El control del tiempo puede ser una herramienta de mucha ayuda para los arquitectos, especialmente si tienen que gestionar varios proyectos, cumplir plazos ajustados y garantizar una facturación exacta.
En este artículo veremos algunas recomendaciones sobre una mejor gestión del tiempo para arquitectos que pueden ayudarte a agilizar tu flujo de trabajo, aumentar la productividad y manejar tus proyectos actuales.
Este artículo cubre…
Descripción general: ¿Por qué es importante la gestión del tiempo para los arquitectos?
- Consejo 1: Establece metas claras
- Consejo 2: Divide los grandes proyectos en tareas más pequeñas
- Consejo 3: Utiliza el bloqueo temporal para planificar tu jornada
- Consejo 4: Concéntrate y evita las distracciones
- Consejo 5: Utiliza un software de control del tiempo
- Consejo 6: Haz un seguimiento de cada fase del proyecto
- Consejo 7: Mantén la comunicación con clientes y stakeholders
- Consejo 8: Descanso y autocuidado
Descripción general: ¿Por qué es importante la gestión del tiempo para los arquitectos?
Un buen manejo del tiempo te permitirá desarrollar mejor tus proyectos y ser más productivo y eficiente. La aplicación de estrategias eficaces de gestión del tiempo para arquitectos y el uso de un software de control horario, te permitirá:
- Optimizar la gestión de tu proyectos: a partir de los datos del registro de tu tiempo, podrás hacer una mejor planificación y distribución de tus diferentes tareas, proyectos y entregas.
- Mejorar tu productividad: analiza qué tarea te lleva más tiempo y detecta dónde puedes ahorrar tiempo y qué actividades necesitan más atención.
- Cumplir con la ley de fichaje: el uso de un software de control horario te permitirá cumplir con la ley de fichaje digital obligatorio y evitar sanciones.
- Hacer un buen uso de los recursos: utiliza los informes que genera el software para localizar dónde se malgastan recursos (material, personas, presupuesto) y haz los ajustes necesarios.
Veamos ahora algunos consejos y estrategias prácticas de gestión del tiempo ideales para arquitectos. Son fáciles de implementar y de integrar en tu rutina.
Consejo 1: Establece metas claras
Establecer objetivos claros y realistas es vital para lograr resultados satisfactorios. Unas metas claras te proporcionan dirección y te servirán como guía.
Cuando los objetivos de tu proyecto coinciden con lo que quieren y necesitan los clientes, puedes planificar bien tus proyectos, utilizar los recursos con sensatez y controlar el tiempo.
Esta alineación es especialmente importante en el sector de la arquitectura, donde el cumplimiento de las normas y reglamentos es primordial.
Así que tómate tu tiempo para establecer objetivos claros y realistas adaptados a cada proyecto.
Consejo 2: Divide los grandes proyectos en tareas más pequeñas
Es importante tener en cuenta con qué tipos de proyectos estás trabajando. Ya se trate del diseño de proyectos comerciales, residenciales, institucionales o industriales, si los divides en tareas más pequeñas te será más sencillo desarrollar requisitos y retos específicos de cada tipo de proyecto.
Además, ten en cuenta la importancia del cumplimiento de las normas y reglamentos del sector según los requerimientos nacionales de tu país para asegurar la calidad de tus proyectos.
En España, Ley 9/2022, de 14 de junio, de Calidad de la Arquitectura es de estricto cumplimiento e incorpora principios específicos de diseño sostenible y los requisitos de conservación histórica que también son esenciales en el desarrollo de los proyectos arquitectónicos actuales.
Consejo 3: Utiliza el bloqueo temporal para planificar tu jornada
Con las técnicas de bloqueo temporal, podrás programar franjas horarias específicas para trabajar en tus diversas tareas como el diseño, la investigación, las reuniones con clientes y la planificación de proyectos.
Reservar un tiempo específico para cada actividad te permitirá optimizar su productividad y gestionar eficazmente la carga de trabajo.
Mejora la gestión de proyectos integrando tu seguimiento del tiempo con software y herramientas populares, como ProCore, Deel, Google Workspace o Microsoft Office 365.
Esta integración te permite realizar un seguimiento de tu tiempo directamente en las plataformas que ya utilizas, proporcionándote información específica sobre las horas de cada proyecto.
Consejo 4: Concéntrate y evita las distracciones
La atención y la concentración son importantes son fundamentales para los arquitectos a la hora de trabajar. El detalle y la precisión son cualidades esenciales para asegurar la calidad de sus proyectos arquitectónicos
Utilizando técnicas de gestión del tiempo y reduciendo las distracciones, puedes aumentar tu productividad y eficiencia.
Las técnicas de gestión del tiempo, como la Técnica Pomodoro, se basan en trabajar de manera concentrada durante un período e ir intercalando espacios breves de descansos intermedios.
Asegúrate de identificar y eliminar distracciones específicas en tu espacio de trabajo, como el ruido, las interrupciones o las distracciones digitales, para crear un entorno de trabajo más estricto.
Consejo 5: Utiliza un software de control del tiempo
Asegúrate de incorporar el uso de un software de control horario para arquitectos para ahorrar tiempo y agilizar la gestión de tus proyectos.
Además podrás registrar tu tiempo automáticamente, ordenar tus tareas por proyecto o tipo y ver cómo has distribuido tus horas en cada fase.
Controla cuánto tiempo dedicas a tus distintas tareas sin tener que anotar o sumar tus horas manualmente.
Aprovecha también la sincronización entre los diferentes programas con los que trabajas para automatizar tareas, ahorrar tiempo y asegurarte de la coherencia y exactitud de los datos.
Integra herramientas de nómina y facturación con tu software de seguimiento del tiempo, por ejemplo Quickbooks, FreshBooks o Xero para procesar fácilmente sus pagos y facturas de diferentes proyectos.
Puedes utilizar los registros de tiempo de trabajo para generar facturas fiables que reflejen el valor de tu trabajo y la complejidad de tus proyectos.
Consejo 6: Haz un seguimiento de cada fase del proyecto
La organización y la planificación van de la mano con el seguimiento de tu trabajo.
Un software de control horario te permite asignar etiquetas o nombres específicos a tus tareas para que puedas realizar un seguimiento del tiempo que dedicas a cada una de ellas.
Por ejemplo, puedes asignar una etiqueta a cada una de las fases de un proyecto. Podrías entonces medir y hacer un seguimiento de la fase de diseño preliminar, fase de documentación técnica, fase de permisos y aprobaciones, entre otras
De esta manera podrás medir el progreso de cada fase, compararlo tus estimaciones previas o hacer valoraciones respecto a las variables o KPIs que te hayas fijado.
A partir de los análisis sistemáticos que vayas realizando, tendrás que ir realizando los ajustes necesarios en cada área.
Consejo 7: Mantén la comunicación con clientes y stakeholders
Recuerda mantener una comunicación activa con tus clientes y skateholders a lo largo del proceso y según lo acordado en el contrato entre las partes, tu estudio de arquitectura o directamente contigo si eres freelancer.
Este diálogo te permitirá clarificar cualquier malentendido a tiempo, antes de que tenga consecuencias más costosas o que causen retrasos en la entrega.
Los proyectos arquitectónicos suelen implicar varias etapas y múltiples decisiones, así que contar con la retroalimentación y aprobación del cliente y de otras partes interesadas, como ingenieros y contratistas, asegura que el proyecto avance de forma correcta.
Una comunicación efectiva crea un ambiente de confianza y transparencia. Un cliente bien informado y satisfecho, recomendará tus servicios con más facilidad o querrá contratarte en proyectos futuros.
Recuerda incluir datos reales en tus comunicaciones, adjuntar informes y cualquier detalle que le aporte claridad o confianza a tus clientes y los skateholders implicados.
Consejo 8: Descanso y autocuidado
Aunque no lo creas, una parte importante de tu rendimiento no está relacionada con tus horas de trabajo, sino con tus horas de descanso.
El descanso y el autocuidado son esenciales para que mantengas tu rendimiento y creatividad en cada proyecto.
La arquitectura es una disciplina que exige una alta concentración y atención al detalle, además de una gran carga de responsabilidad en cada decisión.
«Mi prioridad es concentrarme en aquello que mejore la calidad de vida de las personas, que las haga estar más sanas y ser más felices»
Norman Foster.
Si no tomas un tiempo para tiempo para descansar, tu capacidad para resolver problemas y visualizar soluciones innovadoras disminuye.
Incorpora a tu rutina habitual prácticas como el ejercicio, una alimentación saludable y horas de desconexión tecnológica. Esto te ayudará a reducir el estrés y mejorar el estado de ánimo. Además, te ayudará a evitar el riesgo de sufrir el síndrome de burnout.
Reflexiones finales
Espero que estas prácticas recomendadas para una mejor gestión del tiempo para arquitectos se ajusten a tus necesidades y te ayuden a aumentar tu productividad, la calidad de tu trabajo y tu cuidado personal.
Te animo a que pruebes estas estrategias de control del tiempo y las conviertas en parte de tus hábitos diarios. Ve añadiéndolas una a una a tu rutina de trabajo y no olvides ir controlando tus progresos según las vayas implementando.
