La monitorización de empleados es un asunto controvertido. Por un lado, tiene ventajas claras para las empresas, pero al mismo tiempo puede causar preocupaciones en los trabajadores debido a que implica cierta invasión a la privacidad de dichos empleados.
Las opciones de monitoreo son diversas y van desde el registro de pulsaciones del teclado del ordenador, el control del tiempo con capturas de pantalla, uso de cámaras web o micrófonos hasta controlar el tiempo que el empleado pasa en distintas aplicaciones y sitios web.
Para llevar a cabo toda esta serie de seguimientos, las empresas utilizan herramientas especializadas, como aplicaciones móviles de productividad, software de supervisión web, rastreadores GPS y, por supuesto, sistemas de control horario de escritorio.
En principio en una comparación entre aplicaciones de control horario de escritorio y sus versiones móviles o web, las de escritorio ofrecen un mayor nivel de control. Además, como se ejecutan directamente en el ordenador, son más rápidas y mucho más fiables.
Sin embargo, aunque ese control tiene sus ventajas, ¿cuánto seguimiento se considera invasivo? ¿Es legal el control del tiempo en el escritorio? Ya seas un empleado preocupado por tus derechos, o un empresario que quiere asegurarse de no sobrepasar los límites legales, este artículo te servirá de mucha ayuda
Este artículo abarca…
- ¿Es realmente necesario el control horario de escritorio?
- ¿Es legal usar un software de control horario en España?
- ¿Cuándo es ilegal monitorizar el ordenador de los trabajadores?
- Normativa sobre vigilancia y control del empleado en España
- Cómo utilizar legalmente los sistemas de control del tiempo de escritorio
- Reflexiones finales
¿Es realmente necesario el control horario de escritorio?
Algunos pueden pensar que el control horario es innecesario o incluso intrusivo. Pero lo cierto es que el control horario, sobre todo el de escritorio, ofrece varias ventajas que pueden beneficiar tanto a las empresas como a sus empleados.
Para los empleados, el control horario puede ofrecer un registro preciso de las horas de trabajo, garantizando que cada minuto se contabilice correctamente. Entender a qué dedicamos es una forma de gestionar mejor el tiempo, centrarnos en las tareas importantes y mejorar productividad.
Para los empresarios, estas herramientas de control horario de escritorio tienen claros beneficios. Proporcionan un seguimiento exhaustivo del trabajo de los empleados y de la productividad del equipo. Les permite identificar qué aplicaciones o sitios web son más frecuentados y qué proyectos pueden estar retrasándose. Les ayuda a asignar los recursos de una forma más eficaz y a agilizar el proceso de pago de nóminas.
Además, el aumento sistemas de trabajo híbrido y la incorporación de trabajadores en remoto, han provocado un aumento de la demanda de estas herramientas de control y más organizaciones han ido implementando este tipo de softwares de monitoreo.
Si tú también quieres saber cómo va eso del seguimiento del tiempo como vía para aumentar mejorar la gestión de tu negocio, échale un vistazo a nuestra completa guía sobre el control horario de escritorio.
¿Es legal usar un software de control horario en España?
Utilizar una herramienta de control horario en las empresas españolas no sólo no es ilegal, sino que desde 2024 es preceptivo. La nueva ley de fichaje obligatorio establece que las empresas deberán abandonar el registro manual de las horas de los trabajadores e implementar un registro digital.
Uno de los aspectos más relevantes de la nueva normativa es la prohibición del registro horario en papel. Una de las razones detrás de esta medida es la necesidad de crear un entorno laboral más transparente y eficiente. Con la introducción de la digitalización se conseguirá un control más fiable y exacto de las horas trabajadas, lo que beneficiará a empleados y empleadores.
Los registros tradicionales de papel en papel pueden dañarse, ocupan espacio, su gestión es menos eficiente y sobre todo, no son difíciles de alterar. En cambio, lo registros digitales, facilitaran el almacenamiento de datos, aumentando la transparencia para todas las partes implicadas, incluyendo a las autoridades encargadas de realizar inspecciones (Inspección de Trabajo y Seguridad Social).
¿Cuándo es ilegal monitorizar el ordenador de los trabajadores?
El derecho de las empresas a monitorizar el ordenador de sus empleados es un tema que viene recogido en la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
Concretamente, el artículo 87 de la LOPDGDD hace clara referencia al derecho a la intimidad y la dignidad en el uso de dispositivos digitales dentro del ámbito laboral. A este respecto, establece que:
“Los trabajadores y los empleados públicos tendrán derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por su empleador.”
No obstante, el propio artículo también prevé aquellos casos en los que la organización sí podrá monitorizar y controlar los dispositivos digitales del trabajador. El empleador podrá acceder a los contenidos derivados del uso de medios digitales facilitados a los trabajadores en los siguientes casos:
- Para controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias
- Para garantizar la integridad de dichos dispositivos.
Sin embargo, estas salvedades implican sus propios requisitos. Según el artículo 87.3, el empleador deberá ejercer este derecho cumpliendo las siguientes condiciones:
- Los empleadores deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente.
- El acceso por parte del empleador al contenido de los dispositivos digitales requiere que se haya establecido previamente un protocolo para el uso del ordenador de empresa. En dicho protocolo deben detallarse expresamente qué usos y accesos están autorizados. Además deben establecerse las garantías necesarias para preservar la intimidad de los trabajadores.
¿Qué otra ley afecta a la monitorización del ordenador de un empleado?
La LOPDGDD no es la única ley que hace referencia a los casos en los que se puede monitorizar el ordenador de un empleado en el entorno laboral. El artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores señala que la empresa puede adoptar aquellas medidas de vigilancia y control que estime oportunas para verificar el cumplimiento por parte del trabajador de sus deberes y obligaciones laborales.
No obstante, el propio artículo 20 bis establece que los trabajadores tienen los siguientes derechos en materia de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.:
- Derecho la intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por el empleador
- Derecho a la desconexión digital
- Derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización.
Normativa sobre vigilancia y control del empleado en España
Hagamos una recapitulación de la normativa que regula la capacidad de vigilancia y control del empleador dentro de la legislación laboral actual de España.
Son estas leyes las que realmente van a determinar hasta qué punto puede tu jefe o los encargados de esta vigilancia dentro de la empresa pueden monitorizar tu ordenador de escritorio.
- Artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores, que de manera resumida viene a decir que el empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales. Esto siempre y cuando guarde la consideración debida a la dignidad del trabajador y tenga en cuenta la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.
- Artículo 87 de la LOPDGDD, que en esencia establece efectivamente los empleadores pueden acceder a los dispositivos facilitados a los trabajadores para comprobar el cumplimiento de sus obligaciones laborales, pero respetando la intimidad de los empleados, según lo dispuesto en las leyes y la Constitución.
- La Doctrina Barbulescu, la Doctrina Barbulescu resume que cualquier medio o medida para monitorizar o vigilar a los trabajadores, debe cumplir lo siguiente los siguientes requisitos:
- Debe ser proporcional respecto a la intimidad de los trabajadores y el derecho de control del empleador.
- Debe informarse a los trabajadores del uso de medidas de monitorización, de cuál será como de su alcance y su nivel de intrusión.
- Haber valorado el uso de otras medidas alternativas menos intrusivas para llevar a cabo el control.
- La legitimación del uso de las medidas de monitorización debe estar justificado dejando claro qué fin se persigue con ellas.
- Deben establecerse las garantías necesarias para que el empleador no pueda acceder al contenido registrado sin haber cumplido con el deber de notificar antes al trabajador.
Cómo utilizar un sistema de control horario de forma responsable
El control horario en España mediante un software digital es una obligación para todas las empresas que tanto empleados como empleadores deben acatar. Esta nueva normativa pretender no sólo modernizar el mercado laboral, sino agregar una importante cuota de transparencia que beneficiará a todas las partes.
Por otro lado, el acceso de las empresas a los escritorios de los ordenadores de sus empleados también está permitido siempre que se haga del modo estipulado por la propia ley. La empresa debe cumplir el deber de informar al empleado sobre la aplicación de estas medidas de forma clara y fácil de entender.
La prioridad en cualquier caso es que no se vulnere la intimidad de los trabajadores. Una práctica contraria a la privacidad sería ilegal y atentaría contra la confianza en el lugar de trabajo, pudiendo llevar a los empleados a una situación de burnout o cualquier otra consecuencia negativa para el empleado y la empresa.
El uso responsable de cualquier software de asistencia o control horario no puede suponer un daño a los derechos, la privacidad y el bienestar de los empleados. Aquí te dejo una guía de 8 buenas prácticas de control horario de escritorio.
Reflexiones finales
El debate sobre la frágil línea que separa los derechos de las empresas a controlar el horario de sus trabajadores mediante programas especializados y el derecho de los empleados a la privacidad, todavía no está del todo resuelto.
La normativa laboral deberá irse actualizando con rapidez si quiere seguirle el ritmo al avance tecnológico. Es importante desarrollar recueros legales que puedan dar respuesta y protección tanto a empleados como a empresarios en los nuevos entornos donde el trabajo remoto y las necesidades de control se hacen más predominantes.
