Descripción general
Al igual que eliges cuidadosamente las herramientas y los materiales adecuados para un proyecto de construcción, para administrar eficazmente el tiempo y los recursos de tu equipo también necesitarás un software de control horario con funciones adecuadas para la construcción.
Pero existen un montón de aplicaciones y elegir la adecuada puede ser todo un reto.
Para ayudarte a hacer una elección acertada, vamos a echar un vistazo a las características clave que todo sistema de control horario para la construcción debería tener. ¡Vamos a ello!
10 características imprescindibles de un software de control horario para la construcción
1. Fácil de usar
Ya tienes mucho que hacer, así que lo último que necesitas es un sistema de control horario innecesariamente complejo, difícil de aprender y aún más difícil de implementar. Pero, ¿qué hace que un software de control horario sea fácil de usar? Se trata de simplicidad, accesibilidad y diseño intuitivo. Una interfaz limpia es un buen comienzo. Los usuarios deberían poder encontrar y utilizar fácilmente las funciones clave sin necesidad de una formación exhaustiva. El control horario también debería ser relativamente fácil y eficaz, permitiendo a los miembros del equipo registrar las horas con unos pocos toques.
2. Accesibilidad móvil
En las obras con varias sedes, la flexibilidad es fundamental. Necesitas poder controlar el tiempo y gestionar a tu equipo sin tener que estar atado a tu escritorio. Con una aplicación móvil de control horario, puedes supervisar el progreso del proyecto y gestionar los recursos desde cualquier lugar, ya estés en la obra, sobre el terreno o trabajando a distancia. 
3. Geovallas
A la hora de gestionar varias obras, usar geovallas es vital. Las geovallas te permiten crear límites virtuales alrededor de las distintas obras que gestionas, así los trabajadores sólo podrán registrar su tiempo cuando se encuentren dentro de los lugares autorizados, asegurándote de que todos están donde tienen que estar. 
4. Reconocimiento facial
Los fichajes por compañeros son una de las principales cuasas de pérdidas de dinero para grandes empresas. Esto ocurre cuando un trabajador ficha a la entrada o a la salida por otro que en realidad no está en el lugar de trabajo. Los trabajadores pueden hacerlo por distintos motivos, como cubrirse por llegar tarde, hacer una pausa más larga para comer o salir antes del trabajo sin sufrir ninguna consecuencia.
En el sector de la construcción, donde hay grandes equipos repartidos por varias obras, este problema puede ser aún más costoso. Para resolver este asunto de una vez por todas, es muy útil disponer de un software de control horario para la construcción con reconocimiento facial. Con el reconocimiento facial, el software capta y verifica la cara del trabajador en el momento en que ficha a la entrada o a la salida. Este proceso suele implicar que el empleado se ponga delante de una cámara, que escanea sus rasgos faciales y los compara con una imagen almacenada en el sistema. Si los datos faciales coinciden, el sistema permite que se fiche la entrada o la salida, garantizando que sólo el personal autorizado está registrando sus horas. 
5. Seguimiento de proyectos y actividades
Cuando se dirige una empresa de construcción, es esencial tener una visión clara de dónde se emplea cada hora. Una solución de control horario debe permitirte asignar entradas de tiempo a proyectos o actividades concretas. Al hacer zoom sobre el destino de las horas de trabajo, puedes identificar ineficiencias y asignar tus recursos entre obras de forma más eficaz. Comprender cómo se distribuye el tiempo entre las distintas tareas no sólo ayuda a identificar las áreas que necesitan mejoras, sino que también desempeña un papel vital en el control de costes.
6. Informes y análisis
Si no tienes acceso a informes detallados y procesables, estás haciendo un seguimiento del tiempo a ciegas. Unas funciones de elaboración de informes sólidas son cruciales para comprender los costes laborales, el rendimiento del proyecto y el uso de los recursos. Un buen software de control horario para la construcción debe ofrecer informes personalizables, que faciliten la generación y visualización de datos. Los informes claros e intuitivos con tablas y gráficos te ayudan a identificar rápidamente las tendencias de gasto y las ineficiencias. 
7. Cumplimiento de la normativa
Una herramienta de control horario adecuada debería controlar automáticamente las horas extraordinarias, los periodos de descanso y los tiempos de pausa, ayudándote a cumplir la legislación laboral de tu región. Además, debería permitirte establecer tarifas horarias y reglas de pago personalizadas para garantizar el cumplimiento de la normativa salarial local. Esta función es crucial no sólo para proteger tu empresa de posibles problemas legales y sanciones, sino también para garantizar un trato justo a tus trabajadores.
8. Integración con aplicaciones
Si tienes varias aplicaciones en tu flujo de trabajo, lo mejor es elegir un software de control horario que pueda integrarse con ellas sin problemas. Las integraciones con Microsoft Teams o Slack permiten a los empleados fichar directamente desde su aplicación de mensajería, mientras que la compatibilidad con herramientas de contabilidad como QuickBooks garantiza una transferencia de datos perfecta para una facturación precisa. Estas integraciones reducen la fricción en el flujo de trabajo, mejoran la eficiencia y mantienen organizado a tu equipo, porque seamos sinceros, nadie quiere tener que cambiar constantemente entre varias aplicaciones. 
9. Seguimiento sin conexión
Si tu equipo suele trabajar en zonas remotas con una conexión a Internet inestable, esta función es un salvavidas. Permite a tu equipo registrar sus horas y actividades, incluso cuando no están conectados. Una vez que vuelven a estar conectados, todos los datos registrados se sincronizan automáticamente con el sistema principal. Esto significa que no se pierde ningún registro de horas, lo que ayuda a mantener registros precisos para las nóminas y la gestión de proyectos. 
10. Escalabilidad y personalización
Cuando elijas un software de control horario para la construcción, piensa tanto en tus necesidades futuras como en las actuales. A medida que tu empresa crezca y asuma más proyectos, la solución debería ser capaz de adaptarse sin esfuerzo, gestionando obras y equipos adicionales sin perder eficacia; y, si puede dar cabida a un número ilimitado de usuarios, mejor. También debería ofrecerte opciones de personalización, como añadir campos personalizados o flujos de trabajo adaptados a tus operaciones específicas.
¿Cómo elegir el software de control horario adecuado para tu empresa?
Cada empresa tiene unas necesidades de control horario únicas, por lo que es importante encontrar una solución que se adapte a tus operaciones específicas. Piensa en esta lista de funciones más como una guía que como un reglamento. La elección de las funciones que debe incluir tu software de control del tiempo dependerá totalmente del flujo de trabajo de tu equipo y de la complejidad de tus proyectos.
Dicho esto, es útil disponer de las herramientas adecuadas para garantizar un funcionamiento sin problemas. Cuanto más adaptado esté tu software a tu negocio, más fácil te resultará mantener el rumbo, gestionar los costes laborales y clavar el éxito del proyecto.
Una vez que hayas elegido el software de control horario adecuado para tu empresa, es hora de poner en marcha la implementación. A continuación te explicamos cómo implementar con éxito un software de control horario en la construcción.
