Un software de control horario puede ayudar a las empresas a mejorar la productividad, reducir las tareas administrativas, garantizar que la nómina de la empresa se realice correctamente y a reducir los costes laborales.
Sin embargo, implementar un software de control horario en una empresa puede ser una tarea titánica. Para ayudarte, en esta guía voy a esbozar los pasos necesarios para implementar un software de control horario.
Con una planificación adecuada y prestando atención a la ejecución, la implantación de tu software de control horario debería ser un proceso sencillo.
Cómo implantar un software de control horario en 11 pasos
La implantación de un software de control horario requiere coordinación y comunicación a muchos niveles, para que tanto los empleados como la dirección salgan ganando. Estos son los pasos que hay que seguir para conseguirlo:
- Define un propósito y unos objetivos claros
- Asegúrate de elegir el software adecuado
- Prueba el funcionamiento del software
- Consigue el apoyo de las partes interesadas
- Planifica la puesta en marcha
- Proporciona la formación necesaria
- Proporciona el apoyo necesario
- Implanta el software
- Monitoriza y evalúa el software
- Realiza los ajustes necesarios
- Celebra el éxito de la implantación del software
1. Define un propósito y unos objetivos claros
Antes de implantar un nuevo programa informático en la empresa, es fundamental definir su finalidad y qué objetivos tiene.
Esto es especialmente importante en el caso del software de control horario, que puede generar cierto rechazo por parte de los empleados.
Para definir el propósito y los objetivos, el primer paso es identificar los problemas o retos específicos a los que se enfrenta la organización y que el software puede ayudar a solucionar.
Por ejemplo, si la empresa tiene dificultades para controlar con precisión el tiempo de los empleados a efectos de nóminas y de cumplimiento de la normativa, un sistema de control horario es una solución ideal para ambos problemas.
A continuación, es importante identificar los objetivos de la implantación del software. Estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables y tener fechas o plazos concretos.
Los objetivos pueden incluir la mejora de la productividad, la reducción de las tareas administrativas, la mejora de la precisión y la eficiencia, el aumento de la transparencia y la reducción de los costes laborales.
Es importante vincular estos objetivos a los problemas específicos a los que se enfrenta la organización y comunicar cómo el software puede ayudar a conseguirlos.
2. Asegúrate de elegir el software adecuado
Una vez hayas determinado por qué necesitas el control horario y qué quieres conseguir, el siguiente paso es elegir el software adecuado.
Existe una gran variedad de opciones de software de control horario disponibles, por lo que el proceso de selección puede ser un poco complicado.
Busca un software que se adapte a las necesidades específicas de tu empresa, que sea fácil de usar, personalizable y que pueda integrarse con otras herramientas a través de una API.
Por ejemplo, Jibble, en el que confían grandes nombres como Tesla, la Universidad de Harvard y Pizza Hut, es sin duda uno de los mejores software que existen en esta especialidad.
Es importantes que tengas en cuenta las características y las limitaciones de estas herramientas. Por ejemplo, un software de control horario puede ofrecer funciones de geologalización, pero ¿tiene seguimiento GPS tiempo real?
Puede tener asistencia por reconocimiento facial, pero ¿funciona de forma fiable? ¿Cómo de fácil es desplegar la extensión de Chrome para el control horario de los empleados?
A la hora de elegir un software de control horario para empresas, es necesario investigar y evaluar varias opciones, ya que cada organización tiene necesidades diferentes. Esto implicaría leer reseñas y testimonios y solicitar demos en muchos casos.
Por supuesto, también hay que tener en cuenta los costes iniciales del software, los costes corrientes, el soporte, la seguridad y el alojamiento de los datos.
Si estás en esta fase de elección y necesitas una ayuda extra, te recomiendo echar un vistazo a los 6 mejores software de control horario gratuitos o esta selección completísima de los mejores softwares para empresas.
3. Prueba el funcionamiento del software
Ya has elegido el software, pero es absolutamente fundamental que lo pruebes a fondo.
Asegúrate de que dispones de tiempo suficiente y muévete deprisa para que, si no estás satisfecho, tengas tiempo de optar por una segunda opción.
Empieza con un equipo pequeño. Crea un entorno de pruebas muy similar al entorno real y prueba el software con un grupo representativo de usuarios.
Las pruebas deben incluir una variedad de escenarios específicos según tus necesidades y una serie de usuarios con diferentes niveles de competencia técnica.
Te sorprenderá la cantidad de cosas que te parecen obvias y que los demás no son capaces de entender, no por falta de inteligencia, sino simplemente porque ven las cosas desde una perspectiva muy diferente.
Durante las pruebas, es importante identificar cualquier error o problema y trabajar con el proveedor de software para solucionarlos.
Recuerda recoger las opiniones de quienes haya participado en esta fase y hayan probado el software para luego incorporarlas al plan de implantación.
4. Consigue el apoyo de las partes interesadas
Conseguir la aceptación de las principales partes interesadas es fundamental para el éxito de una implantación en una empresa. Esto incluye a la dirección, los jefes de departamento, los jefes de equipo y los empleados.
Cada uno de estos actores tendrá diferentes preocupaciones u objeciones a la implementación del software, y es importante abordar estos temas cuanto antes.
Para conseguir la aceptación de los principales interesados, es necesario comunicar la finalidad y los objetivos del programa de forma clara y eficaz.
Esto puede implicar la creación de presentaciones, la celebración de reuniones y la distribución de material de apoyo que describan las ventajas del software.
También es importante escuchar activamente los comentarios de las partes interesadas y solucionar cualquier preocupación que puedan tener.
5. Planifica la puesta en marcha
Para el siguiente paso, la planificación, identifica quién va a utilizar el software y establece un calendario de implantación tratando de reducir al mínimo las interrupciones en las tareas de la empresa.
A continuación, determina cuáles son los recursos necesarios (soporte informático, formación, equipos, etc.).
Prepara también un plan de comunicación que describa cómo se comunicará la implantación a los empleados y cómo se resolverán sus dudas.
Puedes organizar sesiones de formación, distribuir manuales, crear un servicio de asistencia o una línea de atención telefónica específica y ofrecer apoyo durante la implantación.
También hay que tener en cuenta un posible impacto en los empleados, lo que implicará trabajar de la mano con RR.HH. para garantizar que la implantación no afecta injustamente a ningún grupo de trabajadores en particular o a empleados individuales y garantizar que respeta la privacidad y la seguridad de los miembros del equipo.
Puede ser conveniente contar con alguien de la empresa de software que centre sus tareas en la implantación y en prestar apoyo directo durante ese periodo.
6. Proporciona la formación necesaria
La formación es fundamental para el éxito de la implantación de un software de control horario.
Todos los usuarios, incluidos directivos y empleados, deben recibir formación sobre cómo utilizar el software y sobre cualquier política o procedimiento relacionado con su uso.
La formación debe estar orientada a las necesidades de los usuarios y debe presentarse en diversos formatos, como formación presencial, módulos de formación en línea y guías del usuario.
7. Proporciona el apoyo necesario
Antes de poner en marcha el software de control horario, asegúrate de que tu equipo está bien preparado y cuenta con el apoyo necesario.
Establece canales de comunicación claros para la asistencia continua, como un equipo de asistencia dedicado o recursos de autoayuda.
Para que la experiencia sea óptima, es fundamental que el equipo se sienta respaldado.
8. Implanta el software
Una vez finalizadas las pruebas, la formación y la asistencia, por fin llega el momento de poner en marcha el software.
Deberías estar al borde de un ataque de nervios porque es aquí donde la cosa puede ponerse fea, pero si se ha planificado lo suficiente, todo irá bien.
Debes comunicar la puesta en marcha a todos los usuarios y facilitarles toda la información necesaria, como los datos de acceso y el material de formación.
También hay que hacer un seguimiento de la implantación y asegurarse de que se desarrolla sin problemas según el calendario previsto.
Sería útil también contar con reuniones periódicas o las sesiones de colaboración con el proveedor de software para resolver cualquier problema que surja.
9. Monitoriza y evalúa el software
El seguimiento y la evaluación constantes del software son importantes para garantizar que todo siga marchando bien.
Esto implica hacer un seguimiento de su uso y recoger continuamente las opiniones de los usuarios, muchas de las cuales pueden transmitirse al proveedor del software.
Evalúa el impacto del software en las operaciones de la empresa, como la productividad, la eficiencia y los costes laborales. Esto puede implicar el seguimiento de los KPI relacionados con estas áreas que pueden compararse con los niveles previos a la implantación.
10. Realiza los ajustes necesarios
Haz ajustes y, cuando sea posible, insiste en que el proveedor de software introduzca mejoras. Esto puede implicar modificar funciones, mejorar la interfaz de usuario o proporcionar formación y asistencia adicionales.
Puede que no lo consigas, pero al menos pídelo. Si puedes demostrar al proveedor que otros usuarios también se beneficiarán de la función, será más fácil que la apruebe.
11. Celebra el éxito de la implantación del software
Una vez que lo hayas implantado todo con éxito, comunícalo a todas las partes interesadas. Esto reforzará la buena percepción del software.
Comparte historias de éxito, realiza encuestas para recabar opiniones y proporciona actualizaciones periódicas sobre el impacto en las operaciones de la empresa.
Sé transparente y prepárate para responder a todas las dudas que surjan.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de para implantar un software de control horario
La implantación de un software de control horario en una gran empresa puede ser, como ya habrás deducido, un proceso complejo, pero cíñete a los principios clave, toma nota:
- Conseguir la aceptación de los principales interesados: para ello, tendrás que comunicarles la finalidad y las ventajas del programa y resolver cualquier duda que puedan tener.
- Ofrecer formación y asistencia: asegúrate de que todos los usuarios reciben formación y de que se les ofrece asistencia continua.
- Comunicar: informa sobre la implantación del software que va a tener lugar y sobre las ventajas y los cambios asociados. Es fácil esconder los problemas bajo la alfombra, pero ahí es cuando las cosas pueden descontrolarse.
- Supervisar y evaluar: Supervisa el uso y la adopción del programa, recoge las opiniones de los usuarios para introducir mejoras.
- Flexibilidad: a medida que cambien las necesidades de la empresa, intenta que el software se modifique para satisfacerlas, pero también prepárate para que ese cambio lleve un tiempo largo o no se produzca en absoluto.
- Ten en cuenta la privacidad y la seguridad: es importante asegurarse de que el software se implanta de forma que respete la privacidad de los empleados y de que los datos recopilados se protegen adecuadamente.
- Resolver la posible resistencia: Si los empleados se resisten a la implantación, esto podría echar por tierra toda la buena planificación. Debemos tratar los problemas desde el principio, comunicar las ventajas del programa y conseguir la mayor aceptación posible. Si la gente quiere que la implantación funcione, probablemente será un éxito.
Conclusiones
La implantación de un software de control horario en una empresa puede parecer una tarea abrumadora, pero con una planificación y ejecución cuidadosas, puede ser un proceso fluido y satisfactorio.
Empieza definiendo objetivos claros, seleccionando el software adecuado, asegurándote el apoyo de los actores clave y planificando la implantación.
Prueba a fondo el software y proporciona formación y apoyo continuo. Evaluar el rendimiento del software, realizar los ajustes necesarios y comunicar las ventajas a todas las partes interesadas.
Con este enfoque integral se obtiene un triple beneficio: mejora de la productividad, eficiencia, transparencia, precisión de las nóminas o del cálculo de costes y reducción potencial de los costes laborales.
Superar con éxito este proceso puede cambiar las reglas del juego de cualquier organización y hacer que el esfuerzo merezca realmente la pena.
