su potencial.
Conclusiones
La tecnología es igual a eficacia. Te ayuda a mantenerte a la cabeza y a ser competitivo en el mercado.
Esto es cierto para todos los sectores, incluido el de la construcción.
Con un software de control horario, puedes llevar tu gestión al siguiente nivel automatizando el proceso de registro de las horas de trabajo, reduciendo los errores y ahorrando un tiempo valioso.
Esto no sólo simplifica las nóminas, sino que también te ayuda a controlar el progreso del proyecto en tiempo real, lo que permite una mejor asignación de recursos y una previsión más precisa del proyecto.
Si decides implementar el control del tiempo en obras de construcción e invertir en la tecnología de control del tiempo adecuada, no sólo estarás mejorando tu flujo de trabajo, sino que estarás preparando tu empresa para el éxito a largo plazo.
