Ehrliche Bewertung:

Zoho

Von Asim Qureshi, CEO Jibble

3. März 2025

In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:

• Übersicht
• Was gefällt den Nutzern an Zoho?
• Was gefällt den Nutzern an Zoho nicht?
• Welche Preispläne bietet Zoho an?
• Was sind die herausragendsten Eigenschaften von Zoho?
• Ausgewähltes positives Feedback von Nutzern
• Ausgewähltes negatives Feedback von Nutzern
• Was sind die Bewertungen von Zoho von Bewertungsseiten?
• Was ist mein abschließendes Urteil über Zoho?

Übersicht

Zoho ist eine umfassende Suite von Cloud-basierten Softwareanwendungen, die eine Vielzahl von Geschäftsanforderungen abdeckt. Mit über 50 verschiedenen Anwendungen umfasst sie Funktionen wie Buchhaltung, Marketing, Kundenbeziehungsmanagement, Projektmanagement, Personalmanagement und vieles mehr.

Ich werde hier die Zoho-Funktionen zur Zeiterfassung wie Timer, Online-Stundenzettel, automatische Zeiterfassung und Echtzeit-Anwesenheitsüberwachung analysieren, die hauptsächlich in Zoho Invoice, Zoho Projects, Zoho Shifts und Zoho People zu finden sind. Mit den verschiedenen Zeiterfassungsfunktionen von Zoho können Unternehmen die Zeit und Anwesenheit ihrer Mitarbeiter einfach verwalten, die Planung im Auge behalten sowie die Projektzeit und -kosten nachverfolgen.

Neben der Erstellung genauer Stundenzettel für die Lohn- und Gehaltsabrechnung werden auch einige sehr übersichtliche Berichte erstellt, die es Unternehmen ermöglichen, die Zeitdaten der Mitarbeiter zu analysieren, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung und Produktivität zu treffen. Mir gefällt besonders die Benutzerfreundlichkeit von Zoho und der hervorragende Kundensupport, die zusammen mit den zahlreichen Funktionen die Produktivität, Effizienz und Zusammenarbeit fördern. Auch das Design der Benutzeroberfläche überzeugt – nicht zu überladen, aber auch nicht lieblos.

Und die Möglichkeit, die Software an individuelle Bedürfnisse anzupassen, z. B. durch benutzerdefinierte Workflows und Formulare, ist ebenfalls sehr durchdacht. Allerdings habe ich auch einige Bedenken in Bezug auf Zoho, vor allem, dass sowohl die iOS- als auch die Android-App beim Ein- und Ausstempeln einfrieren oder abstürzen. Dieser und andere Fehler und Störungen, die sowohl die mobile als auch die Desktop-Version betreffen, beeinträchtigen die Präzision der Zeiterfassungsfunktion und führen zu Problemen bei allen Prozessen, die von erfassten Zeitdaten abhängen.

Außerdem funktioniert die Kalenderfunktion der Software nicht so reibungslos, wie man es sich wünschen würde – sie wird nicht in Echtzeit aktualisiert, was ziemlich nervig ist, wenn man bedenkt, dass diese Funktion dazu gedacht ist, alle sofort über Änderungen zu informieren.

Die vorgefertigten Berichte sind zwar eine große Zeitersparnis bei der Erstellung von routinemäßigen und einfachen Berichten, bieten aber nicht die Präzision und Auswertungsmöglichkeiten, die ich normalerweise benötige. Hier könnte durch mehr Anpassbarkeit und Komplexität noch einiges verbessert werden. Es scheint auch Schwierigkeiten bei der Integration selbst mit Apps aus der Zoho-Produktfamilie zu geben. Zudem ist der Preis im oberen Preissegment angesiedelt und erweiterte Funktionen sind mit zusätzlichen Kosten verbunden – nicht eben vorteilhaft für kleinere Unternehmen oder solche mit begrenztem Budget.

Das ist nur die Spitze des Eisbergs, und es ist nur fair, dass wir uns genauer ansehen, was Zoho sonst noch zu bieten hat, ehe wir ein Urteil fällen. Also, legen wir ohne weitere Umschweife los!

Was gefällt den Nutzern an Zoho?

• Einfache Einrichtung
• Einfache Bedienung
• Attraktive Benutzeroberfläche
• Anpassbarkeit an individuelle Arbeitsabläufe
• Reaktionsschneller Kundensupport

Hier erfährst du mehr darüber, was Benutzern an Zoho gefällt.

Welche Preispläne bietet Zoho an?

Zu Beginn dieser Bewertung habe ich erwähnt, dass die Zeiterfassungsfunktionen in Zoho Invoice, Zoho Projects, Zoho Shifts und Zoho People am wichtigsten sind. Daher schauen wir uns die Preispläne aller drei Apps an. Wir betrachten auch, wofür die Pläne ausgelegt sind, welche Funktionen sie für jeden Plan bieten und wie sie im Vergleich zueinander abschneiden.

Zoho People

Die App Zoho People ist auf das Personalwesen ausgerichtet und verspricht eine außergewöhnliche Benutzererfahrung für die Mitarbeiter mit einer Vielzahl von Funktionen, die darauf ausgelegt sind, zentrale Aufgaben des Personalwesens zu vereinfachen, die Zeiterfassung zu optimieren, die Leistung zu verwalten und dynamisches Lernen und Entwicklung zu ermöglichen.

Es gibt sechs Pläne, einen kostenlosen und fünf kostenpflichtige, sowie eine kostenlose 30-tägige Testversion. Es gibt auch mehrere kostenpflichtige zusätzliche Funktionspakete, die erweiterte Features für zusätzliche Funktionalitäten enthalten.

Der Zoho PeopleFree-Plan ermöglicht es Unternehmen, grundlegende HR-Funktionen auszuführen, Abwesenheiten zu verwalten und Informationen in einer Mitarbeiterdatenbank zu speichern. Er kann von bis zu fünf Benutzern verwendet werden.

Der Zoho People Essential HR-Plan kostet bei jährlicher Abrechnung 1,25 $ pro Benutzer und Monat bzw. 1,50 $ pro Monat. Zu den Funktionen gehören der Onboarding-Prozess, die Verwaltung von Mitarbeiterdatenbanken, die Verwaltung von Personalakten, Self-Service-Prozesse für Mitarbeiter, die Verwaltung von Abwesenheiten, mehrstufige Genehmigungen, modulbasierte Berichte, Workflow-Management, der ZIA – KI-Bot und Office-Bereitschaft.

Der Zoho People Professional-Plan kostet bei jährlicher Abrechnung 2 $ pro Benutzer und Monat oder 2,50 $ pro Monat. Er bietet alle Funktionen des Essential HR-Plans sowie Zeiterfassung, Verwaltung von Arbeitszeittabellen, Zeitplanungsfunktion für Arbeitszeittabellen, Anwesenheitsmarkierung über Web, Mobilgeräte und Gesichtserkennung, Personenkiosk, biometrische Integration, Schichtplanung, Schichtrotation, IP- und geografische Einschränkungen, Überstundenberechnung, Auftragsplanung sowie Integration von Rechnungsstellung und Fakturierung.

Der Zoho People Premium-Plan kostet bei jährlicher Abrechnung 3 $ pro Benutzer und Monat oder 3,50 $ pro Monat. Er bietet alle Funktionen des Professional-Plans sowie Leistungsbeurteilungen, KRA- und Zielverfolgung, Kompetenzmatrix, 360-Grad-Feedback, Selbstbeurteilungen, Multi-Rater-Review, erweiterte HR-Analysen und Mitarbeiterbindung.

Der Zoho People Enterprise-Plan kostet bei jährlicher Abrechnung 4,50 $ pro Benutzer und Monat oder 5 $ bei monatlicher Abrechnung. Er bietet alle Funktionen des Premium-Plans sowie Fälle (Verwaltung von Mitarbeiteranfragen), SLA-Verfolgung von Fällen, Self- und Blended Learning, Kursverwaltung, Kursfeedback, Diskussionsforen und Bewertungen.

Der Zoho People Plus-Plan kostet 9 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 10 $ bei monatlicher Abrechnung. Er bietet alle Funktionen des Enterprise-Plans sowie Zoho Recruit für die Talentakquise, Zoho Payroll, Zoho Expense, Zoho Connect für die Zusammenarbeit, Zoho Cliq für die Kommunikation und Zoho Vault für die Passwortverwaltung.

Zoho Projects

Die App Zoho Projects ist eine Anwendung für das Projektmanagement, die mit einer Reihe von Funktionen für die Planung von Projekten, die effiziente Nachverfolgung von Arbeitsstunden und die Zusammenarbeit mit globalen Teams eine höhere Produktivität und eine verbesserte Zusammenarbeit verspricht. Sie ermöglicht es den Benutzern, ihre Zeit mit Arbeitszeittabellen genau zu erfassen, Zeit mit automatisierten Aufgaben zu sparen, sich mit anderen Produktivitäts-Apps zu integrieren und unterwegs zu arbeiten.

Es gibt drei Pläne, einen kostenlosen und zwei kostenpflichtige, sowie eine kostenlose 10-tägige Testversion. Der kostenlose Zoho Projects-Plan kann von bis zu drei Benutzern für zwei Projekte mit 5 GB Speicherplatz verwendet werden.

Zu den Funktionen gehören benutzerdefinierter Status, Aufgabenverwaltung, Gantt-Diagramme, Projekt-Feeds, Kalender und Foren sowie grundlegende Aufgaben- und Problemberichte. Er kann sowohl auf dem Desktop als auch auf Mobilgeräten verwendet werden.

Der Zoho Projects Premium-Plan kostet bei jährlicher Abrechnung 4 $ pro Benutzer und Monat bzw. 5 $ pro Monat. Es kann für eine unbegrenzte Anzahl von Projekten mit 20 Projektvorlagen und 100 GB Speicherplatz verwendet werden.

Es bietet alle Funktionen des kostenlosen Plans sowie Zeiterfassung, Auslastung der Projektressourcen, Soll-Ist-Vergleich, Gantt-Diagramme für Projekte, benutzerdefinierte Ansichten, untergeordnete Aufgaben, Erinnerungen und Timer, automatisierte Aufgaben mit Blaupause, erweiterte Aufgaben- und Problemberichte, Geschäftszeiten, Feiertage und Wochenenden, Projektbudget und EVM sowie Geschäftsregeln für Probleme.

Der Zoho Projects Enterprise Plan kostet bei jährlicher Abrechnung 9 $ pro Benutzer und Monat oder 10 $ pro Monat. Er kann für eine unbegrenzte Anzahl von Projekten mit 30 Projektvorlagen, 120 GB Speicherplatz und 10 Nur-Lese-Benutzern verwendet werden.

Der Plan bietet alle Funktionen des Premium-Plans sowie ein Portfolio-Dashboard, globale Gantt-Diagramme, kritische Pfade und Basispläne, globale Ressourcennutzung, globale Soll-Ist-Vergleiche, projektübergreifende Abhängigkeiten, benutzerdefinierte Rollen, Profile und Domänen, benutzerdefinierte Felder, SLAs für Probleme und Web-Registerkarten.

In den letzten Aktualisierungen wurden dem Enterprise-Plan auch neue Funktionen wie Regeln für Aufgaben-Workflows, Regeln für Aufgabenlayouts sowie SSO-, TFA- und IP-Einschränkungen hinzugefügt.

Zoho Shifts

Zoho Shifts ist eine Software zur Schichtplanung, die durch eine Reihe von Funktionen die Zeiterfassung und Planung von Mitarbeitern vereinfachen soll. Sie soll Unternehmen dabei helfen, Zeitpläne effektiv und effizient zu erstellen, Einblicke in die Aktivitäten am Arbeitsplatz und bei den Mitarbeitern zu gewinnen und die Arbeitsmobilität zu erleichtern. Es gibt zwei kostenpflichtige Pläne und eine kostenlose 30-tägige Testversion.

Der Zoho Shifts Basisplan beginnt bei 10 $ pro Monat für die ersten 10 Benutzer, plus 1 $ pro Benutzer und Monat. Der Jahresplan beginnt bei 100 $ für die ersten 10 Benutzer plus 10 $ für jeden weiteren Benutzer, die jährlich in Rechnung gestellt werden. Die Funktionen sind auf die Planung und Kommunikation für Teams zugeschnitten. Dazu gehören die Einsatzplanung von Mitarbeitern, unbegrenzte Standorte, Zeitplanvorlagen, Pausenplanung, automatische Schicht-Erinnerungen, Schichttausch, Angebote und Absagen, Urlaubsanträge und -genehmigungen, Verfügbarkeitspräferenzen, benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen, Zertifizierungsverfolgung, erweiterte Berichterstellung, SMS-, E-Mail- und Push-Benachrichtigungen sowie Chat- und E-Mail-Support.

Der Zoho Shifts Standard-Plan beginnt bei 20 $ pro Monat für die ersten 10 Benutzer, plus 2 $ pro Benutzer und Monat. Der Jahresplan beginnt bei 200 $ für die ersten 10 Benutzer plus 20 $ für jeden weiteren Benutzer, die jährlich in Rechnung gestellt werden. Die Funktionen sind auf erweiterte Terminplanung, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnungsexport ausgelegt.

Er bietet alle Funktionen des Basisplans sowie eine mobile Stempeluhr, GPS-Tagging und Geofencing, Stempeluhrregeln, Verwaltung von Arbeitszeittabellen, benutzerdefinierte Überstundenregeln sowie Exporte von Gehaltsabrechnungen.

Zoho Invoice

Zoho Invoice wurde zur Optimierung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen entwickelt. Die Lösung erstellt professionelle und personalisierte Rechnungen aus Zeiterfassungsdaten, generiert Angebote, versendet Rechnungen und Zahlungserinnerungen effektiv an Kunden und unterstützt Unternehmen dabei, Zahlungen pünktlich zu erhalten. Diese Lösung ist für alle kostenlos.

Neben den bereits erwähnten Funktionen ermöglicht Zoho Invoice Benutzern auch die Erstellung von Gutschriften, die Anpassung an verschiedene Sprachen und Steuergesetze, die Automatisierung von Zahlungserinnerungen, die Annahme von Zahlungen per Barzahlung, Scheck und Banküberweisung, das Hinzufügen mehrerer Benutzer, die Zuweisung von rollenbasiertem Zugriff, den Erhalt von Geschäftseinblicken durch detaillierte Berichte, die Protokollierung von Zeit und die Verwaltung von Projekten, das Scannen von Belegen und die Nachverfolgung von Ausgaben sowie die Bereitstellung eines Self-Service-Portals für Kunden.

Was sind die herausragendsten Eigenschaften von Zoho?

1. Zeiterfassung

Zoho ermöglicht es Benutzern, Zeit mithilfe automatischer Timer und manueller Protokolle sowohl auf dem Desktop als auch auf Mobilgeräten zu erfassen. Durch die Verwendung der Zeiterfassungslösung verspricht Zoho, alle geleisteten Arbeitsstunden genau zu erfassen, damit Mitarbeiter fair bezahlt werden können, Kunden besser abgerechnet werden können und die Transparenz zwischen Management und Belegschaft, zwischen Teammitgliedern und zwischen Unternehmen und ihren Kunden gefördert wird.

Um die Zeit mithilfe manueller Protokolle zu erfassen, können Benutzer einfach über die Menüleiste auf der linken Seite des Zoho-Dashboards zu den Arbeitszeittabellen und dann zur Listenansicht unter „Zeitprotokolle“ navigieren. Klicke auf die Schaltfläche „Zeit protokollieren“ oben rechts auf der Seite und gib die erforderlichen Details ein, z. B. den Projektnamen und den Jobnamen, für den der Benutzer die Zeit protokolliert, das Datum, den abrechnungsfähigen Status und die Anzahl der für die Aktivität aufgewendeten Stunden.

Alternativ können Benutzer auch die Start- und Endzeiten angeben und die Software berechnet die Dauer automatisch. Darüber hinaus können Benutzer auch eine Beschreibung hinzufügen, um Vorgesetzte und Kollegen über die Höhepunkte des jeweiligen Zeiteintrags zu informieren. Sie haben sogar die Möglichkeit Dateien anzuhängen, um sie mit Mitarbeitern zu teilen.

Das manuelle Hinzufügen mehrerer Protokolle in Zoho erfolgt durch Klicken auf den Abwärtspfeil auf der Schaltfläche „Protokollzeit“, wodurch Benutzer aufgefordert werden, tägliche, wöchentliche oder monatliche Zeitprotokolle auszuwählen und dann die Auftragsdetails in den Zeilen der Zeiteinträge auf der daraufhin angezeigten Seite einzugeben. Wenn die Standardzeilen nicht ausreichen, um die Anzahl der zu erfassenden Zeiteinträge zu erfassen, können Benutzer jederzeit weitere hinzufügen, indem sie unten in der Liste auf „Zeile hinzufügen“ klicken.

Für eine präzisere Erfassung von Zeitdaten in Zoho ist es ebenfalls möglich, den automatischen Timer auf die gleiche Weise auswählen, aber anstatt die Anzahl der Stunden oder die Start- und Endzeiten einzugeben, sollten sie auf die Timer-Option klicken. Dadurch wird der Timer gestartet und die Benutzer können sich dann ihren Aktivitäten widmen. Alternativ können sie über die Dropdown-Menüs oben auf der Seite mit der Listenansicht einfach das Projekt, den Auftrag und den abrechnungsfähigen Status der Aktivität auswählen, an der sie arbeiten möchten.

Außerdem besteht die Möglichkeit, eine optionale Beschreibung hinzufügen, um die Höhepunkte ihrer Aktivität zu kommunizieren. Nachdem sie die Felder ausgefüllt haben, können sie auf die Schaltfläche „Timer“ rechts neben den Dropdown-Menüs klicken, um den Timer zu starten.

Das Hinzufügen manueller oder automatischer Zeitprotokolle aus der Kalenderansicht von Zoho erfolgt nach einem ähnlichen Verfahren. Benutzer sollten über das Zeitprotokollmenü auf der linken Seite zur Kalenderansicht navigieren, das Datum auswählen, zu dem sie einen Eintrag hinzufügen möchten, und auf das Plus-Symbol in der oberen rechten Ecke der Datumskachel klicken. Anschließend können sie die Details des Eintrags im daraufhin angezeigten Pop-up-Fenster ausfüllen und auswählen, ob sie Stunden hinzufügen, Start- und Endzeiten angeben oder einen Timer starten möchten.

Sobald die Benutzer mit ihrer Arbeit fertig sind, können sie den Timer ausschalten, indem sie auf den laufenden Timer klicken, wodurch er gestoppt wird. Die in der Sitzung aufgezeichnete Zeit wird zusammen mit allen Details automatisch in den Zoho-Stundenzetteln protokolliert.

Die in den Stundenzetteln aufgezeichneten Daten werden dann für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Erstellung von Berichten verwendet, weshalb es wichtig ist, sie korrekt zu erfassen. Zoho wirbt zwar mit einer genauen Zeiterfassung, doch einige Fehler und Störungen erschweren und beeinträchtigen diese Funktion.

Besonders deutlich wird dies auf Mobilgeräten, wo das Starten und Stoppen von Timern recht schwierig oder sogar unmöglich sein kann, wenn die App nicht richtig funktioniert und entweder neu gestartet oder neu installiert werden muss, damit sie richtig funktioniert. Dies passiert auch bei der Desktop-Version, allerdings nicht so häufig wie bei Mobilgeräten.

2. Anwesenheitsverwaltung

Zoho bietet eine bessere Methode zur Erfassung und Verwaltung von Anwesenheitszeiten für Unternehmen, mit der unübersichtliche und mühsame papierbasierte Systeme oder fehleranfällige manuelle Eingaben in Tabellenkalkulationen überflüssig werden. Die Lösung von Zoho optimiert alle Aspekte des Anwesenheitsmanagements mit Modulen für Arbeitszeittabellen, Abwesenheiten und Online-Anwesenheit, die Arbeitszeiten berechnen und Urlaubsguthaben automatisch verfolgen. Sie erleichtert auch die Schichtplanung und die Antrags- und Genehmigungsverfahren für Abwesenheiten und bietet in Echtzeit Einblick in tägliche Anwesenheit, Abwesenheiten, Verspätungen und Überstunden.

Neben den im Abschnitt „Zeiterfassung“ beschriebenen Methoden können sich Mitarbeiter auch per Gesichtserkennung, über Kioske vor Ort oder über geografisch und IP-beschränkte Check-ins auf ihrem Desktop oder Mobilgerät bei Zoho zur Arbeit einstempeln. So können sich Mitarbeiter einfach als anwesend für den Tag melden und Führungskräfte erhalten Einblick in die Aktivitäten am Arbeitsplatz. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen mit Mitarbeitern, die nicht vor Ort arbeiten.

Mitarbeiter können ihre Anwesenheit für den Tag auf Zoho markieren, indem sie in der Menüleiste auf der linken Seite des Dashboards „Anwesenheit“ auswählen und auf der daraufhin angezeigten Seite auf die Schaltfläche „Einchecken“ klicken. Sind die Berechtigungen noch nicht aktiviert, werden die Benutzer in einem Pop-up-Fenster aufgefordert, der Software den Zugriff auf ihren Standort zu genehmigen. Dies ist besonders für Unternehmen mit geografischen Einschränkungen für die Anmeldung sehr wichtig.

Sobald dies erledigt ist, beginnt der Timer und die Startzeit wird in der Nähe des aktuellen Datums in der Check-in-Liste angezeigt. Die Check-in-Liste zeigt auch die Check-ins für frühere Daten an, zusammen mit den Start- und Endzeiten, den insgesamt auf der Uhr verbrachten Stunden und dem Anwesenheitsstatus (anwesend, abwesend, im bezahlten oder unbezahlten Urlaub, im Dienst usw.). Alternativ können sie auch den Kiosk nutzen, wenn sie vor Ort arbeiten, oder die Gesichtserkennung für sicherere und nachvollziehbarere Check-ins verwenden, die sicherstellen, dass der richtige Mitarbeiter zur richtigen Zeit eincheckt.

Führungskräfte können all diese Informationen in der Anwesenheitslisten-Ansicht ihres Dashboards sowie in sechs Anwesenheitsberichten einsehen, die die Daten in farbenfrohen und leicht verständlichen Grafiken organisieren.

Der tägliche Statusbericht zur Anwesenheit von Zoho zeigt die Anwesenheitsdetails der Mitarbeiter in einem anschaulichen Donut-Diagramm, das die Gesamtzahl der anwesenden Mitarbeiter für den Tag sowie die Anzahl der Benutzer anzeigt, die sich derzeit im Büro befinden, abwesend sind, in der Pause sind und sich noch für den aktuellen Tag anmelden müssen. Ein separates Kreisdiagramm zeigt außerdem die Gesamtzahl der Benutzer, die Anzahl der Anwesenden, der Diensthabenden, der Abwesenden, der Personen im bezahlten oder unbezahlten Urlaub, im Urlaub und vieles mehr.

Der Bericht über frühes und spätes Ein- und Auschecken in Zoho gibt Führungskräften einen Einblick darüber, wer pünktlich kommt oder geht, wer zu spät kommt, wer Überstunden macht und ob die Mitarbeiter jeden Tag ihre Soll-Stunden ableisten. Der Bericht listet die Mitarbeiter zusammen mit Details zu ihren Check-ins für den Tag auf, wie z. B. „first in, last out“ und Gesamtstunden, zusammen mit frühen und späten An- und Abmeldezeiten, Netto-Stunden und Schichten.

Der Statusbericht von Zoho über die An- oder Abwesenheit der Mitarbeiter zeigt die Anwesenheitsdetails der Mitarbeiter über einen ganzen Monat hinweg an, mit der Möglichkeit, die Daten entweder in Tages- oder Stundenansichten zu sehen. Die Benutzer werden in einer Spalte auf der linken Seite aufgelistet, und die rechte Seite ist mit Spalten gefüllt, die chronologisch geordnet und nach Tag und Datum beschriftet sind. In den Spalten für Tag und Datum werden die Mitarbeiter mit Buchstabencodes und Farben gekennzeichnet, die Folgendes anzeigen: anwesend, in Überstunden, im Urlaub, am Wochenende abwesend, abwesend, in Abweichungszeit, in bezahltem oder unbezahltem Urlaub, im Dienst und mehr.

Bei näherer Betrachtung der Anwesenheitsdaten wird die Aufschlüsselung der Anwesenheitsstunden angezeigt, die die stundenweise Zeitaufteilung der einzelnen Mitarbeiter während der täglichen Arbeitszeit angibt. Sie zeigt einen Datumsbereich, die tägliche Anfangs- und Endzeit, die erfassten Gesamtstunden für jeden Tag, die Dauer der bezahlten und unbezahlten Pausen, die Genehmigungszeit und Überstunden, die zu zahlenden Stunden und vieles mehr.

Die Anwesenheitsdaten von Zoho für den Gehaltsabrechnungsbericht enthalten die erwarteten bezahlten Tage und bezahlten Tage, die erwarteten Arbeitstage und Arbeitstage, bezahlte und unbezahlte Freizeit und Wochenenden für jeden Mitarbeiter über einen ausgewählten Zeitraum. Dies erleichtert die Berechnung der zu zahlenden Gehälter.

Zur Berechnung von Überstunden bietet Zoho auch einen Überstunden-Detailbericht an, der die Überstundensaldo-Stunden, die vorherigen Salden, die erwarteten Stunden, die Anpassungsstunden, die zu zahlenden Stunden und die bezahlten Stunden für jeden Mitarbeiter anzeigt.

Alle diese Berichte können gefiltert werden, um nur die Einträge anzuzeigen, die den Kriterien der Benutzer entsprechen, und können in XLS- oder CSV-Formate exportiert werden. Sie können auch ausgedruckt oder als PDF-Dateien heruntergeladen werden.

Falls es Fehler oder Unstimmigkeiten in den Aufzeichnungen gibt, können die Mitarbeiter dies bei ihren Vorgesetzten melden und eine Regulierung der Anwesenheit beantragen. Zoho benachrichtigt die Vorgesetzten und ermöglicht ihnen, die entsprechenden Einträge einfach zu überprüfen und zu ändern.

3. IP- und Geobeschränkungen

Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur von IP-Adressen und Standorten aus einchecken, die vom Management genehmigt wurden, bietet Zoho IP- und geografische Beschränkungen für die Erfassung der Anwesenheit an. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nur von einer Reihe zulässiger IPs aus einchecken können, z. B. innerhalb des Büros oder von bestimmten geografisch abgegrenzten Bereichen aus, wie z. B. bestimmten Arbeitsplätzen oder Kundenadressen. Durch die Aktivierung dieser Funktionen wird sichergestellt, dass Unternehmen nicht von skrupellosen Arbeitszeitdieben um Ressourcen betrogen werden, die sich ein- und ausstempeln und als anwesend markieren, obwohl sie es in Wirklichkeit nicht sind. Diese Einschränkungen zwingen potenzielle Zuwiderhandelnde dazu, ihre Strategien zu überdenken, sich an die Unternehmensrichtlinien zu halten und eine Kultur der Ehrlichkeit zu praktizieren.

IP-Einschränkungen können hinzugefügt werden, indem man zu den Einstellungen navigiert, die zulässigen IPs unter der Benutzerzugriffskontrolle auswählt und auf „IP-Einschränkung hinzufügen“ klickt. Daraufhin wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Administratoren den Bereich der IP-Adressen definieren können, von denen aus Benutzer sich bei Zoho anmelden können, die Module festlegen können, für die die Einschränkung gelten soll, und die Standorte, Abteilungen, Bezeichnungen, Rollen oder Mitarbeiter auswählen können, für die die Einschränkung gelten soll. Administratoren können auch Ausnahmen für bestimmte Standorte, Bezeichnungen oder Mitarbeiter hinzufügen.

Das gleiche Konzept gilt für geografische Einschränkungen, nur dass diese Einschränkungsoption anstelle von IP-Adressen einen Standortbereich definiert, von dem aus Benutzer sich bei Zoho anmelden können. Geofenced-Grenzen können auf der Karte ausgewählt werden, und Benutzer außerhalb der virtuellen Grenzen können ihre Anwesenheit nicht markieren.

Hierzu sollten Administratoren zu den Einstellungen navigieren, unter Zugriffssteuerung für Benutzer die Option Geobeschränkung auswählen, auf Geobeschränkung hinzufügen klicken, die erforderlichen Details hinzufügen und die Anwendbarkeit und Ausnahmen der Geobeschränkung definieren. Anschließend können sie einen Ort auf der Karte auswählen, indem sie darauf klicken oder den Ortsnamen oder die Längen- und Breitengradkoordinaten des Ortes in die Suchleiste in der oberen linken Ecke der Karte eingeben. Danach können sie eine der Formen oder das Zeichenwerkzeug auf der rechten Seite der Karte verwenden, um die genauen Grenzen des Geofences zu definieren. Auf die gleiche Weise können Administratoren mehrere Standorte in Zoho hinzufügen, einschließlich der Wohnorte der Mitarbeiter für Regelungen zur Arbeit im Homeoffice.

Alternativ können Benutzer auch IP- und geografische Einschränkungen in Zoho über die Arbeitszeittabellen und die Anwesenheit hinzufügen, indem sie entweder zu den Anwesenheitseinstellungen oder den Einstellungen für Arbeitszeittabellen navigieren und von dort aus die Einschränkungen definieren. Und da sich die geschäftlichen Anforderungen im Laufe der Zeit weiterentwickeln und ändern, kann es sein, dass Administratoren Änderungen an ihren IP- und geografischen Einschränkungen vornehmen müssen. Dies ist ganz einfach möglich, indem sie den Mauszeiger über das Element für die geografische oder IP-Einschränkung bewegen, auf das angezeigte Bearbeitungssymbol klicken und die erforderlichen Änderungen vornehmen.

4. Urlaubsverwaltung

Zoho verspricht eine schnelle, benutzerfreundliche und effiziente Verwaltung von Abwesenheiten, indem es Benutzern ermöglicht, Urlaubsrichtlinien mit äußerst flexiblen Einstellungen zu erstellen, um individuellen Geschäftsanforderungen und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Zoho ermöglicht die Anpassung von Abwesenheits- und Urlaubsarten je nach Branche, Teamgröße, Standort, Abteilung, Mitarbeiterrolle, gesetzlichen Richtlinien und mehr. Durch diese Anpassungsmöglichkeiten wird sichergestellt, dass alle Aspekte abgedeckt sind und Unternehmen ihren Mitarbeitern eine auf die individuellen Geschäftsanforderungen, den geografischen Standort, die gesetzlichen Anforderungen und sogar kulturelle Aspekte zugeschnittene Abwesenheit gewähren können. Unternehmen haben sogar die Möglichkeit, Feiertage und Wochenenden als freie Tage zu betrachten und zu berücksichtigen, wie sich all diese Faktoren auf die Lohn- und Gehaltsperioden auswirken.

Mit Zoho können Unternehmen mehrere Urlaubsrichtlinien erstellen, die darauf basieren, wie lange ein Mitarbeiter bereits im Unternehmen ist und welche anderen Urlaubsansprüche er hat. Sie können auch besondere Urlaubsanträge berücksichtigen, wenn das Leben dazwischenkommt, wie z. B. Elternzeit, Beurlaubung wegen eines Trauerfalls, Urlaub aufgrund psychischer Erkrankungen und vieles mehr.

Alle Urlaubsanträge können über ein spezielles Urlaubsportal gestellt werden, in das die Mitarbeiter Daten und Gründe eingeben, wodurch der bürokratische Aufwand, der normalerweise mit der Beantragung von Urlaub verbunden ist, reduziert wird. Die Geschäftsführung kann Anträge über das Urlaubs-Dashboard von Zoho an einem Ort prüfen, genehmigen, ändern und ablehnen. Hier können Manager auch die Urlaubshistorie der Mitarbeiter, den ihnen zustehenden Urlaub, die noch verfügbaren Daten und ihre geplanten Urlaube einsehen. Außerdem gibt der Urlaubskalender Aufschluss darüber, wer derzeit im Urlaub ist, welche Feiertage anstehen und wie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter ist, sodass die Arbeit entsprechend verteilt werden kann.

Falls Mitarbeiter aufgrund der Umstände ihre arbeitsfreie Zeit für die Arbeit an kritischen Projekten nutzen müssen, können sie über den optimierten und anpassbaren Arbeitsablauf für Genehmigungen von Zoho einen Ausgleich in Form von Freizeit beantragen. Um Fehlzeiten besser zu verwalten, bietet Zoho auch wichtige Einblicke mithilfe des hochgradig anpassbaren Bradford-Scores, um Muster frühzeitig zu erkennen. Darüber hinaus werden Daten zu reduzierten Lohnsummen und zu zahlenden Tagen für eine genaue Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie spezifische benutzerbasierte Berichte für eine detailliertere Überwachung erfasst.

Ausgewähltes positives Feedback von Nutzern:

• „Es ist sehr praktisch für die Einsatzplanung meiner Mitarbeiter. Die Integration mit Zoho Books spart Zeit.” – Mouaade E. (Quelle: G2)
• „Benutzerfreundlich, schnelle Markteinführung, für Kunden und alle von Zoho bereitgestellten Schulungsvideos.” – Verifizierter Benutzer im Unterhaltungssektor (Quelle: G2)
• „Gut ist, dass ich einem Zeitarbeiter über das Administratorkonto einen Auftrag zuweisen und neu zuweisen kann. (Das ist flexibel!) Die Option, die Standorte und Genehmigungen zu personalisieren, ist auch klasse.” – Victor Dario L (Quelle: G2)
• „Ich war wirklich beeindruckt vom Kundensupport und dem Service.. Die Support-Mitarbeiter reagieren schnell und haben uns geholfen, im Handumdrehen einsatzbereit zu sein.. Wir haben noch nicht alle Funktionen genutzt, aber für das, woran wir interessiert waren, ist dieses Produkt genau das Richtige. Es ist einfach zu bedienen und unser Team hat es sehr schnell implementiert und es gab keine steile Lernkurve” – Loni B. (Quelle: G2)
• „Senkt den Verwaltungsaufwand für mich, die Zeitarbeitskräfte und den Kunden. Lässt sich in meine andere Software integrieren.” – Conrad H. (Quelle: G2)
• „Die Integration von Talenten, Projekten und Kunden ermöglicht eine einfache Abstimmung der Fähigkeiten der Talente mit den Projektanforderungen.” – Eric C. (Quelle: Capterra)
• „Zoho war einfach einzurichten und für unsere Zeitarbeitskräfte bereitzustellen.. Es hilft uns bei der Kommunikation während COVID und ermöglicht weiterhin die direkte Kommunikation und Push-Benachrichtigungen über die App.” – Chris P. (Quelle: Capterra)
• „Es ist einfach und die Mitarbeiter können ihre Zeit in Minuten und Stunden in Echtzeit sehen. Es ist schnell und einfach, sich für den Tag ein- und auszustempeln. Ich bin so froh, dass es diese App gibt. Ihre Vorteile sind wirklich toll! Danke!” – Google-Nutzer (Quelle: Google Play)
• „Die einfache Einreichung und Genehmigung von Stundenzetteln durch Kunden. Der Kundenservice ist hervorragend und sie haben mir bei der Einrichtung sehr geholfen.” – Verifizierter Nutzer (Quelle: G2)

Ausgewähltes negatives Feedback von Nutzern:

• „Die App friert ständig ein und stürzt ab. Zeitstempel und Notizen werden nicht gespeichert. Die schlechteste App, die ich je benutzt habe.” – mf.n (Quelle: App Store)
• „Ich kann die Uhr nicht so einstellen, dass sie meine 30 Minuten Pause anzeigt. Die App friert ein, während ich einstemple.” – ConsultRH (Quelle: App Store)
• „Die Navigation ist manchmal schwierig.” – Verifizierter Benutzer (Quelle: G2)
• “Einige Teile sind etwas umständlich, und ich würde gerne eine andere Art von Arbeitszeittabelle verwenden, die wir mit der Zeit aussortieren können.” – Verifizierter Benutzer (Quelle: G2)
• „Ich hätte gerne die Möglichkeit, Finanzberichte anzupassen,, Zoho PhoneBridge zu integrieren, zwischen mehreren Zeitarbeitstypen in einem Auftrag zu unterscheiden und mehr Flexibilität bei mehreren Arbeitsortadressen pro Kunde.” – Matt M. (Quelle: G2)
• „Ich halte sie für zu teuer, und das Fehlen der Gruppenplanung ist ein großes Problem, das mir aufgefallen ist.” – Tabitha S. (Quelle: G2)
• „Das mobile Portal muss verbessert werden.” – Verifizierter Benutzer im Bereich Human Resources (Quelle: G2)
• „Ich hatte Probleme mit Stundenzetteln und dem Kalender, der nicht in Echtzeit aktualisiert wurde und manchmal ein paar Stunden brauchte, bis die Informationen korrekt angezeigt wurden.” – Verifizierter Benutzer (Quelle: Capterra)
• „Nicht so vollständig in Zoho Recruit und Zoho Books integriert, wie ich es mir gewünscht hätte.” – Steve L. (Quelle: Capterra)

Was sind die Bewertungen von Zoho von Bewertungsseiten?

(Stand Dezember 2023)

• Capterra: 4,3/5
• G2: 4/5
• App Store: 3,8/4
• Google Play: 3,8/5
• Software Advice: 4,5/5

Was ist mein abschließendes Urteil über Zoho?

Zoho ist eine umfassende, Cloud-basierte Software-Suite, die mit über 50 verschiedenen Anwendungen für verschiedene Geschäftsfunktionen für Unternehmen jeder Größe geeignet ist. Die Zeiterfassungsfunktionen, einschließlich Online-Stundenzetteln, automatisierter Zeiterfassung und Anwesenheitsüberwachung in Echtzeit, ermöglichen eine einfache Verwaltung der Mitarbeiterpläne sowie die Erfassung von Projektzeiten und -kosten.

Darüber hinaus bietet Zoho erweiterte Berichtsfunktionen zur Analyse von Zeitdaten der Mitarbeiter und zur fundierten Entscheidungsfindung bei der Ressourcenzuweisung und Produktivität. Allerdings verfügt es nicht über die Leistungsfähigkeit, Präzision und Anpassbarkeit, die ich normalerweise bei meinen Analysen schätze.

Zoho bietet mobile Apps, Integrationen mit Software von Drittanbietern und einen Marktplatz für Erweiterungen und Add-ons. Die Integrationen mit Apps aus der Produktfamilie von Zoho scheinen jedoch manchmal lückenhaft zu sein oder fehlen ganz – was ich bei Apps desselben Entwicklers nicht erwarten würde. Die Add-ons treiben auch den Preis in die Höhe, was für kleine Unternehmen oder Start-ups mit kleinem Budget nicht besonders vorteilhaft ist.

Außerdem wird die Kalenderfunktion nicht in Echtzeit aktualisiert. Und das Schlimmste ist, dass die iOS-App von Zoho das schwarze Schaf der Software ist. Sie hat eine schlechte Bewertung im App Store, da sie beim Einchecken häufig abstürzt. Die Android-App im Play Store hat eine ähnliche Bewertung.

Insgesamt halte ich Zoho für eine solide HR-Lösung, aber von den Zeiterfassungsfunktionen bin ich nicht ganz so überzeugt – sie sind recht einfach. Und die iOS-App ist auch für Außendienstmitarbeiter ein Problem. Wenn du also nach einer Rundumlösung suchst, die von allem etwas bietet, dann ist Zoho genau das Richtige für dich. Wenn du jedoch auf der Suche nach einer ausgeklügelten Zeiterfassungslösung bist, solltest du es dir vielleicht noch einmal überlegen.