Mobile App: Verwalten von Arbeitsplänen
Erstelle und verwalte die Arbeitspläne deines Teams für präzise Stundenzettel und Lohnabrechnungen
Die Arbeitspläne in der Stundenzettel-App von Jibble werden zur Berechnung der Lohnstunden verwendet. Wenn du einen Arbeitsplan erstellst und verwaltest, werden Pausen, Abzüge und Überstunden auf deinen Stundenzetteln berücksichtigt. Wenn du deinen Arbeitsplan änderst, werden deine Stundenzettel automatisch neu berechnet, um diese Änderungen zu berücksichtigen.
Weitere Informationen zu den Stundenzetteln in Jibble findest du in unserem Artikel über die Funktionsweise von Stundenzetteln.
Die Funktion Arbeitsplan kann nur von Teambesitzern und Administratoren aktualisiert werden.
In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:
- Hinzufügen von Arbeitsplänen
- Einstellungen für Arbeitspläne ändern
- Mehrere Arbeitspläne erstellen
- Gestaltung von Arbeitsplänen
- Lohnstunden
- Aufteilen von Stundenzetteln
- Benutzerdefinierte Pausen
- Automatische Abzüge
- Überstundenregeln
- Mitglieder Arbeitsplänen zuweisen
- Standorte Arbeitsplänen zuweisen
Hinzufügen von Arbeitsplänen
- Gehe zu Menü > Arbeitspläne.
- Tippe auf das „+“-Symbol oben rechts auf der Seite.
- Trage all wichtigen Informationen ein.
- Tippe auf die Schaltfläche Speichern.
Einstellungen für Arbeitspläne ändern
- Gehe zu Menü > Arbeitspläne.
- Wähle einen Arbeitsplan aus.
- Tippe auf die Einstellungen, die du ändern möchtest (Pausen, Überstundenregeln, Standorte zuweisen, Mitglieder zuweisen, Regeln für die Berechnung von Lohnstunden und Stundenzettel aufteilen).
- Wähle deine Einstellungen aus.
- Wenn die Details bestätigt wurden, tippe auf Speichern.
Wichtig❗️: Die Stundenzettel werden neu berechnet, um die neuen Änderungen am Arbeitsplan widerzuspiegeln.
Mehrere Arbeitspläne erstellen
Mit dem flexiblen Arbeitsplansystem von Jibble kannst du mehrere Arbeitspläne erstellen, was sich perfekt für die Verwaltung großer oder geografisch verteilter Teams mit unterschiedlichen Zeitzonen eignet.
Wenn du mehr als einen Arbeitsplan erstellst, wird der zuerst erstellte Arbeitsplan zum Standard-Arbeitsplan. Das bedeutet, dass neue Teammitglieder automatisch diesem Standard-Arbeitsplan zugewiesen werden, sofern keine manuellen Anpassungen vorgenommen werden.
Gestaltung von Arbeitsplänen
Es gibt drei verschiedene Arten von Arbeitsplänen:
| Art des Arbeitsplan | Fest | Flexibel | Wöchentlich flexibel |
| Beschreibung | Tage und Zeiten sind festgelegt und es wird Wert auf Pünktlichkeit gelegt. | Die Tage sind festgelegt, aber die Zeit ist flexibel, solange die Dauer eingehalten wird | Die Zeit ist pro Tag flexibel, solange die Gesamtdauer der Woche eingehalten wird |
| Beispiel | Montag bis Freitag von 8:30 Uhr bis 17:30 Uhr | Montag bis Freitag, 8 Stunden pro Tag | Montag bis Freitag: 40 Stunden pro Woche |
Hinweis: Bei der Berechnung der Überstunden an Ruhetagen werden Tage, die nicht im Arbeitsplan festgelegt sind, als Ruhetage betrachtet und für diese Überstunden berechnet.
Lohnstunden
Wichtig❗️: Diese Einstellung gilt nur für feste Arbeitspläne.
Mit Jibble kannst du festlegen, ob die vor den geplanten Arbeitszeiten erfasste Zeit in die Lohnstunden einfließen soll. Standardmäßig ist diese Funktion aktiviert, d. h. alle vor der geplanten Arbeitszeit erfassten Zeiten werden in die Berechnungen einbezogen.
Wenn du die Zeiten vor der Arbeit lieber aus der Lohnabrechnung ausschließen möchtest, kannst du diese Einstellung einfach deaktivieren. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die nach Beginn der geplanten Arbeitszeit geleisteten Arbeitsstunden auf den Lohn angerechnet werden.
Beispiel:
- Arbeitsplan: 9:00 bis 17:00 Uhr
- Arbeit des Mitarbeiters: 9:00 bis 17:00 Uhr (ohne Pause)
- Lohnstunden: 8 Stunden (unabhängig von der Einstellung)
- Arbeitsplan: 9:00 bis 17:00 Uhr
- Mitarbeiter stempeln um 8:30 Uhr (30 Minuten vor Schichtbeginn) ein
- Mit Vorarbeitszeit: Lohnstunden = 8 Stunden 30 Minuten
- Ohne Vorarbeitszeit: Lohnstunden = 8 Stunden
Aufteilen von Stundenzetteln
❗️Wichtig : Wir empfehlen, diese Einstellung nur anzupassen, wenn dein Team Nachtschichten nach Mitternacht leistet.
Tage werden standardmäßig als 24-Stunden-Zyklen festgelegt, die von 00:00 bis 23:59 Uhr laufen. Dies hat Auswirkungen auf:
- Die Darstellung von Stundenzetteln
- Berechnungen von Überstunden
Beispiel:
Aufteilung der Stundenzettel um: 9:00 Uhr
- Tägliche Stundenzettel werden von 9:00 Uhr (aktueller Tag) bis 8:59 Uhr (Folgetag) angezeigt.
- Zeiteinträge von 0:00 Uhr bis 9:00 Uhr werden am Vortag (Datum-1) statt am Kalenderdatum aufgezeichnet.
Weitere Informationen findest du in unserem Artikel über die Anpassung deines Arbeitsendes zur Aufteilung von Stundenzetteln.
Benutzerdefinierte Pausen
Mitglieder können ihre Pausenzeit standardmäßig frei verfolgen. Wenn du mehr Kontrolle über die Dauer und den Arbeitsplan deiner Pausen benötigst, kannst du einen benutzerdefinierten Pausentyp erstellen.
Um eine Pause zu erstellen, musst du Folgendes konfigurieren:
| Dauer | Bestimme die Länge jeder Pause |
| Zeitfenster (optional) | Lege den genauen Zeitpunkt fest, zu dem die vorgeschriebenen Pausen einzulegen sind |
Bezahlte & Unbezahlte Pausen
In der Regel sind Pausen unbezahlt. Wenn bezahlte Pausen gewählt werden, wird die während dieser Zeiträume erfasste Zeit zu den Lohnstunden hinzugefügt.
So wird zwischen den Pausentypen gewechselt:
- Gehe zu Menü > Arbeitsplan.
- Wähle einen bestimmten Arbeitsplan aus.
- Wähle unter diesem Arbeitsplan Pausen > Pausentyp.
- Wähle zwischen zwei Pausentypen: Bezahlt oder Unbezahlt.
- Tippe nach der Auswahl auf Speichern.
Automatische Abzüge
Automatische Abzüge werden häufig verwendet, wenn die Pausendauer für alle Mitarbeiter gleich ist, sodass eine manuelle Nachverfolgung durch die Mitglieder nicht erforderlich ist.
Die geleisteten Gesamtarbeitsstunden werden abgezogen, wenn ein automatischer Abzug erfolgt.
Um einen Abzug zu erstellen, musst du Folgendes definieren:
| Dauer | Spezifische Dauer, die von einem Tag abzuziehen ist |
| Schwelle | Mindestschwelle, die pro Tag gearbeitet werden muss, damit der Abzug angewendet werden kann |
Überstundenregeln
Jibble bietet fünf verschiedene Überstundenarten, um dir bei der Verwaltung der Überstundenvergütung für dein Unternehmen zu helfen. Wenn gesetzliche Bestimmungen die Festlegung eines Überstundensatzes für die Überstundenvergütung vorschreiben, findest du weitere Informationen zur Festlegung von Überstundensätzen.
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Tägliche Überstunden & tägliche doppelte Überstunden
Jibble bietet zwei gängige Überstundeneinstellungen zur Erfassung und Berechnung der täglichen Überstundenvergütung:
- Tägliche Überstunden – Dies ist die häufigste Art. Du kannst einen täglichen Schwellenwert festlegen, ab dem zusätzliche Arbeitsstunden als Überstunden gelten. Dieser Schwellenwert wird jeden Tag zurückgesetzt.
- Tägliche doppelte Überstunden – Dies baut auf den täglichen Überstunden auf. Es erfordert, dass tägliche Überstunden zuerst aktiviert werden. Alle Arbeitsstunden, die über einen zweiten Schwellenwert (der nach dem Schwellenwert für tägliche Überstunden festgelegt wird) hinausgehen, werden als doppelte Überstunden bezahlt.
Wenn der Schwellenwert für tägliche doppelte Überstunden früher als der Schwellenwert für tägliche Überstunden festgelegt wird (z. B. beginnen doppelte Überstunden bei 6 Stunden, während tägliche Überstunden bei 8 Stunden beginnen), haben tägliche doppelte Überstunden Vorrang.
| Schwellenwerttypen | Zeit | Stunden |
| Empfohlen für | Feste Arbeitspläne | Flexible Arbeitspläne |
| Wie das Ganze funktioniert | Zeiterfassung über die geplante Zeit hinaus wird als Überstunden betrachtet | Zeiterfassung über die im Arbeitsplan festgelegten Stunden hinaus wird als Überstunden betrachtet |
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Wöchentliche Überstunden
Sobald eine bestimmte Anzahl von Stunden innerhalb einer Woche erfasst wurde, werden alle weiteren regulären Stunden als wöchentliche Überstunden eingestuft. Wöchentliche Überstunden können nicht zusammen mit den anderen Überstunden aktiviert werden.
Eine Woche wird automatisch von Montag bis Sonntag gemessen. Unter Organisationseinstellungen kann der Starttag, an dem die Woche beginnt, geändert werden.
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Überstunden an Ruhetagen
Jede Zeiterfassung an einem arbeitsfreien Tag wird als Überstunde für einen Ruhetag betrachtet, sofern diese Option aktiviert ist.
Ein Tag, der im Arbeitsplan nicht als Arbeitstag ausgewiesen ist, gilt als Ruhetag.
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Überstunden an Feiertagen
Jede an einem Feiertag erfasste Zeit wird als Überstunde betrachtet, wenn diese Einstellung aktiviert ist. Stelle sicher, dass du deine Feiertagskalender unter Feiertagseinstellungen eingerichtet hast.
Mitglieder Arbeitsplänen zuweisen
Wenn der erste Arbeitsplan erstellt wird, wird er automatisch auf alle Mitglieder angewendet.
Bei mehreren Arbeitsplänen können Mitglieder einem anderen Arbeitsplan zugewiesen werden. Beachte, dass jedes Mitglied jeweils nur Teil eines Arbeitsplans sein kann.
Wenn ein Mitglied einer Gruppe einem Arbeitsplan zugewiesen wird, während der Rest der Gruppe einem anderen Arbeitsplan zugewiesen wird, hat der Arbeitsplan, der dem einzelnen Mitglied zugewiesen wurde, Vorrang. Die Hierarchie der Zuweisungen ist wie folgt:
Einzelzuweisung > Gruppenzuweisung > Standardzuweisung
Der Stundenzettel jedes Mitglieds wird auf Grundlage der Arbeitsplanregeln berechnet, denen das Mitglied zugewiesen ist. Weitere Informationen findest du in unserem Leitfaden zum Verständnis der Mitgliederzuweisungen.
Standorte Arbeitsplänen zuweisen
Standardmäßig gelten Arbeitspläne für alle Standorte.
Um die Standortberechtigung für Mitglieder auf der Grundlage ihrer zugewiesenen Arbeitspläne umzusetzen, kannst du Standorte Arbeitsplänen zuweisen.
Weitere Informationen findest du in unserem Leitfaden zur Verwaltung von Standorten und Geofences.