Es besteht keine allgemeine Notwendigkeit, die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter zu erfassen, und in vielen Fällen kann eine Zeiterfassung sogar sinnlos sein. Die Zeiterfassung ist eine von mehreren möglichen Lösungen. Wenn du in dieser Hinsicht kein Problem hast, brauchst du vielleicht auch keine Zeiterfassungslösung.
Der erste Schritt besteht also darin, die Probleme zu identifizieren, die du im Hinblick auf die Verwaltung deiner Mitarbeiter hast. Wenn die KPIs klar sind und eingehalten werden, ist eine Zeiterfassung möglicherweise nicht sinnvoll. In der Realität ist es jedoch so, dass es in den meisten Berufen nicht so einfach ist, alle KPIs zu kennen, die alle Aspekte einer Arbeitsaufgabe abdecken, und dann angemessene KPIs festzulegen.
Nein, es ist überhaupt nicht notwendig, eine Stempeluhr-Software zu verwenden, aber die Nutzung einer solchen Software könnte das Leben erheblich erleichtern und somit Kosten sparen und Fehler minimieren, insbesondere in größeren Organisationen, in denen die Zeitverwaltung zu einem Albtraum werden kann.
Ja. Es stimmt, die kostenlose Option ist nicht für jeden geeignet, aber es handelt sich dabei um eine absolut praktikable Lösung. Bei Jibble zum Beispiel zahlt die überwiegende Mehrheit unserer Nutzer keinen Cent und profitiert dennoch von wichtigen Zeiterfassungsfunktionen, die einen großen Unterschied in Bezug auf das Zeit- und Arbeitsmanagement ausmachen.
Erstere Variante bedeutet, dass die Software die Arbeitszeit erfasst, während letztere Variante die Erstellung von Stundenzetteln impliziert. Da jedoch fast alle Zeiterfassungsprogramme die Daten der Zeiterfassung in Stundenzetteln ausgeben und fast alle Stundenzettelprogramme ihre Daten aus der erfassten Zeit beziehen, gibt es in der Praxis keinen Unterschied zwischen den beiden Varianten.
Der Begriff „Software zur Zeiterfassung“ ist ein Oberbegriff für Software, die Arbeitszeiten erfasst, und kann sowohl für Mitarbeiter im Büro als auch für Mitarbeiter vor Ort verwendet werden. Die Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung ist ein Teilbereich der Zeiterfassung, und das Wort „Anwesenheitszeit“ impliziert, dass es sich um Mitarbeiter vor Ort handelt – normalerweise würde man keine Software zur Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung für Mitarbeiter im Büro verwenden.
Hier findest du einige Fragen und Antworten zur Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung.
Ob du die Bildschirme der Laptops deiner Mitarbeiter aufzeichnen solltest oder nicht, ist eine komplexe Frage, auf die es keine einfache Antwort gibt. Es gibt eine Reihe von Faktoren, die du berücksichtigen solltest, wie z. B. den Zweck der Aufzeichnung, die Richtlinien und Verfahren des Unternehmens und die Gesetzgebung in deinem Land.
Bildschirmaufzeichnungen haben zwar potenzielle Vorteile, wie z. B. die Erhöhung der Transparenz, die Steigerung der Rechenschaftspflicht und die Verbesserung der Konzentration, aber es ist wichtig zu prüfen, ob dies mit den Grundwerten und Zielen deines Unternehmens übereinstimmt.
Wenn du dich für die Aufzeichnung von Bildschirminhalten entscheidest, empfehlen wir dir, offen und ehrlich mit deinem Team zu kommunizieren. Erkläre die Gründe dafür, hebe die Vorteile hervor und bitte vor allem um die freiwillige Zustimmung deiner Teammitglieder. Dies wird dazu beitragen, ein vertrauensvolles und kooperatives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Wir bei Jibble sind der Meinung, dass die beste Möglichkeit zur Steigerung der Produktivität darin besteht, Aufgaben und Projekte zu priorisieren, anstatt die Mitarbeiter den ganzen Tag über zu überwachen. Wir sind uns jedoch bewusst, dass Bildschirmaufzeichnungen ein wertvolles Hilfsmittel sein können, und bieten sie als optionale Funktion an, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Im Allgemeinen nein, ein Arbeitgeber kann einen Arbeitnehmer nicht zwingen, eine App auf dem Mobiltelefon des Arbeitnehmers zu verwenden, es sei denn, dies ist ausdrücklich im Vertrag festgelegt. In den meisten Fällen müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jedoch ein gewisses Maß an Entgegenkommen zeigen, um eine gute Arbeitsbeziehung zu gewährleisten, und es wird normalerweise als angemessen angesehen, wenn ein Arbeitnehmer auf Anfragen hin sein Mobiltelefon beantwortet oder es zur Zeiterfassung verwendet.
Ja, wenn das Ganze zum Mikromanagement bei der Zeiterfassung ausartet, nein, wenn die Vorteile gut kommuniziert werden, und diese Kommunikation bedeutet, den Mitarbeitern zu vermitteln, wie die Zeiterfassung sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber hilft.
Wenn du den Bildschirm deiner Angestellten aufnimmst, ohne es ihnen zu sagen, fühlt sich das in der Tat sehr nach Spionage an. Aber eine Zeiterfassungssoftware wird selten auf diese Weise verwendet, und eine richtig durchgeführte Zeiterfassung sollte nicht einmal ansatzweise etwas mit Spionage zu tun haben.
Es gibt nicht viele kostenlose Stundenzettel-Apps, aber jede Stundenzettel-App verdient ihr Geld mit optionalen Upgrades.
Kommunikation ist wirklich wichtig, ebenso wie das Setzen von Erwartungen. Bei Mitarbeitern, die auf Stundenbasis bezahlt werden, solltest du erklären, dass die Zeiterfassung sowohl dem Schutz der Mitarbeiter als auch dem des Unternehmens dient. Die Zeiterfassung bedeutet, dass Mitarbeiter fair bezahlt werden und Arbeitgeber fair bezahlen. Bei Mitarbeitern mit Festgehalt solltest du die Notwendigkeit der Rechenschaftspflicht erklären. Führungskräfte, die nicht wissen, woran ihre Mitarbeiter arbeiten, kommen in der Regel nicht sehr weit.
Im Allgemeinen ist es nicht wirklich sinnvoll, die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter im Büro zu erfassen, d. h. zu verfolgen, wie viele Stunden sie an ihrem Schreibtisch verbracht haben, da dies wenig bringt. Es lohnt sich jedoch oft, zu verfolgen, wofür die Stunden aufgewendet werden, d. h. für welche Aktivitäten, Projekte und/oder Kunden. Ohne eine solche grundlegende Rechenschaftspflicht ist es fast unmöglich, die meisten Mitarbeiter im Büro effektiv zu führen.
Die meisten Lösungen versuchen in der Tat, dasselbe Problem zu lösen, nämlich die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu erfassen. Allerdings hat jedes Programm seinen eigenen Schwerpunkt, unterschiedliche Software-Integrationen, Stärken, Preise und, was vielleicht am wichtigsten ist, jedes hat unterschiedliche Ausführungsebenen – eine App zur Zeiterfassung, die es den Mitarbeitern erschwert, ihre Zeit tatsächlich zu erfassen, wird letztlich viel mehr Probleme verursachen als lösen.
- Nutze die Erfahrung bestehender Benutzer, also schau dir Bewertungen an.
- Wenn sich die Lösung in Apps integrieren lässt, die du bereits verwendest, sparst du viel Zeit bei der Synchronisierung von Mitarbeitern und Daten.
- Wenn du Schwierigkeiten hast, eine kostenlose Testversion zu erhalten, oder wenn dir keine kostenlose Testversion angeboten wird, sollten bei dir die Alarmglocken läuten. Wenn es sich um eine großartige Softwarelösung handelt, wird der Hersteller wollen, dass du sie ausprobierst.
- Nimm ein paar Mal Kontakt mit dem Kundensupport auf, um ihn zu testen. Wenn du in Schwierigkeiten steckst, kann ein guter Kundensupport lebensrettend sein, unterschätze das nicht.
- Wähle eine App, die nichts anderes kann als Zeiterfassung. Aufgrund ihres Schwerpunkts wird sie wahrscheinlich viel besser funktionieren als allgemeine HR-Lösungen.
Die Zeiterfassung von Mitarbeitern ist in keinem Land der Welt illegal. Tatsächlich ist die Zeiterfassung in vielen, vielleicht sogar den meisten Industrieländern in irgendeiner Form gesetzlich vorgeschrieben, um die Mitarbeiter vor Überlastung zu schützen und sicherzustellen, dass ihnen alle fälligen Überstunden bezahlt werden. Mangelndes Bewusstsein führt jedoch dazu, dass solche Gesetze nur selten durchgesetzt werden.
Das kann sein, muss aber nicht. Wenn du die Erfassung der Anwesenheitszeiten durchführst, musst du sicherstellen, dass die Mitarbeiter pünktlich sind, oder die Gehaltsabrechnung korrekt ist. Wenn du allerdings die Bildschirme der Schreibtischmitarbeiter erfasst, grenzt das an Mikromanagement. Bei der Erfassung breit angelegter Aktivitäten geht es nur darum, zu wissen, wo deine Personalressourcen eingesetzt werden, und das ist in der Regel für Führungskräfte unerlässlich.
Seit 2022 verwendet Tesla Jibble zur Zeiterfassung der Mitarbeiter.
Mitarbeiter so zu kontrollieren, dass ihre Bildschirme aufgezeichnet werden, ist nicht altmodisch, weil dies eine relativ neue Innovation ist, aber das Konzept, genau über jedes Detail der Arbeit seiner Mitarbeiter Bescheid zu wissen, ist in der Tat altmodisch. Das geht einfach nicht mehr. Die Nutzung eines Anwesenheits-Trackers oder einer Arbeitszeiterfassung, um einen groben Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erhalten, ist jedoch ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Managements.
Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter von der Wichtigkeit der Verwendung eines Arbeitszeiterfassungssystems überzeugen. Dies dient nicht dazu, sie zu kontrollieren oder auszuspionieren, sondern um sicherzustellen, dass die Arbeitsbelastung angemessen verteilt wird, und um schwere Burnout-Fälle zu erkennen und zu verhindern. Wenn Führungskräfte beispielsweise feststellen, dass ein Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, Aufgaben zu erledigen, oder mehr Zeit aufwendet, aber kaum oder gar keine Fortschritte erzielt, könnten sie ein Gespräch mit ihm führen oder ihm eine Auszeit zur Erholung anbieten.
Der Bereich der Zeiterfassung ist in der Tat ein großes Geschäft. Wir schätzen, dass der aktuelle Wert aller Unternehmen für Zeiterfassungssoftwarelösungen bei etwa 100 Milliarden US-Dollar liegt. Für Google Alphabet wäre es absolut lohnenswert, wenn das Unternehmen ein Drittel davon abgreifen könnte.
Aber das Thema Zeiterfassung ist nicht Teil des Fokus von Google, es würde nicht gut in das aktuelle Produktangebot passen, und bei der Zeiterfassung handelt es sich eigentlich um einen sehr breiten Bereich, der am besten von Nischenanbietern bedient wird, die auf verschiedene Segmente abzielen. Google kann nicht alles machen, und daher wäre es für Google letztendlich sehr schwierig, diesen Marktanteil von 1/3 zu erreichen oder auch nur in die Nähe davon zu kommen, und Google hat andere Dinge, die für das Unternehmen interessanter sind.
Die Abkürzung PTO steht für „Paid Time Off“, was außerhalb der USA meist als „Urlaub“ bezeichnet wird. Eine Urlaubsverwaltungs-Software ist also dasselbe wie eine Software zur Freizeitverwaltung.
Ja, die gibt es, und sie heißt Jibble. Jibble ist für die überwiegende Mehrheit der Unternehmen, die es nutzen, 100 % KOSTENLOS. Diese Unternehmen zahlen nie einen Cent, müssen nie Kreditkartendaten eingeben und können jederzeit kündigen.
Nicht unbedingt, denn für kleine Teams mit sehr grundlegenden Bedürfnissen ist ein Arbeitszeit-Rechner möglicherweise alles, was du brauchts.
Damit erfasst du deine Arbeitsstunden und kannst mit dem Rechner die Gesamtzahl der Lohnstunden ermitteln. Du musst nicht einmal ein Konto erstellen.
Du hast zudem die Möglichkeit, Vorlagen für Stundenzettel auszudrucken, in denen die Zeit erfasst wird.