Xero ist eine führende cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Finanzen effizienter zu verwalten. Dank einer benutzerfreundlichen Oberfläche und leistungsstarken Funktionen vereinfacht Xero die Buchhaltung, Rechnungsstellung und Ausgabenverfolgung und bietet gleichzeitig wertvolle Einblicke in den finanziellen Zustand deines Unternehmens.
In diesem Artikel werden wir uns mit einer Reihe effektiver Strategien und Tipps befassen, um das Potenzial von Xero zu maximieren. Von der Auswahl des idealen Plans für dein Unternehmen bis hin zur Nutzung der Leistungsfähigkeit von Integrationstools möchten wir dir das Wissen vermitteln, um Finanzprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern, während du wertvolle Zeit sparst.
Lass uns die Welt von Xero erkunden und herausfinden, wie du das volle Potenzial von Xero ausschöpfen kannst, um deine Buchhaltungsprozesse intelligenter, organisierter und stressfreier zu gestalten.
1. Wähle den richtigen Plan
Die Auswahl des richtigen Xero-Tarifs ist entscheidend, wenn du die Plattform optimal nutzen möchtest. Xero bietet mehrere Abonnement-Tarife an, die auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind, von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen. Jeder Tarif ist mit spezifischen Funktionen und Preisen verbunden, daher ist es wichtig, die Anforderungen deines Unternehmens zu bewerten, bevor du eine Entscheidung triffst.
Bei der Auswahl des richtigen Plans solltest du Faktoren wie die Anzahl der Benutzer, die auf das Konto zugreifen werden, das Transaktionsvolumen, die Notwendigkeit von Gehaltsabrechnungen oder Unterstützung für mehrere Währungen und die Größe deines Unternehmens berücksichtigen. Prüfe sorgfältig die in jedem Plan angebotenen Funktionen und wähle den Plan, der am besten zu deinen aktuellen Bedürfnissen und Wachstumsprognosen passt.
Xero bietet einige Preispläne an, die von deinen geschäftlichen Anforderungen abhängen.
- Starter: Für 25 $/Monat umfasst der Starter-Plan Funktionen wie den Abgleich von Banktransaktionen, das Versenden von Angeboten oder Rechnungen und das Erfassen von Belegen mit Hubdoc.
- Standard: Für 40 $/Monat umfasst der Standard-Plan alle Funktionen des Starter-Plans sowie zusätzliche Funktionen wie den Abgleich von Massentransaktionen.
- Premium: Für 54 $/Monat umfasst der Premium-Plan alle Funktionen des Standard-Plans sowie zusätzliche Funktionen wie die Möglichkeit, mehrere Währungen zu verwenden.
2. Erstelle anpassbare Benutzerrollen
Eine der wichtigsten Möglichkeiten, Xero optimal zu nutzen, ist die Erstellung benutzerdefinierter Benutzerrollen. Mit Xero lassen sich spezifische Zugriffsrechte und Berechtigungen für verschiedene Benutzer innerhalb deiner Organisation festlegen. Mit dieser Funktion kannst du steuern, was jeder Benutzer im Buchhaltungssystem sehen und tun kann, wodurch die Sicherheit erhöht und Arbeitsabläufe optimiert werden.
Durch die Erstellung benutzerdefinierter Benutzerrollen wird sichergestellt, dass nur autorisiertes Personal auf vertrauliche Finanzinformationen zugreifen kann. So kann beispielsweise der Zugriff auf Finanzberichte oder Gehaltsdaten auf bestimmte Personen wie Buchhalter oder Personalmanager beschränkt werden, während andere Teammitglieder die tägliche Rechnungsstellung und Spesenabrechnung übernehmen können.
Das Einrichten benutzerdefinierter Benutzerrollen ist unkompliziert. In Xero können rollenbasierte Berechtigungen definiert werden, mit denen der Zugriff auf verschiedene Module und Funktionen gewährt oder eingeschränkt werden kann. Du kannst festlegen, ob ein Benutzer Transaktionen anzeigen, bearbeiten oder erstellen, Kontakte verwalten, auf Bankkontodaten zugreifen oder administrative Aufgaben ausführen darf.
3. Nutze die Integration-Tools
Durch die Integration von Xero in andere Softwarelösungen und Tools können die Funktionen von Xero ergänzt und erweitert werden. Xero ermöglicht die nahtlose Integration in eine Vielzahl von Anwendungen und schafft so einen einheitlichen und effizienten Workflow für dein Unternehmen. Durch die Nutzung dieser Integrationen kannst du Prozesse optimieren, Zeit sparen, manuelle Fehler reduzieren und wertvolle Erkenntnisse gewinnen, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Beispielsweise kannst du eine Zeiterfassungssoftware in Xero integrieren, um die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter und die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu automatisieren. Diese Integration gewährleistet genaue und zeitnahe Lohn- und Gehaltsabrechnungen, macht manuelle Zeiteinträge überflüssig und reduziert den Verwaltungsaufwand. Außerdem erleichtert sie die Abrechnung von Projekten oder Kunden auf der Grundlage der erfassten Stunden.
Xero ist eine leistungsstarke Buchhaltungs- und Finanzmanagement-Plattform, deren wahres Potenzial jedoch erst dann zum Tragen kommt, wenn sie nahtlos mit anderen Anwendungen zusammenarbeitet, wodurch ein einheitliches Ökosystem entsteht.
4. Scanne deine Belege
Die Nutzung der Funktion zum Scannen von Belegen in der mobilen App von Xero ist eine leistungsstarke Möglichkeit, die Effizienz und den Komfort der Plattform optimal zu nutzen. Mit nur einem einfachen Foto extrahiert die App automatisch relevante Details aus dem Beleg und füllt sie in Xero aus. Diese Funktion macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit und spart wertvolle Zeit.
Durch die Erfassung von Ausgaben in Echtzeit kannst du deine Finanzunterlagen im Auge behalten und die Richtigkeit der Spesenabrechnung sicherstellen. Keine verlorenen Belege oder verspätete Dateneingabe mehr; mit der mobilen App von Xero kannst du Spesenabrechnungen mühelos unterwegs verwalten, auch wenn du nicht an deinem Schreibtisch sitzt.
Darüber hinaus verbessert die Funktion zum Scannen von Belegen in der mobilen App von Xero die Effizienz des gesamten Arbeitsablaufs. Du kannst Belege direkt nach dem Anfallen einer Ausgabe bequem hochladen, sodass die Finanzteams Erstattungen und Spesenabrechnungen schneller bearbeiten können. Dies beschleunigt den gesamten Prozess der Ausgabenverwaltung, erhöht die Produktivität und schafft Zeit für strategischere Finanzaufgaben.
5. Verwende Tastaturkürzel mit dem „+“-Symbol von Xero
Das „Plus“-Symbol (+) von Xero ist ein vielseitiges Tool, das innerhalb der Plattform mehrere Funktionen bietet. Das Symbol befindet sich praktischerweise in der oberen rechten Ecke der Xero-Benutzeroberfläche und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf verschiedene wichtige Aufgaben.
In erster Linie ermöglicht dieses Symbol die einfache Erstellung neuer Transaktionen. Ob es sich um die Erstellung von Rechnungen, Rechnungen, Ausgaben oder Bestellungen handelt, das „Plus“-Symbol dient als Komplettlösung, um diese Transaktionen schnell zu initiieren. Dadurch wird der gesamte Prozess optimiert, der Zeitaufwand für die Navigation durch verschiedene Bereiche von Xero reduziert und es wird ermöglicht, sich auf andere wichtige Aspekte des Unternehmens zu konzentrieren.
Abschließende Gedanken
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass du das das Beste aus Xero herausholen kannst, indem du den richtigen Plan auswählst, die Nutzung kontrollierst und zusätzliche Tools integrierst, um Finanzprozesse zu optimieren und die Produktivität deines Unternehmens zu steigern.
Da Xero sich ständig weiterentwickelt, solltest du dich über die neuesten Funktionen und Updates informieren, die deine Finanzmanagementfähigkeiten verbessern. Durch die Umsetzung dieser Strategien und einen proaktiven Ansatz kannst du das volle Potenzial von Xero ausschöpfen und dein Unternehmen zu mehr Erfolg verhelfen.
Mit Effizienz, Präzision und wertvollen Erkenntnissen wird Xero zu einem mächtigen Werkzeug für die effektive Verwaltung und das Wachstum deines Unternehmens.
