Ansprüche und Guthaben in Bezug auf den Freizeitausgleich
Verwalte Urlaubsansprüche und -guthaben für ein nahtloses Urlaubsmanagement
Sobald die Freizeitrichtlinien mithilfe der Urlaubs-Tracking-Software von Jibble erstellt wurden, kannst du den Gesamtbetrag der Ansprüche und die Freizeitguthaben für jedes Teammitglied einsehen. Falls noch nicht geschehen, lies den folgenden Artikel: Erstellen von Freizeitrichtlinien.
Freizeitguthaben gelten nur für den Premium- und den Ultimate-Plan.
In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:
Übersicht über die Urlaubssalden
Du kannst die Urlaubsguthaben deines Teams einsehen, indem du auf die Seite Freizeit gehst und auf die Registerkarte Urlaubssaldo klickst. Als Besitzer oder Administrator siehst du eine Liste aller Teammitglieder mit den jeweiligen Beträgen für „Anspruch“, „Genommen“ und „Saldo“ für jede Art von Freizeitrichtlinie. Führungskräfte können eine Liste der Teammitglieder sehen, die sie verwalten, während Mitglieder nur ihre eigenen Urlaubsguthaben sehen können.
In der Übersicht über die Urlaubssalden werden einige Spalten angezeigt:
- Urlaubsrichtlinie – Name der zugewiesenen Freizeitrichtlinie
- Übertrag – Gesamtzahl der aus dem vorherigen Zyklus übertragenen Tage/Stunden basierend auf den festgelegten Saldoregeln. Informationen zum Ablauf werden angezeigt, sobald die übertragenen Urlaubstage abgelaufen sind, und es wird ein Symbol angezeigt, wenn die übertragenen Urlaubstage innerhalb eines Monats ablaufen sollen
- Anspruch – Gesamtzahl der anspruchsberechtigten Tage/Stunden, die basierend auf den Ansammlungsrichtlinien erworben wurden
- Änderungen – Kumulierte Summe der manuellen Anpassungen, die während des aktuellen Urlaubszyklus auf die Urlaubsrichtlinie angewendet wurden, einschließlich Hinzufügungen oder Abzüge von Urlaubssalden. Wenn beispielsweise zwei Anpassungen vorgenommen wurden, +4 und -2, wird in der angezeigten Summe +2 angezeigt
- Genommen – Gesamtzahl der in Anspruch genommenen Urlaubstage/-stunden
- Saldo – Kumulierte Summe der verfügbaren Tage/Stunden, die noch nicht genutzt wurden. Salden werden auf der Grundlage von übertragenen Urlaubstagen, Ansprüchen, Anpassungen und genutzten Tagen/Stunden berechnet
Sowohl bezahlte als auch unbezahlte Freizeitrichtlinien werden in der Übersicht über den Urlaubssaldo aufgeführt. Unbezahlte Freizeitrichtlinien enthalten keinen Anspruch und keinen Saldo, sondern nur die Gesamtzahl der in Anspruch genommenen Tage oder Stunden unbezahlter Freizeit.
Wenn du die Urlaubssalden eurer Mitglieder anpassen musst, lies unseren Leitfaden zur Anpassung der Urlaubssalden für Mitarbeiter.
Negative Urlaubssalden
Negative Urlaubssalden ermöglichen es, Urlaub im Voraus zu beantragen. Wenn ein Benutzer Freizeit beantragt, die die Gesamtzahl der ihm zustehenden Tage/Stunden überschreitet, werden die Urlaubssalden negativ angezeigt.
Für angesammelte Freizeit, die noch nicht erworben wurde, d. h. unter einer Wartezeit, werden die Urlaubssalden hinzugefügt, sobald das festgelegte Schwellenwertdatum erreicht ist.
Beispiel:
Anna ist einer Freizeitrichtlinie (Richtlinie A) mit einem Anspruch von 12 Tagen zugeordnet, der auf der Grundlage ihres Eintrittsdatums mit einer Wartezeit von 3 Monaten erworben werden kann. Anna tritt der Organisation am 1. Januar bei. Zu diesem Zeitpunkt beträgt ihr Urlaubsguthaben 0, da sie die Wartezeit noch nicht erreicht hat. Am 1. Februar beantragt Anna 3 freie Tage. Während der Antragstellung stellt sie fest, dass ihr Urlaubsguthaben -3 Tage beträgt. Am 1. April (3 Monate nach dem Beitrittsdatum) beträgt ihr Urlaubsguthaben 9 Tage (-3 Tage + 12 Tage).
Grundlegendes zu Freizeitberechnungen
Dauer der Freizeit
Die Dauer der zusätzlichen Freizeit kann durch die Konfiguration deiner Freizeitrichtlinie beeinflusst werden, insbesondere durch Einstellungen wie „Feiertage ausschließen“ und „Nicht-Arbeitstage ausschließen“.
- Feiertage ausschließen
Wenn du die Option „Feiertage ausschließen“ aktivierst, kannst du bestimmte Feiertage basierend auf den dir zugewiesenen Feiertagskalendern bei der Berechnung der Urlaubsdauer ausschließen.
Beispiel:
Nehmen wir an, ein Mitarbeiter beantragt einen dreitägigen Urlaub von Montag bis Mittwoch, und am Mittwoch ist ein Feiertag. Wenn die Einstellung „Feiertage ausschließen“ aktiviert ist, zieht das System nur insgesamt 2 Tage (Montag und Dienstag) vom Urlaubsguthaben des Mitarbeiters ab. Der Mittwoch, ein Feiertag, wird bei der Berechnung der Urlaubsdauer nicht berücksichtigt.
- Nicht-Arbeitstage ausschließen
Wenn du die Einstellung „Nicht-Arbeitstage ausschließen“ aktivierst, kannst du bestimmte Nicht-Arbeitstage basierend auf deinem zugewiesenen Arbeitsplan bei der Berechnung der Urlaubsdauer ausschließen.
Beispiel:
Nehmen wir an, ein Mitarbeiter beantragt einen siebentägigen Urlaub, der am Freitag beginnt. Wenn die Einstellung „Nicht-Arbeitstage ausschließen“ aktiviert ist und Wochenenden im Arbeitsplan als Nicht-Arbeitstage oder Ruhetage markiert sind, zieht das System nur 5 Tage vom Urlaubssaldo des Mitarbeiters ab. Dieser Abzug berücksichtigt die Arbeitstage, zu denen Freitag und die darauffolgenden Tage Montag bis Donnerstag gehören. Das Wochenende, bestehend aus Samstag und Sonntag, wird bei der Berechnung der Urlaubsdauer nicht berücksichtigt.
Lohnstunden
Wenn die Freizeit mit den bezahlten Ausgleichszahlungen addiert wird, werden die Lohnstunden zu den Stundenzetteln und Berichten hinzugefügt. Die Berechnungen für die Lohnstunden basieren auf dem Arbeitsplan, der einem Teammitglied zugewiesen wurde:
- Fester täglicher Arbeitsplan:
Zusätzliche Freizeit, die in den angegebenen Arbeitsstunden enthalten ist (z. B. 9:00 bis 17:00 Uhr = 8 Stunden), wird auf die Lohnstunden angerechnet. Jede zusätzliche Freizeit außerhalb der angegebenen Arbeitszeit (z. B. Urlaub von 17:00 bis 23:00 Uhr) wird nicht auf die Lohnstunden angerechnet.
- Flexibler täglicher Arbeitsplan:
Zusätzliche Freizeit, die in den angegebenen Arbeitsstunden (z. B. 8 Stunden täglich) enthalten ist, wird zu den Lohnstunden hinzugerechnet, bis die maximal zugewiesene tägliche Stundenzahl erreicht ist.
- Flexibler wöchentlicher Arbeitsplan:
Die zusätzliche Freizeit wird auf der Grundlage der für die Woche festgelegten täglichen Arbeitszeit berechnet (z. B. 40 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag = 8 Stunden täglich). Wenn keine Arbeitstage festgelegt wurden, wird von insgesamt 7 Tagen pro Woche ausgegangen, wobei die Berechnung der Gesamtwochenstunden/7 Tage folgt. Die Freizeitstunden werden den Lohnstunden hinzugefügt, bis die maximal zugewiesene tägliche Stundenzahl erreicht ist.
Hinweis: Unbezahlte Pausen und automatische Abzüge werden nicht auf die Stunden angerechnet, in denen keine Lohnstunden anfallen.
Ansprüche und Guthaben
Die Berechnung von Ansprüchen und Guthaben für Freizeit hängt weitgehend von der Art der Ansammlung in deiner Freizeitrichtlinie ab.
Bei der Erstellung einer Richtlinie für bezahlte Abwesenheit gibt es im Feld Zeitplan für die Ansammlung von Ansprüchen zwei Optionen:
Keiner
Wenn der Ansammlungszeitplan auf „Keiner“ gesetzt ist, wird der Freizeitanspruch sofort als jährliche Pauschalsumme ohne Pro-Rata-Berechnung erworben, unabhängig vom Beitrittsdatum des Benutzers. Der Freizeitanspruch wird jährlich vom 1. Januar des laufenden Jahres bis zum 31. Dezember des laufenden Jahres berechnet und am 1. Januar des Folgejahres aktualisiert. Erfahre mehr über Ansammlungszeitpläne „Keiner“.
Jährlich
Wenn der Zeitplan für die Ansammlung auf jährlich festgelegt ist, wird die Freizeit jährlich als Pauschalbetrag zum festgelegten Datum erworben und anteilig berechnet. Es gibt zwei Möglichkeiten, um festzulegen, wann die jährliche Ansammlung eines Mitarbeiters beginnt:
- Benutzerdefiniert
Wenn die Option Benutzerdefiniert ausgewählt ist, wird die Freizeit auf jährlicher Basis basierend auf dem benutzerdefinierten Datum gewährt und am festgelegten benutzerdefinierten Datum des Folgejahres aktualisiert. Beachte, dass eine anteilige Berechnung erfolgen kann, wenn ein Mitglied der Organisation in der Mitte des Urlaubszyklus beitritt.
Beispiel 1:
Angenommen, ein Unternehmen entscheidet sich für den benutzerdefinierten Starttermin 1. März als Beginn des jährlichen Ansammlungszeitraums für alle Mitarbeiter. Wenn ein Mitarbeiter Anspruch auf 20 Tage Jahresurlaub hat, erhält er die vollen 20 Tage am 1. März. Wenn der 1. März des folgenden Jahres eintritt, wird der Anspruch auf eine neue Zuteilung von 20 Tagen aktualisiert.
Die Gesamtzahl der genommenen Urlaubstage spiegelt nur die Daten wider, die innerhalb des aktuellen Urlaubszyklus genommen wurden.
Beispiel 2:
Nehmen wir einen Mitarbeiter, dessen Urlaubszyklus an einem benutzerdefinierten Datum, dem 1. Juli, beginnt. Das bedeutet, dass der Urlaubszyklus vom 1. Juli des laufenden Jahres bis zum 30. Juni des Folgejahres reicht und die Urlaubsansprüche jährlich am 1. Juli zurückgesetzt werden. Nehmen wir nun an, heute ist der 1. September und dieser Mitarbeiter hat vom 15. März 2023 bis zum 20. März 2023 insgesamt 5 Urlaubstage genommen. Diese 5 Tage wurden außerhalb des aktuellen Urlaubszyklus genutzt, der am 1. Juli 2023 begann.
Wenn du in diesem Zusammenhang die Spalte „Genommen“ betrachtest, zeigt sie 0 Tage an, da diese spezifischen Daten außerhalb des aktuellen Zyklus liegen. Der Urlaubszyklus beginnt effektiv am 1. Juli 2023, und bis zu diesem Zeitpunkt wird jeder genommene Urlaub nicht in die Berechnungen für den aktuellen Zyklus einbezogen.
- Eintrittsdatum
Wenn das Eintrittsdatum ausgewählt ist, wird der Urlaub auf jährlicher Basis basierend auf dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters gewährt, das in seinem Personenprofil angegeben ist. Diese Ansprüche werden am Eintrittsdatum des Mitarbeiters im folgenden Jahr aktualisiert.
Beispiel 1:
Mitarbeiter A ist am 15. März deiner Jibble-Organisation beigetreten. Er hat Anspruch auf 20 Tage Jahresurlaub und erhält die vollen 20 Tage am 15. März. Am 15. März des folgenden Jahres wird der Anspruch auf eine neue Zuteilung von 20 Tagen aktualisiert.
Die Gesamtzahl der genommenen Urlaubstage spiegelt nur die Daten wider, die innerhalb des aktuellen Urlaubszyklus genommen wurden.
Beispiel 2:
Nehmen wir Mitarbeiter B, der am 25. Juli Teil Ihrer Jibble-Organisation wurde. Sein Anspruch beläuft sich auf 20 Tage Jahresurlaub, wobei der Urlaubszyklus mit seinem Eintrittsdatum, dem 25. Juli des laufenden Jahres, beginnt und bis zum 24. Juli des Folgejahres andauert. Im Jahr 2023 hat er insgesamt 12 Urlaubstage genommen. Einer davon erstreckt sich vom 28. Mai 2023 bis zum 31. Mai 2023 (4 Tage), der andere vom 1. September 2023 bis zum 8. September 2023 (8 Tage).
Wenn man in der Spalte „Genommen“ auf den 19. September 2023 vorblättert, werden 8 Tage angezeigt. Dies liegt daran, dass die 4 Tage, die im Mai genommen wurden, außerhalb des aktuellen Zyklus liegen, der am 25. Juli 2023 beginnt.
Weitere Informationen zu jährlichen Ansammlungsplänen.
Monatlich
Wenn der Aufbau des Arbeitszeitkontos auf „monatlich“ eingestellt ist, wird die Freizeit monatlich zum festgelegten Datum über einen Jahreszyklus hinweg erworben. Es gibt zwei Möglichkeiten, um festzulegen, wann der monatliche Aufbau des Arbeitszeitkontos eines Mitarbeiters beginnt:
- Benutzerdefiniert
Wenn die Option Benutzerdefiniert ausgewählt ist, kannst du den Urlaub auf der Grundlage eines bestimmten Datumsbereichs pro Monat gewähren. Du hast zwei Optionen für das benutzerdefinierte Datum:
- Am Anfang: Die Mitarbeiter erhalten ihren gesamten monatlichen Anspruch sofort am gewählten benutzerdefinierten Datum (z. B. am 1. Tag des Monats). Dieser Anspruch wird für jeden der folgenden Monate am selben benutzerdefinierten Datum hinzugefügt, bis der Jahreszyklus endet.
- Am Ende: Die Mitarbeiter sammeln ihren monatlichen Anspruch im Laufe des Monats an und haben ihn einen Tag vor dem Ansammlungsdatum des Folgemonats zur Verfügung. Dieser Anspruch wird für jeden der folgenden Monate bis zum Ende des Jahreszyklus am selben benutzerdefinierten Datum hinzugefügt.
Beachte, dass es zu einer Pro-Rata-Berechnung kommen kann, wenn ein Mitglied der Organisation in der Mitte des monatlichen Ansammlungszyklus beitritt.
Beispiel 1:
Nehmen wir an, ein Unternehmen wählt als individuelles Startdatum Tag 1 „Zu Beginn“ des monatlichen Abgrenzungszeitraums für alle Mitarbeiter. Wenn ein Mitarbeiter Anspruch auf 2 Tage Jahresurlaub pro Monat hat, erhält er seine ersten 2 Tage am 1. März. Am 1. April erhält er dann weitere 2 Tage Jahresurlaub.
Beispiel 2:
Nehmen wir an, ein Unternehmen wählt als individuelles Startdatum Tag 15, „Am Ende“, des monatlichen Akkumulationszeitraums für alle Mitarbeiter. Es ist jetzt der 1. Februar. Wenn ein Mitarbeiter Anspruch auf 2 Tage Jahresurlaub pro Monat hat, erhält er seine ersten 2 Tage am Ende des monatlichen Zyklus, also einen Monat nach dem 15. Februar, am 14. März. Am 14. April erhält er dann weitere 2 Tage Jahresurlaub.
- Eintrittsdatum
Wenn das Eintrittsdatum ausgewählt wird, wird die Freizeit auf monatlicher Basis basierend auf dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters gewährt, das in seinem Personenprofil angegeben ist. Diese Ansprüche werden am Eintrittsdatum des Mitarbeiters im Folgemonat aktualisiert. Du kannst auch wählen, ob du den Urlaub jeden Monat auf der Grundlage eines bestimmten Datumsbereichs gewähren möchtest. Du hast zwei Möglichkeiten:
- Zu Beginn: Mitarbeiter erhalten ihren gesamten monatlichen Anspruch sofort am Tag ihres Eintritts (z. B. am 1. Januar). Dieser Anspruch wird für jeden der folgenden Monate am selben Eintrittsdatum hinzugefügt, bis der Jahreszyklus endet.
- Am Ende: Mitarbeiter sammeln ihren monatlichen Anspruch im Laufe des Monats an und haben ihn einen Tag vor dem Ansammlungsdatum des Folgemonats zur Verfügung. Dieser Anspruch wird für jeden der folgenden Monate am selben Datum hinzugefügt, bis der Jahreszyklus endet.
Beispiel 1:
Nehmen wir an, Adrian tritt der Organisation am 1. März bei. Ihm wird eine monatliche Akkumulationsrichtlinie zugewiesen, die an seinem Beitrittsdatum „Zu Beginn“ des monatlichen Ansammlungszeitraums beginnt. Wenn Adrian Anspruch auf 2 Tage Jahresurlaub pro Monat hat, erhält er seine ersten 2 Tage am 1. März. Dann, am 1. April, erhält er weitere 2 Tage Jahresurlaub.
Beispiel 2:
Nehmen wir an, Adrian tritt der Organisation am 1. März bei. Er wird einer monatlichen Akkumulationsrichtlinie zugewiesen, die an seinem Beitrittsdatum „am Ende“ des monatlichen Akkumulationszeitraums beginnt. Wenn er Anspruch auf 2 Tage Jahresurlaub pro Monat hat, erhält er seine ersten 2 Tage am Ende seines Beitrittsdatums, d. h. einen Monat nach dem 1. März, am 31. März. Im darauffolgenden Monat, am 30. April, erhält er weitere 2 Tage Jahresurlaub.
Erfahre mehr über monatliche Arbeitspläne.