Welche verschiedenen Arten von Berichten können exportiert werden?

Erstelle und exportiere verschiedene Arten von Berichten, um wertvolle Einblicke in die Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung deines Teams zu erhalten

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Article written by Melissa Spillett
Geschrieben von Melissa Spillett
Zuletzt aktualisiert am

15. Oktober 2024

Die Zeiterfassungssoftware von Jibble verschafft dir wertvolle Einblicke in die Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung deiner Belegschaft. Eine der wichtigsten Funktionen ist die Möglichkeit, verschiedene Arten von Berichten zu erstellen und zu exportieren, die dir dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die Lohnabrechnung zu optimieren und das Personalmanagement insgesamt zu verbessern.

Die Exportfunktion steht Besitzern, Administratoren und Führungskräften in den Premium- und Ultimate-Tarifen zur Verfügung. Allerdings gibt es Unterschiede bei den Exportberechtigungen. Führungskräfte können ausschließlich Daten für ihre verwalteten Mitglieder oder verwalteten Gruppen exportieren, während Besitzer und Administratoren die Möglichkeit haben, Daten für alle Mitglieder innerhalb der Organisation zu exportieren.

In diesem Leitfaden stellen wir dir die drei wichtigsten Arten von Berichten vor, die du in Jibble exportieren kannst, sowie verschiedene optionale Dateien, die exportiert werden können.

 

In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:

Stundenzettel-Berichte

Der Stundenzettel-Bericht bietet einen umfassenden Überblick über die Arbeitsstunden jedes Teammitglieds in einem bestimmten Zeitraum und enthält eine Aufschlüsselung der Lohnstunden, der regulären Stunden, der Überstunden, aufgeschlüsselt nach Überstundenart, der bezahlten Freizeitstunden und der abrechenbaren Gesamtbeträge. Dieser Bericht ist besonders nützlich für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Erfassung von Überstunden und die Sicherstellung einer korrekten Rechnungsstellung für Kunden.

Beim Export von Stundenzettel-Berichten wird standardmäßig der Team-Stundenzettel-Zusammenfassungsbericht heruntergeladen, in dem die Arbeitsstunden deines gesamten Teams auf einem einzigen Blatt angezeigt werden. Du kannst Filter auf die Berichte anwenden, um nur relevante Informationen anzuzeigen, z. B. die Daten einer bestimmten Gruppe, eines bestimmten Arbeitsplans oder eines bestimmten Teammitglieds.

Exporting timesheet reports on the web app

Neben den Zusammenfassungen der Stundenzettel kannst du beim Exportieren von Stundenzetteln auch andere optionale Dateien hinzufügen:

  • Liste der Stundenzettel (Unbearbeitete Stundenzettel)

Die Liste der Stundenzettel enthält in der Regel detaillierte Informationen aus den Stundenzetteln der einzelnen Mitarbeiter. In der Liste der Stundenzettel findest du einen detaillierten Überblick über den Inhalt.

  • Liste der Zeiteinträge (Unbearbeitete Zeiteinträge)

Die Liste der Zeiteinträge enthält in der Regel detaillierte Informationen über die einzelnen Zeiteinträge der Beschäftigten. Im folgenden Abschnitt über die Liste der Zeiteinträge findest du eine umfassende Aufschlüsselung des Inhalts.

  • Stundenzettel pro Mitglied in den einzelnen Reitern 

Diese Option steht nur im XLS-Format zur Verfügung. Du erhältst dann die Team-Stundenzettel auf einer Registerkarte oder einem Blatt und die einzelnen Stundenzettel der einzelnen Teammitglieder auf separaten Registerkarten oder Blättern. Diese Anordnung ermöglicht einen klaren und übersichtlichen Blick auf die Arbeitszeiten und die damit zusammenhängenden Daten jedes Mitglieds.

Die angezeigten Daten ähneln den Zusammenfassungen der Team-Stundenzettel und enthalten Details wie Lohnstunden, reguläre Stunden, Überstunden, aufgeschlüsselt nach Überstundenart, und bezahlte Freizeitstunden.

Hinweis: Die Gesamtsumme der fakturierbaren Beträge wird bei den einzelnen Stundenzetteln nicht angezeigt.

Berichte über die erfasste Arbeitszeit

Der Bericht über die erfasste Zeit bietet einen umfassenden Überblick über die Zeit, die für verschiedene Aktivitäten, Projekte und Kunden aufgewendet wurde, und enthält eine Aufschlüsselung der erfassten Stunden und der abrechenbaren Gesamtbeträge. Dieser Bericht dient als übersichtliche Zusammenfassung der Zeiteinteilung und -verwendung und erleichtert die Produktivitätsanalyse, das Projektmanagement, die Abrechnung mit Kunden und die Ressourcenzuweisung.

Beim Export von Berichten über die erfassten Arbeitszeiten wird standardmäßig der Bericht über die erfassten Arbeitszeiten des Teams heruntergeladen, der eine Aufschlüsselung der von deinem gesamten Team erfassten Stunden in einem einzigen Blatt enthält. Du hast die Möglichkeit, eine bestimmte Gruppe und einen Untergruppentyp auszuwählen, um die Daten zu organisieren und ein besseres Verständnis der Beziehungen zwischen den verschiedenen Komponenten zu erhalten.

Wenn du z. B. alle Aktivitäten nach einzelnen Mitgliedern aufschlüsseln möchtest, kannst du die Daten nach Aktivitäten gruppieren und sie dann nach Mitgliedern untergliedern.Exporting tracked time reports on the web app

Außerdem kannst du Filter auf die Berichte anwenden, um nur die wichtigsten Informationen anzuzeigen, z. B. die Daten einer bestimmten Gruppe, einer bestimmten Tätigkeit oder eines bestimmten Kunden. Beim Exportieren von Berichten über die erfasste Arbeitszeit kannst du zusätzliche Dateien mit einbeziehen:

  • Liste der Zeiteinträge (Unbearbeitete Zeiteinträge)

Die Liste der Zeiteinträge enthält in der Regel detaillierte Informationen über die einzelnen Zeiteinträge der Mitarbeiter. Im folgenden Abschnitt über die Liste der Zeiteinträge findest du eine umfassende Aufschlüsselung des Inhalts.

Berichte über die Anwesenheitszeiten

Der Anwesenheitszeit-Bericht bietet Einblicke in die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter und gibt Führungskräften und Vorgesetzten die Möglichkeit, Trends in der Anwesenheitszeit zu überwachen. Dazu gehören Vergleiche zwischen erwarteten und tatsächlichen Arbeitstagen, Aufzeichnungen über Fehlzeiten, verspätetes Einstempeln und frühes Ausstempeln, überschrittene Pausenzeiten und die kumulierten Fehlzeiten aufgrund dieser Faktoren.

Wenn du die Berichte über die Anwesenheitszeiten exportierst, wird standardmäßig der zusammenfassende Bericht über die Anwesenheitszeit deines Teams heruntergeladen, in dem die Arbeitszeiten und Anwesenheitsdaten deines gesamten Teams auf einem einzigen Blatt angezeigt werden. Wenn du mehrere Arten von Arbeitsplänen hast, werden die Anwesenheitszeiten in feste und flexible Arbeitspläne eingeteilt.Exporting attendance insights reports on the web app

Außerdem kannst du Filter auf den Bericht anwenden, um nur bestimmte Daten anzuzeigen, z. B. die Anwesenheitszeiten einer bestimmten Gruppe, eines bestimmten Arbeitsplans oder eines einzelnen Teammitglieds. Wenn du Anwesenheitszeit-Berichte exportierst, kannst du optional weitere Dateien hinzufügen, z. B.:

  • Zusammenfassung der Anwesenheitszeit pro Mitglied in einzelnen Registerkarten

Wenn du diese Option auswählst, erhältst du die Anwesenheitszeiten des Teams auf einer Registerkarte oder einem Blatt und die Anwesenheitszeiten der einzelnen Teammitglieder auf separaten Registerkarten oder Blättern.

Die angezeigten Daten ähneln der Zusammenfassung der Anwesenheitszeit des Teams und enthalten Details wie Fehlzeiten, zu spätes Einstempeln, zu frühes Ausstempeln, überschrittene Pausen und kumulierte Fehlzeiten.

Hinweis: Bei den einzelnen Anwesenheitszeiten werden keine Vergleiche zwischen erwarteten und tatsächlichen Arbeitstagen angezeigt.

  • Stundenzettel-Liste (Unbearbeitete Stundenzettel)

Die Stundenzettel-Liste enthält in der Regel detaillierte Informationen aus den Stundenzetteln der einzelnen Mitarbeiter. Im folgenden Abschnitt der Stundenzettel-Liste findest du einen umfassenden Überblick über deren Inhalt.

  • Liste der Zeiteinträge (Unbearbeitete Zeiteinträge)

Die Liste der Zeiteinträge enthält in der Regel detaillierte Informationen über die einzelnen Zeiteinträge der Mitarbeiter. Im folgenden Abschnitt über die Liste der Zeiteinträge findest du eine genauere Aufschlüsselung ihres Inhalts.

Optionale Dateien für Berichte

Je nach Berichtstyp kannst du optionale oder zusätzliche Dateien auswählen, die bei der Erstellung von Berichten einbezogen werden. Diese zusätzlichen Dateien können weiteren Kontext oder Details liefern, um die in den Berichten enthaltenen Informationen zu verbessern. Die beiden häufigsten Arten von optionalen Dateien sind:

  • Stundenzettel-Liste (Unbearbeitete Stundenzettel)

Die Liste mit den Stundenzetteln enthält in der Regel detaillierte Informationen, die auf den Stundenzetteln der einzelnen Mitarbeiter zu finden sind. Hier sind die üblichen Details aufgeführt:

  1. Datum & Tag: Das spezifische Datum und der Tag, für den die Stunden erfasst werden.
  2. Vollständiger Name & Mitgliedscode: Der Name des Arbeitnehmers, dessen Stunden erfasst werden, zusammen mit dem Code des Arbeitnehmers.
  3. Gruppe: Die Gruppe, der der Mitarbeiter zugewiesen ist.
  4. Führungskraft/Führungskräfte: Der Name der Führungskraft/Führungskräfte, die dem Mitarbeiter zugeordnet ist/sind.
  5. Erfasste Stunden: Die Gesamtzahl der von dem Mitarbeiter erfassten Stunden, einschließlich der Pausen.
  6. Geleistete Stunden: Die Gesamtzahl der vom Arbeitnehmer geleisteten Arbeitsstunden, ohne Pausen.
  7. Pausenstunden: Die Gesamtdauer der vom Arbeitnehmer genommenen Pausen, aufgeschlüsselt nach bezahlten und unbezahlten Pausen.
  8. Abzüge: Die Gesamtzahl der Stunden, in denen automatische Abzüge vorgenommen wurden, berechnet auf der Grundlage des festgelegten Schwellenwerts.
  9. Lohnstunden: Die Gesamtzahl der vom Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich regulärer Stunden, Überstunden und bezahlter Freizeit. Die Lohnstunden dienen als Grundlage für die Berechnung des Gesamtverdienstes eines Arbeitnehmers.
  10. Reguläre Stunden: Die Gesamtzahl der vom Arbeitnehmer geleisteten Arbeitsstunden, ohne Überstunden.
  11. Überstunden: Die Gesamtzahl der über die reguläre Arbeitszeit hinaus geleisteten Stunden, die auf der Grundlage des festgelegten Schwellenwerts berechnet und nach Überstundenart kategorisiert werden.
  12. Überstundensätze: Die Sätze für die einzelnen Überstundenarten, die auf der Grundlage des festgelegten Multiplikators berechnet werden.
  13. Bezahlte Freistellung: Die Gesamtzahl der Stunden, die der Arbeitnehmer für eine bezahlte Freistellung vergütet bekommt.
  14. Abrechenbarer Satz: Der Stundensatz, der auf die Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers angewandt wird, berechnet auf der Grundlage des festgelegten Abrechnungssatzes.
  15. Abrechenbarer Betrag: Die Summe aller abrechenbaren Arbeitsstunden des Arbeitnehmers, multipliziert mit dem abrechenbaren Stundensatz für diese Stunden.
  16. Erstes Einstempeln und letztes Ausstempeln: Die genauen Uhrzeiten, zu denen der Arbeitnehmer zu Beginn des Tages eingestempelt hat (zuerst eingestempelt) und zu denen er am Ende des Tages ausgestempelt hat (zuletzt ausgestempelt).
  17. Pausenbeginn & Pausenende: Die genauen Uhrzeiten, zu denen der Arbeitnehmer seine Pause(n) begonnen (Pausenbeginn) und beendet hat (Pausenende), aufgeschlüsselt nach Pausentyp.

 

  • Liste der Zeiteinträge (Unbearbeitete Zeiteinträge)

Die Liste der Zeiteinträge enthält in der Regel detaillierte Informationen über die einzelnen Zeiteinträge der Mitarbeiter. Hier sind die üblichen Details aufgeführt:

  1. Datum: Das genaue Datum, für das die Stunden aufgezeichnet werden.
  2. Vollständiger Name & Mitgliedscode: Der Name des Mitarbeiters, dessen Stunden erfasst werden, sowie der Code des Mitarbeiters.
  3. Führungskraft/Führungskräfte & Führungskraft-Code(s): Der Name der Führungskraft/Führungskräfte, die dem Arbeitnehmer zugeordnet ist/sind, sowie die Kennung der Führungskraft.
  4. Eintragstyp: Die Art des Zeiteintrags, wie z. B. Einstempeln, Ausstempeln und Pause machen.
  5. Zeit und Dauer: Die genaue Uhrzeit, zu der der Eintrag vorgenommen wurde, sowie die Dauer, die mit dem Eintrag verbunden ist.
  6. Pause & Pausentyp: Der Name der genommenen Pause und die Art der Pause, z. B. bezahlte oder unbezahlte Pause.
  7. Projekt & Projektcode: Das spezifische Projekt und der Projektcode, die mit dem Zeiteintrag verbunden sind.
  8. Projektstandort: Der Name des Ortes, der dem Projekt zugeordnet ist.
  9. Aktivität und Aktivitätscode: Die spezifische Tätigkeit und der Tätigkeitscode, die mit dem Zeiteintrag verbunden sind.
  10. Kunde & Kundencode: Der spezifische Kunden- und Mandantencode, der mit dem Zeiteintrag verbunden ist.
  11. Abrechenbarer Betrag: Die Summe aller abrechenbaren Stunden, die mit dem Zeiteintrag verbunden sind, multipliziert mit dem abrechenbaren Satz für diese Stunden.
  12. Notizen: Zusätzliche Kommentare oder Notizen, die dem Zeiteintrag hinzugefügt wurden.
  13. Einstempelndes Gerät & Gerätename: Die Art des Geräts, das der Arbeitnehmer benutzt, sowie der Name oder die Kennung des Geräts.
  14. Ort und Adresse der Einstempelung: Der Name des Ortes und die Adresse, an dem der Arbeitnehmer den Zeiteintrag erfasst hat.
  15. Autor & Autorencode: Die Person, die für den Zeiteintrag verantwortlich ist, zusammen mit der Code-Kennung der Person.
  16. Erstellt am: Das Datum und die Uhrzeit, zu der der Zeiteintrag ursprünglich erstellt oder erfasst wurde.
  17. Zuletzt bearbeitet von & Zuletzt bearbeitet am: Die Person, die den Zeiteintrag zuletzt bearbeitet hat, sowie das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung.
  18. Rolle: Die Rolle der Person, die für die Erstellung des Zeiteintrags verantwortlich ist, z. B. Besitzer, Admin, Führungskraft oder Mitglied.
  19. Position: Die Position, die der Mitarbeiter innerhalb der Organisation innehat.
  20. Aufgenommenes Selfie: Gibt an, ob ein Selfie-Foto als Teil des Zeiteintrags aufgenommen wurde.
  21. Offline-Modus: Gibt an, ob der Zeiteintrag erfasst wurde, während das Gerät offline war.
  22. Markiert: Gibt an, ob der Zeiteintrag für besondere Aufmerksamkeit oder Überprüfung markiert wurde, z. B. bei Pausenverletzungen oder falscher Gesichtserkennung.
  23. Zeitzone: Die Zeitzone, in der der Zeiteintrag aufgezeichnet wurde.
  24. Automatisches Ausjibbeln: Gibt an, ob der Ausstempeln-Eintrag über die automatische Aufzeichnung des Systems erfolgt ist.
  25. Modus für die mobile App: Gibt den Modus der mobilen App an, die bei der Erfassung des Zeiteintrags verwendet wurde, z. B. den persönlichen Modus oder den Kioskmodus.
  26. Name des Arbeitsplans: Der Name des zugewiesenen Arbeitsplans des Mitarbeiters.

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