Anpassen der Einstellungen für Gruppen
Weise Aktivitäten einer Gruppe zu und passe die Einstellungen für die Zeiterfassung von Gruppen an
Durch die Gruppierungsfunktion können Mitglieder in definierten Gruppen zusammengefasst werden.
Zusätzlich zum Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern zu einer Gruppe kannst du Gruppen effektiv verwalten, indem du gruppenspezifische Aktivitäten zuweist und die Einstellungen für die Zeiterfassung an die Gruppe anpasst.
In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:
- Zuweisen von Gruppenaktivitäten
- Anpassen der Gruppeneinstellungen für die Zeiterfassung
- Massenbearbeitung von Gruppeneinstellungen
Zuweisen von Gruppenaktivitäten
Du kannst dir die einer Gruppe zugewiesenen Aktivitäten ansehen, indem du auf Personen > Gruppen > Gewünschte Gruppe auswählen gehst. Im linken Bereich wird eine Liste der zugewiesenen Aktivitäten für diese Gruppe angezeigt. Wenn keine spezifischen Aktivitäten zugewiesen sind, bedeutet dies, dass die Mitglieder der Gruppe Zugriff auf alle Aktivitäten haben. Standardmäßig werden alle unter „Aktivitätseinstellungen“ erstellten Aktivitäten allen Gruppen zugewiesen. Erfahre mehr über das Einrichten von Aktivitäten.
Der Gruppe zugewiesene Aktivitäten gelten für alle Gruppenmitglieder und müssen von diesen eingehalten werden. Gruppenleiter oder Administratoren können die einer Gruppe zugewiesenen Aktivitäten konfigurieren. Wenn Mitglieder der Gruppe einstempeln, können sie daher nur auf die ihrer Gruppe zugewiesenen Aktivitäten zugreifen und diese nutzen.
In unserem Leitfaden erfährst du mehr über die Zuweisung von Aktivitäten über die Registerkarte „Aktivitäten“.
Dies ist nützlich, wenn verhindert werden soll, dass Gruppenmitglieder bestimmte Aktivitäten nutzen.
Anpassen der Gruppeneinstellungen für die Zeiterfassung
Um die Einstellungen für die Zeiterfassung an eine bestimmte Gruppe anzupassen, anstatt die Standardeinstellungen der Organisation zu übernehmen, kannst du Richtlinien für die Zeiterfassung auf Gruppenebene konfigurieren. Navigiere dazu zu Personen > Gruppen > Wähle die gewünschte Gruppe aus > Klicke auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des linken Fensters.
Standardmäßig hält sich die Gruppe an die Standardeinstellungen der Organisation für die Zeiterfassung. Um benutzerdefinierte Einstellungen für eine bestimmte Gruppe festzulegen, deaktiviere das Kontrollkästchen „Standardeinstellungen der Organisation für die Zeiterfassung verwenden“. Wenn diese Option deaktiviert ist, haben die Einstellungen der Gruppe Vorrang vor den Standardeinstellungen der Organisation für die Zeiterfassung.
Beachte, dass das Überschreiben der Einstellungen für die Zeiterfassung der Organisation dazu führen kann, dass Gruppenmitglieder nicht mehr gemäß den festgelegten Richtlinien ein- und ausstempeln können.
Einstellungen für die Zeiterfassung auf Gruppenebene bieten vollständige Kontrolle darüber, wie Gruppenmitglieder ihre Zeit erfassen, und überschreiben die organisationsweiten Einstellungen. Diese umfassende Kontrolle erstreckt sich auf die folgenden Aspekte:
Die Einstellungen, die konfiguriert und auf die Zeiterfassungseinstellungen der Gruppe angewendet werden können, sind die folgenden:
- Geräteeinschränkungen: Lege fest, welche Geräte Gruppenmitglieder für die Zeiterfassung verwenden können.
- Stempeluhr-Einschränkungen: Lege fest, wie Gruppenmitglieder ein- und ausstempeln können.
- Screenshots: Erfasse die Gerätebildschirme der Teammitglieder beim Ein- und Ausstempeln über die Desktop-App von Jibble.
- Gerätesperre: Beschränk die Geräte, die Teammitglieder zum Ein- und Ausstempeln verwenden können
- Einschränkungen des Arbeitsplans: Definiere den Arbeitsplan, den Gruppenmitglieder einhalten müssen.
- Erinnerungen: Richte automatische Erinnerungen ein, um Gruppenmitglieder dazu zu ermutigen, ihre Arbeitszeiten konsequent zu erfassen.
- Automatisches Ausstempeln: Aktiviere das automatische Ausstempeln für Gruppenmitglieder nach einem bestimmten Zeitrahmen.
Alle auf Organisationsebene geltenden Richtlinien zur Zeiterfassung können angepasst und auf Gruppenebene angewendet werden. Unabhängig von der Konfiguration haben die Einstellungen zur Zeiterfassung auf Gruppenebene Vorrang vor den Standardeinstellungen der Organisation und sind für alle Gruppenmitglieder beim Ein- und Ausstempeln verbindlich.
Massenbearbeitung von Gruppeneinstellungen
Mit Hilfe der Massenbearbeitung können mehrere Gruppeneinstellungen effizient verwaltet werden. Mit dieser Funktion können Administratoren vorhandene Gruppenleiter, Aktivitäten, Arbeitspläne und Feiertagskalender für mehrere Gruppen gleichzeitig zuweisen oder ersetzen.
So führst du Massenbearbeitungen durch:
- Gehe zur Registerkarte Personen und wähle Gruppen aus.
- Verwende das Auswahlkästchen, um mehrere Gruppen auszuwählen.
- Klicke auf das angezeigte 3-Punkte-Menü und wähle Bearbeiten aus dem Dropdown-Menü aus.
- Diese Aktion öffnet eine Seitenleiste, in der du Folgendes aktualisieren kannst:
- Gruppenleiter:
- Wähle auf der Registerkarte Alle Gruppenleiter aus der verfügbaren Liste aus.
- Nach der Auswahl wird der Name der Führungskraft unter der Registerkarte Ausgewählt angezeigt.
- Du kannst auch die Optionen Suchleiste, Alle auswählen, Alle löschen und Abbrechen verwenden, um die Auswahl effizienter zu gestalten.
- Einstellungen überschreiben:
- Aktiviert (Optional): Ersetzt zuvor zugewiesene Führungskräfte durch die neu ausgewählten.
- Deaktiviert (Standard): Behält die bestehenden zugewiesenen Führungskräfte bei und fügt neue Auswahlen hinzu, ohne welche zu entfernen.
- Aktivitäten:
- Wähle die Registerkarte Alle aus, um Aktivitäten aus der verfügbaren Liste auszuwählen.
- Nach der Auswahl werden die Aktivitäten unter der Registerkarte Ausgewählt angezeigt.
- Du kannst auch die Optionen Suchleiste, Alle auswählen, Alle löschen und Abbrechen verwenden, um die Auswahl effizienter zu gestalten.
- Einstellungen überschreiben:
- Aktiviert (optional): Ersetzt vorhandene zugewiesene Aktivitäten durch die neu ausgewählten.
- Deaktiviert (Standard): Behält zuvor zugewiesene Aktivitäten bei und fügt neue Auswahlen hinzu, ohne welche zu entfernen.
- Arbeitsplan:
- Es kann jeweils nur ein Arbeitsplan ausgewählt werden. Verwende die Suchleiste, um den bevorzugten Arbeitsplan schnell zu finden und auszuwählen.
- Feiertagskalender:
- Es kann jeweils nur ein Feiertagskalender ausgewählt werden. Verwende die Suchleiste, um schnell zum bevorzugten Kalender zu navigieren und diesen auszuwählen.
- Gruppenleiter:
- Wenn du deine Auswahl getroffen hast, klicke für jedes Feld auf Fertig, um deine Auswahl zu bestätigen.
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- Nachdem du alle Felder ausgefüllt hast, klicke auf Speichern, um deine Änderungen auf die ausgewählten Gruppen anzuwenden.
Hinweis: Einzelaufgaben haben Vorrang vor Gruppenaufgaben. Änderungen an Arbeitsplänen oder Feiertagskalendern führen zu einer Neuberechnung der Stundenzettel, auch für laufende Lohnzeiträume.