El control horario es vital para cualquier organización, especialmente las del sector sanitario. El sistema sanitario se enfrenta a retos tales como el aumento de costes, la escasez de personal o la satisfacción de los pacientes.
Para enfrentar estos desafíos, los profesionales del sector necesitan hacerse con un buen método de control horario que les ayuden a hacer su trabajo más eficiente y centrarse en el paciente.
En este artículo analizamos analizan siete consejos esenciales de control horario diseñadas para el sector sanitario para ayudar a hospitales, clínicas y centros de salud a gestionar mejor su tiempo, controlar la productividad del personal y minimizar los errores asociados a las nóminas y la facturación.
Por otro lado, estos consejos te ayudarán a fomentar la colaboración entre los miembros del equipo y la motivación del personal.
7 consejos sobre control horario en el sector sanitario
- Consejo 1. Ten en cuenta los beneficios del control horario para el sector sanitario
- Consejo 2. Selecciona el software más adecuado para tu centro de salud
- Consejo 3. Establece un procedimiento claro de control horario
- Consejo 4. Optimiza el proceso de control horario
- Consejo 5. Cumple los requisitos con la normativa laboral sobre control horario
- Consejo 6. Utiliza el análisis de datos para obtener información
- Consejo 7. Adopta una estrategia de mejora continua
Reflexiones finales sobre el control horario para el sector sanitario
Consejo 1. Ten en cuenta los beneficios del control horario para el sector sanitario
El control horario no es sólo un proceso necesario para el sector sanitario, también es una buena manera de mejorar el rendimiento y la calidad de la asistencia médica.
El sector sanitario en España se enfrenta a una situación cada vez más compleja donde crecen las exigencias en cuanto a los niveles de productividad, intentando preservar la mejor atención al paciente.
Por otro lado, la realidad es que los trabajadores de Sanidad tienen horarios de trabajo marcadamente superiores a los de otros sectores. Tanto es así que el control horario en Sanidad se ha vuelto una medida absolutamente necesaria para acabar con el desgaste profesional.
Por todas estas razones, una práctica adecuada de control horario es esencial y estos son algunos de sus beneficios:
- Asignación eficaz de recursos: El control horario ayuda a los centros sanitarios estadounidenses a planificar y gestionar eficazmente sus recursos (personal, equipos, suministros). Así se aseguran de disponer de recursos suficientes para satisfacer la demanda y evitar carencias o excedentes.
- Mayor productividad del personal: El control horario permite a los centros sanitarios medir y mejorar la productividad y el rendimiento de su personal. Esto les ayuda a identificar y abordar problemas tales como la carga de trabajo, habilidades, formación o motivación.
- Reducción de los tiempos de espera de los pacientes: Al controlar el tiempo dedicado a cada tarea y paciente, se consigue optimizar los flujos de trabajo y horarios, y garantizar que los pacientes reciben una atención adecuada sin largas esperas.
- Mejora de la experiencia del paciente: Al mejorar su eficiencia, productividad y calidad de la atención al paciente.
Consejo 2. Selecciona el software más adecuado para tu centro de salud
Un software de control horario es una herramienta vital para mejorar la eficiencia en el sector sanitario. Sin embargo, no todos los programas son iguales. Los centros sanitarios tienen necesidades y retos únicos que requieren funcionalidades específicas.
Estos algunos de los factores clave que deben tenerse en cuenta a la hora de elegir un software de control horario para el sector sanitario:
- Interfaz fácil de usar: Debe ser fácil de usar para el personal y para los directivos. Debe tener un diseño claro e intuitivo que minimice los errores y la confusión. También debe tener funciones que automaticen los procesos (fichar, solicitar tiempo libre o aprobar hojas de asistencia).
- Informes personalizables: Debe permitir a los centros sanitarios generar y acceder a diversos informes sobre diversas variables asociadas al control horario. Estos informes deben ser personalizables (incluyendo filtrado por departamento, proyecto o empleado) y deben ser fáciles de exportar y compartir.
- Integración perfecta: Un software de control horario debe ser compatible e integrable con otros sistemas y programas que utilicen los centros sanitarios (programas de nóminas, facturación o historiales médicos electrónicos). Esto garantiza que los datos estén sincronizados en las distintas plataformas y elimina la necesidad de introducir datos manualmente o duplicarlos.
- Seguridad de los datos: Los centros sanitarios deben cumplir con la ley de protección de datos ya que trata datos de carácter personal de los pacientes. En este sentido, en España debe cumplirse la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales) que es una adaptación del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) de la Unión Europea.
Por cierto, si necesitas más ideas sobre herramientas específicas para tu sector, aquí tienes un listado de las mejores programas para clínicas y hospitales seleccionadas por nuestro equipo de profesionales.
Consejo 3. Establece un procedimiento claro de control horario
Un buen control horario requiere el establecimiento de un procedimiento claro respetuoso con la normativa del sector y con los requisitos de la legislación laboral general. Por ejemplo:
- Registro de la jornada laboral: Como cualquier organización, los hospitales y centros de salud están obligados a cumplir con la ley de fichaje obligatorio que exige el registro de la jornada laboral de sus empleados.
- Duración máxima de la jornada: La Ley 55/2003, de 16 de diciembre, del Estatuto Marco del personal estatutario de los servicios de salud establece los límites máximos para la duración de la jornada ordinaria de trabajo, así como para la duración conjunta de ésta y de la jornada complementaria que resulte necesario realizar para atender al funcionamiento permanente de los centros sanitarios. Esta normativa también establece todas las pautas respecto al descanso entre jornadas, las pausas durante la jornada, los descansos semanales, las vacaciones anuales y todo lo relacionado con el control horario del sector.
Consejo 4. Optimiza el proceso de control horario
Los centros sanitarios necesitan disponer de procesos de control horario sencillos y rápidos que les ayude a reducir la carta de trabajo y el estrés que deben soportar el personal y los directivos.
Optimizar el proceso de control horario en el sector sanitario requiere soluciones que combinen precisión, facilidad de uso y adaptabilidad a turnos de trabajo que están en constante cambio.
Ten en cuenta que la gestión de turnos es esencial para este sector, así que ayúdate de aplicaciones específicas que faciliten la programación de horarios como Intelycare, Deputy o Turnario.
Es importante implementar sistemas basados en dispositivos móviles que permitan a los empleados registrar su entrada y salida a través de aplicaciones seguras e intuitivas.
Si necesitas más información sobre cómo llevar una buena política de control horario, aquí tienes un artículo con varios consejos sobre gestión del tiempo para hospitales y clínicas que te pueden resultar de ayuda.
Consejo 5. Cumple los requisitos con la normativa laboral sobre control horario
Como ya hemos mencionado antes, los centros sanitarios deben ajustarse a los requisitos de la ley de fichaje obligatorio que exige el registro de la jornada laboral de sus empleados.
Esta ley marca el fin del registro de las horas trabajadas en papel y la necesidad de que las empresas implanten sistemas de fichajes digitales que garanticen que los datos relativos a las horas trabajadas sean precisos y accesibles para todas las partes (empleadores, trabajadores, inspectores).
Estos son algunos de los requisitos que debe cumplir el software de control horario que utilices en tu hospital o centro de salud:
- Automatización: El sistema registrar automáticamente las horas de inicio y fin de la jornada laboral, para que estos datos no tengan que ser introducidos de manera manual.
- Accesibilidad en remoto: Los registros deben ser accesibles en tiempo real y de manera remota tanto para los empresarios, los trabajadores y sus representantes como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Seguridad y conservación de datos: Los registros deben estar protegidos contra posibles modificaciones y pérdidas de datos. Además, estos datos deben conservarse durante un periodo de cuatro años como mínimo
- Informes: El sistema debe ser capaz de generar informes detallados sobre las horas trabajadas, horas extraordinarias, etc.
Si necesitas más información y no sabes qué software es mejor para cumplir esta normativa, aquí tienes un artículo con los mejores sistemas de control horario para cumplir con la ley de fichaje obligatorio.
Consejo 6. Utiliza el análisis de datos para obtener información
El análisis de datos es una herramienta clave para mejorar las prácticas de control horario en el sector sanitario.
A través de los datos recogidos se pueden examinar datos de control horario y descubrir patrones y tendencias importantes.
Además los datos pueden ayudar a las organizaciones sanitarias a comprender cómo se utilizan los recursos, en qué se puede mejorar o qué medidas pueden tomar. Los datos permiten, entre otras cosas:
- Optimizar la dotación de personal: Los centros sanitarios pueden utilizar los datos para determinar el número y combinación óptimos de personal para cada turno, proyecto o departamento. También pueden utilizar los datos para supervisar la productividad, el rendimiento y la satisfacción del personal.
- Racionalizar los flujos de trabajo: Pueden utilizar los datos para identificar y eliminar ineficiencias y errores o para optimizar sus horarios, tareas y prioridades.
- Mejorar los resultados de la atención al paciente: Los datos permiten medir y mejorar la calidad, la seguridad y la eficacia de la asistencia médica. También pueden utilizar los datos para personalizar su atención y adaptarla a las necesidades y preferencias de cada paciente.
Consejo 7. Adopta una estrategia de mejora continua
Mantener un buen control horario no es tarea de un día, sino que conlleva una estrategia de mejora continua que permita medir el rendimiento de cada proceso, identificar las fuentes de desviación o despilfarro y supervisar los efectos de los cambios.
Estas son algunas formas de fomentar la mejora continua de tu estrategia:
- Revisiones periódicas: Utiliza datos e indicadores para medir sus progresos y resultados. Compara el rendimiento por períodos de tiempo y haz los ajustes necesarios.
- Circuitos de retroalimentación: Solicita opiniones para garantizar que los procesos funcionen según lo previsto. Implica al personal, directivos, pacientes y otras partes interesadas en el proceso de retroalimentación. También puedes utilizar los comentarios y reseñas para identificar puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades y retos.
- Canales de comunicación abiertos: Establece un buen canal de comunicación que fomente el diálogo, la colaboración y la innovación entre todos los miembros del equipo y los distintos departamentos.
Recuerda incluir en tu estrategia el uso de herramientas tecnológicas que te faciliten la gestión en las distintas áreas de tu sector. Por ejemplo, aquí tienes una selección muy cuidada de las mejores apps de enfermería para el trabajo diario.
Reflexiones finales sobre el control horario para el sector sanitario
Mejorar las prácticas de control horario es crucial para el sector sanitario, sobre todo en un entorno como el actual que presenta tantos retos para ofrecer una atención de calidad a los pacientes.
Un control horario eficaz puede ayudar a los centros sanitarios y hospitales a reducir costes, aumentar la productividad, mejorar la calidad y garantizar el cumplimiento de las leyes laborales.
Para conseguir una buena gestión en este sentido, conviene hacerse con el software adecuado, establecer políticas claras, agilizar los procesos, aprovechar el análisis de datos y adoptar la mejora continua.