Este artículo cubre:
Por qué es importante el control horario para los restaurantes
- Consejo 1. Determina cuáles son tus necesidades y qué quieres medir
- Consejo 2. Opta por el software de control horario más adecuado para tu restaurante
- Consejo 3. Ofrece formación a tu equipo
- Consejo 4. Mejorar la contabilidad y los recursos humanos
- Consejo 5. Básate en datos para tomar decisiones empresariales
- Consejo 6. Revisa los horarios con regularidad y haz los ajustes necesarios
- Consejo 7. Fomenta los comentarios y participación de tus empleados
Reflexiones finales sobre el control horario en restaurantes, bares y cafeterías
Por qué es importante el control horario para los restaurantes
El sector de la restauración aporta el 3,9% del valor añadido bruto (VAB) del total de la economía de nuestro país y emplea al 7% de los trabajadores (…) en nuestro país hay más de 260.000 empresas del sector de la hostelería (restauración y alojamiento), lo que supone más del 8% del tejido empresarial nacional. – Directorio General de Empresa (DIRCE) del Instituto Nacional de Estadística (INE).
La inflación sigue golpeando a bares, cafeterías y restaurantes, que suben sus precios por debajo de ésta. Según el estudio Restaurant PriceTracker 2023, elaborado por la consultora Simon-Kucher, en 2023 el sector absorbió un 20% de los costes alimentarios.
Mientras que el IPC registró un incremento de precios de la alimentación del 7,3% , la restauración elevó sus precios en un 5,9%, lo que viene a reforzar la eterna competitividad del sector frente al consumo en los hogares, haciendo que la brecha entre ambos sea más estrecha y se fomente así el consumo fuera de casa.
Cabe señalar además que, según el informe, la restauración no organizada ha experimentado un aumento de los precios superior al de la organizada o que también hay matices en cuanto a su situación geográfica. Por ejemplo, mientras que Galicia ha aumentado sus precios en un 7,9%; Cantabria o cualquiera de las dos Castillas, no han elevado sus precios más allá del 4,4%.
Ante un entorno como este, un control del tiempo preciso es más importante que nunca para los restaurantes, cafeterías o bares del sector. Un control horario eficiente puede ayudarte no sólo a gestionar mejor tu negocio y a cumplir la ley, sino a mejorar tu productividad.
En este artículo queremos compartir contigo siete consejos específicos sobre control horario para restaurantes que esperamos te sean de mucha utilidad.
Consejo 1. Determina cuáles son tus necesidades y qué quieres medir
Analiza todas las actividades y departamentos de tu negocio y haz una lista de todas las áreas en las que necesites llevar un control detallado del tiempo.
Más allá de todos los requisitos de la legislación laboral que afecta a todas las empresas españolas, como la ley de fichaje digital obligatorio o la normativa sobre horas extraordinarias del Estatuto de los Trabajadores, existen otros aspectos donde el control horario es imprescindible.
Por ejemplo, si tu negocio está establecido en la Comunidad de Madrid, te afectará la Ley 17/1997, de 4 de julio, de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas, que no sólo define horarios de apertura y cierre sino que afecta a otros aspectos como:
- La naturaleza del negocio y tipo de establecimiento (si es una taberna, bar, restaurante, salón, cafetería, heladerías, chocolaterías, salones de té, etc)
- Si ofreces espectáculos o actuaciones musicales
- Situación donde esté el negocio (aeropuerto, carretera, etc)
Hay muchas variables a considerar en torno al control horario, por ejemplo, si sirves alcohol o no. Por eso insistimos en que hagas un repaso mental a todo lo que necesita ser medido estrictamente en términos de tiempo.
Más allá de las cuestiones legales, piensa en la propia productividad de tu negocio y analiza qué otros aspectos te gustaría controlar.
Por ejemplo, los turnos de tus empleados, el tiempo dedicado a tareas específicas y rutinarias (limpieza del local y frecuencia, hacer caja, abrir o cerrar el local, etc).
Recuerda que el paso inicial para medir algo es tener en cuenta el punto de partida y fijar unos objetivos claros.
Consejo 2. Opta por el software de control horario más adecuado para tu restaurante
Es esencial seleccionar el software de control horario adecuado para tu restaurante. Un software fácil de usar que permita a los empleados introducir su tiempo rápidamente ahorra tiempo a todo el mundo.
Muchas aplicaciones tienen funcionalidades que agilizan mucho el registro de entradas y salidas a través del reconocimiento facial o la geolocalización. Además, el registro de la jornada laboral puede hacerse a través de un quiosco o desde el teléfono móvil del empleado.
Por cierto, si no tienes muy claro qué software es el ideal para tu restaurante, aquí tienes una selección de los 6 mejores sistemas de asistencia para gerentes de restaurantes reseñados por nuestro equipo.
Consejo 3. Ofrece formación a tu equipo
Una vez elegido el software adecuado, debes capacitar a tus empleados para que lleven un buen seguimiento de sus horas de trabajo.
Por eso es tan importante que elijas software fácil de usar e intuitivo. Además, muchas aplicaciones también disponen de centros de ayuda y fuciones integradas para ayudar a los empleados a utilizar su sistema.
Una de las tareas que deberías realizar personalmente es revisar la aplicación con el empleado para configurar alertas y recordatorios en sus turnos de trabajo.
Consejo 4. Mejorar la contabilidad y los recursos humanos
El control horario puede hacer que la contabilidad y los recursos humanos funcionen mejor en el restaurante integrando el sistema de seguimiento del tiempo con el sistema de nóminas.
Con esto consigues que el proceso de pago de salarios y nóminas sea más preciso.
Por otro lado, debes establecer un procedimiento con reglas claras en el sistema para solicitar tiempo libre (permisos, vacaciones, etc) y para saber qué cuenta como tiempo de trabajo y qué no.
Asegúrate de que alguien se encarga de comprobar y bloquear las hojas de horas a una hora determinada, para que sean correctas y coherentes.
En este sentido, para automatizar otros procesos, recuerda que las integraciones con terceros (Xero, Wave, Jira)también son una gran ayuda para tu personal de recursos humanos y para la gestión del negocio en su totalidad (Asana, Trello).
Consejo 5. Básate en datos para tomar decisiones empresariales
“Es esencial para el sector de la hostelería y foodservice saber identificar los momentos de consumo y entenderlos para encontrar fórmulas de crecimiento, aun en el contexto actual de inflación, sobre todo cuando la subida de precios implica una percepción psicológica que se traduce en el consumidor, en pensar que todo sube, aunque no sea así». – Claves para el crecimiento de la restauración, de Worldpanel.
Una de las grandes ventajas del control del tiempo es que te proporciona datos útiles que pueden ayudarle a tomar decisiones.
Utiliza el análisis de datos para ver, por ejemplo, cuándo trabaja la gente, cuánto tiempo trabaja y con qué frecuencia se toma descansos. Toda esta información y otras variables las puedes encontrar en los informes de tu software de control horario.
Identifica patrones que muestren si tus empleados necesitan más formación o si se puede hacer otra distribución del trabajo o del equipo.
Consejo 6. Revisa los horarios con regularidad y haz los ajustes necesarios
Además de controlar cuánto trabaja la gente, es importante comprobar y cambiar los horarios y turnos a menudo en función de las necesidades del restaurante y del equipo de trabajo.
Ten en cuenta a qué horas suele estar más ocupado el restaurante, las preferencias de los clientes y las necesidades de los empleados a la hora de hacer los horarios.
Una buena aplicación de control horario tendrá la capacidad de notificar a todos sobre cualquier cambio o actualización en el horario, para que se mantegan actualizados en todo momento.
Una buena estructuración y planificación del horario y los turnos de trabajo garantiza que tengas un número de trabajo adecuado en cada sesión o turno y que el restaurante funcione mejor.
Consejo 7. Fomenta los comentarios y participación de tus empleados
Nuestro último consejo sobre el control horario para restaurantes es que tengas en cuenta la opinión y el sentir de tus empleados.
Pregúntales qué opinan sobre cómo se controla el tiempo en la empresa, pídeles que te den ideas y opiniones sobre cómo mejorar y facilitar el control del tiempo. Habla con ellos acerca de cualquier problema o desafío que tengan con el sistema de control horario.
En definitivas, crea un buen ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan valorados e implicados.
Reflexiones finales sobre el control horario en restaurantes, bares y cafeterías
Antes de terminar, vamos a echar un vistazo a los puntos más importantes de este articulo.
Determina cuáles son las necesidades de tu restaurante respecto al control horario y elige el software adecuado con interfaces fáciles de usar para fichar a la entrada y a la salida y recordatorios de descansos que faciliten el proceso tanto para los gerentes como para los empleados.
Por cierto, si estás al frente de un restaurante, te interesa leer esta recopilación de los mejores sistemas gratuitos de gestión para restaurantes, que incluyen herramientas imprescindibles para tu negocio como FlipDish, Restaurant 365, 7shifts o TimeForge.
Recuerda hacer uso de informes de control del tiempo como herramienta de gestión y ajustar periódicamente los horarios en función de las necesidades del restaurante y de la disponibilidad de los empleados.
Te deseamos lo mejor y esperamos que poniendo en práctica estas recomendaciones la gestión de tu restaurante sea más sencilla y mejore su rentabilidad.
