Δεν υπάρχει γενική ανάγκη να καταγράφετε τις ώρες εργασίας των υπαλλήλων σας και σε πολλές περιπτώσεις η καταγραφή του χρόνου εργασίας μπορεί να είναι και άσκοπη. Η καταγραφή του χρόνου είναι μία από τις διάφορες πιθανές λύσεις. Εάν δεν έχετε πρόβλημα από αυτή την άποψη, τότε ίσως να μην χρειάζεστε μια λύση παρακολούθησης χρόνου.
Έτσι, το πρώτο βήμα είναι να εντοπίσετε τα προβλήματα που έχετε όσον αφορά τη διαχείριση των υπαλλήλων σας. Εάν οι ΚΔΤ είναι σαφείς και επιτυγχάνονται, τότε η παρακολούθηση του χρόνου μπορεί να μην σας είναι χρήσιμη. Ωστόσο, η πραγματικότητα είναι ότι στα περισσότερα επαγγέλματα η γνώση όλων των KPIs που καλύπτουν όλες τις πτυχές ενός εργασιακού έργου και στη συνέχεια ο καθορισμός λογικών KPIs δεν είναι τόσο εύκολο όσο πολλοί νομίζουν.
Όχι, δεν είναι καθόλου απαραίτητο να χρησιμοποιείτε λογισμικό χρονομέτρου, αλλά η χρήση του θα μπορούσε να κάνει τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη και έτσι να εξοικονομήσετε κόστος και να ελαχιστοποιήσετε τα λάθη, ειδικά για μεγαλύτερους οργανισμούς όπου η διαχείριση του χρόνου μπορεί να γίνει εφιάλτης.
Ναι. Συμφωνώ, η δωρεάν επιλογή δεν θα λειτουργήσει για όλους, αλλά είναι απολύτως μια βιώσιμη λύση. Για παράδειγμα, με το Jibble, η συντριπτική πλειονότητα των χρηστών μας δεν πληρώνει ποτέ ούτε ένα σεντ και εξακολουθεί να επωφελείται από σημαντικές λειτουργίες καταγραφής χρόνου που κάνουν μεγάλη διαφορά στη διαχείριση του χρόνου και της εργασίας σας.
Το πρώτο υπονοεί ότι το λογισμικό παρακολουθεί τον χρόνο, ενώ το δεύτερο υπονοεί την κατασκευή φύλλων εργασίας, αλλά δεδομένου ότι σχεδόν όλα τα λογισμικά παρακολούθησης χρόνου εξάγουν τα δεδομένα παρακολούθησης χρόνου σε φύλλα εργασίας, και σχεδόν όλα τα λογισμικά φύλλων εργασίας λαμβάνουν τα δεδομένα τους από τον παρακολουθούμενο χρόνο, στην πράξη δεν υπάρχει διαφορά μεταξύ των δύο.
Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου είναι ένας ευρύς όρος για το λογισμικό που παρακολουθεί τον χρόνο και μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο για τους υπαλλήλους που εργάζονται στο γραφείο όσο και για τους επιτόπιους υπαλλήλους. Το πρόγραμμα παρακολούθησης χρόνου είναι ένα υποσύνολο του προγράμματος παρακολούθησης χρόνου, και δεδομένης της λέξης “παρακολούθηση” υπονοεί ότι είναι για επιτόπιους υπαλλήλους – κανονικά δεν θα χρησιμοποιούσατε λογισμικό παρακολούθησης χρόνου για υπαλλήλους γραφείου.
Ακολουθούν ορισμένες ερωτήσεις και απαντήσεις σχετικά με τον χρόνο και τη συμμετοχή.
Το αν πρέπει ή όχι να καταγράφετε τις οθόνες των φορητών υπολογιστών των υπαλλήλων σας είναι ένα σύνθετο ερώτημα χωρίς απλή απάντηση. Υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη σας, όπως ο σκοπός της καταγραφής, οι πολιτικές και οι διαδικασίες της εταιρείας και η νομοθεσία της χώρας σας.
Παρόλο που η καταγραφή οθόνης έχει πιθανά οφέλη, όπως η αύξηση της διαφάνειας, η αύξηση της λογοδοσίας και η βελτίωση της εστίασης, είναι σημαντικό να εξετάσετε αν αυτό ευθυγραμμίζεται με τις βασικές αξίες και τους στόχους της εταιρείας σας.
Εάν αποφασίσετε να καταγράψετε περιεχόμενο οθόνης, σας ενθαρρύνουμε να έχετε ανοιχτή και ειλικρινή επικοινωνία με την ομάδα σας. Εξηγήστε τους λόγους, τονίστε τα οφέλη και, κυρίως, ζητήστε την εθελοντική συγκατάθεση των μελών της ομάδας σας. Αυτό θα συμβάλει στη δημιουργία ενός περιβάλλοντος εμπιστοσύνης και συνεργασίας.
Στην Jibble, πιστεύουμε ότι ο καλύτερος τρόπος για την αύξηση της παραγωγικότητας είναι η ιεράρχηση των εργασιών και των έργων και όχι η παρακολούθηση των εργαζομένων καθ’ όλη τη διάρκεια της ημέρας. Ωστόσο, αναγνωρίζουμε ότι η καταγραφή οθόνης μπορεί να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο και την προσφέρουμε ως προαιρετικό χαρακτηριστικό για την κάλυψη διαφορετικών αναγκών.
Σε γενικές γραμμές, όχι, ένας εργοδότης δεν μπορεί να υποχρεώσει έναν εργαζόμενο να χρησιμοποιεί μια εφαρμογή στο κινητό του, εκτός αν αυτό αναφέρεται ρητά στη σύμβαση. Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις ο εργοδότης και ο εργαζόμενος πρέπει να έχουν κάποιο επίπεδο “δούναι και λαβείν” για να έχουν καλή εργασιακή σχέση, και ένας εργαζόμενος που απαντά στο κινητό του ή το χρησιμοποιεί για την παρακολούθηση του χρόνου, αν του ζητηθεί, κανονικά θεωρείται λογικό.
Ναι, αν γίνει μικροχρονομέτρηση, όχι αν τα οφέλη της επικοινωνούνται καλά, και αυτή η επικοινωνία σημαίνει να μεταφερθεί στους εργαζόμενους πώς βοηθάει τόσο τον εργαζόμενο όσο και τον εργοδότη.
Αν καταγράφετε την οθόνη των υπαλλήλων σας χωρίς καν να τους το πείτε, ναι, αυτό μοιάζει πολύ με κατασκοπεία. Αλλά το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου σπάνια χρησιμοποιείται με αυτόν τον τρόπο, και η παρακολούθηση χρόνου που γίνεται σωστά δεν πρέπει να έχει καν το στοιχείο της κατασκοπείας.
Δεν υπάρχουν πολλές δωρεάν εφαρμογές φύλλου χρόνου, αλλά κάθε εφαρμογή φύλλου χρόνου βγάζει τα χρήματά της χρεώνοντας για προαιρετικές αναβαθμίσεις.
Η επικοινωνία είναι πολύ σημαντική, καθώς και ο καθορισμός των προσδοκιών. Για το ωρομίσθιο προσωπικό, θα πρέπει να εξηγήσετε ότι η παρακολούθηση του χρόνου αφορά τόσο την προστασία του ίδιου όσο και της εταιρείας. Η παρακολούθηση του χρόνου σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι πληρώνονται δίκαια και οι εργοδότες πληρώνουν δίκαια. Για το προσωπικό που αμείβεται με σταθερό μισθό, θα πρέπει να εξηγήσετε την ανάγκη λογοδοσίας. Οι διευθυντές που δεν γνωρίζουν σε τι εργάζεται το προσωπικό τους τείνουν να μην προχωρούν πολύ μακριά.
Σε γενικές γραμμές, δεν έχει νόημα να παρακολουθείτε την παρουσία των υπαλλήλων σας που εργάζονται σε γραφεία, δηλαδή να παρακολουθείτε πόσες ώρες ήταν στο γραφείο τους, καθώς δεν επιτυγχάνει πολλά. Ωστόσο, αυτό που συχνά αξίζει να παρακολουθείτε είναι το πού πηγαίνουν οι ώρες, δηλαδή οι δραστηριότητες, τα έργα ή/και οι πελάτες. Χωρίς μια τέτοια βασική λογοδοσία, είναι σχεδόν αδύνατο να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τους περισσότερους υπαλλήλους που εργάζονται στα γραφεία.
Οι περισσότεροι προσπαθούν πράγματι να λύσουν το ίδιο πρόβλημα, δηλαδή να παρακολουθούν τον χρόνο των εργαζομένων. Ωστόσο, το καθένα έχει τη δική του εστίαση, διαφορετικές ενσωματώσεις λογισμικού, πλεονεκτήματα, τιμή και, ίσως το σημαντικότερο, το καθένα έχει διαφορετικά επίπεδα εκτέλεσης – μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου που δυσκολεύει τους υπαλλήλους να παρακολουθούν πραγματικά τον χρόνο, πρόκειται τελικά να προκαλέσει πολύ περισσότερα προβλήματα από όσα λύνει.
Ακολουθούν 5 βασικά πράγματα που πρέπει να αναζητήσετε σε μια λύση παρακολούθησης χρόνου:
- Εκμεταλλευτείτε την εμπειρία των υφιστάμενων χρηστών, οπότε κοιτάξτε τις κριτικές.
- Εάν ενσωματώνεται με εφαρμογές που ήδη χρησιμοποιείτε, θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο για το συγχρονισμό εργαζομένων και δεδομένων.
- Αν δυσκολεύεστε να πάρετε μια δωρεάν δοκιμή, και μάλιστα αν δεν σας προωθείται μια δωρεάν δοκιμή, αυτό θα πρέπει να σας σημάνει συναγερμό. Αν πρόκειται για εξαιρετικό λογισμικό, θα θέλουν να το δοκιμάσετε.
- Επικοινωνήστε με την υποστήριξη πελατών μερικές φορές για να τους δοκιμάσετε. Όταν έχετε πρόβλημα, η εξαιρετική υποστήριξη πελατών θα σας σώσει τη ζωή, μην την υποτιμάτε.
- Επιλέξτε μια εφαρμογή που δεν κάνει τίποτα άλλο εκτός από την παρακολούθηση του χρόνου, η εστίασή της σημαίνει ότι πιθανότατα θα κάνει πολύ καλύτερη δουλειά από τις γενικές λύσεις HR.
Η παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων δεν είναι παράνομη σε καμία δικαιοδοσία στον κόσμο. Στην πραγματικότητα, σε πολλές, ίσως ακόμη και στις περισσότερες, ανεπτυγμένες χώρες η παρακολούθηση του χρόνου απαιτείται από το νόμο με κάποιο τρόπο, μορφή ή μορφή, για να προστατευθούν οι εργαζόμενοι από την υπερεργασία και να διασφαλιστεί ότι τους καταβάλλονται οι υπερωρίες που οφείλονται, αλλά η έλλειψη ενημέρωσης σημαίνει ότι οι νόμοι αυτοί σπάνια εφαρμόζονται.
Μπορεί να είναι, αλλά δεν χρειάζεται να είναι. Αν παρακολουθείτε τη συμμετοχή είναι απαραίτητο για να διασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι είναι στην ώρα τους ή για να γίνει σωστά η πληρωμή της μισθοδοσίας. Αν παρακολουθείτε τον χρόνο των υπαλλήλων γραφείου η καταγραφή των οθονών αγγίζει τα όρια της μικροδιαχείρισης. Η καταγραφή δραστηριοτήτων ευρείας βάσης αφορά απλώς τη γνώση του πού αναπτύσσονται οι ανθρώπινοι πόροι σας και είναι συνήθως απαραίτητη για τη διαχείριση.
Από το 2022, η Tesla χρησιμοποιεί το Jibble για την παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων.
Η μικροδιαχείριση των υπαλλήλων σε σημείο που να καταγράφονται οι οθόνες τους δεν είναι παλιάς σχολής, επειδή είναι μια σχετικά πρόσφατη καινοτομία, αλλά η ιδέα του να γνωρίζετε ακριβώς κάθε λεπτομέρεια για το τι κάνει το προσωπικό σας είναι πράγματι παλιάς σχολής. Αυτό απλά δεν είναι πια εφικτό. Ωστόσο, η χρήση μιας εφαρμογής παρουσίας υπαλλήλων ή ενός προγράμματος παρακολούθησης χρόνου για την ευρεία κατανόηση του πού πηγαίνουν οι ώρες των υπαλλήλων σας είναι ένα ουσιαστικό μέρος της αποτελεσματικής διαχείρισης.
Οι εργοδότες θα πρέπει να πείσουν τους υπαλλήλους τους για τη σημασία της χρήσης ενός συστήματος παρακολούθησης των ωρών εργασίας. Δεν είναι για να μπορείτε να τους μικροελέγχετε ή να τους κατασκοπεύετε, αλλά για να διασφαλίσετε ότι κατανέμεται επαρκής φόρτος εργασίας και για να εντοπίσετε και να αποτρέψετε σοβαρές περιπτώσεις επαγγελματικής εξουθένωσης. Για παράδειγμα, οι διευθυντές θα μπορούσαν να παρατηρήσουν ότι ο υπάλληλός τους δυσκολεύεται να ολοκληρώσει τα καθήκοντά του ή ξοδεύει περισσότερο χρόνο αλλά με μικρή έως καθόλου πρόοδο, τότε μπορεί να θελήσουν να συζητήσουν μαζί του ή να του προσφέρουν κάποια άδεια για να ανακάμψει.
Η παρακολούθηση του χρόνου είναι όντως μεγάλη επιχείρηση. Εκτιμούμε ότι η τρέχουσα αξία όλων των επιχειρήσεων λογισμικού παρακολούθησης χρόνου είναι της τάξης των 100 δισεκατομμυρίων δολαρίων, και θα άξιζε απόλυτα για την Google Alphabet αν μπορούσε να αρπάξει το 1/3 αυτού του ποσού.
Αλλά η παρακολούθηση χρόνου δεν αποτελεί μέρος της εστίασης της Google, δεν θα ταίριαζε καλά στην τρέχουσα προσφορά προϊόντων της και η παρακολούθηση χρόνου είναι στην πραγματικότητα ένας πολύ ευρύς χώρος που εξυπηρετείται καλύτερα από εξειδικευμένους παίκτες που στοχεύουν σε διάφορα τμήματα. Η Google δεν μπορεί να τα κάνει όλα, και έτσι τελικά θα ήταν πολύ δύσκολο για τη Google να κερδίσει αυτό το 1/3 του μεριδίου αγοράς ή έστω κοντά σε αυτό, και έχουν αυτά που θα θεωρούσαν πιο ενδιαφέροντα πράγματα για να επικεντρωθούν.
Το PTO σημαίνει Paid Time Off, το μεγαλύτερο μέρος του κόσμου εκτός των ΗΠΑ το αποκαλεί “άδεια”. Και έτσι ένα λογισμικό παρακολούθησης PTO είναι το ίδιο πράγμα με ένα λογισμικό παρακολούθησης αδειών.
Ναι, υπάρχει, και ονομάζεται Jibble. Το Jibble είναι 100% ΔΩΡΕΑΝ για τη συντριπτική πλειονότητα των επιχειρήσεων που το χρησιμοποιούν, δεν πληρώνουν ποτέ ούτε ένα σεντ, δεν χρειάζεται ποτέ να εισάγουν στοιχεία πιστωτικής κάρτας και μπορούν να το ακυρώσουν ανά πάσα στιγμή.
Όχι απαραίτητα, για μικρές ομάδες με πολύ βασικές ανάγκες ένας υπολογιστής ωρών εργασίας είναι ενδεχομένως το μόνο που χρειάζεστε.
Θα παρακολουθείτε τις δικές σας ώρες και θα χρησιμοποιείτε την αριθμομηχανή για να υπολογίζετε τον συνολικό αριθμό των ωρών μισθοδοσίας. Δεν χρειάζεται καν να δημιουργήσετε λογαριασμό.
Θα μπορούσατε να εκτυπώσετε υποδείγματα φύλλων εργασίας όπου θα καταγραφόταν ο χρόνος.