A medida que las organizaciones se esfuerzan por optimizar la productividad y el rendimiento de la plantilla, una gestión eficaz del tiempo es crucial para el éxito. Las aplicaciones de fichaje han surgido como herramientas inestimables para controlar, registrar y gestionar las horas de trabajo de los empleados. Esta completa guía explora el concepto de las aplicaciones para fichar, profundizando en sus funcionalidades, ventajas y cómo agilizan los procesos relacionados con el tiempo, proporcionando a las empresas una mayor precisión, cumplimiento y eficiencia general.
Este artículo abarca:
- ¿Qué es una aplicación para fichar y cómo funciona?
- Ventajas de usar una aplicación para fichar en tu empresa
- ¿Qué desventajas tiene una aplicación para fichar?
- Cómo cumplir las leyes laborales con una aplicación para fichar
- Cómo elegir la aplicación para fichar más conveniente para tu negocio
¿Qué es una aplicación para fichar y cómo funciona?
Una aplicación para fichar es un software diseñado específicamente para registrar con precisión las horas de trabajo de los empleados. Sirve como sustituto digital de los sistemas tradicionales de fichaje, permitiendo a los empleados registrar cómodamente sus horas de entrada y salida, descansos y horas extras por medios electrónicos.
A medida que las empresas han ido adoptando soluciones digitales como estas, estas aplicaciones han ganado popularidad debido a su perfecta integración. Estas aplicaciones se han convertido en herramientas indispensables, capaces de agilizar los procesos relacionados con el tiempo, las nóminas y en general la gestión de la plantilla.
La evolución de los sistemas de control horario
El control horario tiene una larga historia, que se remonta al siglo XIX, cuando los empresarios utilizaban toscos relojes mecánicos para registrar a mano las horas de trabajo de los empleados. A medida que la tecnología evolucionó, esos relojes fueron sustituidos por sistemas electrónicos y digitales.
En la actualidad disponemos de una gama de sistemas modernos de control horario, entre los que destacan: las aplicaciones de control horario basadas en la nube. Este maravilloso recurso tecnológico destaca por su fácil accesibilidad, el almacenamiento seguro de datos y la facilidad de integración en todos tus dispositivos y ubicaciones. El control del tiempo ha avanzado mucho, y nunca ha sido tan fácil ni tan eficaz.
Ventajas de usar una aplicación para fichar en tu empresa
- Permiten el trabajo a distancia: las aplicaciones para fichar permiten a los trabajadores registrar sus horas de trabajo desde cualquier lugar, lo que facilita un control eficaz del tiempo de los equipos distribuidos.
- Facilitan el pago de nóminas: los software para fichar suelen integrarse con varios sistemas de pago de nóminas. Esto ayuda a garantizar un cálculo adecuado de los salarios de los empleados en función de sus horas trabajadas y también proporciona un pago puntual.
- Cumplimiento de la legislación laboral: estos sistemas ayudan a las empresas a cumplir la legislación laboral mediante el registro exacto de las horas de trabajo de los empleados. Así se garantiza el pago correcto de salarios y el cálculo de las horas extraordinarias.
- Eliminan el robo de tiempo: los sistemas de autenticación biométrica y el seguimiento por GPS, garantizando que los empleados sólo puedan fichar con sus identificadores individuales y únicos.
¿Qué desventajas tiene una aplicación para fichar?
Aunque los software de control horario han contribuido positivamente a la productividad de millones de empresas y particulares, en aras de ofrecer una visión completa, pueden tener algunos aspectos negativos asociados. Entre ellos se incluyen:
- Cuestiones relacionadas con la privacidad: los empleados pueden sentir que su intimidad se ve comprometida, ya que algunas aplicaciones de control horario tienen funciones de seguimiento por GPS que controlan su ubicación durante las horas de trabajo.
- Microgestión: una supervisión excesiva a través de las aplicaciones de control horario puede hacer que los empleados se sientan microgestionados, lo que puede afectar a su motivación y satisfacción laboral.
- Problemas técnicos: los fallos técnicos o tiempos de inactividad de la aplicación pueden dar lugar a imprecisiones, lo que puede provocar discrepancias en las nóminas e insatisfacción de los empleados.
Cómo cumplir las leyes laborales con una aplicación para fichar
Las aplicaciones para fichar son herramientas extraordinariamente útiles para las empresas a la hora cumplir con los requerimientos legales entorno al mundo laboral.
En muchos países, como en España, ya se están implementando regulaciones que exigen a las empresas españolas el uso obligatorio de estos softawares para el registro de la jornada laboral.
La mayoría de estas aplicaciones están equipadas con funciones que permiten a las empresas gestionar las horas de trabajo de los empleados, garantizando el cumplimiento de estas leyes laborales porque permiten llevar un registro preciso de los datos y automatizar los cálculos.
Seguimiento preciso del tiempo
Las aplicaciones para fichar garantizan el registro correcto de las horas de trabajo de los empleados de acuerdo con la legislación laboral. Según la normativa relacionada con los derechos de los trabajadores, estos deben recibir al menos el salario mínimo interprofesional que les corresponde por el trabajo realizado.
Con estas aplicaciones, las empresas se aseguran de garantizar a sus empleados un pago justo por las horas trabajadas, evitando riesgos insuficientes o disputas salariales que son bastante frecuentes cuando se lleva un control manual del tiempo.
Gestión eficaz de las horas extraordinarias
Otro aspecto sensible relacionado con las hora de trabajo y las nóminas son las horas extraordinarias, que pueden resultar controversiales si no están bien registradas y las condiciones del contrato no están claras.
Las horas extraordinarias, coloquialmente llamadas “horas extra” son aquellas horas que un trabajador realiza más allá de su jornada laboral ordinaria, que habitualmente es de 40 horas. Según la normativa, cualquier tiempo trabajado por encima de estas 40 horas tendrá consideración de «hora extra».
Las leyes laborales sobre las horas extraordinarias son muy claras en cuanto a su medición y su valor. Así que en este punto, las aplicaciones para fichar vuelven a convertirse en una mano amiga de la que tirar.
Si ya es complicado para muchas empresas llevar un control horas eficiente, hacer un seguimiento las horas extras correcto y llevar un registro se puede convertir en todo un reto. Con este tipo de sistemas digitales, se controla de manera automática, sin que los gestores tengan que intervenir manualmente, lo que también es un respaldo ante cualquier litigio legal.
Transparencia y disponibilidad
Otro de los requerimientos de las leyes actuales entorno a los registros de las horas trabajadas por los empleados es la transparencia de estos registros y su nivel de accesibilidad.
En España, deben ser accesibles para todas las partes interesadas. Es decir, los trabajadores, sus representantes sindicales, los empresarios o empleadores. Estos sistemas digitales permiten además el acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Es decir, los inspectores podrán revisar los registros de horas de trabajo sin necesidad de estar físicamente en las instalaciones de la empresa.
Una aplicación de control horario integral, es una solución segura y fiable que garantiza la disponibilidad de registros exhaustivos y agiliza los procesos de inspección y auditoría o cualquier tipo de comprobaciones requeridas por las autoridades correspondientes.
Para saber más sobre el funcionamiento y los requisitos generales sobre el registro digital y la transparencia de las horas registradas, te recomiendo leer nuestro artículo sobre la Ley de Fichaje Digital Obligatorio.
Cómo elegir la aplicación para fichar más conveniente para tu negocio
Elegir una u otra aplicación para fichar dependerá sobre todo de las necesidades específicas de control del tiempo de tu equipo y del perfil de tu empresa. También debes tener en cuenta las características de tu sector. Por ejemplo, si trabajas en la construcción y tus trabajadores necesitan fichar desde el campo, puede que te interesen funcionalidades determinadas como las geovallas o la localización por GPS.
Sin embargo hay un conjunto de características que son innegociables, tienen que estar sí o sí. Estas son algunas de ellas:
Interfaz fácil de usar
Una interfaz fácil de usar hace que el registro de entrada y salida sea sencillo para los empleados. Con funciones intuitivas y un diseño sencillo, la aplicación permitirá a tu equipo gestionar sus horas de trabajo fácilmente.
Integración de nóminas
La integración de la nómina es un factor a tener en cuenta. Sincronizar el sistema de fichaje y el sistema de nóminas garantiza cálculos salariales precisos sin necesidad de introducir datos manualmente.
Compatibilidad del software
Asegúrate de que estás familiarizado con el resto de herramientas que se utilizan en tu empresa. Identifica qué aplicación de fichar puede integrarse con cualquier aplicación que utilices actualmente.
Atención al cliente fiable
Contar con un servicio de atención al cliente receptivo es esencial a la hora de elegir la aplicación adecuada. Tanto si se trata de una pregunta rápida como de un fallo técnico. Disponer de un equipo de expertos a tu lado aporta mucha tranquilidad.
Reflexiones finales
Las aplicaciones de fichaje no son sólo herramientas para controlar las horas, sino recursos esenciales para las empresas que se esfuerzan por optimizar la productividad y en un entorno de trabajo ameno. Con el desarrollo tecnológico, estas aplicaciones también irán creciendo en nuevas funcionalidades y mejores ventajas para empresarios y empleados.
Tanto si es una pequeña empresa emergente o si ya tienes cierto recorrido en el mercado, siempre es un buen momento para implementar una de estos softwares y pasar al siguiente nivel.
