Ehrliche Bewertung:

When I Work

Von Asim Qureshi, CEO Jibble

10. April 2025

Sehen wir uns When I Work genauer an.

In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:

• Übersicht
• Was gefällt den Nutzern an When I Work?
• Was gefällt den Nutzern an When I Work nicht?
• Welche Preispläne bietet When I Work an?
• Was sind die herausragendsten Eigenschaften von When I Work?
• Ausgewähltes positives Feedback von Nutzern
• Ausgewähltes negatives Feedback von Nutzern
• Was sind die Bewertungen von When I Work von Bewertungsseiten?
• Was ist mein abschließendes Urteil über When I Work?

Übersicht

When I Work ist eine cloudbasierte Lösung für die Zeiterfassung, Planung, Anwesenheitsverwaltung und Kommunikation von Unternehmen mit Schichtsystemen und Mitarbeitern auf Stundenbasis, die bei Unternehmen in den Bereichen Gastronomie, Gastgewerbe und Einzelhandel beliebt ist.

Die Software verfügt über eine Reihe solider Kernfunktionen, darunter Zeit- und Anwesenheitserfassung, Mitarbeiter- und Schichtplanung, Berichte und Teamnachrichten sowie Funktionen zur Gewährleistung der Rechenschaftspflicht wie Geofencing und Foto-Login. Das Beste daran ist, dass sie auf einer Vielzahl von Geräten funktioniert, sodass Benutzer ihre Zeit überall mit ihren Mobiltelefonen erfassen können.

Was ich an When I Work wirklich toll finde, ist das WorkChat genannte Kommunikationssystem, mit dem sich Schichtwechsel, Dienstplanänderungen und die Übermittlung wichtiger Informationen an das gesamte Team oder Schlüsselpersonen extrem einfach gestalten lassen. Mir gefällt auch, dass die Stempeluhr-Funktion durchdacht und auf einen hektischen Arbeitstag ausgelegt ist.

Benutzer können sich einfach ein- und ausstempeln, und Führungskräfte können Mitarbeiter in ihrem Namen ein- oder ausstempeln, wenn die Mitarbeiter dies vergessen oder keine Gelegenheit haben, es selbst zu tun. Außerdem bietet When I Work GPS-Tracking und Geofencing für Teams vor Ort, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter während der Arbeitszeit dort aufhalten, wo sie sein müssen.

Leider kommt es bei When I Work zu frustrierenden Pannen, die Arbeitsabläufe verlangsamen, z. B. wenn WorkChat nicht reagiert oder die gefürchteten Meldungen „Wir haben dich verloren“, „Aktualisieren“ oder „WorkChat ist derzeit nicht verfügbar“ anzeigt. Auch die Verzögerung ist ein Problem, und die mobilen Apps laufen nicht immer reibungslos und lassen sich nicht nahtlos mit der Desktop-App synchronisieren.

Das Benachrichtigungssystem ist verbesserungswürdig, damit wichtige Nachrichten nur von den vorgesehenen Empfängern entgegengenommen werden und niemand mit unnötigen Benachrichtigungen überhäuft wird. Außerdem werden Benutzer automatisch abgemeldet, wenn sie auf ihren Geräten inaktiv sind, wodurch ihnen wertvolle Arbeitszeit verloren gehen kann.

Ausgewähltes positives Feedback von Nutzern: 

• „Wir haben Zugriff auf unsere Handys und können beliebige Benachrichtigungen einrichten, z. B. bei verspätetem Eintreffen, Nichterscheinen, wenn ein Mitarbeiter in mehreren Abteilungen arbeitet und sich Überstunden nähern usw. Es ist benutzerfreundlich.“ – Larissa (Quelle: Software Advice)
• „Mir gefällt die Möglichkeit, den Zeitplan der Vorwoche zu kopieren, da ich einen Mitarbeiter habe, dessen Zeitplan sich nicht ändert.“ – Jeremy P. (Quelle: G2)
• „Mein aktueller oder bevorstehender Dienstplan wird immer angezeigt, sobald ich mich in der App anmelde, und ich kann meine bevorstehenden Schichten einfach einsehen und bestätigen. Auch das Einreichen von Anfragen und das Festlegen meiner Verfügbarkeit ist sehr einfach.“ – Katja S. (Quelle: Capterra)
• „Es … hilft Führungskräften, eine personelle Überbesetzung zu vermeiden, indem wöchentliche Schichtbegrenzungen festgelegt werden.“ – Emily Hammell (Quelle: TrustRadius)
• „Der Terminplaner verfügt über einige praktische Funktionen, mit denen man durch Klicken Daten eingeben kann, anstatt sie einzutippen. Sobald die Vorlagen eingerichtet sind, lässt sich der Zeitplan ganz einfach speichern und veröffentlichen.“ – Lauren L. (Quelle: G2)
• „Es ist unglaublich einfach für den Mitarbeiter, seine Verfügbarkeit einzugeben, und für die Führungskraft, entsprechend zu planen. Wir finden es toll, dass wir niemanden einplanen können, der sich selbst als nicht verfügbar markiert, was Verwirrung vermeidet und den Mitarbeiter in die Verantwortung nimmt.“ – Sarah (Quelle: Software Advice)
• „Ich finde die verfügbaren Schichten und den Kalender dort sehr praktisch, weil man leicht sehen kann, welche Schichten an welchen Tagen anstehen, und weil man eine Schicht einfach mit einem Kollegen tauschen oder eine Vertretung organisieren kann.“ – Verifizierter Nutzer (Quelle: Capterra)
• „Sie haben ein ausgezeichnetes Team im Support, das immer bereit ist, zu helfen.“ – Mera (Quelle: Software Advice)
• „Erleichtert unserer Personalabteilung die Arbeit mit über 150 Mitarbeitern erheblich – bei der Planung, beim Ein- und Ausstempeln, bessere Organisation.“ – Verifizierter Nutzer aus dem Gesundheitswesen (Quelle: G2)
• „Es verfügt über ein ausgezeichnetes Tool, mit dem man sich für Schichten anmelden und dann andere bitten kann, die Schicht zu übernehmen. Es sendet eine Nachricht an die Kollegen, damit sie sehen können, ob sie die Schicht übernehmen können.“ – Verifizierter Nutzer (Quelle: TrustRadius)
• „Mir gefällt die Benutzeroberfläche, da ich die mir zugewiesenen Dienstpläne einfach akzeptieren kann. Gut finde ich auch die Möglichkeit, einen Urlaubsantrag zu stellen<, wenn ich einen Tag frei nehmen möchte.“– Joseph Wendel (Source Software Advice)
• „Mit dieser Software ist es so einfach, Urlaub zu beantragen, Schichten zu tauschen, mit Kollegen zu kommunizieren und zu planen, an welchen Tagen man am liebsten arbeiten möchte.“ – Verifizierter Nutzer (Quelle: Capterra)
• „Das Chat-System ist auf dieser Plattform sehr wichtig, da es unseren Mitarbeitern die Planung ihrer Arbeitszeiten ermöglicht. Unsere Mitarbeiter können sofort Nachrichten senden, um die Tage zu planen, zu tauschen und zu verschieben.“ – Sasha Brito (Quelle: TrustRadius)
• „Unsere Organisation nutzt diese Plattform hauptsächlich, . Mit When I Work ist es einfach und unkompliziert, eine Schicht zu übernehmen. Das Dashboard ist benutzerfreundlich, die Benutzeroberfläche intuitivund man kann direkt mit der Arbeit beginnen.“ – Sara Y. (Quelle: G2)
• „Es ist einfach, Mitarbeiter hinzuzufügen, und eignet sich hervorragend zum Erstellen von Schichtvorlagen. Die Chat-Funktionen und die Anwendungen zum Ablegen von Schichten machen es den Mitarbeitern leicht, den Dienstplan zu ändern.“ – Erin M. (Quelle: Capterra)
• „Auf dem Dashboard wird mir meine nächste Schicht, Datum und Uhrzeit angezeigt. Es zeigt mir an, an welchem Standort ich arbeite und welche Position ich einnehmen werde. Außerdem wird angezeigt, mit welchen Kollegen ich während dieser Schicht zusammenarbeite. Ich kann in der Software auf die Registerkarte Dienstplan gehen und sehen, an welchen Tagen in der Woche ich arbeite. Die Software zählt auch die Gesamtstunden zusammen, die ich pro Woche arbeiten werde.“ – Christopher (Quelle: Software Advice)

Ausgewähltes negatives Feedback von Nutzern:

• „Meine einzige negative Erfahrung war, dass ich mein Handy wegen GPS-Problemen beim Versuch, mich einzuloggen, wiederholt zurücksetzen musste, was nervig und zeitaufwendig war.“ – Mera (Quelle: Software Advice)
• „Es gab gelegentlich Probleme, wenn diejenigen, die Urlaub nehmen wollten, die Funktion nutzten, und diese Anfragen verloren gingen.“ – Verifizierter Nutzer (Source Capterra)
• „Die Funktion zur Verfügbarkeitsplanung erfordert eine gewisse Anlernzeit. Es ist etwas schwierig, die Verfügbarkeit vollständig zu planen. Wenn man einen Fehler macht und versehentlich die Verfügbarkeit für einen Tag ändert, muss man zu diesem Tag zurückgehen und den Fehler beheben, bevor man die Verfügbarkeit anpasst.“ – Christopher (Quelle: Software Advice)
• „Die mobile App war etwas schwierig zu navigieren und es war kompliziert, bei der Betrachtung mehrerer Rollen eine übersichtliche Darstellung zu erhalten. Außerdem hatte ich Probleme damit, dass die mobile App meine Auswahlpräferenzen nicht gespeichert hat. Wenn ich also bestimmte Dienstpläne sehen wollte, musste ich meine Filter neu einstellen.“ – Brandon F. (Quelle: G2)
• „Manchmal meldet mich When I Work aus der App ab und ich muss mich erneut anmelden, was lästig sein kann, wenn ich mein Passwort nicht gespeichert oder aufgeschrieben habe.“ – Katja S. (Quelle: Capterra)
• „Diese Software machte ziemlich häufig Probleme, aber es war nichts Großes, meistens dauerte es nur ein paar Sekunden länger, um sich an- und abzumelden.“ – Jackie (Quelle: Software Advice)
• „Die meisten Mitglieder meines Teams sehen die Benachrichtigungen nicht deutlich und müssen sie (per Textnachricht) auffordern, auf ihrem Handy danach zu suchen (was den Zweck der Benachrichtigungen untergräbt) . Dasselbe gilt für OFFENE SCHICHTEN. Wenn man nicht direkt über die Benachrichtigung darauf zugreift, ist es schwierig, sie zu finden.“ – Lauren L. (Quelle: G2)
• „Benachrichtigungen sind nicht so zuverlässig, wie sie sein sollten. Manchmal gibt die Software keine Benachrichtigungen aus. Wenn Aktualisierungen vorgenommen werden, werden uns manchmal nicht die korrekten Zeiten aus dem Stundenzettel angezeigt.“ – Larissa (Quelle: Software Advice)
• „Die Desktop- und Mobilversionen der Software werden nicht richtig synchronisiert. Die Plattform kann zwar Änderungen präzise an alle kommunizieren, aber es dauert eine Weile, bis diese Änderungen im System angezeigt werden.“ – Sara Y. (Quelle: Capterra)
• „Es gibt immer noch keine Möglichkeit, bezahlte Mittagspausen zu erfassen. Ich würde den Mitarbeitern gerne erlauben, sich für die Mittagspause „auszustempeln“, damit ich sehen kann, dass sie eine angemessene bezahlte Zeit für die Mittagspause in Anspruch nehmen, ohne dass sich ihre Arbeitszeit dadurch verringert.“ – Stephen C. (Quelle: G2)
• „Es wäre schön, wenn es eine Option gäbe, um benachrichtigt zu werden, wenn offene Schichten verfügbar werden. Außerdem gibt es Fehler in der Software, die dazu führen, dass ich abgemeldet werde.“ – Verifizierter Nutzer (Quelle: TrustRadius)
• „Ein großer Nachteil ist, dass ich, obwohl ich die Benachrichtigungen aktiviert hatte, viele Benachrichtigungen verpasst habe, weil sie aus irgendeinem Grund nicht gesendet wurden. Das hat es etwas stressiger gemacht, wenn ich versucht habe, eine Schicht zu übernehmen oder einen Notfall hatte, weil ich ständig in der App nachsehen musste, ob ich Benachrichtigungen verpasst hatte..“ – Verifizierter Nutzer (Quelle: Capterra)
• „Die Kosten zu verstehen, ist wirklich nervig. Für einige der Kernfunktionen muss ich extra bezahlen. Ich weiß immer noch nicht, wofür ich bezahle.“ – Verifizierter Nutzer (Quelle: TrustRadius)
• „Was mir nicht gefällt, ist, dass die Anwendung die Benutzer nach einer gewissen Zeit der Inaktivität abmeldet. Es ist nervig, sich jedes Mal mit Zwei-Faktor-Authentifizierung anmelden und eine Schicht einplanen zu müssen, wenn ich Überstunden mache.“ – Sara Y. (Quelle: G2)
• „Es gibt bekannte Fehler in der Software. Vielleicht werden die Details der einzelnen Pläne für einen Tag nicht wirklich angezeigt. Und manchmal ist es schwierig zu erkennen, wer Urlaub beantragt hat.“ – Joseph Wendel (Quelle: Software Advice)