Llevo más de 15 años en el sector de la construcción y he estado en ambos lados de la mesa a la hora de cobrar facturas. Sé lo que es dejarse la piel trabajando y que, al final del mes, las facturas no se paguen porque el cliente desaparece y deja de contestar el teléfono. Es una situación frustrante y desesperante.
También sé lo que se siente cuando un subcontratista presenta facturas tras no haber aparecido nadie en la obra en toda la semana. Y peor aún: he tenido que mirar a la cara a trabajadores honrados y decirles que este mes no habrá paga porque el cliente se ha declarado en quiebra.
Estas han sido algunas de las conversaciones más difíciles de mi carrera. He vivido en carne propia las consecuencias del impago, y sé lo mucho que pueden afectar a una empresa. Pero hay algo en lo que, estoy segura, coincidimos todos: queremos evitar que estas situaciones ocurran. Y precisamente de eso vamos a hablar hoy.
Existen miles de artículos sobre cómo aumentar las ventas o mejorar los márgenes de beneficio. Pero, ¿cuántos hablan de lo fundamental que es asegurarse de cobrar, y cobrar bien, para que tu negocio de subcontratación sea verdaderamente rentable?
Cobrar a tiempo y en su totalidad no es cuestión de suerte: es cuestión de estrategia. Y sí, es un juego. Pero si conoces las reglas, puedes jugar —y ganar— sin que nadie pierda. Vamos al grano.
Este artículo cubre:
- Lee y entiende bien el contrato
- Factura como un profesional
- Mantente al día de las solicitudes de pago
- Haz un seguimiento desde el principio y de manera constante
- Utiliza la cláusula «paga cuando te paguen» a tu favor
- Retenciones: no permitas que se queden el dinero indefinidamente
- Reduce costes para conseguir más ganancias
- ¿Estás en el peor escenario? Recurre a la justicia
- Conclusiones finales
Lee y entiende bien el contrato
Antes de coger un martillo, hazme un favor: léete el contrato. Y no me refiero a echarle un vistazo por encima, como haces con los términos y condiciones de la última app que te has descargado. Léelo de verdad.
Porque sí, el diablo está en los detalles: condiciones de pago, cláusulas de retención, plazos… Todo cuenta. Si el contrato indica “pago a 60 días”, no esperes cobrar el mismo mes en que presentas la factura. Así de simple.
Si algo no te cuadra, habla. Todo se puede negociar, pero ten claro que a mayor volumen de contrato, mayores serán también las condiciones: plazos de pago más largos, penalizaciones más duras, y una burocracia más exigente. Si quieres jugar en las grandes ligas, hay que aceptar las reglas del juego.
Te cuento un caso real: trabajé con un subcontratista que daba por hecho que le pagarían semanalmente, porque “así fue en su último trabajo”. Cuando no vio el ingreso el día acordado, llamó hecho una furia. El problema es que había firmado un contrato que especificaba pagos mensuales por valoración. Nadie le engañó, simplemente no lo leyó.
Fue directo a gritarle al aparejador, que sacó el contrato firmado como respuesta. El mismo contrato que había firmado deprisa para asegurarse el curro, pero que luego ni se molestó en revisar ni en devolver a tiempo.
La construcción funciona a base de liquidez. El dinero no está guardado en una cuenta esperando a que lo cobres: circula del banco al promotor, del promotor al cliente, del cliente al contratista y, por último, al subcontratista. Si no te han pagado, es muy probable que el de arriba tampoco haya cobrado aún. Así es como está montado este negocio.
El dinero es caro y necesita moverse para que los proyectos sigan siendo rentables. No se trata de remar contracorriente, sino de aprender a surfear la ola.
Moraleja: lo que vale es lo que pone el contrato. Si no te convencen las condiciones, negocia antes de firmar. Y si no hay margen de cambio, pregúntate si puedes permitirte esperar tanto. Si la respuesta es no, lo mejor que puedes hacer es apartarte a tiempo.
Manos a la obra
Factura como un profesional
Si me dieran un euro por cada vez que he tenido que lidiar con un subcontratista enfadado por una factura sin pagar… solo para descubrir que la factura era incorrecta, incompleta o, en algunos casos, ni siquiera se había entregado, ya tendría otra cuenta bancaria.
Por el contrario, también sé lo que es trabajar con subcontratistas organizados, que presentan toda su documentación a tiempo y, como resultado, cobran puntualmente. Y seamos sinceros: ¿no es en ese grupo donde querrías estar tú también?
Nos ha pasado a todos. Pasas la semana entera gestionando obra, coordinando equipos, tratando con el cliente, pidiendo materiales… y cuando llega el final de mes, toca hacer la factura a toda prisa desde el asiento de la furgoneta. Lo urgente gana a lo importante.
Pero para un contratista, recibir una factura mal hecha es de lo más frustrante. Genera retrasos, preguntas, correos que van y vienen… y al final, nadie sale ganando.
Si de verdad quieres cobrar a tiempo, necesitas tener claros los básicos y asegurarte de que estás haciendo las cosas bien desde el principio:
- Incluye todos los detalles: Incluye el nombre del trabajo, la referencia del contrato y el desglose del trabajo realizado. Facilitar la vida del contratista general le facilitará a su vez la suya.
- Pregunta: Averigua de antemano si el contratista general tiene un formato preferido para las facturas. Si no es así, pregunta qué información debe figurar en ellas (códigos fiscales, separación de mano de obra y material, etc.). Consíguelo por escrito para que, si más adelante te preguntan al respecto, puedas demostrar que has comprobado estos detalles con antelación.
- Haz que sea sencillo: Utiliza un formato sencillo y fácil de leer. Sé que en el mundo actual nos encanta estampar nuestra marca en todo, lo cual es estupendo para los negocios, pero no exageres. Muchos contratistas utilizan ahora programas informáticos para leer y extraer automáticamente la información de facturación de las facturas, y si tienes tres páginas de imágenes y gráficos, puede complicar las cosas. Hazlo sencillo.
- Revisa bien: Asegúrate de que no haya errores: un dígito equivocado o la falta de un número de referencia pueden convertir una tarea sencilla en compleja. Además, si envías documentación con errores, ¿qué le dice eso al cliente sobre tu trabajo?
- Pruebas: Si has acordado pagos escalonados, adjunta fotos del progreso. No les des ningún motivo para retrasarse. De nuevo, se trata de facilitar las cosas a todos los implicados. Cuanto más fácil se lo pongas al cliente, menos posibilidades habrá de que las cosas vayan mal.
- Y por el amor de Dios: ¡Envía la factura a la persona adecuada! No hay nada que retrase más los pagos que una factura en la bandeja de entrada de alguien que dejó la empresa hace seis meses. Una vez trabajé con un subcontratista que se quejaba de que no le pagaban las facturas. Resultó que las había estado enviando por correo electrónico a su cuñado, que tenía el mismo nombre de pila.
Además, en el panorama actual contamos con una gran cantidad de aplicaciones digitales que nos ayudan con la facturación, el control horario y todos los elementos del ciclo de vida financiero. Utilízalas: tu cuenta bancaria te lo agradecerá.
Mantente al día de las solicitudes de pago
Si trabajas bajo un sistema de pago basado en la valoración, tienes que ser proactivo.
No esperes que el contratista principal te persiga para pedirte la documentación: no lo va a hacer. Si hay una fecha límite para presentar la solicitud de pago y no la cumples, la responsabilidad es solo tuya. Y ya sabes lo que eso significa: esperar otro mes entero para que lo tramiten.
Y si además hace falta una inspección para aprobar la valoración, asegúrate de que el trabajo esté terminado y se vea impecable. No des pie a que digan “tenemos que revisarlo con más detalle”.
En este sector, las decisiones se pueden volver duras muy rápido, así que lo último que necesitas es dar excusas. El día de la visita, que todo esté recogido, limpio y bien presentado. Como si fuera un escaparate.
Una vez me llamó un subcontratista agobiado porque no había cobrado. Le pregunté si había presentado su solicitud a tiempo. ¿Sabes qué me dijo? “No sabía que tenía que hacerlo”.
Resultó que su contrato exigía presentar la valoración antes del día 20 de cada mes… y cuando se dio cuenta, ya era día 25. Técnicamente, había perdido el turno. Por suerte para él, el aparejador estaba de buen humor y le hizo el favor. Pero esa vez salió ileso por los pelos.
Haz un seguimiento desde el principio y de manera constante
En la construcción, ya sabes cómo va: el que no llora, no mama. No esperes a que se pase la fecha de vencimiento para actuar. Así que empieza a dar un toque al cliente con tiempo.
Un seguimiento educado una semana antes del plazo mantiene tu factura en su radar y, además, le deja claro que estás pendiente.
No temas parecer insistente. En este sector, hacer seguimiento no solo es habitual, sino que suele ser bien visto: habla de tu seriedad financiera y tu compromiso con el negocio.
Si el pago se retrasa, sube el tono. Empieza con un recordatorio formal por escrito. Si no obtienes respuesta, haz una llamada. ¿Sigues sin noticias? Preséntate en la oficina. Nada acelera más el proceso que un subcontratista esperando tranquilo en recepción, con un café en la mano y una pregunta directa sobre su factura.
Conocí a un tipo que tenía su táctica: el “Especial del viernes por la tarde”. Si tenía facturas vencidas, aparecía cada viernes en la oficina del contratista principal, se sentaba en recepción, charlaba con quien pasara por allí y se hacía notar. Más veces de las que imaginas, alguien de contabilidad encontraba un hueco para tramitar su pago.
¿Es ideal? No. ¿Es efectivo? Muchas veces sí. La clave es no desaparecer del mapa.
Eso sí, mantén siempre las formas. He escuchado historias de subcontratistas que cruzaron la línea y amenazaron con dañar su propio trabajo si no les pagaban. Grave error: solo conseguirás que te expulsen de la obra… y te vayas sin cobrar un céntimo.
Utiliza la cláusula «paga cuando te paguen» a tu favor
Esta cláusula permite al contratista principal retrasar el pago a los subcontratistas hasta que el cliente les haya pagado a ellos. En la práctica, traslada el riesgo de impago hacia abajo en la cadena: si el cliente se retrasa o se niega a pagar, tú te quedas esperando… indefinidamente.
Aunque en algunas regiones existen leyes que limitan o anulan estas cláusulas, todavía se utilizan con frecuencia para justificar retrasos en los pagos.
Si tu contrato incluye una cláusula de “paga cuando te paguen”, infórmate bien de cuáles son tus derechos.
En muchos lugares, este tipo de disposiciones no tienen más fuerza legal que una excusa, y no anulan las normativas de pronto pago. Si ves algo raro, empieza a buscar asesoramiento legal en tu zona cuanto antes.
Y recuerda: si el contratista general ya ha cobrado y aún así no te paga, el problema es suyo, no del cliente.
Charlie y otros trabajadores en el campo
Retenciones: no permitas que se queden el dinero indefinidamente
Las cláusulas de retención están pensadas para ofrecer garantías al cliente o al contratista principal: aseguran que los subcontratistas completarán el trabajo correctamente y se encargarán de cualquier defecto una vez finalizado el proyecto.
En la práctica, sin embargo, muchos saben que estas cláusulas pueden utilizarse como herramienta de presión para retener una parte injusta del pago final.
La mejor defensa frente a esto es tener claridad total sobre los importes retenidos y los plazos en los que deben liberarse. Cada factura o solicitud de valoración presentada debe reflejar claramente el saldo pendiente por retención, de modo que quede constancia escrita durante toda la obra.
Este historial documentado puede ser clave si el contratista general se niega a pagar: demuestra que estaba informado en cada fase del proyecto y que aceptó formalmente las cifras retenidas como parte de las certificaciones mensuales.
También es fundamental atender con rapidez y rigor cualquier reparación o defecto pendiente. Cumplir con estos requisitos refuerza tu posición cuando llegue el momento de liberar el importe retenido.
Y conviene recordar que las retenciones funcionan en ambos sentidos. Son un mecanismo para que el contratista general se asegure de que la obra no se abandona antes de tiempo.
He visto casos en los que no se aplicaban retenciones y, hacia el final del proyecto, algunos subcontratistas desaparecían sin terminar los últimos detalles, priorizando nuevos trabajos mejor pagados a cambio de renunciar a un 2,5%.
Comprender y respetar el propósito de las retenciones es clave para asegurarte de que las cobras íntegras y a tiempo.
Marca en tu calendario la fecha prevista para la devolución de la retención y empieza a hacer seguimiento antes de que venza. Si intentan retrasarla, exige explicaciones por escrito.
Guarda todos los certificados de finalización y confirmaciones de ausencia de defectos. Cuanto más se demore la devolución, más difícil será recuperarla.
Reduce costes para conseguir más ganancias
Cobrar a tiempo es importante, pero cobrar más es aún mejor. Reducir costes es, probablemente, la forma más efectiva de aumentar los beneficios. Un ahorro del 1% en los costes puede traducirse en un incremento mucho mayor en los beneficios.
Imaginemos que tienes una empresa de tejados y que, en un año, entregas $100,000 en trabajos. Supón que has obtenido $10,000 de beneficio, lo que representa un margen de beneficio del 10%.
Esto significa que has gastado $90,000 en mano de obra, materiales y otros gastos. Ahora bien, si logras ahorrar solo $10,000 en esos costes (lo que representa una reducción del 11%), tu margen de beneficio sube a $20,000. ¡Has duplicado tu beneficio neto!
Reiteremos: al reducir los costes en un 11%, tu beneficio neto ha aumentado un 100%.
Para obtener el mismo aumento de beneficios a través de un crecimiento de negocio, tendrías que duplicar tu volumen de trabajo y alcanzar unos ingresos de $200,000 para generar un beneficio de $20,000.
Esto demuestra el poder del ahorro de costes y por qué es una de las formas más rápidas y eficaces de incrementar los beneficios, en comparación con aumentar las ventas e ingresos.
Una de las formas más sencillas de reducir costes es optimizar el tiempo de trabajo de tu equipo. Una manera fácil de hacerlo es utilizar un software de control de asistencia para llevar un registro preciso de las horas trabajadas. Un seguimiento detallado evita las horas extra innecesarias y garantiza que solo se pague por el trabajo realmente realizado.
Además, estas herramientas pueden generar informes facturables que puedes enviar a tus clientes como prueba del trabajo realizado, lo que reduce significativamente las disputas sobre costes laborales.
En mi opinión, buscar áreas donde se puedan ahorrar costes es la forma más rápida en que un subcontratista puede aumentar su margen de beneficio, y las herramientas digitales hacen que todo esto sea más sencillo que nunca.
¿Estás en el peor escenario? Recurre a la justicia
Si, después de seguir todos los pasos previos, sigues sin cobrar, es hora de considerar escalar el asunto legalmente.
Los litigios en el sector de la construcción suelen estar gestionados por abogados, mediadores o especialistas en resolución de conflictos. Estos profesionales pueden redactar notificaciones legales, negociar acuerdos o representarte ante los tribunales si es necesario.
El primer paso debe ser consultar a un abogado o procurador especializado en litigios relacionados con pagos en la construcción. También puedes dirigirte a la junta local de licencias de contratistas o a una asociación comercial, que pueden orientarte sobre los mecanismos disponibles para la resolución de disputas.
Muchos contratos de construcción incluyen métodos alternativos de resolución de conflictos, como la adjudicación, el arbitraje o la mediación, que pueden ayudarte a obtener el pago sin recurrir a un litigio formal.
El tiempo necesario para resolver el problema depende del enfoque que elijas. Una carta de reclamación formal puede generar resultados en pocas semanas, mientras que los casos ante tribunales de menor cuantía podrían tardar unos meses.
Las acciones legales más complejas, como los embargos o las adjudicaciones, suelen llevar más tiempo. Sin embargo, los litigios son la vía más lenta y, a menudo, se prolongan durante meses o incluso años, por lo que deberían considerarse como último recurso.
Es crucial contar con una documentación adecuada. Guarda los contratos firmados, las facturas y las solicitudes de pago, ya que todo esto será útil en caso de un conflicto legal.
Los informes de control horario también pueden servir como evidencia clave, ya que demuestran las horas trabajadas. El uso de un software de control horario será de gran ayuda si necesitas probar tu caso en una disputa legal.
Además, asegúrate de conservar todos los correos electrónicos, recordatorios de pago, certificados de finalización de trabajo y órdenes de trabajo firmadas, ya que estos documentos refuerzan tu posición.
La vía judicial debe ser siempre el último recurso, pero a veces es la única opción. Muchos contratistas llegarán rápidamente a un acuerdo al ver que cuentas con la documentación que respalda tus reclamaciones. Actúa con rapidez, sé persistente y asegúrate de que tus contratos incluyan cláusulas que protejan tu derecho al cobro.
Conclusiones
Cobrar las facturas pendientes en el sector de la construcción no se limita únicamente a realizar el trabajo; también implica saber jugar el juego.
El esfuerzo y tiempo que inviertes en cada proyecto merecen ser remunerados adecuadamente, y, lamentablemente, a veces es necesario luchar por ello.
Gestiona tu negocio con profesionalismo, mantente organizado y no permitas que nadie te aproveche.
En definitiva, un subcontratista que se asegura de cobrar puntualmente es un subcontratista que logra mantenerse en el negocio.
