Nein. In manchen Situationen und Organisationen ist die Zeiterfassung sinnvoll, in anderen Situationen oder Organisationen nicht.
Bei Jibble gibt es bestimmte Teams, für die wir Zeit und Aktivitäten erfassen – zum Beispiel die, die nach Stunden bezahlt werden – und andere, für die wir das nicht tun. Für die meisten unserer Mitarbeiter ist das Wichtigste, was wir verfolgen, ihre Ergebnisse und Leistungen.
Das Wichtigste ist, dass du herausfindest, warum du die Arbeitszeit erfassen musst und wie du dabei vorgehst.
Für Mitarbeiter, die vor Ort sein müssen, z. B. in einem Restaurant, einem Krankenhaus, auf einer Baustelle usw., kann es sehr sinnvoll sein, die Anwesenheit zu überwachen, denn wenn die Mitarbeiter nicht da sind, können sie ihre Arbeit nicht erledigen.
Hier sind nur ein paar Systeme zur Zeiterfassung:
- Keine Überwachung, nur physische Anwesenheit.
- Das funktioniert gut für sehr kleine Teams.
- Stift und Papier
- Auch diese Methode eignet sich gut für kleine Teams, in denen die Arbeitszeit erfasst werden muss. Natürlich kann das System auch missbraucht werden.
- Kartenbasierte Stempeluhren
- Systematisch, aber missbrauchsanfällig: Es ist zeitaufwändig, die Daten von den Karten abzurufen, die Karten werden nicht gesichert, und das Ganze ist fehleranfällig. Auch dies könnte für kleine Organisationen gut funktionieren, in denen die Sichtbarkeit des Teams hoch ist.
- Elektronische (nicht cloudbasierte) Stempeluhren
- Sie sind in der Regel teuer in der Einrichtung, veralten schnell, die Daten sind nicht in Echtzeit verfügbar und werden nicht gesichert.
- Cloudbasierte Softwarelösung für die Arbeitszeit und Anwesenheit.
- Ja, wir verkaufen eine solche Lösung. Dies ist die Lösung der Zukunft, weil sie alle Probleme der anderen Systeme löst – deshalb sind sie so beliebt.
Ja, die meisten Zeiterfassungssysteme erstellen auch Stundenzettel, und die meisten bieten sie auch in verschiedenen Formaten an.
Nein. Neben der Verwaltung der Arbeitszeit von Mitarbeitern können Zeiterfassungssysteme auch zur Erfassung von Fehlzeiten oder Anwesenheitswerten bei verschiedenen Veranstaltungen und Diensten eingesetzt werden. Deshalb eignet sich Jibble auch perfekt für die Erfassung der Anwesenheit von Schülern und Studenten sowie von Kirchenbesuchern.
Der Begriff Zeiterfassungssoftware ist ein Oberbegriff für eine Software, die genau das tut, was sie sagt, nämlich die Arbeitszeit zu erfassen.
Das Wichtigste ist, dass sie sowohl für Mitarbeiter am Schreibtisch als auch für Mitarbeiter vor Ort verwendet werden kann.
Die Anwesenheit- und Arbeitszeiterfassung ist eine Unterkategorie der Zeiterfassung, und das Wort „Anwesenheit“ impliziert, dass sie für Mitarbeiter vor Ort gedacht ist.
Beim sogenannten „Buddy Punching“ bittet ein Beschäftigter einen anderen, für ihn ein- oder auszustempeln. Das ist nicht nur Betrug, sondern auch demotivierend für diejenigen, die dabei zusehen, wie ihre Kollegen bezahlt werden, ohne zu arbeiten.
Deshalb gibt es die biometrische Anwesenheitspflicht, die sich auf biologische Daten wie Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Stimme stützt (die wir noch nicht kennen). Kombiniert man das mit der Anwesenheitskontrolle an einem festen Ort oder mit dem GPS eines Telefons oder Tablets, werden sowohl die richtige Person als auch der Ort zur gegebenen Arbeitszeit erfasst.
Einige Systeme verwenden eine RFID- oder NFC-Kartenerfassung, aber natürlich sind Systeme, die Karten verwenden, anfällig für Buddy Punching (Einstempeln durch Kollegen). Das kann in einem gut sichtbaren Bereich, z. B. in einem Bereich mit Videoüberwachung, gut funktionieren. Andere Softwarelösungen verwenden Telefone anstelle von Karten, und obwohl die Telefone an die Kollegen weitergegeben werden können, werden sich viele dagegen sträuben, weil sie dann ihr eigenes Telefon nicht benutzen können. Jibble unterstützt diese Funktion mit einer „Gerätesperre“, die bedeutet, dass nur das eigene Telefon zum Ein- und Ausstempeln verwendet werden kann.
Ein Arbeitgeber kann einen Arbeitnehmer nicht dazu zwingen, eine App auf seinem Handy zu benutzen, es sei denn, dies ist ausdrücklich im Vertrag festgelegt.
In der Realität ist es jedoch so, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein gewisses Maß an Verständnis aufbringen sollten, um eine gute Arbeitsbeziehung aufrechtzuerhalten, und daher gilt es normalerweise als zumutbar, wenn ein Arbeitnehmer sein Handy beantwortet oder es zur Zeiterfassung nutzt, wenn er darum gebeten wird.
Es gibt nicht viele kostenlose Lösungen, aber die, die es gibt, verdienen Geld, indem sie für optionale Upgrades Gebühren verlangen.
Die Kommunikation ist sehr wichtig, ebenso wie die Festlegung von Erwartungshaltungen. Die Erfassung der Anwesenheit hilft nicht nur bei der Buchführung, sondern bedeutet auch, dass die Beschäftigten für ihre Zeit fair bezahlt werden. Und das ist eine wichtige Botschaft, die vermittelt werden muss.
Die meisten Lösungen versuchen in der Tat, das gleiche Problem zu lösen, nämlich die Arbeitszeit und die Anwesenheit der Mitarbeiter zu erfassen. Jede Lösung hat jedoch ihre eigenen Stärken, ihren eigenen Preis, ihre eigenen Methoden der Zeiterfassung und, was vielleicht am wichtigsten ist, ihre eigene Ausführbarkeit – eine Zeiterfassungssoftware, die es den Beschäftigten schwer macht, die Zeiterfassung durchzuführen, wird letztendlich mehr Probleme verursachen, als sie löst.
Außerdem solltest du bedenken, dass du mit der Anschaffung eines Anwesenheitstrackers nicht das Produkt kaufst, sondern in es investierst, denn das Produkt wird sich im Laufe der Zeit verändern und es ist schwierig, das System zu wechseln. Es lohnt sich also, darauf zu achten, dass das System immer besser wird und der Kundensupport schnell reagiert.
Die Arbeitszeiterfassung ist in allen Ländern der Welt völlig legal, da Arbeitgeber wissen müssen, wo sich ihre Mitarbeiter aufhalten.
In vielen Industrieländern ist die Arbeitszeiterfassung sogar in irgendeiner Form gesetzlich vorgeschrieben, um die Beschäftigten vor Überlastung zu schützen und sicherzustellen, dass sie alle fälligen Überstunden bezahlt bekommen.
Erfahre mehr über die Rechtmäßigkeit der Zeiterfassung in den USA in unserem umfassenden Leitfaden zur Erfassung der Arbeitszeiten.
Ja, denn die Urlaubserfassung und die Zeiterfassung bedingen sich gegenseitig.
Hier sind noch mehr Fragen zur Zeiterfassung, die du nicht zu stellen wagtest!
Du kannst auch die Jibble-Website besuchen, um mehr über die Zeiterfassung mit Jibble zu erfahren. Dort findest du umfassende Informationen über unsere Funktionen, Vorteile und darüber, wie unsere Zeiterfassungslösung deinen Arbeitsablauf optimieren kann.