Guía sobre la monitorización y la vigilancia de empleados en España

La Constitución Española entró en vigor 1978 y es la norma suprema del ordenamiento jurídico español, a la que están sujetos todos los poderes públicos y ciudadanos de España​.

En su artículo 18, la Constitución garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y a la propia imagen. Además, en este mismo artículo se garantiza el secreto de las comunicaciones (incluidas las telefónicas).

La ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos.

Artículo 18. Constitución Española

El Estatuto de los Trabajadores es la normativa capital que regula todo lo que pasa entre el trabajador y la empresa. Fue aprobado en 1980 y su función principal es los derechos del trabajador.

Este Estatuto no cubre a los profesionales por cuenta propia (autónomos) ni a los funcionarios públicos, aunque existen importantes excepciones.

Este texto está en constante actualización para adaptar la protección jurídica a las circunstancias de cada momento. El Estatuto de los Trabajadores tiene un carácter flexible y su aplicación puede variar según lo dispuesto por los convenios colectivos de cada sector u otras normas.

La Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre del Código Penal es el código penal español vigente desde el 24 de mayo de 1996. También en esta normativa hay referencias al derecho de la intimidad de las personas y por tanto, los trabajadores.

Por ejemplo, en su artículo 197 figura el delito contra la intimidad, que tendrá lugar, entre otras cosas, cuando se vulnere la intimidad de otro sin su consentimiento, ya sea a través de la apropiación de papeles, cartas, correos electrónicos o cualquier otro documento, así como la grabación o difusión de imágenes o sonido sin consentimiento.

La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD-GDD) es una ley orgánica que fue aprobada por las Cortes Generales de España para adaptar el Derecho interno español al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Este Reglamento (UE) 2016/679, es una ley comunitaria relativa a la protección de las personas físicas en lo que relativo al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos en la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo (EEE).

La Doctrina Barbulescu destaca la necesidad de informar o advertir al trabajador de la naturaleza del control efectuado por la empresa o de la posibilidad de ese control para acceder al contenido de sus comunicacioneses. 

Esta doctrina establece que cualquier medio o medida para monitorizar o vigilar a los trabajadores, debe cumplir lo siguiente los siguientes requisitos:

• Debe ser proporcional respecto a la intimidad de los trabajadores y el derecho de control del empleador.
• Debe informarse a los trabajadores del uso de medidas de monitorización, de cuál será como de su alcance y su nivel de intrusión.
• Haber valorado el uso de otras medidas alternativas menos intrusivas para llevar a cabo el control.
• La legitimación del uso de las medidas de monitorización debe estar justificado dejando claro qué fin se persigue con ellas.
• Deben establecerse las garantías necesarias para que el empleador no pueda acceder al contenido registrado sin haber cumplido con el deber de notificar antes al trabajador.

La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, comúnmente conocida como Ley del Teletrabajo, es una norma del ordenamiento jurídico español con rango de ley que regula la actividad de los trabajadores a distancia.

Es decir, esta ley, fija las directrices para el trabajo fuera de las oficinas, que puede darse tanto en el domicilio particular de la persona como en un espacio común como un coworking o un café.

Recoge aspectos tan importantes como el derecho a la desconexión, el registro del control horario y en general todos los derechos y obligaciones en el teletrabajo.

Sí, los trabajadores deben ser notificados de que serán expuestos a medidas de control y vigilancia. Sea cual sea el tipo de monitorización a la que se les someta, la empresa está en la obligación de informar explícitamente a sus empleados.

Esto aplica para cualquier control, desde el uso de un software de control horario para fichar, el control de ordenadores, uso de GPS y desde luego el uso de cámaras de vigilancia o cualquier otro método.

Cualquier dispositivo electrónico o informático puesto a disposición del trabajador por parte de la compañía es propiedad de la empresa y, por tanto, esta tiene derecho a vigilar, supervisar y controlar el uso que le dan sus empleados. No obstante, deberán cumplirse determinados requisitos y esta supervisión debe mantenerse siempre dentro del «ejercicio regular de sus funciones directivas» (es decir, en aquello vinculado con el propio trabajo).

En cualquier caso, previamente la empresa deberá haber informado adecuadamente al trabajador, tanto de la existencia de este control como del modo en que se llevará a cabo.

Según el artículo 87 de la LOPDGDD, los empleadores pueden acceder a los dispositivos facilitados a los trabajadores para comprobar el cumplimiento de sus obligaciones laborales. Esta norma incluye también a los móviles, si es un dispositivo propiedad de la empresa que se ha cedido al empleado para el desempeño de su trabajo.

No obstante, el propio artículo, establece que los trabajadores y los empleados públicos tendrán derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por su empleador.

En cambio, si el móvil o el dispositivo es propiedad del trabajador, la empresa no tendrá derecho alguno a acceder a él.

Los empresarios no podrán controlar los dipositivos personales de sus trabajadores a menos que exista un consentimiento expreso que así lo autorice, cosa que no es habitual. Esto aplica también para los empleados que teletrabajan.

Si se trata de un ordenador propiedad de la compañía, la empresa está en su derecho de acceder al ordenador, no obstante, hay muchos matices a tener en cuenta.

Por un lado, el artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores, viene a decir que el empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales. Esto siempre y cuando guarde la consideración debida a la dignidad del trabajador.

Además, ertículo 87 de la LOPDGDD, antes visto, determina establece efectivamente los empleadores pueden acceder a los dispositivos facilitados a los trabajadores para comprobar el cumplimiento de sus obligaciones laborales, pero respetando la intimidad de los empleados, según lo dispuesto en las leyes y la Constitución.

Por último, la normativa insta al empleador a establecer los criterios de utilización de los dispositivos digitales, por ejemplo, elaborando una “Política de Protección de Datos y gestión de recursos empresariales”, que recoja adecuadamente, entre otros, los siguientes aspectos: accesos autorizados a dispositivos empresariales; finalidades para las que se accede; periodicidad; si el acceso será manual o automatizado.

Para más información sobre si las empresas pueden o no acceder a los ordenadores de los trabajadores, te recomendamos leer el artículo ¿Es legal que mi empresa tenga acceso a mi ordenador?.

El control de los empleados fuera del horario laboral es ilegal en España. La empresa no puede controlar lo que hace el trabajador fuera de su horario de trabajo y fuera del centro de trabajo, como tampoco puede sancionar por estos hechos fuera de la jornada.

Además, las empresas están obligadas a respetar el derecho a la desconexión digital que “está vinculado, no solo al derecho del trabajador a no responder a las comunicaciones del empresario o de terceros…” fuera de la jornada laboral, “…sino también al deber de abstención de la empresa a no ponerse en contacto con el trabajador”.

Por otro lado, los límites al derecho a la desconexión digital no los puede establecer el empresario unilateralmente. Conforme al art. 88.2 de la LO 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales estos límites atenderán a la naturaleza y objeto de la relación laboral, respetando la conciliación laboral y familiar y se sujetarán a lo establecido en la negociación colectiva o, en su defecto, a lo acordado entre empresa y representantes de los trabajadores.

No, no se puede obligar a los empleados a instalar ningún software en sus dispositivos personales. En este sentido, al tratarse de un equipo personal y no de un dispositivo facilitado por la empresa, la empresa no tiene ningún tipo de derecho a monitorizar esos equipos.

Forzar al trabajador, en este caso, podría suponer un abuso del derecho empresarial, ya que la empresa no puede obligarnos a usar medios personales ni descargar en ellos programas informáticos a no ser que demos nuestro consentimiento, según recoge el artículo 17 de la Ley de trabajo a distancia.

Con carácter general y atendiendo a lo establecido en el artículo 18 de la Constitución Española y a la Ley de Protección de Datos, no es legal escuchar las conversaciones de los empleados, si se hace mediante la grabación de las conversaciones o a través un audio captado por las cámaras de seguridad.

Por un lado, la grabación de sonido en el trabajo de forma continua e indiscriminada se considera una intromisión en el derecho a la intimidad de los trabajadores.

Por otro lado, la voz se considera un dato personal y está sujeta a la protección que brindan el RGPD y la LOPDGDD, por lo que usar aparatos de escucha o grabación de sonido de forma indiscriminada en el trabajo se considera una medida intrusiva y desproporcionada.

Tanto el Tribunal Constitucional como el Tribunal Supremo, así como la AEPD, se han pronunciado ya en varias ocasiones respecto al uso de micrófonos o cámaras con micrófono en el ámbito laboral, limitando su uso bajo unas condiciones muy específicas, en concreto, que su finalidad sea garantizar la seguridad y protección de bienes, instalaciones y personas (sin permitir su instalación en zonas comunes, privadas o de descanso), y siempre que superen el juicio de idoneidad y proporcionalidad.

En el artículo 18 de la Constitución Española antes mencionado, se reconoce y protege el derecho a la intimidad y el secreto de las comunicaciones, que puede verse vulnerado por el control empresarial, si las empresas supervisan los correos electrónicos de los trabajadores.

Por otro ldo y en este mismo sentido, el Tribunal Constitucional se ha posicionado al respecto de vigilar o espiar los emails de los empleados, afirmando que:

• El uso del correo electrónico por parte de los trabajadores queda dentro del ámbito de protección del derecho a la intimidad (STC 173/2011, de 7 de noviembre).
• La cobertura de este derecho a la intimidad viene determinada por una expectativa razonable de privacidad o confidencialidad (STC 12/2012, de 16 de abril).

Las empresas pueden vigilar el correo corporativo y los ordenadores de trabajo de sus empleados, pero no de cualquier manera. Desde hace años la ley y los tribunales han acotado esta capacidad de los empresarios, pero poniendo límites, como por ejemplo que hayan hecho saber a los trabajadores que sus emails pueden ser intervenidos en determinadas circunstancias.

Es decir, es necesario un “aviso previo” antes de que se inicien las actividades de monitoreo de su correo u otros sistemas, por parte de la empresa, en el que se advierta e informe debidamente al trabajador sobre la posibilidad de que se adopten medidas de control y el alcance y naturaleza de tales medidas.

Por otro lado, deberá estar justificada la medida de control en cuestión (acceso al contenido íntegro de las comunicaciones electrónicas) y comprobarse si no existió la posibilidad de implementar otras medidas alternativas menos lesivas para la privacidad del trabajador.

Además el Tribunal Supremo añade otra limitación: las empresas no podrán espiar el email de sus empleados sin negociar con los sindicatos.

Sí, las empresas pueden poner cámaras en el lugar de trabajo. Estas cámaras pueden utilizarse tanto para la videovigilancia en el trabajo (garantizar la seguridad de personas, bienes e instalaciones) como para la supervisión del cumplimiento de las obligaciones laborales de los empleados.

Sin embargo, para que el uso de cámaras en el trabajo sea legal, es necesario que la instalación de las cámaras y el tratamiento de datos personales resultante de las grabaciones de seguridad y su finalidad cumplan con la normativa sobre cámaras de vigilancia, el Estatuto de los Trabajadores y el artículo 18.1 de la Constitución Española, que entre otros aspectos regulan cuándo es legal que te graben sin tu consentimiento, qué límites existen para la instalación de cámaras en el trabajo y dónde no se puede poner una cámara de seguridad.

Como norma general, no se pueden cámaras de seguridad en lugares en los que se presuma o espere intimidad. Por ejemplo, en empresas o negocios de cualquier clase no podrán ponerse cámaras en:

• Vestuarios o baños
• Zonas comunes de los trabajadores (como comedores o zonas de descanso)
• Enfocando a oficinas o puestos de trabajo continuamente
• Apuntando a la calle, con la excepción de la franja mínima necesaria en los puntos de acceso que den a la vía pública
• Apuntado a propiedades colindantes
• En centros comerciales y tiendas de ropa, no podrán ponerse cámaras en los vestidores
• En hospitales, aparte de los sitios ya mencionados, tampoco se pueden poner cámaras en las habitaciones (salvo que sea una medida necesaria para supervisar el estado de un paciente)

Volvemos a encontrarnos dos casos posibles: que el dispositivo u ordenador haya sido facilitado al trabajador por la empresa. En este caso, cuando el equipo en cuestión pertenece a la empresa, puede ser controlado por la compañía. Es muy frecuente que la empresa haya instalado aplicaciones de monitoreo para los empleados. No obstante, están en la obligación de comunicárselo al trabajador.

Sin embargo, no ocurre igual si hablamos de dispositivos personales. A menos que haya un consentimiento por escrito, las siguientes formas de control no serán legales:

• Hacer capturas de pantalla
• Abrir nuestra cámara web o micrófono
• Registrar las pulsaciones de las teclas

Hay aplicaciones que a la hora de registrar la jornada laboral emplean la geolocalización para comprobar que el trabajador se encuentra en su puesto de trabajo. Estas herramientas son válidas para el control laboral, aunque deben respetar algunos límites.
El empleador debe avisar al empleado de que va a ser localizado y con qué finalidad se van a tratar sus datos.

El uso de estas herramientas solo se puede emplear durante la jornada laboral, nunca fuera de ella. Tampoco se pueden usar los medios personales del trabajador para ello, como su teléfono o su conexión de internet. Esta información se debe guardar durante cuatro años, según la ley.

Según el artículo 90 sobre el derecho a la intimidad ante la utilización de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral:

• Los empleadores podrán tratar los datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización para el ejercicio de las funciones de control de los trabajadores o los empleados públicos previstas, respectivamente, en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y en la legislación de función pública, siempre que estas funciones se ejerzan dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo.
• Con carácter previo, los empleadores habrán de informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores o los empleados públicos y, en su caso, a sus representantes, acerca de la existencia y características de estos dispositivos. Igualmente deberán informarles acerca del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.

Los tribunales españoles permiten la instalación de un GPS en los vehículos que las compañías ponen a disposición de sus empleados para desarrollar sus laborales profesionales. Es una medida simple para controlar la actividad de estos trabajadores (rutas, paradas, duración de la jornada, etc).

Sin embargo, esto supone una confrontación los derechos empresariales y el derecho fundamental a la intimidad del trabajador.

Hasta ahora, las sentencias se inclinan mayoritariamente por concluir que la empresa tiene derecho a instalar un GPS en el vehículo, ya que se trata de una medida necesaria, idónea y proporcional para permitir al empresario verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales.

No obstante, aunque se cumpla la triple condición de necesidad, idoneidad y proporcionalidad, es necesario que el empresario advierta al trabajador de la implantación de dicho dispositivo en el vehículo puesto a su disposición, de los datos que se van a recopilar y, muy especialmente, del uso que la compañía va a hacer de los mismos.

Para responde a esto, volvemos al artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores que como hemos visto, nos dice que: «El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales». Este artículo, otorga al empresario cierto derecho a controlar a sus trabajadores.

Por otro lado, como también hemos visto, el derecho a la intimidad es un derecho fundamental. Se puede definir como la facultad de toda persona para decidir y controlar la información de carácter privado que un tercero puede conocer y aparece regulado en el artículo 18 de la Constitución Española. Este derecho también figura en el artículo 4.2 del Estatuto de los Trabajadores y el artículo 8 del Convenio Europeo de Derechos Humanos (CEDH).

Como en otros puntos de esta guía, es difícil saber dónde llega el derecho a la intimidad frente o hasta qué punto puede el empresario ejercer su derecho en el ejercicio de la facultad de vigilancia y control.

Por otro lado, si la empresa advierte a sus empleados a través de un protocolo cuáles sobre las reglas de uso de los medios informáticos puestos a su disposición, las condiciones del acceso a internet con finalidad diferente que la actividad laboral y las consecuencias de incumplir este protocolo; el hecho de no respetarlo podría conllevar sanciones para el trabajador.

Además, hay que tener en cuenta, que el uso abusivo o reiterado para fines no profesionales, o visitas a las páginas de contenido no autorizado, puede atentar también contra la seguridad informática de la empresa o confidencialidad de datos, o si se revela información confidencial, o se utiliza la red para criticar o ridiculizar a compañeros de trabajo o desprestigiar a la empresa.

No, en ningún caso, los empleados pueden ser monitorizados o vigilados fuera de su jornada laboral. Debe respetarse el derecho a la intimidad y a la desconexión de los trabajadores, ya se trate de empleados que trabajen en entornos tradicionales, entornos híbridos o que hacen teletrabajo.

Vigilancia de los empleados por razones de seguridad

Uno de los temas más delicados de la supervisión de empleados son los relativos a las cámaras de vigilancia porque no está claro del todo dónde están los límites y sigue causando polémica. Muchas empresas siguen sin tener claro cuáles son los requisitos en cuanto a su instalación, especialmente en lo que se refiere a la ley de protección de datos y cámaras de videovigilancia. ¿Se pueden utilizar las grabaciones como pruebas válidas en un jucio?

En España, los trabajadores tienen derecho a no ser discriminados directa o indirectamente en el entorno laboral por ninguna razón. Así viene establecido en el artículo 4.2.c) del Estatuto de los Trabajadores.

Esto aplica para cualquier motivo de discriminación, entre ellas la discriminación por razones de sexo, estado civil, edad, origen racial o étnico, condición social, religión o convicciones, ideas políticas, orientación sexual, afiliación o no a un sindicato, así como por razón de lengua.

Por otro lado, según el artículo 8.12 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social, serán consideradas como infracciones muy graves las decisiones unilaterales de la empresa que impliquen discriminaciones directas o indirectas desfavorables por razón de edad o discapacidad o favorables o adversas en materia de retribuciones, jornadas, formación, promoción y demás condiciones de trabajo, por circunstancias de sexo, origen, incluido el racial o étnico, estado civil, condición social, religión o convicciones, ideas políticas, orientación sexual, adhesión o no a sindicatos y a sus acuerdos, vínculos de parentesco con otros trabajadores en la empresa o lengua dentro del Estado español, así como las decisiones del empresario que supongan un trato desfavorable de los trabajadores como reacción ante una reclamación efectuada en la empresa o ante una acción administrativa o judicial destinada a exigir el cumplimiento del principio de igualdad de trato y no discriminación.

Cualquier persona que tenga conocimiento de algún tipo de actitud que implique discriminación en los términos señalados, deberá presentar la correspondiente denuncia en las oficinas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.