Antes de que el trabajo remoto se convirtiera en una norma para la mayoría de las empresas, en Jibble ya lo practicábamos. Nuestro equipo es totalmente remoto desde 2017. Y puedo decir con seguridad que ha sido la mejor decisión que hemos tomado nunca.
Desde el principio comprendimos el valor de la flexibilidad y el potencial que tenía para permitir a los equipos trabajar desde cualquier lugar.
Hasta la fecha, tenemos más de 100 empleados en 16 países diferentes.
Esta es la historia de cómo lo hicimos, y de cómo tú también puedes hacerlo.
¿Es realmente mejor el trabajo a distancia?
El trabajo a distancia tiene muchas ventajas, no sólo para los empleados, sino para la empresa en su conjunto.
Desde un punto de vista financiero, supone un importante ahorro de costes en espacio de oficina, servicios públicos y otros gastos generales. Lo cual puede pesar mucho en el presupuesto de una empresa.
Las empresas remotas también tienen la posibilidad de elegir entre una reserva de talentos mucho mayor, recurriendo a profesionales cualificados de todo el mundo. Y trabajar con un equipo global tiene sus ventajas. Te da la oportunidad de colaborar con diversas perspectivas, ideas y experiencias, lo que puede dar lugar a soluciones más innovadoras y a un equipo más fuerte y adaptable.
Pero más allá de todo esto, la gran ventaja del trabajo a distancia es lo que puede hacer para elevar la moral de los empleados. Me gusta llamarlo la «ventaja de jugar en casa» (¡como en los deportes!).
Cuando los empleados no tienen que lidiar con el estrés de los desplazamientos diarios ni con la política de la oficina, en general están más contentos con su vida. ¿Quién no lo estaría?
Podrán trabajar cómodamente en sus casas o donde mejor les parezca, ya sea un rincón tranquilo de su salón, una acogedora cafetería o incluso mientras viajan. También podrán dedicar más tiempo a hacer las cosas que les gustan, ya sea salir a dar paseos rápidos entre trabajo y trabajo o trabajar al aire libre con los amigos.
Se gana mucho dejando que los empleados vivan su vida. Y no, eso no significa que no hagan su trabajo; de hecho, a menudo significa lo contrario. Cuando a los empleados les gusta su entorno de trabajo, tienen un mayor incentivo para hacer mejor su trabajo.
Como nuestro equipo está tan contento con su configuración remota, ¡nuestra tasa de rotación de personal es casi inexistente!
«Los trabajadores que trabajaban desde casa el 100% del tiempo son un 20% más felices de media que los que no tienen la posibilidad de trabajar desde casa». – Estudio Tracking Happiness
Unos empleados contentos significa mayor productividad, mejor calidad del trabajo y, en general, un buen negocio. Así que, si lo piensas, el trabajo a distancia puede ser beneficioso para todos.
Pasos clave para pasar de la oficina al trabajo 100% a distancia
La transición de una de oficina a una empresa 100% remota puede ser un reto, pero con el enfoque adecuado es muy factible.
No existe una fórmula única para realizar este cambio, ya que cada organización tiene sus propias necesidades y cultura. Sin embargo, si quieres iniciar la transición al trabajo a distancia, he aquí algunos de los pasos clave que creo que deberías dar.
1. Evalúa si tu empresa se adapta al trabajo a distancia
Con esto no quiero decir que el trabajo a distancia sea la forma de trabajo perfecta para todas las empresas. Que a nosotros nos haya funcionado no significa que a ti te vaya a funcionar automáticamente.
Por eso, antes de lanzarte al trabajo a distancia, es crucial evaluar si las operaciones de tu empresa pueden pasar eficazmente a una configuración remota. Considera la naturaleza de tu trabajo, las herramientas de las que depende tu equipo y cómo se gestionan normalmente las tareas.
Algunas funciones pueden requerir presencia física o equipos especializados a los que no se puede acceder fácilmente fuera de la oficina. Identifica estos retos desde el principio, y determina si pueden abordarse mediante soluciones alternativas o si ciertas funciones tendrán que seguir siendo presenciales.
Por suerte, en Jibble descubrimos que la mayoría de nuestros puestos se adaptaban bien al trabajo a distancia. Nuestro modelo de negocio se basa en gran medida en herramientas digitales y sistemas basados en la nube, lo que facilitó la transición. Sin embargo, nos tomamos el tiempo de analizar cuidadosamente cada puesto para asegurarnos de que el trabajo a distancia no comprometería la productividad ni la colaboración en equipo.
Una vez que hayas confirmado que tu empresa puede funcionar a distancia, el siguiente paso es planificar cuidadosamente la transición. Esto significa desarrollar un calendario, establecer hitos y comunicar tu plan a todo el equipo.
Un enfoque por fases puede facilitar el cambio, permitiendo a los empleados adaptarse gradualmente al nuevo entorno de trabajo. Durante esta fase, recoge sus opiniones y prepárate para hacer los ajustes necesarios.
2. Establece políticas claras de trabajo a distancia
Pasar de trabajar en una oficina a trabajar a distancia puede ser un poco desalentador para todos los miembros de la empresa cuando no saben qué esperar. Aquí es donde las políticas de trabajo a distancia pueden ayudar.
Unas políticas claras de trabajo a distancia actúan como una hoja de ruta tanto para los empleados como para los directivos, esbozando las expectativas y los procedimientos para una transición fluida. Ayudan a establecer directrices sobre las horas de trabajo, las prácticas de comunicación y las métricas de rendimiento, que son cruciales para mantener la productividad y garantizar que todo el mundo esté alineado.
Algunos aspectos clave que deben figurar en una política de trabajo a distancia son:
- Horas de trabajo principales en las que los empleados deben estar conectados para reuniones o tareas de colaboración.
- Herramientas y canales para los distintos tipos de comunicación.
- Cómo deben asignarse, seguirse y notificarse las tareas.
- Protocolos para proteger los datos de la empresa, como el uso de redes seguras, contraseñas seguras y VPN.
- Recursos y apoyo para crear una oficina doméstica productiva.
Si abordas estas áreas clave en tu política de trabajo a distancia, crearás un marco estructurado que favorezca una transición fluida al trabajo a distancia.
3. Haz un seguimiento ético de tus empleados
Uno de los principales problemas que tienen los directivos con el trabajo a distancia es cómo supervisarlo. ¿Cómo puedes estar seguro de que los empleados están haciendo su trabajo cuando en realidad no puedes verlos? ¿Es posible supervisar la productividad sin ser autoritario?
Una de las formas de supervisar a tus empleados es controlar su tiempo y asistencia mediante aplicaciones de control de asistencia. También puedes optar por rastrear su ubicación utilizando localizadores GPS. Otras empresas llegan incluso a realizar un seguimiento de las actividades en línea, midiendo las pulsaciones de teclas y controlando las actividades en pantalla. Estoy seguro de que estos métodos tienen sus ventajas, pero yo no soy muy partidario de ellos.
A la hora de elegir la forma adecuada de realizar el seguimiento de tus empleados, es importante definir primero tus objetivos. Considera qué aspectos concretos de su trabajo deben controlarse y por qué. Por ejemplo, si los empleados tienen que estar en lugares específicos para su trabajo, como asistir a reuniones con clientes o visitar distintos lugares, el seguimiento por GPS podría estar justificado. Sin embargo, si tu equipo trabaja totalmente desde casa y la ubicación no es crucial para sus tareas, el seguimiento por GPS podría considerarse intrusivo e innecesario.
En Jibble sólo controlamos el tiempo y la asistencia. Tenemos varios empleados a los que pagamos por horas y controlar su tiempo nos ayuda a asegurarnos de que todos cobran exactamente por el tiempo que trabajan. También les ayuda a rendir cuentas de su tiempo.
Si quieres profundizar en los cómos del seguimiento de empleados a distancia y en lo que debes o no debes hacer, puedes consultar nuestra guía rápida sobre cómo hacer un seguimiento ético de los empleados a distancia.
4. Mantén una comunicación abierta
Pasar de un entorno de oficina a una configuración 100% remota requiere algo más que adaptarse a nuevas herramientas y procesos: exige centrarse deliberadamente en mantener una comunicación abierta. Cuando los equipos no están físicamente juntos, las interacciones espontáneas que se producen de forma natural en una oficina, como charlar en el pasillo o comer juntos, no tienen lugar. Si no se aborda previamente, esta falta de conexión cara a cara puede provocar sentimientos de aislamiento o desconexión.
En Jibble, hemos descubierto que fomentar un fuerte sentido de conexión y espíritu de equipo no sólo es posible, sino que incluso puede superar lo que se experimenta en los entornos de oficina tradicionales. ¿Cómo? Dando prioridad y facilitando una comunicación abierta y frecuente.
En lugar de confiar únicamente en las reuniones formales, animamos a los miembros de nuestro equipo a participar en llamadas rápidas o «huddles». Herramientas como la función Huddle de Slack facilitan esas conversaciones informales y espontáneas que mantienen a todo el mundo conectado y sincronizado. En lugar de enviar un mensaje del tipo «¿Nos llamamos?», que podría pasarse por alto, promovemos una cultura en la que la norma es iniciar una llamada. Este enfoque devuelve la espontaneidad que a veces puede faltar en el trabajo a distancia.
Pero no se limita a las interacciones laborales cotidianas. Para estrechar los lazos de nuestro equipo, cada nueve meses organizamos una reunión de toda la empresa en un centro turístico, pagada íntegramente por Jibble. Este evento de 3 días es una oportunidad para que todo el mundo conecte a nivel personal, lejos de las presiones del trabajo. Es totalmente opcional, pero casi todo el mundo asiste, lo que demuestra lo mucho que nuestro equipo valora esta oportunidad de fortalecer sus relaciones.
¿Cuál es el resultado? Un equipo que se siente realmente conectado, apoyado y motivado. A pesar de trabajar a kilómetros de distancia, nuestro sentido de la camaradería es fuerte, tanto que no hemos tenido ninguna rotación en años.
Aquí estamos en una de nuestras reuniones de equipo, disfrutando de un almuerzo realmente delicioso.
El sentido de pertenencia es crucial en un entorno remoto. La distancia física puede ser enorme, pero los vínculos emocionales y profesionales no tienen por qué serlo.
Conclusiones
El trabajo a distancia es estupendo, pero también tiene sus retos. Si planeas hacer la transición, es importante contar con el conjunto adecuado de estrategias durante la misma. Así podrás construir un entorno de trabajo a distancia que no sólo funcione eficazmente, sino que también mejore la productividad, la satisfacción de los empleados y el crecimiento empresarial.
Recuerda, el trabajo a distancia no consiste sólo en trasladar a tu equipo de la oficina a su casa, sino en replantearse cómo trabajáis juntos, cómo os comunicáis y cómo mantenéis una sólida cultura de equipo a pesar de la distancia física. Si se hace con cuidado, el trabajo a distancia puede hacer maravillas para transformar tu empresa y llevarla a cotas más altas. Como le ocurrió a Jibble.
¡Mucha suerte!
