So führst du eine Zeiterfassungs-Software ein

(ohne gefeuert zu werden!)

Written by Asim Qureshi
Von Asim Qureshi, CEO Jibble

21. November 2024

Softwarelösungen zur Zeiterfassung können Unternehmen dabei helfen, die Produktivität zu steigern, Verwaltungsaufgaben zu reduzieren, sicherzustellen, dass die Gehaltsabrechnung des Unternehmens korrekt ist, und die Arbeitskosten insgesamt zu senken.

Die Einführung einer Software zur Zeiterfassung in einem Unternehmen kann eine gewaltige Aufgabe sein, und wenn du die dafür verantwortliche Person bist und etwas schief geht, wirst du wahrscheinlich dafür geradestehen müssen. Ja, du könntest deinen Job verlieren, wenn die Einführung schief geht. Wir haben von solchen Fällen gehört. Aber wir sind hier, um dir zu helfen. Mit der richtigen Planung und einem Auge auf die Ausführung sollte die Einführung einer Zeiterfassungssoftware in deinem Unternehmen ein reibungsloser Prozess sein.

In diesem Leitfaden werde ich die Schritte zur Einführung einer Zeiterfassungssoftware, einer Stundenzettel-App oder einer Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware in deinem Unternehmen so beschreiben, dass du nicht nur deinen Job behalten kannst, sondern auch sicherstellst, dass die Einführung ein voller Erfolg wird.

11-stufiger Plan zur Einführung einer Zeiterfassungs-Software

Die Einführung einer Zeiterfassungs-Software erfordert eine Menge Koordination und Kommunikation auf vielen Ebenen, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten, sodass sowohl die Mitarbeiter als auch die Führungskräfte am Ende profitieren. Das sind die Schritte, die du befolgen musst, um dieses Ziel zu erreichen.

A team discussion at the office. Photo by Austin Distel on Unsplash

1. Definiere den Zweck und die Ziele

Vor der Implementierung einer neuen Software in der Organisation ist es wichtig, den Zweck und die Ziele der Software zu definieren. Dies ist besonders wichtig bei Softwarelösungen zur Zeiterfassung, die auf Widerstand von Mitarbeitern stoßen können, die sie als aufdringlich oder lästig empfinden. Durch eine klare Kommunikation des Zwecks und der Vorteile der Softwarelösung und die Verknüpfung mit den umfassenderen Organisationszielen ist es wahrscheinlicher, dass die Mitarbeiter die Implementierung verstehen und akzeptieren.

Um den Zweck und die Ziele der Software zur Zeiterfassung zu definieren, müssen zunächst die spezifischen Probleme oder Herausforderungen ermittelt werden, mit denen die Organisation konfrontiert ist und die mit der Software gelöst werden können. Wenn die Organisation beispielsweise Schwierigkeiten hat, die Arbeitszeit der Mitarbeiter für Gehaltsabrechnungs- und Compliance-Zwecke genau zu erfassen, kann eine Software zur Zeiterfassung dazu beitragen, die Genauigkeit und Effizienz in diesem Bereich zu verbessern.

Als Nächstes ist es wichtig, die Ziele der Softwareimplementierung zu ermitteln. Diese Ziele sollten spezifisch, messbar und erreichbar sein und mit Fristen versehen werden. Zu den Zielen können die Steigerung der Produktivität, die Reduzierung von Verwaltungsaufgaben, die Verbesserung der Genauigkeit und Effizienz, die Erhöhung der Transparenz und die Senkung der Arbeitskosten gehören. Es ist wichtig, diese Ziele mit den spezifischen Problemen der Organisation zu verknüpfen und zu kommunizieren, wie die Software zur Erreichung dieser Ziele beitragen kann.

2. Stelle sicher, dass du dich für die richtige Software entscheidest

Sobald du herausgefunden hast, warum du eine Zeiterfassung benötigst und was du erreichen möchtest, ist der nächste Schritt die Auswahl der richtigen Software. Da es eine Vielzahl von Optionen für Stundenzettel-Software gibt, kann der Auswahlprozess etwas knifflig sein. Suche nach einer Software, die den spezifischen Anforderungen deiner Organisation entspricht, benutzerfreundlich und anpassbar ist und sich über eine API nahtlos in andere Tools integrieren lässt. Nehmen wir zum Beispiel Jibble, dem große Namen wie Tesla, die Harvard University und Pizza Hut vertrauen – definitiv eine der besten Zeiterfassungs-Lösungen auf dem Markt!

Mache dir die Funktionen und Grenzen dieser Tools bewusst. Eine Software zur Zeiterfassung kann beispielsweise über eine GPS-Tracking-Funktion verfügen, aber verfügt sie auch über Live-GPS-Tracking? Eine solche Lösung kann eine Gesichtserkennungsfunktion der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter besitzen, aber funktioniert sie auch zuverlässig? Oder wie einfach ist es, die Chrome-Erweiterung zur Zeiterfassung der Mitarbeiter einzuführen?

Bei der Auswahl einer unternehmensweiten Software zur Zeiterfassung musst du recherchieren und mehrere Optionen bewerten, da jede Organisation unterschiedliche Anforderungen hat. Dazu gehört das Lesen von Bewertungen und Erfahrungsberichten, das Anfordern von Demos und dann von Testversionen und die Beratung mit anderen Organisationen, die dieselbe Software implementiert haben. Wenn das Softwareunternehmen zögert, dir eine angemessene Testphase zu gewähren, ist das in der Tat ein sehr schlechtes Zeichen. Das zeigt nicht nur, dass man nur kurzfristig denkt, sondern auch, dass man kein Vertrauen in das Produkt hat. Und natürlich sollte man auch die Anschaffungskosten für die Software, die laufenden Kosten, den Support, die Sicherheit und das Datenhosting berücksichtigen.

3. Teste die Software

Du hast die Software ausgewählt, aber es ist absolut wichtig, sie gründlich zu testen. Stelle sicher, dass du genug Zeit hast und schnell vorgehst, damit du, wenn du nicht zufrieden bist, Zeit hast, dich für deine zweite Wahl zu entscheiden. Beginne mit einem kleinen Team. Erstelle eine Testumgebung, die der Live-Umgebung weitgehend ähnelt, und teste die Software mit einer repräsentativen Gruppe von Benutzern.

Beim Testen sollten verschiedene Szenarien einbezogen werden, die auf eure Bedürfnisse zugeschnitten sind, und es sollte eine Reihe von Benutzern mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen einbezogen werden. Du wirst überrascht sein, wie viele Dinge, die du für offensichtlich hältst, andere nicht herausfinden können, nicht weil ihnen die Intelligenz fehlt, sondern nur, weil sie die Dinge aus einer ganz anderen Perspektive betrachten.

Während der Testphase ist es wichtig, Fehler oder Probleme mit der Software zu identifizieren und diese in Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter zu beheben. Es ist auch wichtig, Feedback von den Testern einzuholen und dieses Feedback in den Rollout-Plan einfließen zu lassen.

4. Hole die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen ein

Die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen ist für den Erfolg einer Einführung in einem Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Dazu gehören Führungskräfte, Abteilungsleiter, Teamleiter und Mitarbeiter. Jeder dieser Akteure wird unterschiedliche Bedenken oder Einwände gegen die Einführung der Software haben, und es ist wichtig, auf diese Bedenken einzugehen und die Vorteile der Software zu kommunizieren.

Um die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen zu erhalten, sollten der Zweck und die Ziele der Software klar und effektiv kommuniziert werden. Dies kann die Erstellung von Präsentationen, die Durchführung von Besprechungen und die Verteilung von Materialien beinhalten, in denen die Vorteile der Software dargelegt werden. Es ist auch wichtig, auf das Feedback der Interessengruppen zu hören und auf ihre Bedenken einzugehen.

Es ist wichtig und wird of übersehen, dass du zuhören musst – die Realität ist, dass Interessengruppen, die nicht wollen, dass die Einführung funktioniert, dafür sorgen werden, dass sie nicht funktioniert. Für die Mitarbeiter ist eine Schlüsselbotschaft, die oft vermittelt werden muss, die erhöhte Transparenz, was eine bessere Organisation bedeutet.

5. Plane die Einführung

Sobald die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen eingeholt wurde, besteht der nächste Schritt nicht in der Einführung, sondern in der detaillierten Planung der Einführung. Bestimme, wer die Software nutzen wird, und erstelle einen Zeitplan für die Einführung. Plane die Einführung so, dass die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs so gering wie möglich gehalten wird.

Identifiziere nun die erforderlichen Ressourcen, wie z. B. IT-Support, Schulungen, Ausrüstung usw. Erstelle außerdem einen Kommunikationsplan, der darlegt, wie die Einführung den Mitarbeitern mitgeteilt wird und wie auf Bedenken eingegangen wird. Du kannst Schulungen abhalten, Handbücher verteilen, einen speziellen Helpdesk oder eine Hotline einrichten und während der Einführung Unterstützung bieten.

Berücksichtige auch die möglichen Auswirkungen auf die Mitarbeiter. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, um sicherzustellen, dass die Implementierung keine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern oder einzelne Mitarbeiter benachteiligt, und um sicherzustellen, dass bei der Implementierung der Software die Privatsphäre und Sicherheit der Mitarbeiter gewahrt bleibt.

Oft ist es eine gute Idee, jemanden vom Softwareunternehmen zu bitten, sich der Einführungsphase zu widmen und vielleicht sogar vor Ort zu sein, wenn alles geschieht. Diese Hilfe kann enorm sein.

6. Stelle Schulungen zur Verfügung

Schulungen sind für eine erfolgreiche Einführung und Umsetzung von entscheidender Bedeutung. Alle Benutzer, einschließlich Führungskräfte und Mitarbeiter, sollten in der Verwendung der Software und aller Richtlinien oder Verfahren im Zusammenhang mit ihrer Verwendung geschult werden.

Die Schulungen sollten auf die Bedürfnisse der Benutzer zugeschnitten sein und in verschiedenen Formaten angeboten werden, darunter persönliche Schulungen, Online-Schulungsmodule und Benutzerhandbücher.

7. Stelle Support zur Verfügung

Bevor du die Software zur Zeiterfassung einführst, stelle sicher, dass dein Team gut vorbereitet ist und Unterstützung erhält. Richte klare Kommunikationskanäle für fortlaufende Unterstützung ein, wie z. B. ein spezielles Support-Team oder Ressourcen zur Selbsthilfe. Für einen reibungslosen Übergang ist es entscheidend, dass sich dein Team unterstützt fühlt.

8. Führe die Software ein

Sobald die Tests, Schulungen und der Support abgeschlossen sind, ist es endlich an der Zeit, die Software einzuführen. Du solltest zumindest ein wenig nervös sein! Hier kann es haarig werden, aber wenn du sorgfältig geplant hast, sollte alles gut gehen. Du solltest die Einführung allen Benutzern mitteilen und ihnen alle erforderlichen Informationen, wie z. B. ihre Anmeldedaten und Schulungsmaterialien, zur Verfügung stellen. Behalte außerdem den Überblick über die Einführung, stelle sicher, dass sie reibungslos und gemäß den Vorgaben des Zeitplans verläuft, und kümmere dich um auftretende Probleme, die schnell gelöst werden müssen.

Regelmäßige Meetings oder Feedback-Sitzungen und die Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter, um Probleme mit der Software zu beheben, sind sehr sinnvoll.

9. Überwache die Software und bewerte sie

Die Überwachung und ständige Bewertung und Neubewertung der Software ist wichtig, um den anhaltenden Erfolg sicherzustellen. Dazu gehört die Verfolgung des Nutzungsverhaltens und Akzeptanz sowie die kontinuierliche Sammlung von Feedback von Benutzern, von dem ein Großteil an den Softwareanbieter weitergegeben werden kann.

Das Wichtigste dabei ist, nicht nachzulassen, denn das passiert schnell, wenn alles reibungslos läuft.

Bewerte die Auswirkungen der Software auf den Geschäftsbetrieb, z. B. auf Produktivität, Effizienz und Arbeitskosten. Dazu können KPIs in diesen Bereichen verfolgt und mit den Werten vor der Implementierung verglichen werden.

10. Führe dort Anpassungen durch, wo sie notwendig sind

Nimm auf der Grundlage des Feedbacks, der Bewertung und der bereits erwähnten fortlaufenden Neubewertung Anpassungen vor und bestehe, wenn möglich, beim Softwareanbieter auf Verbesserungen. Dies kann die Änderung von Funktionen, die Verbesserung der Benutzeroberfläche oder die Bereitstellung zusätzlicher Schulungen und Unterstützung umfassen. Du erhältst diese möglicherweise nicht, aber frage zumindest danach! Wenn du dem Anbieter zeigen kannst, dass auch andere Benutzer von der Funktion profitieren werden, ist es einfacher, dies durchzusetzen. Gleichzeitig musst du flexibel sein und bereit sein, Änderungen an deinen eigenen Verfahren, Systemen oder sogar Ergebnissen vorzunehmen. Du kannst noch so viel planen, es wird nie alles nach Plan verlaufen. Im besten Fall wirst du nur nah dran sein.

11. Feiere den Einführungserfolg

Sobald du die Software erfolgreich eingeführt hast, teile den Erfolg allen Beteiligten mit. Dies stärkt den wahrgenommenen Wert der Implementierung und der Software und fördert deren kontinuierliche Nutzung. Wenn die Führungskräfte glauben, dass es ein Erfolg war, werden sie dir bei Bedarf immer ihre Aufmerksamkeit schenken.

Teile Erfolgsgeschichten, führe Umfragen durch, um Feedback zu sammeln, und informiere regelmäßig über die Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb. Sei transparent und sei darauf vorbereitet, auf Bedenken einzugehen.

Wichtige Grundsätze für die Einführung einer Zeiterfassungs-Software

Die Einführung einer Zeiterfassungs-Software in einem großen Unternehmen kann, wie du inzwischen sicher verstanden hast, ein komplexer Prozess sein, aber halte dich an die wichtigsten Grundsätze, nämlich:

  • Sorge für die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen: Die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen ist entscheidend für den Erfolg einer Einführung. Du musst den Zweck und die Vorteile der Softwarelösung kommunizieren und auf etwaige Bedenken eingehen.
  • Stelle Schulungsmaßnahmen und Support bereit: Diese Punkt wird oft übersehen, ist aber absolut notwendig. Stelle sicher, dass alle Benutzer geschult werden und dass fortlaufender Support bereitgestellt wird.
  • Kommuniziere: Und zwar effektiv. Kommuniziere die Einführung, die Vorteile und die Änderungen an alle Beteiligten. Es ist einfach, Probleme unter den Teppich zu kehren, aber wenn du das tust, können die Dinge außer Kontrolle geraten.
  • Überwache und bewerte den Prozess: Überwache die Nutzung und Akzeptanz, sammle Feedback von Benutzern, um Verbesserungen vorzunehmen.
  • Sei flexibel: Wenn sich die geschäftlichen Anforderungen ändern, versuche, darauf zu drängen, dass die Software an diese Anforderungen angepasst wird, aber sei auch darauf vorbereitet, dass Änderungen Zeit brauchen oder gar nicht umgesetzt werden.
  • Berücksichtige die Aspekte Datenschutz und Sicherheit: Die Einführung einer Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftwarelösung kann Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Sicherheit der Mitarbeiter aufwerfen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Software so implementiert wird, dass die Privatsphäre der Mitarbeiter respektiert wird, und dass alle erfassten Daten angemessen gesichert werden.
  • Gehe auf potenziellen Widerstand ein: Wenn sich Mitarbeiter gegen die Einführung sträuben, könnte dies die gesamte gute Planung und Theorie zunichte machen. Gehe frühzeitig auf Bedenken ein, kommuniziere die Vorteile der Software und hole so viel Zustimmung wie möglich ein. Wenn die Leute wollen, dass die Einführung funktioniert, wird sie wahrscheinlich erfolgreich verlaufen.

Wichtigste Erkenntnisse

Die Implementierung einer Software zur Zeiterfassung in einem Unternehmen mag abschreckend wirken, aber mit einer sorgfältigen Planung und Ausführung kann dies ein nahtloser und erfolgreicher Prozess sein. Beginne mit der Definition klarer Ziele, der Auswahl der richtigen Software, der Sicherstellung der Unterstützung durch die wichtigsten Akteure und der Planung der Einführung. Teste die Software gründlich, stelle die Flexibilität für Änderungen sicher und biete umfassende Schulungen und fortlaufenden Support an. Bewerte die Leistung der Software, nimm bei Bedarf Anpassungen vor und kommuniziere die Vorteile an alle Beteiligten.

Dieser umfassende Ansatz führt zu einem dreifachen Gewinn – verbesserte Produktivität, Effizienz, Transparenz, genaue Gehaltsabrechnung oder Kostenkalkulation und potenziell niedrigere Arbeitskosten. Die erfolgreiche Umsetzung dieses Prozesses kann für jedes Unternehmen eine entscheidende Wende bedeuten, sodass sich die Mühe wirklich lohnt.