Dirigir una organización sin ánimo de lucro eficaz requiere un firme compromiso con la misión, un liderazgo eficaz y la capacidad de gestionar los recursos con eficiencia.
Esto incluye un recurso especialmente importante: el tiempo.
En este artículo vamos a exponer siete buenos consejos de control horario para organizaciones sin ánimo de lucro que pueden mejorar la eficacia operativa y garantizar que cada minuto invertido favorezca la meta y la misión de tu ONG. No hay tiempo que perder, ¡empecemos!
Este artículo cubre…
¿Por qué es importante el control horario para las ONGs?
- Consejo 1: Identifica tus objetivos y metas
- Consejo 2: Cómo introducir el control horario en tu organización
- Consejo 3: Gestión de voluntarios
- Consejo 4: Gestiona tus proyectos
- Consejo 5: Elige el software correcto para tu ONG
- Consejo 6: Cumplir con la normativa laboral
- Consejo 7: Consigue información a través del análisis de datos
Conclusiones sobre el control horario en las ONGs
¿Por qué es importante el control horario para las ONGs?
“Las ONG de Desarrollo están presentes en cien países y llegan con sus proyectos a 47 millones de personas.” – Tomado del Informe del sector de las ONGD 2023
Registrar el tiempo que empleados o voluntarios dedican a las diferentes tareas dentro de tu ONG es muy útil de cara a optimizar el uso de los recursos y de asegurar que cada miembro o colaborador contribuya de la mejor forma en cada área.
Este control, sobre todo cuando se trata de tareas donde se involucran voluntarios, es muy necesario para evitar duplicaciones o un mal reparto de tareas.
Por otro lado, el control horario fomenta la transparencia y la rendición de cuentas, aspectos clave en la operación de una ONG. Al medir y registrar las horas trabajadas, puedes generar informes detallados que respalden el uso de los fondos recibidos.
Esto no solo ayuda a reforzar la confianza con los donantes y financiadores, sino que también facilita el cumplimiento de requisitos legales y auditorías.
Una gestión transparente del tiempo y los recursos en general se traduce en una mejor reputación para la organización y en un mayor apoyo para futuros proyectos.
Además, implementar un sistema de control horario contribuye al bienestar del equipo. Al identificar posibles sobrecargas de trabajo, puedes tomar medidas para evitar el agotamiento y promover un ambiente laboral equilibrado.
Consejo 1: Identifica tus objetivos y metas
Fijar objetivos es siempre el primer paso, ¿verdad? Sólo desde ahí podrás medir qué tanto te estás acercando a ellos o cuánto tiempo y esfuerzo te falta para conseguirlos.
Al establecer metas claras, como optimizar el tiempo dedicado a cada proyecto o equilibrar la carga laboral entre los miembros del equipo, puedes gestionar mejor los recursos disponibles, que suelen ser limitados.
Además, al medir el cumplimiento de estas metas, puedes identificar áreas de mejora, ajustar estrategias y asegurarte de que la organización avance de manera sostenible hacia sus propósitos altruistas.
Para respaldar sus metas y objetivos, debes diseñar un sistema de control horario que se adapte a las necesidades y la cultura de su organización.
Es decir, debes determinar qué actividades que controlas, qué métodos utilizas y qué datos te interesa recopilar. También debes decidir cómo deseas utilizar los datos para medir su rendimiento.
De este modo, el control horario se convierte en una parte esencial de tu ONG y no en una carga adicional.
Consejo 2: Cómo introducir el control horario en tu organización
Introducir el control horario en una ONG puede sonar como un cambio complicado, pero si lo explicas bien, verás que todo el mundo lo entiende y hasta lo agradece.
Lo primero es ser súper transparente con el equipo: cuéntales que la idea no es controlar a nadie ni hacer que las cosas sean más rígidas, sino organizar mejor el tiempo y los recursos para que el trabajo tenga más impacto.
Para comunicarlo, aprovecha una reunión general (puede ser presencial o virtual) para presentarlo con calma, mostrando los beneficios.
Apóyate en ejemplos prácticos: cómo evitarán duplicar esfuerzos, tendrán datos para mejorar informes o conseguirán detectar cuándo alguien está trabajando de más o tenga una carga excesiva de tareas.
Si puedes, haz una demo rápida de la herramienta que usarán y ofrece tutoriales sencillos.
Consejo 3: Gestión de los voluntarios
«El apoyo de los españoles a las ONG aumenta más de un 4% en los dos últimos años.» – Tomado del Informe del Sector de las ONG de Desarrollo 2023.
Las organizaciones sin ánimo de lucro se apoyan mucho en los voluntarios para diversas tareas y proyectos, como la recaudación de fondos, los eventos y la divulgación.
Mediante el control horario, las organizaciones sin ánimo de lucro pueden gestionar y realizar un seguimiento eficaz de las horas de trabajo de los voluntarios. Esto es importante porque…
- Generar informes sobre las actividades de la ONG de forma precisa y transparente.
- Reconocer y agradecer a sus voluntarios por su dedicación y trabajo de forma significativa.
- Medir y mejorar la participación de los voluntarios y su impacto en la misión de la organización.
El control horario te ayuda además a conocer los horarios y disponibilidad de cada voluntario, puedes encargarte de que nadie se sature con demasiadas responsabilidades ni se quede sin algo útil que hacer.
Además, al registrar sus horas de trabajo, los voluntarios pueden ver cuánto han aportado y sentirse valorados, lo que aumenta su motivación y refuerza su compromiso con la causa.
También es una herramienta clave para detectar necesidades o desajustes. Por ejemplo, si descubres que un proyecto está llevando más tiempo del previsto, puedes reorganizar las tareas o buscar más apoyo de forma proactiva.
Además, el control horario mejora la comunicación interna al coordinar turnos y horarios de los voluntarios evitando huecos en las operaciones o solapamientos innecesarios.
Consejo 4: Gestionar programas y presupuestos
El control horario puede ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro con este reto, proporcionándoles datos útiles sobre cómo utilizan su tiempo y su dinero. El control horario puede ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a responder a preguntas como:
- ¿Cuánto se tarda en completar un programa o proyecto?
- ¿Cuánto cuesta llevar a cabo un programa o proyecto?
- ¿Cuánto tiempo y dinero se dedican a las distintas actividades, como la ejecución del programa, la recaudación de fondos y la administración?
- ¿Cómo pueden asignarse los recursos de forma más eficaz y estratégica?
Un sistema de control horario te permite registrar el tiempo real que cada miembro dedica a actividades específicas. Por ejemplo, si en un proyecto anterior descubres que una actividad concreta tomó más tiempo del estimado, puedes ajustar los plazos en futuros planes y asignar recursos adicionales para evitar retrasos.
Asimismo, conocer cómo se distribuyen las horas trabajadas entre diferentes actividades puede ayudarte reorganizar prioridades y redistribuir tareas de manera equitativa entre los miembros del equipo.
En otras palabras, un control claro del tiempo este enfoque contribuye a que los proyectos de tu ONG sean más eficaces, sostenibles y alineados con tus objetivos.
Consejo 5: Elige el software correcto para tu ONG
Para las organizaciones sin ánimo de lucro el software de control horario no es un lujo, sino una necesidad.
Un software de control horario puede ayudar a las ONGs en muchos aspectos de sus operaciones, como las nóminas, los informes, el cumplimiento y la eficiencia. Sin embargo, no todas las aplicaciones de control horario son iguales.
Tienes que elegir un software que satisfaga las necesidades y retos específicos de tu propia ONG, teniendo en cuenta cuál es su perfil y a qué sector ayudas con tu labor (niños, mujeres, inmigrantes, medio ambiente)
Algunos de los factores a tener en cuenta a la hora de elegir un software de control horario son:
- Integración: el software debe integrarse con los sistemas de nómina y contabilidad que utilizan las organizaciones sin ánimo de lucro. Esto puede ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a automatizar y simplificar sus procesos de nómina y contabilidad, y evitar errores y la duplicación de datos.
- Informes: el software debe proporcionar informes completos y personalizables que muestren cómo se gasta el tiempo y el dinero en diferentes programas, proyectos y actividades. Los informes también deben ser fáciles de exportar y compartir con donantes, donantes, miembros del consejo de administración y otras partes interesadas.
- Facilidad de uso: el software debe ser fácil de usar e intuitivo tanto para los empleados como para los directivos. También debe ser accesible desde cualquier dispositivo y lugar, y ofrecer un servicio fiable de atención al cliente y formación.
- Coste: El software debe ser asequible y ajustarse al presupuesto de la organización sin ánimo de lucro. Algunos programas pueden ofrecer descuentos o planes gratuitos para organizaciones sin ánimo de lucro.
Consejo 6: Cumplir con la normativa laboral
Más allá de las muchas ventajas que ofrece una aplicación de control horario para las ONGs, y que en última instancia que ayuda a conseguir objetivos sociales o humanitarios, este tipo de sistemas digitales te ayudan a cumplir la ley.
En países como España, por ejemplo es obligatorio registrar la jornada laboral de los empleados, según lo estipulado en el Real Decreto-Ley 8/2019.
Por otro lado, la nueva ley de fichaje digital obligatorio exige que estos registros deben realizarse con soportes digitales que eliminen el uso de registros en papel.
Otros requerimientos de esta ley son:
- Accesibilidad y automatización del registro: el registro debe ser accesible para los trabajadores para que puedan registrar su jornada laboral de manera automática a través de varios dispositivos.
- Acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social: el registro digital debe permitir el acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Es decir, los inspectores podrán revisar los registros de horas de trabajo sin necesidad de estar físicamente en las instalaciones de la empresa.
- Cuatro años de conservación de registros: será obligatorio conservar los registros digitales durante un periodo de cuatro años.
Consejo 7: Consigue información a través del análisis de datos
El control horario no sólo es útil para controlar el tiempo, sino también para generar datos.
Los datos de control horario pueden revelar mucha información sobre cómo las organizaciones sin ánimo de lucro utilizan su tiempo y sus recursos, y qué impacto tienen en su misión y sus objetivos.
Estas son de las formas en que el análisis de datos del control horario puede ayudar a las ONGs:
- Mejorar el rendimiento del personal: el análisis de datos puede ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a medir y evaluar el rendimiento del personal, mostrando cuánto tiempo dedican a las diferentes tareas y proyectos, y en qué medida cumplen sus objetivos y plazos.
- Optimizar la planificación de eventos: el análisis de datos puede ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a planificar y organizar eventos con éxito, mostrando cuánto tiempo y dinero invierten en la preparación, ejecución y seguimiento de los mismos.
- Mejora de la gestión de voluntarios: el análisis de datos puede ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a gestionar y apreciar a sus voluntarios, mostrando cuánto tiempo contribuyen a los diferentes programas y actividades, y qué impacto tienen en la misión de la organización.
Conclusiones sobre el control horario en las ONGs
El control horario puede ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a medir y mejorar su productividad, calidad y eficacia, mediante el seguimiento del tiempo dedicado a diferentes actividades, proyectos y programas.
El control horario también puede ayudar a las ONGs a demostrar su impacto y valor, mostrando cómo utilizan sus fondos y donaciones para marcar la diferencia en sus comunidades.
Mediante el uso de software de control horario, el cumplimiento de las leyes laborales y el uso de análisis de datos, las organizaciones sin ánimo de lucro pueden llevar sus prácticas de control horario al siguiente nivel y transformar su organización para mejor.
