«El tiempo es dinero, sobre todo cuando se trata del cálculo de nóminas».
Esta es exactamente la razón por la que los empresarios realizan un seguimiento del tiempo de trabajo.
Este artículo profundiza en por qué es importante contabilizar bien las horas y cómo hacerlo bien.
En este artículo hablaremos de:
¿Por qué es importante calcular con precisión las horas de trabajo?
6 simples pasos para calcular las horas de trabajo con precisión
- Establece la hora de inicio y finalización.
- Convierte el tiempo en tiempo militar (24 horas).
- Transforma los minutos en decimales.
- Resta la hora de inicio de la hora de finalización.
- Descuenta cualquier tiempo de descanso no remunerado.
- Suma todas las horas facturables para la nómina.
Ejemplo del cálculo de las horas de trabajo
¿Cómo puedes registrar las horas de trabajo de los empleados?
- Hojas de horas en papel
- Software de control horario
- Reloj de fichaje mecánico
- Reloj de fichaje electrónico
¿Por qué es importante calcular con precisión las horas trabajadas?
Calcular con precisión las horas de trabajo es esencial por varias razones.Por un lado, asegura que los empleados sean remunerados de manera justa por su tiempo y esfuerzo.Un control horario preciso también permite a los empresarios llevar un registro exacto de los costes laborales, lo que les permite gestionar eficazmente los presupuestos y tomar decisiones informadas sobre la asignación de la mano de obra. Al detectar patrones de productividad y áreas de mejora, los directivos pueden crear un entorno de trabajo más eficiente. Y lo que es más importante, el seguimiento y cálculo precisos del tiempo de trabajo son cruciales para cumplir las leyes y normativas laborales. Puede ayudar a prevenir multas costosas, evadir disputas salariales y facilitar significativamente las auditorías.
6 simples pasos para calcular las horas de trabajo con precisión
Calcular las horas de trabajo no tiene por qué ser complicado. Si esta es tu primera vez calculando manualmente el tiempo de trabajo, solo tienes que seguir estos 6 simples pasos para saber cómo calcular el tiempo con precisión.
1. Establece la hora de inicio y finalización.
Empieza registrando las horas exactas de inicio y fin del periodo de trabajo. Esto debe incluir tanto la hora de entrada como la de salida. Asegúrate de anotar también la fecha, sobre todo si el periodo de trabajo abarca varios días.
2. Convierte el tiempo en tiempo militar (24 horas).
Ahora, debemos convertir esas horas de entrada y salida a la hora militar. Esto se refiere a un horario de 24 horas que elimina cualquier confusión entre AM y PM.
En la hora militar, 12:00 AM se representa como 00:00 horas, 1:00 AM es 01:00 horas, y así sucesivamente. Si la hora es la 1:00 PM o posterior, basta con sumar 12 a las horas para obtener la hora militar equivalente. Por ejemplo, las 15:30 se convierten en 15:30, y las 9:00 AM siguen siendo las 09:00.
3. Transforma los minutos en decimales.
Trabajar con decimales simplifica los cálculos. Convierte los minutos en decimales dividiendo el número de minutos entre 60. Por ejemplo:
- 15 minutos = 15/60 = 0.25 horas
- 30 minutos = 30/60 = 0.5 horas
- 45 minutos = 45/60 = 0.75 horas
4. Resta la hora de inicio de la hora de finalización.
Toma la hora de finalización (en el formato militar) y resta la hora de inicio (también en el formato militar) para determinar el total de horas y minutos de trabajo.
NOTA: Si la hora de finalización es anterior al tiempo de inicio, esto quiere decir que el turno se prolongó hasta el día siguiente.
5. Descuenta cualquier tiempo de descanso no remunerado.
Si los empleados no tienen derecho a descansos durante su turno de trabajo, descuenta la duración de sus descansos del total de horas calculadas en el paso 4. Asegúrate de cumplir con las leyes laborales y las políticas de la compañía con respecto a los tiempos y periodos de descanso remunerados y no remunerados.
6. Suma todas las horas facturables para la nómina.
Por último, suma el total de horas pagadas durante todo el periodo de pago. Suma las horas trabajadas cada día, teniendo en cuenta las horas extra si las hubiera. Este valor final representará con exactitud las horas de trabajo del empleado para ese periodo de pago específico.
Nota importante cuando se toma en cuenta las horas extras
Cuando se calcula el salario por horas de trabajo, es importante saber las reglas y regulaciones para las horas extra. El Ministerio de Trabajo y Economía Social define las horas extraordinarias como cualquier hora de trabajo que supere las 40 horas por semanas. Éstas son remuneradas con una tasa mayor a las horas normales. Si el total de horas exceden el máximo preestablecido, deberás incluir las horas extra en el sueldo total del empleado.
Para contabilizar las horas extraordinarias, determina el número de horas que exceden el límite y aplícale la tasa apropiada según las políticas de la empresa y las leyes laborales.
Ejemplo del cálculo de las horas de trabajo
Pongamos el siguiente ejemplo: un empleado registra su hora de entrada a las 9:00 AM y su hora de salida a las 5:30 PM. El cálculo debería ser el siguiente:
- Paso 1: Establece las horas de inicio y fin.
Hora de inicio: 9:00 AM, Hora de finalización: 5:30 PM
- Paso 2: Convierte la hora a hora militar (24 horas).
Hora de inicio: 09:00, Hora de finalización: 17:30
- Paso 3: Transforma los minutos en decimales.
Hora de inicio: 09:00, Hora de finalización: 17.50
- Paso 4: Resta la hora de inicio de la hora final.
17.50 – 09:00 = 8.50 horas
- Paso 5: Resta el tiempo de descanso no remunerado. Si el empleado tuvo un descanso no remunerado de 30 minutos (0,50 horas), réstalo:
8.50 – 0.50 = 8.00 horas
- Paso 6: Suma de todas las horas pagadas. Repite este proceso para cada día laborable del periodo de pago y, a continuación, suma todas las horas pagadas para obtener el total de horas trabajadas.
¿Cómo puedes registrar las horas de trabajo de los empleados?
Antes de calcular tus horas de trabajo, necesitarás un sistema fiable y eficiente para llevar un registro preciso de las horas. Aquí tienes varios métodos y herramientas para ayudarte a contabilizar las horas:
Hojas de horas en papel
Las hojas de horas tradicionales de papel y bolígrafo se han utilizado durante décadas para registrar las horas de trabajo de empleados. Cada empleado recibe una tarjeta física para anotar manualmente sus horas de entrada y salida. Los supervisores o el personal de RR.HH. revisan y contabilizan las horas al final de cada período de pago.
Ventajas
- Sencillo y rentable para las empresas pequeñas con un número limitado de empleados.
- No requiere una configuración tecnológica ni una capacitación.
Desventajas
- Propenso a errores por el registro y los cálculos manuales.
- Es difícil controlar la asistencia en tiempo real.
- Tramitación lenta y propensa a retrasos.
Software de control horario
Los software de control horario son una solución eficiente y precisa para registrar y calcular el tiempo en el trabajo. Estas herramientas virtuales se pueden instalar en los ordenadores o utilizarse por medio de aplicaciones basadas en la web o en dispositivos móviles. Lo mejor de los software de control horario es que pueden calcular automáticamente el salario de los empleados en base a la tarifa que hayas establecido. Un software de control horario de empleados como Jibble también incluye funciones completas de generación de informes y facturación. Y la mejor parte es que, ¡puedes disfrutar de estas funciones sin gastar un solo centavo!
Ventajas
- La automatización reduce los errores y ahorra tiempo en el procesamiento de nóminas
- El seguimiento en tiempo real le permite a los gerentes controlar la asistencia y las horas laborales.
- Genera informes detallados para obtener información de la productividad de los empleados y el seguimiento de proyectos.
Desventajas
- La configuración inicial y la formación pueden ser necesarias para los empleados y administradores.
Reloj de fichaje mecánico
Los relojes de fichar mecánicos son un método de control del tiempo que también se utiliza desde hace varios años en el lugar de trabajo. En este método, los empleados utilizan una tarjeta perforada física que introducen en el reloj para registrar sus horas de entrada y salida. A continuación, la máquina estampa la hora en la tarjeta.
Ventajas
- Fiable y durable, no depende de electricidad o de un software.
- Proporciona un registro en físico que puede servir como respaldo de los sistemas digitales.
Desventajas
- De manera parecida a las tarjetas de tiempo en papel, los relojes de fichaje son propensos a errores manuales y se deben revisar y calcular manualmente.
- Falta de funciones de seguimiento del tiempo e informes en tiempo real.
Reloj de fichaje electrónico
Los relojes de fichaje electrónicos son versiones modernas de los relojes mecánicos, pero utilizan tarjetas electrónicas en vez de tarjetas perforables. Los empleados deslizan su tarjeta electrónica para registrar de manera digital sus horas de entrada y salida.
Ventajas
- Son más precisas y eficaces que los relojes mecánicos y que las hojas de horas en papel.
- Se integra con los software de control horario, lo que permite una sincronización en tiempo real de datos e informes.
- Puede admitir otras funciones como verificación biométrica para una mayor seguridad.
Desventajas
- Los costes iniciales de instalación y la necesidad de mantenimiento continuo.
- Dependencia de la electricidad y posibles problemas técnicos
La elección del método para el control horario dependerá del tamaño de la empresa, las limitaciones de presupuesto y el nivel requerido de automatización. Para las empresas pequeñas con un número limitado de empleados, las hojas de horas físicas o los relojes de fichaje mecánicos podrían ser suficientes. Para las empresas más grandes, o las que buscan un seguimiento del tiempo más preciso y automatizado, los software de control horario ofrecen soluciones más avanzadas y eficientes.
Conclusiones
Seguir y calcular con precisión el tiempo de trabajo es esencial tanto para los empresarios como para los empleados. Con los 6 sencillos pasos que has aprendido, ahora dispones de un método fiable para garantizar la equidad y la precisión en tus registros horarios. También puedes optar por omitir el proceso manual con la ayuda de un software de control de tiempo y asistencia, que calcula automáticamente el total de horas de trabajo de los empleados basándose en las horas de entrada y salida. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce las posibilidades de error humano en el proceso de cálculo.
Acuérdate, la precisión en el control horario mejora la eficiencia y fomenta la confianza y la transparencia entre los empleadores y los empleados. Así que hazte cargo de tus registros del tiempo utilizando estos claros pasos y aprovecha un ambiente laboral más organizado y productivo.
