Das wichtigste Merkmal, auf das du bei einem GPS Time Tracker achten solltest: der Offline-Modus
Wenn du vorhast, dir einen GPS Tracker zuzulegen, MUSST du dich als erstes fragen, ob er über einen Offline-Modus verfügt.
Der Offline-Modus ist eine Funktion eines GPS Time Trackers (GPS), mit der die Software auch ohne Internetverbindung weiterhin funktioniert. Normalerweise benötigen GPS Time Tracker eine stabile Internetverbindung, um aufzuzeichnen, wo und wann jemand arbeitet. Mit Hilfe des Offline-Modus kann das System jedoch weiterhin funktionieren, indem es die Arbeitszeiten und den Standorte auch ohne Internetverbindung aufzeichnet.
Manchmal arbeiten Mitarbeiter an Orten, an denen das Internet schlecht oder gar nicht vorhanden ist. Man denke an abgelegene Gebiete, Baustellen oder sogar Gebäude mit schlechtem Empfang. Ohne Internet wäre ein herkömmlicher GPS Time Tracker nicht in der Lage, die Arbeitsdetails aufzuzeichnen, sodass es für die Arbeitnehmer schwierig wäre, ihren Arbeitgebern zu beweisen, dass sie wirklich zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort tatsächlich gearbeitet haben.
Der Offline-Modus löst dieses Problem, indem das System die Zeit- und Standortdaten auf dem Gerät selbst, z. B. auf einem Smartphone oder Tablet, speichert (oder „zwischenspeichert“). Wenn das Gerät dann wieder eine Internetverbindung findet, sendet es alle gespeicherten Daten an den Server des Zeiterfassungssystems. Auf diese Weise werden Arbeitszeit und -ort genau aufgezeichnet, auch wenn zu diesem Zeitpunkt kein Internetzugang bestand.
Wenn du also nach einem GPS-Tracker suchst, solltest du unbedingt auf den Offline-Modus achten. Um festzustellen, ob der von dir gewählte GPS Time Tracker diese Funktionalität bietet, kannst du die offizielle Website des Softwareanbieters besuchen oder ein Beratungsgespräch mit dem Team vereinbaren. Dieser einfache Schritt hilft dir zu verstehen, ob der GPS Time Tracker deinen Anforderungen entspricht, indem er einen Offline-Modus bietet.
Mehr als nur der Offline-Modus: Weitere wichtige Funktionen, auf die du achten solltest
Nachdem wir nun die WICHTIGSTE Funktion besprochen haben, auf die du bei der Suche nach einem GPS Time Tracker nicht verzichten solltest, kommen hier noch ein paar weitere Funktionen, die du unbedingt in Betracht ziehen solltest, um deinen Zeiterfassungsvorgang zu verbessern.
Geofences
Geofencing ist eine Technologie in GPS Time Trackern. Diese Technologie verwendet das sogenannte Global Positioning System (GPS), um eine virtuelle Grenze um ein vordefiniertes geografisches Gebiet zu erstellen. Wenn ein Gerät in dieses Gebiet eintritt oder es verlässt, wird eine Reaktion ausgelöst – so als würde man einen unsichtbaren Zaun um ein bestimmtes Gebiet errichten. Wenn Mitarbeiter dieses Gebiet betreten oder verlassen, zeichnet die App automatisch die Uhrzeit auf.
Für Unternehmen, deren Mitarbeiter in bestimmten Bereichen tätig sind, wie z. B. bei Lieferdiensten, auf Baustellen und in Bildungseinrichtungen, ist es schwierig, manuell zu überprüfen, ob sich die Mitarbeiter (oder im Falle von Bildungseinrichtungen die Mitarbeiter und Schüler) zur richtigen Zeit am richtigen Ort befinden. Diese Komplexität erschwert die Verwaltung der Anwesenheitszeiten und der Produktivität sowie die Gewährleistung der Sicherheit.
Die Geofencing-Funktion löst dieses Problem durch die Automatisierung des Prozesses der Standort- und Arbeitszeitüberwachung. Wenn ein Mitarbeiter (oder ein Student/Mitarbeiter) den Bereich mit Geofencing betritt oder verlässt, zeichnet der GPS Time Tracker automatisch die Zeit und den Ort auf. Das bedeutet, dass der GPS Time Tracker erfasst, wann Personen ankommen oder gehen, ohne dass manuell eingestempelt werden muss. Außerdem bestätigt der GPS Time Tracker, dass sich die Benutzer dort befinden, wo sie arbeiten oder studieren sollen. Dadurch sparst du Zeit und reduzierst Fehler bei der Zeiterfassung und der Standortverfolgung.
Routenoptimierung
Die Routenoptimierung bei einem GPS Time Tracker hilft dir dabei, die schnellste oder kürzeste Route für eine bestimmte Strecke zu ermitteln, wobei verschiedene Faktoren wie Entfernung, Verkehrsbedingungen und spezifische Anforderungen (z. B. die Notwendigkeit, Mautstraßen zu vermeiden oder mehrere Zwischenstopps auf dem Weg einzulegen) berücksichtigt werden.
Ohne die Routenoptimierungs-Funktionalität müssten Einzelpersonen oder Unternehmen möglicherweise mit längeren Fahrtzeiten, einem erhöhten Kraftstoffverbrauch und verspäteten Lieferungen rechnen. Diese Ineffizienz kann zu höheren Betriebskosten, geringerer Kundenzufriedenheit, längeren Arbeitszeiten und erheblicher Zeit- und Ressourcenverschwendung führen.
Die Funktion der Routenoptimierung geht diese Probleme an, indem verschiedene Routen analysiert und die beste anhand von Echtzeitdaten und vordefinierten Kriterien ausgewählt wird. Andererseits bedeutet weniger Zeit auf der Straße auch weniger Kraftstoffverbrauch und geringeren Fahrzeugverschleiß. Darüber hinaus ermöglichen effiziente Routen mehr Lieferungen oder Termine in derselben Zeit – und eine schnellere Lieferung führt zu zufriedeneren Kunden.
Benutzerfreundliche Oberfläche
Eine benutzerfreundliche Oberfläche bei einem GPS Time Tracker bedeutet, dass sich die Lösung einfach und intuitiv bedienen lässt. Eine solche Lösung zeichnet sich durch eine unkomplizierte Navigation, klare Anweisungen und leicht erkennbare Symbole aus, sodass Arbeitgeber die Zeiterfassung, die Einrichtung von Geofences oder den Zugriff auf Arbeitsprotokolle ganz einfach vornehmen können.
Die Notwendigkeit einer benutzerfreundlichen Oberfläche ergibt sich aus der Herausforderung, mit der Mitarbeiter konfrontiert sind, wenn sie mit komplizierten oder nicht intuitiven Systemen konfrontiert werden. Komplexe Schnittstellen können davon abhalten, den GPS Time Tracker vollständig zu nutzen. Ohne ein klares und einfaches Design könnten sie Schwierigkeiten haben, die erforderlichen Funktionen zu finden, was zu Frustration, Ungenauigkeiten bei der Zeiterfassung und einer Verringerung der Produktivität führen kann.
Durch die Lösung dieser Probleme verbessert eine benutzerfreundliche Oberfläche die allgemeine Benutzererfahrung mit einem GPS Time Tracker. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit- und Standortverfolgung effizient zu verwalten, wodurch der Aufwand und die Zeit für das Erlernen und die Nutzung des Systems selbst reduziert werden. Diese Verbesserung steigert nicht nur die Zufriedenheit der Benutzer, sondern erhöht auch die Produktivität innerhalb des Teams, da die Mitarbeiter mehr Zeit für ihre eigentlichen Arbeitsaufgaben aufwenden können, anstatt sich mit einer komplexen Benutzeroberfläche herumzuschlagen.
Preisstruktur
Die Preisstruktur ist zwar nicht gerade eine Funktion, aber dennoch ein wichtiges Element, auf das du achten solltest, wenn du einen GPS Time Tracker in die engere Wahl ziehst. Es geht darum zu verstehen, wofür du bezahlst, und das beste Angebot auf dem Markt zu finden.
Die Preisstrukturen für GPS Tracker variieren stark – einige Tools berechnen eine Pauschale, andere richten sich nach der Anzahl der Benutzer und einige bieten sogar eine Vielzahl von Funktionen gegen eine monatliche Gebühr an. Was du wirklich suchst, ist Transparenz. Berücksichtige auch die Skalierbarkeit. Kann der Preisplan mit deinem Team mitwachsen, wenn dein Team größer wird? Kostet es dich ein Vermögen, wenn du weitere Benutzer hinzufügst oder auf weitere Funktionen zugreifst?
Hier ist ein tolles Angebot: Jibble bietet all diese herausragenden Funktionen – einschließlich der Geofencing-Funktionalität, die in der Welt der Zeiterfassungssysteme ein bisschen wie ein Einhorn ist – absolut kostenlos. Und das nicht nur für eine Testphase, sondern lebenslang, mit unbegrenzter Nutzerzahl. Ganz recht, ob du 5 oder 500 Mitarbeiter hast, Jibble hat alles im Griff, ohne zusätzliche Kosten. Ein solches Angebot ist ziemlich selten. Wenn du also eine umfassende Lösung zur Zeiterfassung suchst, die keine finanziellen Kopfschmerzen bereitet, könnte Jibble genau das Richtige für dich sein.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Wahl eines GPS Time Trackers mit Offline-Modus für eine genaue und zuverlässige Zeiterfassung von entscheidender Bedeutung ist, unabhängig davon, wo dein Team arbeitet. Weitere Funktionen wie Geofencing, Routenoptimierung und eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten einen noch größeren Mehrwert und erleichtern dir das Arbeitsleben. Und mit Lösungen wie Jibble, die diese Funktionen kostenlos anbieten, kannst du dich auf eine erstklassige Zeiterfassung genießen, ohne dafür ein Vermögen auszugeben. Es geht darum, das richtige Werkzeug auszuwählen, um dein Team mühelos auf Kurs zu halten.
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Wichtiger Warnhinweis
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