Dirigir al personal universitario puede ser complicado. Implica la gestión del control de la asistencia, mantener una buena comunicación o llevar tareas administrativas.
Aquí te damos 3 buenas estrategias y las herramientas necesarias para gestionar al personal universitario como un profesional.
Trabajemos juntos para liberar el potencial de tu equipo, promover la colaboración y garantizar que tu personal trabaje más a gusto en el mundo educativo.
Estrategias eficientes para gestionar al personal universitario
1. Optimiza el control de asistencia
Imagina un bullicioso campus universitario, con estudiantes que se apresuran a acudir a sus clases, profesores que preparan sus conferencias, imparten múltiples cursos y supervisan los proyectos de los alumnos, y administradores que gestionan diversas tareas. En medio de esta atmósfera, a los administradores a menudo les resulta difícil hacer un seguimiento manual de la asistencia y la eficiencia. Como consecuencia, pueden generarse imprecisiones, malentendidos y retrasos a la hora de abordar cualquier problema relacionado con la asistencia.
Un método eficaz para facilitar la asistencia es utilizar una aplicación de control del tiempo en el teléfono de cada miembro del personal o instalar un quiosco compartido en el que todos puedan fichar. Estos métodos ofrecen comodidad y accesibilidad, permitiendo a los miembros del personal registrar fácilmente su asistencia sin necesidad de engorrosos papeleos.
Además, el software de control horario ofrece una serie de funcionalidades avanzadas, como monitorización de actividades e informes. Esto permite a los administradores obtener información sobre cómo utilizan su tiempo los miembros del personal y les permite identificar patrones. Para el personal administrativo y de RR.HH. que se encarga de varias tareas, la integración del software con herramientas como las extensiones de Chrome puede proporcionar una mayor productividad.
El software de control del tiempo también simplifica el proceso de generación de hojas de horas para aquellos empleados que trabajen por horas. Automatiza el cálculo del salario por hora, incluidas las horas extraordinarias, para agilizar el proceso general de gestión de nóminas. Mediante el uso de este software, las universidades pueden eliminar los errores manuales, reducir los gastos administrativos y garantizar una remuneración justa para los miembros del personal por horas.
2. Establecer límites claros con una comunicación eficaz
Los catedráticos y profesores se enfrentan a menudo a límites difusos entre sus responsabilidades docentes, las investigaciones y sus tareas administrativas. La suma de todos estos factores puede devenir en una gestión ineficaz del tiempo, un exceso de trabajo y, en última instancia, una menor satisfacción laboral. Para solucionar este problema, es fundamental establecer unos límites claros y una comunicación eficaz.
- Define claramente cuáles son las funciones y expectativas: Establece una descripción de los roles bien definidas y comunica claramente cuáles son las funciones y responsabilidades a los miembros del personal. Así se garantiza que todos entiendan sus obligaciones y se evitan cargas administrativas innecesarias.
- Propicia el diálogo abierto: Crea un entorno en el que los miembros del personal se sientan cómodos para expresar sus preocupaciones y debatir los retos de su trabajo. Los controles periódicos y las reuniones individuales brindan al personal la oportunidad de comunicar sus necesidades, lo que permite a los responsables tratar esos problemas y realizar los ajustes necesarios.
- Planifica la carga de trabajo en equipo: Involucrar a los miembros del personal en el proceso de planificación recabando su opinión sobre la distribución del trabajo. De este modo se fomenta el sentido de pertenencia y la responsabilidad, al tiempo que se garantiza que las tareas se asignan de forma justa y eficaz.
3. Descentralizar la administración universitaria
Las estructuras burocráticas de las universidades pueden obstaculizar la eficiencia, ya que a menudo dan prioridad a los protocolos jerárquicos sobre la realización de tareas prácticas. Sin embargo, la adopción de un enfoque de administración descentralizada puede ser una solución a esas limitaciones.
a.) Compartir la toma de decisiones
- Delegar autoridad: Delegar la toma de decisiones permite a los funcionarios identificar las necesidades específicas de cada departamento y resolver los problemas con eficacia. El hecho de estar más cerca de la raíz de los problemas del departamento permite resolverlos a tiempo y fomenta una cultura de mejora continua. Al delegar autoridad en personas capacitadas para dirigir departamentos más pequeños, los altos directivos pueden dedicar su tiempo a tareas de mayor envergadura, como la recaudación de fondos para la universidad o la obtención de becas de investigación.
Por ejemplo, la Universidad X puede introducir una estructura descentralizada dividiendo su Escuela de Artes y Humanidades en departamentos más pequeños, como Literatura Inglesa y Bellas Artes. A partir de ahí, cada departamento ganará autonomía en el diseño del plan de estudios, las iniciativas de apoyo a los estudiantes y la contratación del profesorado. Este enfoque descentralizado puede mejorar la experiencia de los estudiantes, aumentar la satisfacción del profesorado y potenciar la colaboración dentro de cada departamento.
- Promover la comunicación dentro de los departamentos: Fomentar canales de comunicación abiertos dentro de los departamentos, que permitan a los miembros del profesorado y del personal colaborar eficazmente y abordar juntos los retos. Este enfoque proactivo de la resolución de problemas minimiza la necesidad de implicar a los niveles superiores de la administración en cada decisión, lo que conduce a resoluciones más rápidas.Por ejemplo, el Departamento de Química de la Universidad X estableció un proceso descentralizado de toma de decisiones, en el que el director del departamento facultaba a los miembros más veteranos de la facultad para tomar decisiones relativas a la compra de equipos de laboratorio, mejoras del plan de estudios e invitaciones a conferenciantes. Este proceso racionalizado de toma de decisiones redujo la burocracia, aumentó la eficiencia y permitió al departamento adaptarse rápidamente a las nuevas necesidades.
b.) Individualizar los presupuestos de los departamentos
- Autonomía financiera: La descentralización permite a los departamentos académicos acceder rápidamente a sus presupuestos, facultándoles para abordar las cuestiones financieras de forma independiente. Esto incluye la compra de material de oficina, la financiación de conferenciantes invitados y la contratación de personal de apoyo en función de sus necesidades específicas.
- Asignación eficiente de recursos: Compartir la carga de la elaboración de presupuestos con departamentos más pequeños garantiza una asignación de recursos optimizada. Esto permite a los departamentos prestar un mejor servicio a sus estudiantes, respetando al mismo tiempo los calendarios académicos.
Por ejemplo, la Universidad X puede implantar un sistema presupuestario descentralizado concediendo a cada departamento acceso directo a sus fondos asignados. El Departamento de Informática, por ejemplo, puede gestionar eficazmente su presupuesto para actualizar los laboratorios informáticos, adquirir licencias de software y apoyar proyectos de investigación.
Reflexiones finales
En pocas palabras, gestionar con éxito al personal universitario requiere una mezcla de conocimientos técnicos y un toque humano. Al racionalizar el control de asistencia, establecer límites claros, una comunicación eficaz y descentralizar la administración, las universidades pueden mejorar las prácticas de gestión del personal.
Estas estrategias fomentan un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, evitan el exceso de trabajo y crean un entorno en el que los miembros del personal pueden prosperar profesional y personalmente.
