La gestión del tiempo es todo un reto para los centros educativos de cualquier nivel, y las universidades no son la excepción. Con la aparición en el mercado de softwares de control horario y asistencia, esta labor es ahora más sencilla.
En este artículo profundizamos en cómo podemos utilizar estas herramientas a la hora de gestionar el tiempo en universidades de cualquier tamaño.
Al adoptar estas soluciones, se optimizan los procesos administrativos y se crea un entorno más productivo tanto para los estudiantes como para el profesorado.
Este artículo cubre…
- Consejo 1: Aumenta la retención a través del control de la asistencia
- Consejo 2: Facilita el registro de asistencia con funciones innovadoras y divertidas
- Consejo 3: Optimiza el tiempo en clase y crea una programación inteligente
- Consejo 4: Extrae información a partir de los datos recogidos
- Consejo 5: Simplifica la gestión del tiempo con procesos automatizados
- Consejo 6: Implementa sistemas de control horario de manera estratégica
- Consejo 7: Integra los datos de control horario con los sistemas de recursos humanos y nóminas
Conclusiones: Beneficios de incluir un software de control horario y asistencia en tu universidad
Consejo 1: Aumenta la retención a través del control de la asistencia
Son muchos los estudios que demuestran lo beneficioso que es para instituciones universitarias el hecho de monitorear la asistencia de los estudiantes. Existe una estrecha relación entre la asistencia regular y los logros académicos del alumnado.
La información que se puede obtener a partir del control de asistencia es hoy uno de los principales focos de los departamentos académicos.
– Tomado de La asistencia como un factor clave para el éxito estudiantil.
Disponer de un control de asistencia, permite a las universidades identificar a tiempo qué variables inciden en el abandono estudiantil. Por tanto, ayuda a determinar qué estrategias y programas de apoyo pueden ponerse en marcha.
Para que el registro de asistencia sea más efectivo, lo ideal emplear un software de control de asistencia para alumnos que les permita gestionar sus propios fichajes.
Para hacerlo más cómodo, los alumnos pueden utilizar una aplicación de control de asistencia para llevar su registro de asistencia desde sus propios dispositivos móviles que siempre llevan encima.
Consejo 2: Facilita el registro de asistencia con funciones innovadoras y divertidas
Los software de asistencia de calidad disponen de tecnologías que pueden agilizar el proceso de registro y hacer que su uso sea más atractivo.
La identificación biométrica, los códigos QR, la tecnología RFID y las geovallas pueden simplificar y automatizar el seguimiento de la asistencia en tu universidad.
Estas funciones no sólo facilitan y hacen más eficiente el registro, sino que añaden un toque de diversión a la experiencia general tanto para estudiantes como para el personal docente.
- Identificación biométrica: El reconocimiento facial, si las leyes de tu país lo permiten, se puede utilizar para verificar la identidad de estudiantes y miembros del personal. Esto elimina la necesidad de usar métodos manuales, firmas o las tarjetas de identificación.
- Códigos QR: Se pueden generar códigos QR personalizados para estudiantes y para personal universitario (profesores, decanos, etc), que pueden escanearse para registrar la asistencia. Esto aporta un toque de interactividad al registro y evita errores manuales.
- Etiquetas NFC o RFID: Pueden integrarse etiquetas en las tarjetas de identificación de los estudiantes o personal universitario, de modo que sólo tengan que pasarlas o acercarlas a los lectores para registrar su asistencia. Esto agiliza el proceso, ya que no requiere ninguna intervención del usuario.
- Geovallas: Esta función permite crear un límite virtual alrededor de una ubicación determinada. Asegura tanto estudiantes como docentes estén en el lugar correcto a la hora indicada. Además, reduce posibles fraudes en caso de que un alumno registre en nombre de otro compañero.
Consejo 3: Optimiza el tiempo en clase y crea una programación inteligente
Necesitas aprovechar al máximo el tiempo en el aula, pero te enfrentas a desafíos como horarios contradictorios, espacios y recursos limitados o necesidades que se modifican constantemente.
¿Cómo gestionar estos problemas y asegurarte de que tus actividades académicas se desarrollen de manera adecuada?
Una buena solución es crear una programación inteligente ayudándote de una herramienta de control horario que te facilite la gestión y asignación del tiempo dedicado a cada tarea o actividad.
Trabaja en una planificación inteligente y haz una asignación eficiente del tiempo que debes dedicar a las clases, laboratorios y otras actividades académicas.
Planifica, organiza y coordina tus horarios con antelación y haz los ajustes que sean necesarios. Llevar una programación inteligente, te permitirá, entre otras cosas:
- Optimizar el uso del espacio asignando en aulas e instalaciones según disponibilidad y capacidad.
- Mejorar la eficiencia operativa al reducir tareas administrativas hechas a mano.
- Compartir horarios y actualizaciones con estudiantes, personal docente y administrativo, evitando confusiones o conflictos de turnos.
Consejo 4: Extrae información a partir de los datos recogidos
Quieres comprender mejor a tus estudiantes, pero te enfrentas a desafíos como el tamaño de las clases, la diversidad de alumnos y los diferentes estilos de aprendizaje.
El análisis de datos te permite recopilar y visualizar información desde diversas fuentes. Puedes analizar los datos recogidos desde tu software de control horario y asistencia, calificaciones o encuestas.
Analizar la información recogida te permite:
- Identificar patrones y tendencias en la asistencia de los estudiantes, como tasas de asistencia, ausencias, retrasos o participación.
- Usar los datos de las aplicaciones de asistencia para personalizar el aprendizaje y las iniciativas de éxito estudiantil.
Consejo 5: Simplifica la gestión del tiempo con procesos automatizados
Implementa un programa de gestión del tiempo para el personal docente.
Utilizar un software o aplicaiones para registrar, monitorizar y reportar las horas de trabajo y las ausencias, te permitirá automatizar procesos como:
- Registro de horas de trabajo: Captura datos precisos y fiables sobre las horas trabajadas por tu personal, ya sean a tiempo completo, parcial, por horas o remoto.
- Gestión de solicitudes de ausencias: Facilita la solicitud, aprobación y seguimiento de los permisos para tu equipo.
- Procesamiento de nóminas: Integra los datos de control de tiempos con tu sistema de nóminas, lo que simplifica y acelera todo el proceso.
Consejo 6: Implementa sistemas de control horario de manera estratégica
Implementar un sistema de control horario requiere cierta estrategia para que sea asimilado de manera natural por todos los miembros del equipo y para el alumnado.
Sigue estas pautas para implementar de manera estratégica un programa de control horario y asistencia en tu universidad:
- Comunica bien: Explica a estudiantes, profesores, personal y administradores el propósito, los beneficios y las expectativas de los nuevos sistemas.
- Capacita adecuadamente: Entrena a tus usuarios sobre cómo utilizar los nuevos sistemas, cómo escanear códigos QR, cómo usar reconocimiento facial. Proporciona instrucciones claras y programa sesiones de práctica. Ofrece apoyo continuo, como preguntas frecuentes, manuales o servicios de ayuda.
- Implementación gradual: Despliega los nuevos sistemas de forma gradual. Aplícalo primero en algunas clases o departamentos antes de lanzarlos en toda la universidad.
Consejo 7: Integra los datos de control horario con los sistemas de Recursos Humanos y nóminas
Para mejorar la gestión global y sacar partido a tu software de control horario, tendrás que integrarlo con tus sistemas de Recursos Humanos y nóminas.
Sincroniza tus datos en tiempo real, automatiza tus procesos y genera informes. Algunas ventajas de integrar tus datos son:
- Procesos simplificados: Elimina tareas manuales o en papel, como introducir datos, calcular horas o emitir cheques de pago.
- Mayor precisión: Evita inconsistencias, duplicaciones o errores de datos, como nombres, fechas o cantidades que no coinciden.
- Ahorro de costos: Ahorra dinero en mano de obra, materiales y recursos involucrados en la gestión de tus datos.
- Algunos beneficios de la sincronización de datos en tiempo real y la generación de informes son:
- Toma de decisiones: Accede a datos actualizados y precisos sobre el rendimiento, la productividad y los patrones de asistencia de tu personal docente y administrativo. Analiza tus datos para identificar fortalezas, debilidades, oportunidades o amenazas.
- Cumplimiento de la normativa: Asegúrate de cumplir con la normativa laboral de tu país y del sector educativo en concreto.
Conclusiones: Beneficios de incluir un software de control horario y asistencia en tu universidad
Hemos visto un conjunto de buenas prácticas que en su totalidad te ayudarán no sólo a mejorar la gestión del tiempo en tu universidad, sino a optimizar el funcionamiento en clases y en el centro como tal.
Esto son algunos beneficios que vas a notar al adoptar estos consejos que hemos ido detallando:
- Aumenta el compromiso y la retención de los estudiantes al hacer un seguimiento de su asistencia y recompensarla
- Mejora la toma de decisiones global basada en los datos recopilados en los informes de la app
- Se simplifican los procesos administrativos al automatizar e integrar los datos de control de tiempos y asistencia con los sistemas de recursos humanos y nóminas.
Te animo a poner en práctica estos consejos poco a poco. No sólo ahorrarás tiempo y dinero, sino que mejorará la calidad de la educación y el bienestar de tu comunidad universitaria.
