Las hojas de horas son más que un mero registro. Y los trabajadores asalariados, que reciben un salario fijo independientemente de las horas que trabajen, también necesitan llevar un seguimiento de sus horas trabajadas.
Aunque algunos lo consideren innecesario, un control preciso del tiempo tiene muchas ventajas también para los trabajadores asalariados que tienen una estructura salarial fija.
Este registro permite conocer los niveles de productividad, ayuda a gestionar proyectos y garantiza el cumplimiento de la legislación laboral.
Vamos a echar un vistazo juntos a cuáles son esos beneficios de las hojas de horas tanto para los asalariados como para sus empresas.
¿Para qué sirven las hojas de horas?
Las hojas de horas o planillas de horas son documentos donde se van registrando las horas trabajadas por los empleados durante un período determinado que normalmente es de un mes. En un pasado no tan lejano, estos registros se llevaban de manera manual y se asentaban en libros de papel que los trabajadores rellenaban en los que se dejaba constancia de las horas a las que comenzaban y terminaban su jornada laboral.
No fue hasta finales del siglo XIX, que aparecieron en Nueva York los primeros relojes mecánicos para fichar, que fueron llamados Bundys en honor a su creador. Con el tiempo estos relojes fueron evolucionando hasta llegar a los actuales sistemas digitales y aplicaciones para fichar.
Las plataformas modernas permiten a los empleados registrar su entrada y salida de manera casi automática. Son registros muy precisos que evitan cualquier fallo del registro manual. Esto facilita y agiliza muchos procesos, no sólo los relacionados con la nómina.
Las hojas de horas sirven para varios propósitos como calcular la remuneración correcta de las horas extras, medir la productividad o garantizar que se cumplan las normativas laborales, como los descansos obligatorios.
6 razones por las que los asalariados necesitan hojas de control horario
Aunque a menudo asociamos las hojas de control a trabajadores en remoto o que cobran por hora trabajada, estos registros horarios también benefician a los asalariados. Aquí te presentamos seis razones de peso:
1. Gestión de proyectos más precisa
Encontrar el equilibrio entre los plazos, las tareas y la gestión de recursos de un proyecto puede ser todo un reto. Todo gestorsabe lo complicado que resulta manejar todas estas tareas a la vez sin cometer errores.
Las hojas de horas ofrecen un registro claro de la duración de tareas y proyectos específicos. Esto permite a los gestores crear calendarios de proyectos más realistas, con plazos más exactos.
A partir de la información que las horas de trabajo aportan, los jefes de equipo pueden identificar más fácilmente los proyectos que se están retrasando o si algún aspecto de dichos proyectos requiere recursos adicionales. Esto permite mejorar la planificación y la ejecución y, en última instancia, los resultados de los proyectos.
2. Incrementar la productividad
Utilizar hojas de horas o partes de horas puede ser de mucha ayuda a la hora de aumentar la productividad ya que evidencia no sólo las horas trabajadas sino cómo las utilizan.
Cuando los empleados controlan su tiempo, son más conscientes de cómo están distribuyendo sus horas, lo que a la larga fomenta hábitos de trabajo más eficientes.
Por su parte, loos directivos también pueden analizar los datos de las hojas de horas para identificar patrones de comportamiento y aspectos en los que se puede mejorar.
3. Evitar el burnout de los asalariados
El Síndrome de burnout es un problema grave que cada vez afecta a más trabajadores. De acuerdo con el estudio Global Workforce of the Future 2023 elaborado por el Grupo Adecco, 7 de cada 10 empleados españoles han sufrido el síndrome de burnout.
Sin dudas, una de las causas más comunes del burnout es el exceso de trabajo. Utilizar hojas de horas es una buena manera de conseguir que las cargas de trabajo se distribuyan equitativamente entre los miembros del equipo y así reducir el exceso de carga sobre trabajadores que están al límite.
Estos registros proporcionan una visión de quién está trabajando en qué y durante cuánto tiempo. A partir de esa data, los directivos pueden identificar si ciertos empleados están sobrecargados. Posteriormente, podrán hacer una distribución más equitativa de las tareas, evitando el burnout de los empleados con exceso de trabajo y logrando que todos los miembros del equipo contribuyan de manera equilibrada.
4. Garantiza la facturación correcta a los clientes
Hay muchos sectores en los que lo más habitual es facturar a los clientes en función de las horas trabajadas. En estos casos, las hojas de horas proporcionan un registro detallado del tiempo dedicado a los proyectos de cada cliente.
La transparencia de estos registros evita disputas sobre la facturación, ya que proporciona un conteo exacto de las horas facturadas.
Un programa de gestión de partes de horas de calidad, ofrece integraciones con programas de contabilidad, lo que permite exportar los datos de las planillas de horas directamente al sistema de contabilidad. Esta integración no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores en los cálculos de facturación y en las nóminas.
5. Gestionar más fácilmente el tiempo libre remunerado (PTO)
El tiempo libre remunerado (PTO) es otra cuestión que preocupa a los trabajadores asalariados. En este punto, las hojas de horas también juegan un papel importante porque no sólo ayudan a controlar el tiempo, sino también la asistencia y el tiempo libre remunerado o vacaciones.
Con las planillas de horas los empleados pueden registrar fácilmente sus solicitudes de tiempo libre remunerado y hacer un seguimiento de sus días de vacaciones acumulados y restantes. Los gestores, por su parte, también pueden utilizarlas para revisar y aprobar estas solicitudes, y mantener así una buena programación.
Si te interesa saber más sobre el tiempo libre remunerado y cómo gestionarlo, te recomiendo leer este artículo: 10 razones para usar un software de tiempo libre remunerado (PTO).
6. Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral de los trabajadores asalariados
El cumplimiento de la ley es algo que nos preocupa a todos. En este punto también las hojas de horas son de gran ayuda a la hora de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral de los asalariados, especialmente en lo que respecta a las horas extraordinarias.
Según la Legislación Laboral Española, cualquier tiempo trabajado por encima de las 40 horas semanales de trabajo efectivo, se considerará «hora extra». Es importante tener un control de horas eficiente y hacer un seguimiento las horas extras correcto y llevar un registro adecuado porque así lo exigen las cláusulas del Estatuto de los Trabajadores.
Las hojas de horas proporcionan esa transparencia necesaria en el registro. Estas pueden utilizarse para verificar las horas de trabajo de los empleados en auditorías o inspecciones técnicas.
Precisamente, uno de los requisitos de la nueva Ley de fichaje digital obligatorio es que los datos y los registros de horas sean accesibles en tiempo real tanto para los trabajadores y los empresarios. De igual manera, el nuevo sistema de registro digital permite el acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para que los inspectores puedan revisar los registros de horas de trabajo sin necesidad de estar físicamente en las instalaciones de la empresa.
Conclusiones
En resumen, como hemos visto a lo largo de este artículo, las planillas de horas son un recurso ventajoso para los empleados asalariados desde muchas perspectivas.
Ayudan en la gestión de proyectos de una manera más efectiva, proporcionan registros transparentes y definitivamente contribuyen al cumplimiento de las leyes laborales. Por último, pueden ser una evidencia totalmente fiable de cara a cualquier litigio o reclamación legal. Por último, te dejo un montón de recursos relacionados con las horas de horas y las entradas de tiempo que podrían serte útiles tanto si eres un asalariado como si estás al frente de un equipo.
