Según el estudio Transformación impulsada por la IA en 2030” realizado en conjunto por Sage y Forrester Consulting, el 66 % de las pymes utiliza herramientas de IA para los procesos contables habituales.
Por otro lado, la profesión de contable sigue siendo una de las más demandadas. El salario medio de un contable en España en 2024 se sitúa en torno a los 22.600 euros brutos anuales, según datos del Huffington Post.
Pero ser contable va más allá de llevar los libros de cuentas, suponer además asesor a las empresas en materia fiscal y financiera. La clave para gestionar tantas tareas está en organizarse como un auténtico profesional para que el reloj no se convierta en tu peor enemigo.
Así que aquí tienes estos 23 consejos prácticos y específicos sobre gestión del tiempo para contables que espero te sean muy útiles ¡Vamos allá!
Este artículo cubre:
Cómo gestionar el tiempo y crear hábitos de trabajo productivos
- Consejo 1: Organiza tu espacio de trabajo
- Consejo 2: Fíjate objetivos y programa tu día
- Consejo 3: Toma descansos regulares
- Consejo 4: Distribuye el tiempo de respuesta a los mensajes
- Consejo 5: Delega aquellas tareas que no sean imprescindibles
Técnicas eficaces de control horario
- Consejo 6: Utiliza herramientas fiables de control horario
- Consejo 7: Controla las horas facturables y no facturables
- Consejo 8: Controla las horas extraordinarias y el tiempo libre
- Consejo 9: Emplea opciones alternativas para introducir datos de tiempo
- Consejo 10: Integración con el Software de Contabilidad
- Consejo 11: Saca partido de las ventajas de la automatización
- Consejo 12: Realiza revisiones regulares
Cumplimiento y Desarrollo Profesional
- Consejo 13: Monitoriza el tiempo que dedicas a tu formación profesional
- Consejo 14: Mantén la confidencialidad del cliente
- Consejo 15: Almacena en la nube el control de tu tiempo
- Consejo 16: Mantente al día de las normativa
- Consejo 17: Crea un protocolo estándar del registro del tiempo
- Consejo 18: Realiza auditorias periódicamente
Comunicación Efectiva y Gestión de Clientes
- Consejo 19: Asigna un tiempo determinado a la comunicación con el cliente
- Consejo 20: Haz un seguimiento del tiempo invertido en cada cliente
- Consejo 21: Haz un seguimiento del tiempo y los gastos asociados a los viajes
- Consejo 22: Mantén un registro preciso
- Consejo 23: Utiliza herramientas de colaboración
Reflexiones finales sobre la gestión del tiempo para contables
Cómo gestionar el tiempo y crear hábitos de trabajo productivos
Consejo 1: Organiza tu espacio de trabajo
Para aumentar la productividad, es importante mantener el espacio de trabajo organizado y despejado. Puedes utilizar más de un monitor para poder ver varios programas a la vez (software de contabilidad, los registros de clientes, mensajerías, etc).
La integración de soluciones basadas en la nube como Google Workspace o Microsoft One Drive también puede reducir el desorden de papeles.
Un entorno limpio y ordenado te ayuda a mantener la concentración, minimiza las distracciones y aumenta la eficiencia general.
Consejo 2: Fíjate objetivos y programa tu día
Establecer objetivos específicos y separar los clientes y proyectos según el orden de prioridades, es una buena manera de abordar el trabajo en su totalidad.
Fijarte unos objetivos SMART, te ayudará priorizar tu trabajo de contable de una forma más eficaz.
A muchas personas también les resulta útil planificar un día antes el trabajo de la próxima jornada. De este modo, al llegar al trabajo al día siguiente pueden empezar a trabajar de inmediato sin sentirse abrumados.
Planificar el día con antelación puede reducir el estrés y aumentar la productividad.
«Es fácil tener una experiencia extracorporal cuando estás sentado en tu escritorio durante más de 10 horas cada día». – Amy Vetter, CPA, ex jefa de contabilidad de Xero.
Consejo 3: Tómate descansos regulares
Para maximizar la productividad, divide tu jornada laboral en bloques de tiempo dedicados a distintas tareas y proyectos.
También es importante asignar un tiempo para hacer pausas que te ayuden a reponer fuerzas y mantener la concentración. Existen métodos específicos para ello, como la técnica Pomodoro o la regla 52/17.
Las pausas programadas con pueden mejorar la productividad, evitar el agotamiento y aumentar el tiempo de concentración en la tarea.
Si incorporas estas prácticas, podrás sacar el máximo partido a tu jornada laboral y conseguir resultados óptimos.
Consejo 4: Distribuye el tiempo para responder mensajes
Puede ser útil reservar momentos a lo largo de la jornada para comprobar el correo electrónico, los mensajes de las redes sociales y los mensajes telefónicos.
De esta manera puedes limitar las distracciones y mantener la concentración en tu trabajo. Esto te ayuda a garantizar que estas actividades no afecten a tu productividad.
Consejo 5: Delega aquellas tareas que no sean imprescindibles
Este consejo puede ayudarte a priorizar las tareas que tengan mayor impacto en tus objetivos y a dedicar menos tiempo en aquellas tareas menos urgentes o menos importantes.
Delegar en otros las tareas menos urgente puede ser beneficioso a la larga.
Utiliza herramientas como la matriz de Eisenhower o el método ABCDE para determinar la urgencia y la importancia de cada tarea.
Identifica qué tareas pueden ser delegadas (trabajo administrativo o la introducción de datos) para poder asignar más tiempo a las responsabilidades contables cruciales que requieran tu experiencia.
“La disciplina es el puente entre tus metas y tus logros.” – Jim Rohn
Técnicas eficaces de control horarios
Consejo 6: Utiliza herramientas fiables de control horario
Una aplicación de control horario proporciona registros de tiempo precisos y facilita el seguimiento de las horas facturables.
Por tanto, emplear una herramienta de control horario para contables, es una gran solución a la hora de gestionar el tiempo de forma eficaz y mejorar su productividad.
Consejo 7: Controla las horas facturables y no facturables
Asignar entradas de tiempo específicas a cada cliente permite que puedas llevar un seguimiento preciso de las horas y por tanto puedas garantizar una facturación exacta a tu cliente.
Esta práctica fomenta la transparencia y genera confianza con los clientes.
Además, el seguimiento y análisis del tiempo dedicado a otra actividades como las tareas administrativas, la formación y otras actividades no relacionadas con los clientes, te permite a contabilizar las horas no facturables o identificar tiempos muertos.
Consejo 8: Controla las horas extraordinarias y el tiempo libre
También es importante que lleves un control preciso de las horas extraordinarias como parte de los otros requisitos exigidos por la legislación laboral y porque ayuda garantizar que los empleados reciban una compensación justa.
Por cierto, si tienes alguna duda sobre cómo calcular las horas extras aquí te dejo nuestra calculadora, que es totalmente intuitiva y fácil de usar.
Consejo 9: Emplea opciones alternativas para introducir datos de tiempo
También puedes utilizar otras alternativas para llevar el control horario como los quioscos o aplicaciones móviles que incorporen tecnología de reconocimiento facial.
Estas prácticas herramientas te permiten controlar el tiempo tanto si trabajas a distancia como si te reúnes con clientes. Gracias a su comodidad y precisión, puedes agilizar el control horario y garantizar un registro preciso de tus horas de trabajo.
Consejo 10: Integración con el Software de Contabilidad
Busca aplicaciones de control horario que puedan integrarse con el software de contabilidad que ya utilizas en tu flujo de trabajo. De este modo, podrá realizar un seguimiento eficaz de las horas facturables, reducir errores y mejorar el proceso de facturación.
Hay muchas opciones en el mercado como ZipBooks, Wave o Xero. Por cierto, si trabajas con esta última aplicación, aquí te cuento cómo integrar Jibble con Xero para un mejor control horario.
Consejo 11: Saca partido de las ventajas de la automatización
Aprovecha otras tecnologías para automatizar tareas contables repetitivas, como la generación de informes financieros, la gestión de la introducción de datos y la gestión de correos electrónicos de marketing.
Al adoptar herramientas de automatización no sólo mejoras la productividad y eficiencia generales, sino que también se minimiza el riesgo de errores, garantizando unos registros financieros precisos y una comunicación eficaz con los clientes.
Consejo 12: Realiza revisiones regulares
Analiza periódicamente los datos de su control horario. Esto te ayudará a comprender cómo empleas el tiempo y a encontrar formas de mejorar la eficiencia.
Al evaluar tus datos a partir de informes fiables puedes identificar qué áreas que debes ajustar y eliminar las actividades que te hacen perder el tiempo.
Cumplimiento y Desarrollo Profesional
Consejo 13: Monitoriza el tiempo que dedicas a tu formación profesional
Crea etiquetas de tiempo específicas para controlar las horas dedicadas tu formación como profesional de la contabilidad para ir solidificando tu perfil.
Esto incluye la asistencia a seminarios, webinars o sesiones de formación para mantenerte al día de los últimos conocimientos del sector.
Consejo 14: Mantén la confidencialidad del cliente
Existen varias leyes que regulan la confidencialidad y la privacidad en las prácticas contables. Cada una de ellas responde a una necesidad particular dependiendo también de la zona en que te encuentres.
En Europa, por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos exige que las empresas de la Unión Europea protejan la información personal de sus clientes.
Esta lay evolucionó en un sentido más estricto en España, donde desde 2018 se implantó la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Consejo 15: Almacena en la nube el control de tu tiempo
Garantize la seguridad de tus datos de control horario utilizando soluciones seguras de almacenamiento en la nube.
Implementa un sistema fiable que realice copias de seguridad periódicas de tus datos de control horario en línea.
Esta medida de precaución no solo garantiza una protección frente a posibles pérdidas de datos o fallos técnicos, sino que también garantiza la integridad y accesibilidad de tus registros de tiempo.
Consejo 16: Mantente al día de las normativa
Mantente informado sobre los cambios en la legislación fiscal de tu país, las normas contables y la normativa laboral general.
Estar al día de estas novedades es esencial para garantizar un control horario preciso y ofrecer un servicio de primera a sus clientes.
En España, por ejemplo, todas las empresas están obligadas a llevar un control horario digital porque así lo exige la ley de fichaje.
Consejo 17: Crea un protocolo estándar del registro del tiempo
Establece y mantén una práctica coherente de registro de horas en tu empresa u organización. Este enfoque garantiza que haya uniformidad y facilita el análisis de los datos de tiempo.
Al hacer que todos sigan las mismas directrices y procedimientos, puedes agilizar el proceso de control horario y mantener la coherencia en todos los proyectos y equipos.
Consejo 18: Realiza auditorias periódicamente
Examina y audita periódicamente tus registros de control horario para detectar cualquier discrepancia o error en tu empresa de contabilidad. Esto suele hacerse cada semana o según el ciclo de facturación.
Las auditorías garantizan la precisión y el cumplimiento de las expectativas de los clientes. A partir de esos análisis podrás mejorar tus estrategias de control horario.
Comunicación Efectiva y Gestión de Clientes
Consejo 19: Asigna un tiempo determinado a la comunicación con el cliente
Es importante comunicar a los clientes cada vez que se produzcan actualizaciones respecto a la medición de las horas de trabajo, los informes de progreso o cualquier ajuste de los plazos del proyecto.
De esta manera se fomenta la transparencia, se gestionan las expectativas de los clientes y se mantienen relaciones sólidas con ellos.
Dedica tiempo a la comunicación eficaz con los clientes, ya sea por correo electrónico, teléfono o reuniones.
Consejo 20: Haz un seguimiento del tiempo invertido en cada cliente
Llevar un registro del tiempo dedicado a la comunicación con el cliente, así como a la contabilidad real, te ayuda a gestionar las relaciones con los clientes, atender las consultas con prontitud y ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional.
Ten en cuenta el tiempo que dedicas a la investigación, el análisis de datos y la preparación de informes financieros. Un control horario preciso en estas áreas te ayudará a comprender la profundidad del trabajo y a asignar tiempo suficiente a estas tareas críticas.
Consejo 21: Haz un seguimiento del tiempo y los gastos asociados a los viajes
Si tu trabajo implica viajar para asistir a reuniones con clientes o realizar auditorías, es importante controlar el tiempo dedicado a los viajes, así como los gastos relacionados.
Esta práctica garantiza un reembolso exacto y te ayuda a contabilizar el tiempo que pasas fuera de la oficina.
Al registrar el tiempo y los gastos de viaje, puedes rendir cuentas con exactitud a tu empresa o a tus clientes, garantizando que haya transparencia.
Consejo 22: Mantén un registro preciso
Es fundamental mantener registros precisos sobre la marcha para evitar perder tiempo buscando información o tener que volver atrás para recuperar datos perdidos. Si documentas tu trabajo, llevas un registro de los detalles importantes y organizas los archivos adecuadamente, podrás acceder fácilmente a la información y recuperarla cuando la necesites.
Esta práctica ayuda a mantenerse organizado, mejora la eficiencia y minimiza el riesgo de errores u omisiones. Al disponer de registros precisos, podrás ahorrar tiempo y centrarte en tareas más productivas, garantizando un flujo de trabajo fluido y evitando retrasos o frustraciones innecesarias.
Consejo 23: Utiliza herramientas de colaboración
Si trabajas en equipo, es beneficioso utilizar un software de control horario que posibilite la colaboración y permita a los miembros del equipo controlar el tiempo en proyectos compartidos. Esto fomenta la transparencia y mejora la eficacia del trabajo en equipo.
Mediante el uso de una herramienta de control horario colaborativa, los miembros del equipo pueden contribuir fácilmente con sus entradas de tiempo, seguir el progreso juntos y asegurarse de que todos están alineados con los plazos y fechas límite del proyecto.
Esto fomenta la comunicación eficaz, mejora la coordinación y ayuda al equipo a trabajar en pos de objetivos comunes. Con la capacidad de colaborar sin problemas, los miembros del equipo pueden optimizar su productividad, agilizar los flujos de trabajo y lograr el éxito colectivo.
Reflexiones finales: Adopte las mejores prácticas de control horario para contables
Un control horario eficaz es esencial para que los contables prosperen en su profesión. Mediante estos consejos de gestión del tiempo para contables, puedes agilizar tu flujo de trabajo, mejorar la productividad, garantizar una facturación precisa y ofrecer un servicio excepcional al cliente.
Recuerda, dominar el control horario es un viaje continuo que requiere un esfuerzo y un ajuste constantes. Adopte estas mejores prácticas y disfrute de los beneficios de una mayor eficiencia y éxito profesional en su carrera contable.
