Freizeitrichtlinien: Monatlicher Rückstellungsplan
Erfahre, wie du Freizeitrichtlinien mit einem monatlichen Rückstellungsplan umsetzen und verwalten kannst
Mit der Urlaubs-Tracker-Software von Jibble kannst du eine Richtlinie für bezahlte Freistellung mit monatlichen Rückstellungen erstellen, um festzulegen, wie die Freizeit auf monatlicher Basis verdient wird. In diesem Artikel erfährst du, wie die monatlichen Rückstellungspläne funktionieren und welche Möglichkeiten du hast, diese Pläne anzupassen.
In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:
Erstellen einer neuen Freizeitrichtlinie
- Logge dich in dein Jibble-Konto ein.
- Navigiere im Hauptmenü zum Bereich Freizeit & Urlaub.
- Klicke auf Freizeitrichtlinien, um deine Freizeitrichtlinien zu erstellen oder zu verwalten.
- Klicke auf Freizeitrichtlinie hinzufügen, um eine neue Freizeitrichtlinie zu erstellen.
- Benenne deine Richtlinie (z. B. „Jahresurlaub“, „Krankheitsurlaub“).
- Weise der Richtlinie Mitglieder und/oder Gruppen zu.
- Wähle im Feld Rückstellungsplan die Option Monatlich.
- Wähle ein Abgrenzungsdatum, das auf den monatlichen Rückstellungseinstellungen basiert, z. B. Benutzerdefiniertes Datum oder Beitrittsdatum.
- Gib die Anzahl der Urlaubstage ein, die den Arbeitnehmern pro Monat zustehen (z. B. 2 Tage oder 16 Stunden).
- Wähle aus, ob die Ansprüche zu Beginn oder am Ende des Monats angesammelt werden sollen. Weitere Informationen zu den monatlichen Rückstellungseinstellungen findest du weiter unten.
- Wenn du nicht möchtest, dass Feiertage als Urlaubstag angerechnet werden, aktiviere das Kontrollkästchen für Feiertage ausschließen.
- Wenn du nicht möchtest, dass Ruhetage als Urlaubstage angerechnet werden, aktiviere das Kontrollkästchen für Arbeitsfreie Tage ausschließen.
- Aktiviere das Kontrollkästchen Urlaubssalden können auf den nächsten Zyklus übertragen werden, wenn du die Übertragung von Urlaubssalden auf das nächste Jahr erlauben willst.
- Gib die Gesamtzahl der Tage oder Stunden ein, die übertragen werden können, sowie die Verfallszeit (1-12 Monate).
- Klicke auf Speichern, um den neuen Rückstellungsplan zu übernehmen.
Monatliche Rückstellungen einrichten
Du kannst zwischen zwei Arten von monatlichen Rückstellungsplänen wählen:
- Benutzerdefiniertes Datum: Bei diesem Rückstellungsplan wird der Urlaub jeden Monat an einem bestimmten Datum gewährt. Du kannst zum Beispiel „Tag 1 bis Tag 28 oder der letzte Tag des Monats“ wählen.
- Beitrittsdatum: Die Rückstellungen basieren auf dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters. Wenn deine Mitarbeiter eine Wartezeit durchlaufen müssen, bevor sie Urlaubsansprüche erwerben können, kannst du die Anzahl der Wartetage eingeben.
Sobald du das Rückstellungsdatum ausgewählt hast, legst du die Menge an Urlaub fest, die jeder Arbeitnehmer pro Monat verdient. Du kannst diesen Betrag in Tagen oder Stunden angeben. Außerdem kannst du wählen, ob dieser Anspruch angesammelt werden soll:
- Zu Beginn: Die Beschäftigten erhalten ihren monatlichen Anspruch zum festgelegten Datum (z. B. am 1. eines jeden Monats).
- Am Ende: Die Arbeitnehmer bauen ihren Urlaub im Laufe des Monats auf und erhalten ihn einen Tag vor dem Rückstellungsdatum des Folgemonats.
Beispiel 1: Benutzerdefiniertes Datum – Rückstellung zu Beginn
Rückstellungsplan: Benutzerdefiniertes Datum (Tag 1)
Anspruch: 1 Tag pro Monat
Abgrenzung: Zu Beginn
Nehmen wir an, heute ist der 15. März. Am 1. April (Tag 1 des Monats) erhöht sich der Urlaubssaldo eines jeden Mitarbeiters um 1 Tag. Wenn der 1. Mai gekommen ist, wird der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers um einen weiteren Tag erhöht.
Beispiel 2: Beitrittsdatum – Rückstellung am Ende
Rückstellungsplan: Beitrittsdatum
Anspruch: 2 Stunden pro Monat
Ansammlung: Am Ende
Ein Arbeitnehmer, der am 1. Juli beigetreten ist, erhält am 31. Juli (einen Tag vor dem nächsten Rückstellungsdatum) 2 Stunden Urlaub, da sich der Rückstellungsplan nach dem Eintrittsdatum richtet und die Rückstellung „Am Ende“ erfolgt. Am 31. August werden weitere 2 Stunden zum Urlaubsanspruch des Mitarbeiters hinzugefügt.
Beispiel 3: Beitrittsdatum – Rückstellung zu Beginn (mit Wartezeit)
Rückstellungsplan: Beitrittsdatum
Anspruch: 2 Tage pro Monat
Ansammlung: Zu Beginn
Wartezeit: 90 Tage
Nehmen wir an, ein Arbeitnehmer tritt am 1. April bei. In der Richtlinie ist eine 90-tägige Wartezeit für die Rückstellung mit einem Plan „Beitrittsdatum“ und der Rückstellung „Zu Beginn“ festgelegt.
Während der Wartezeit von April bis Juni sammelt der Arbeitnehmer keine Urlaubstage an. Am 30. Juni (90 Tage nach dem Beitritt) erhält der/die Arbeitnehmer/in jedoch den gesamten für die Wartezeit angesammelten Urlaub (6 Tage), und am 1. Juli wird der für Juli angesammelte Urlaub (2 Tage) hinzugefügt, also insgesamt 8 Tage. Am 1. August werden dem Arbeitnehmer weitere 2 Tage zu seinem Urlaubsanspruch hinzugerechnet.
Proration
Mit der Proration wird der Urlaubsanspruch für Arbeitnehmer angepasst, die während des monatlichen Rückstellungszyklus hinzukommen. Dies sorgt für Fairness, indem neuen Arbeitnehmern ein anteiliger Urlaubsanspruch entsprechend der verbleibenden Zeit im Zyklus gewährt wird. Die Formel für die Aufteilung lautet wie folgt:
Wenn der Anspruch „Zu Beginn“ angesammelt wird:
Anteiliger Urlaub = (Anzahl der Arbeitstage vom Eintrittsdatum bis zum Ende des Monats / Gesamtzahl der Tage im Monat) × monatlicher Anspruch
Hinweis: Bei den Berechnungen wird das Beitrittsdatum berücksichtigt.
Beispiel:
Wenn ein Arbeitnehmer am 15. Juli eintritt (mit 31 Tagen im Juli) und der monatliche Urlaubsanspruch 2 Tage beträgt, würde dein anteiliger Urlaub für Juli wie folgt aussehen:
Anteiliger Urlaub = (17 gearbeitete Tage) / (31 Tage im Juli) × 2 Tage = 1,10 Tage
Der Arbeitnehmer wird am 15. Juli einen Saldo von 1,10 Tagen unter der Freizeitübersicht sehen.
Wenn der Anspruch „Am Ende“ erworben wird:
Anteiliger Urlaub = Monatlicher Anspruch – [(Anzahl der Arbeitstage vom Monatsanfang bis zum Beitrittsdatum / Gesamttage im Monat) × Monatlicher Anspruch]
Hinweis: Bei den Berechnungen wird das Beitrittsdatum nicht berücksichtigt.
Beispiel:
Wenn ein Arbeitnehmer am 10. Juli eintritt (mit 31 Tagen im Juli) und der monatliche Urlaubsanspruch 16 Stunden beträgt, würde dein anteiliger Urlaub für Juli wie folgt aussehen:
Anteiliger Urlaub = 16 – [(9 Fehltage) / (31 Tage im Juli) × 16 Stunden] = 11,35 Stunden
Der Arbeitnehmer wird am 10. Juli einen Saldo von 11,35 Stunden unter der Freizeitübersicht sehen.