Siempre que hay un día festivo o un periodo de vacaciones, el personal de recursos humanos y los propietarios de pequeñas empresas se ven bombardeados con muchísimas solicitudes de vacaciones y responder a todas estas solicitudes se puede volver algo muy complicado.
Por un lado, algunas fuentes, como el RRHH Digital, considera que denegar las solicitudes de días libres de los empleados baja su moral. Pero, por otro lado, hay que mantener el funcionamiento de la empresa.
Entonces, ¿cómo se logra el delicado equilibrio entre la optimización de las necesidades de personal y la garantía de que los empleados disfrutan de los permisos obligatorios por ley y tienen tiempo para reponer fuerzas?
Aquí te ofrezco una guía sobre la gestión de las vacaciones de los empleados, como CEO de una empresa de software de control horario con empleados a tiempo parcial, a tiempo completo y contratados en distintas partes del mundo.
Aquí tienes mi guía sobre la gestión de permisos de los empleados, como director general de una empresa de software de control horario con empleados a tiempo parcial, a tiempo completo y temporales en distintas partes del mundo.
En este artículo voy a profundizar en los pasos clave y las mejores prácticas para crear una estrategia eficaz de gestión de permisos adaptada a las necesidades de tu organización. Vamos allá.
En este artículo hablaremos de:
- Consideraciones fundamentales para la gestión de permisos laborales
- Cómo crear una estrategia eficaz para la gestión de permisos laborales
Consideraciones fundamentales para la gestión de permisos laborales
1. Cumplimiento legal
La primera consideración fundamental para gestionar los permisos de los empleados es tener un buen entendimiento de las leyes. En la mayoría de países, las leyes laborales establecen claramente la elegibilidad y el derecho que tiene los empleados para obtener diferentes tipos de permisos.
Estas leyes se aplican a las empresas y a los negocios dentro de su jurisdicción. Asegúrate de revisar las leyes laborales relevantes en materia de permisos.
En España, los tipos de permisos están establecidos por el Ministerio de Trabajo y Economía Social. Entender las leyes pertinentes te salvará de cometer errores caros. Puede que necesites consultar a un abogado que conozca la legislación laboral antes de tramitar cualquier solicitud de permiso.
2. Ten en cuenta la dotación de personal necesaria
En segundo lugar, determina tus necesidades de personal. ¿Cuántos empleados son necesarios para mantener los niveles básicos de prestación de servicios y satisfacer la demanda de los clientes?
Calcular esta cifra es un paso crucial en el proceso de gestión de permisos. Sin ella, no podrás garantizar la continuidad de las operaciones en los días en que tus empleados estén de vacaciones, especialmente durante los días festivos, cuando empiezan a llegar las solicitudes de permisos.
El control horario es una excelente forma de determinar tus necesidades de personal. Con un software de control de horario y de asistencia, puedes elaborar hojas de asistencia y utilizarlas para calcular las horas dedicadas a los servicios esenciales.
El número de empleados que pueden trabajar estas horas es tu dotación de personal necesaria. Ten en cuenta este número siempre que apruebes solicitudes de permisos.
3. Mantener la motivación de los empleados
Ya has estudiado la legislación laboral que se aplica a tu empresa y has fijado el número mínimo de empleados que deben estar en el trabajo un día normal. Ahora viene lo más difícil: mantener a los empleados contentos y motivados.
Una mala gestión de permisos laborales hará que tus empleados no se sientan valorados. Para que puedas mantener su moral alta es necesario que establezcas un equilibrio diferente.
Tienes que asegurarte de que todos tus empleados se tomen suficiente tiempo libre para evitar el agotamiento y disfrutar de un buen equilibrio entre la vida laboral y personal. Sin embargo, tampoco es conveniente que se tomen tanto tiempo que se conviertan en improductivos. Para eso, necesitas una buena estrategia de gestión de permisos.
Cómo crear una estrategia eficaz para la gestión de permisos laborales
Aquí está la guía de cómo crear una estrategia eficaz para la gestión de permisos de tu empresa:
1. Entender la legislación laboral
Al gestionar los permisos laborales de tus empleados, debes cumplir todas las leyes laborales aplicables a tu caso. De lo contrario, meterá a su organización en problemas legales potencialmente caros. Para no infringir ninguna ley, estudia detenidamente la legislación laboral y de empleo pertinente. Y no te olvides de formar también a todos sus gerentes.
2. Establece políticas claras de permisos
El siguiente paso es determinar los tipos de permisos que vas a ofrecerle a tus empleados. Déjate guiar por la legislación, las prácticas del sector, la política de recursos humanos y tus paquetes de prestaciones.
Ten en cuenta las fiestas nacionales y los permisos legales, como el permiso parental, los deberes públicos, como ser jurado o votar, y cuántos días de permiso ampliado te exige la ley.
¿Cuánto tiempo libre concederás para emergencias? ¿Aumentarás el tiempo de permiso retribuido de tus empleados después de cada año de servicio en tu empresa? ¿Aumenta la formación continua el valor de sus empleados para la empresa? En caso afirmativo, ¿concederá permisos prolongados para ampliar estudios?
Una vez hayas resuelto estas preguntas, estarás listo para escribir tu propia política de permisos. Este documento tiene que ser fácil de entender. Además, asegúrate de que incluya:
- Los días festivos celebrados por tu empresa
- Los tipos de permisos reconocidos y el máximo de días para cada uno
- El criterio de elegibilidad para cada tipo de permiso
- Cómo calcular los días libres
- El procedimiento de solicitud de vacaciones
- Qué pasa con los días libre no usados
- Si la aprobación está sujeta a la cantidad de horas de trabajo
Es importante que difundas las políticas de tu empresa entre todos tus empleados y los animes a que se tomen su tiempo libre.
3. Invierte en un software de control horario
Para calcular el tiempo libre de un empleado, es necesario saber dos cosas. Primero, ¿cuántos días u horas ha trabajado un empleado específico? Segundo, ¿cuántos días libres se ha tomado en el año en curso? Para ello, necesitas una solución de control horario precisa.
Con un buen software de control horario que cuente con una función básica de fichar a la entrada y a la salida y una hoja de horas, podrás registrar con precisión las horas trabajadas. Puedes utilizar esta información para determinar si un empleado tiene derecho a vacaciones y los días de vacaciones que le corresponden.
Los programas de control horario también son indispensables para programar el tiempo libre de tus empleados manteniendo tus necesidades de personal.
Para esto, necesitarás un software de control horario con una función de calendario. De lo contrario, ¿cómo vas a asegurarte de que los días de vacaciones no se solapen en los departamentos más importantes?
Además, puedes utilizar esta función para redistribuir las tareas de un empleado entre el resto del equipo. Así, cuando un empleado está de baja, todo el trabajo se realiza, y nadie recibe llamadas de trabajo en sus días libres.
Por último, algunos sistemas avanzados de control del tiempo disponen de integración con calendarios para facilitar el seguimiento del tiempo libre de tus empleados.
Sólo tienes que crear varios calendarios que muestren qué días se tomará cada empleado sus vacaciones. También puedes establecer recordatorios para que el equipo sepa cuándo sus compañeros se van de vacaciones.
4. Automatiza la gestión de permisos
Las vacaciones de los empleados son algo más que firmar un formulario de solicitud de vacaciones. Hay que planificar muchas más cosas.
Por ejemplo, las bajas tienen repercusiones sobre el departamento financiero a través de las nóminas. Si un empleado se va de vacaciones no remuneradas, el departamento recibirá instrucciones para ajustar su salario de modo que refleje la reducción de horas trabajadas.
Sé lo que estás pensando: «Vaya, el pago de nóminas se ha vuelto mucho más complicado». Pues en realidad no. Aquí tienes un truco sencillo.
Con un sistema gratuito de control de las horas de nómina, puede crear hojas de horas con las horas de tus empleados e introducirlas en tu sistema de nóminas. O mejor aún, puedes dejar que un software de control horario lo haga por ti.
Con cualquiera de las dos soluciones, podrás calcular el salario de los empleados con permisos no retribuidos en el mismo tiempo que has tardado en leer esta frase.
El software realiza el seguimiento de todas las horas para la nómina y genera hojas de horas con el total de las horas trabajadas, incluyendo las horas extra. Con unos pocos clics, podrás generar nóminas con los ajustes necesarios para las permisos no remunerados y parcialmente remuneradas. Luego envía esas hojas de horas al departamento de contabilidad y ya habrás acabado las nóminas del mes.
Garantizar que los empleados con permisos no retribuidos sólo cobren por las horas que trabajan es importante. Pero es aún más importante asegurarse de que los empleados con permisos retribuidos reciben una compensación por su tiempo libre.
Págales puntualmente las vacaciones pagadas y verás cómo aumenta su productividad y su moral.
Mientras te concentras en pagarle a tiempo a tus empleados, no te olvides de animarles a que utilicen sus días libres.
No subestimes el poder de un simple recordatorio para que tus empleados sepan que sus días libres están próximos a vencerse. Y ya que estás, considera la posibilidad de enviar recordatorios automáticos a los responsables cuando las solicitudes de vacaciones lleven demasiado tiempo sin tramitarse.
Y lo que es más importante, configura una alerta automática para que te avise cuando la aprobación de las solicitudes de permisos altere tus necesidades de personal.
5. Adapta la gestión de las vacaciones a las necesidades de la empresa
La gestión de permisos es un proceso delicado, pero tiene sus recompensas. Por un lado, una buena política de permisos es una gran manera de mantener unas necesidades de personal óptimas durante las temporadas de mayor actividad.
Para conseguir los mejores resultados, planifica tu política de permisos en función de tus ciclos de producción y ventas. Así, podrás estar seguro de que tu empresa satisface la demanda de los clientes durante todo el año.
Puedes empezar estableciendo plazos para que los empleados soliciten días libres. Recibir las solicitudes de vacaciones con un mes de antelación te da tiempo suficiente para planificar la ausencia de un empleado.
A continuación, establece una política clara para gestionar las solicitudes que se solapen. Para ello, puede animar a los empleados a reservar sus vacaciones con semanas de antelación. El secreto está en diseñar una política que recompense las solicitudes tempranas dando prioridad a los empleados que las presenten primero.
6. Adáptate y comunícate
Por último, tu política de gestión de permisos debería ser lo más completa e integral posible, pero lo más probable es que no lo consigas a la primera. Mi recomendación es que la actualices periódicamente hasta que se adapte a tu empresa. Además, esta flexibilidad te permitirá mejorarla constantemente.
Con una política flexible de gestión de permisos, podrás seguir el ritmo de las necesidades y la estructura dinámicas de tu plantilla. Por ejemplo, podrás aprovechar las tendencias actuales de trabajo flexible y trabajo a distancia. ¿Y por qué no?
Así mantendrás contentos a tus empleados y aumentarás su productividad. ¿Te acuerdas del software de control horario en el que invertiste? Utilízalo para controlar las horas que trabaja tu personal en estas modalidades.
Por último, informa a tus empleados cada vez que cambies o ajustes tu política de permisos. Mejor aún, hazles partícipes del proceso. Pídeles su opinión cuando revises tu política de gestión de permisos. Nada les hará sentirse más valorados y dignos de confianza que ver cómo se aplican sus sugerencias.
Conclusiones
Una buena estrategia de gestión de las vacaciones aumentará la satisfacción y la productividad de tus empleados. Algo que contribuirá a atraer a los mejores talentos y a conservar a tus mejores empleados.
Los consejos que ofrecemos en este artículo son una guía práctica para crear una estrategia de gestión de permisos que se adapte a tus necesidades.
Al priorizar la flexibilidad, la automatización y la comunicación, cumplirás la legislación laboral, mantendrás a tus empleados motivados y harás que tu empresa funcione mejor que nunca.
